Managed hosting door True

Overheidsorganisaties moeten nog veel werk verzetten voor invoering euro

Eindsprint van een marathon

Het moment van de waarheid, 1 januari 2002, komt steeds dichterbij, ook voor de centrale overheid. Hoe staan overheidsorganisaties ervoor met de invoering van de euro? In twee artikelen schetsen E.J.H.S. Flipse en H.A.B. Snijder hiervan een beeld, gebruikmakend van de achtste voortgangsrapportage die onlangs door de minister Zalm aan de Tweede Kamer is gestuurd. Ook gaan ze in op de manier waarop het ministerie van Financiën, verantwoordelijk voor de coördinatie, zorgt voor een soepele invoering van de euro in die overheidsorganisaties.

De testfase, die volgens de normplanning van de rijksoverheid begonnen is op 1 januari 2001, leent zich voor het maken van een tussenbalans. De impact van de invoering van de euro wordt voor velen steeds duidelijker en blijkt bovendien veelal omvangrijker dan aanvankelijk gedacht. Bij veel organisaties groeit het besef dat echt álle bedrijfsprocessen zullen worden geraakt door de euro. Niet alleen de financiële systemen, de administratie en enkele muntautomaten, maar ook formulieren, voorlichtingsmateriaal, de administratieve organisatie en niet te vergeten wet- en regelgeving moeten worden nagelopen en aangepast op de euro.
De minister van Financiën is verantwoordelijk voor de coördinatie van een soepele invoering van de euro in Nederland. Dit betekent ook dat het Ministerie van Financiën een belangrijke rol heeft als procesmanager van de invoering van de euro binnen overheidsorganisaties. Daarbij gaat het om de voortgangsbewaking, de voorlichting, maar ook het daadwerkelijk ondersteunen van individuele (overheids)organisaties. Dit laat echter onverlet dat elke organisatie er uiteindelijk zelf verantwoordelijk voor is en blijft dat ze op tijd klaar is voor de euro. Net als bij de aanpak van het millenniumprobleem kan de deadline ook nu niet worden uitgesteld.
Centraal bij de voorbereidingen van de overheid op de invoering van de euro staat het communicatie-uitgangspunt: "Tot 1 januari 2002 communiceert de overheid intern en met derden uitsluitend in guldens, daarna uitsluitend in euro, ongeacht het tijdvak waarop die communicatie betrekking heeft". Dit betekent dat, ondanks het harde werken aan de voorbereiding en aanpassing van systemen op de euro, de burger tot nu toe weinig gemerkt heeft van de invoering van de euro bij de overheid. De valuta waarin de overheid communiceert is, afgezien in informatie met betrekking tot eurogewenningsinformatie, immers nog de gulden.

Mijlpalen

Eind januari 2001 is door de minister van Financiën de Achtste Voortgangsrapportage Euro en Overheid gezonden aan de Tweede Kamer. Deel 8a bericht over de voortgang bij mede-overheden (gemeenten, provincies en waterschappen). Deel 8b bericht over de voortgang bij de departementen en gelieerde organisaties zoals zbo's (zelfstandige bestuursorganen). De voortgang wordt afgemeten aan de mijlpalen zoals die indertijd door de ministerraad zijn vastgesteld. Voor de centrale overheid gelden op dit moment de volgende mijlpalen:

DatumMijlpaal
1 januari 2001Realisatiefase gereed
1 juli 2001Testfase gereed
1 januari 2002Inplementatiefase gereed

Voor gemeenten gelden overigens vergelijkbare mijlpalen met dien verstande dat de testfase op 1 april 2001 zou moeten beginnen om op uiterlijk 1 oktober 2001 te worden afgerond.
De conclusies van de achtste voortgangsnota geven stof tot denken. De voortgang van de aanpassingen aan de grote systemen van de centrale overheid ligt redelijk op schema. Op veel andere gebieden is de situatie echter niet zo rooskleurig. Vooral bij de mede-overheden blijkt er in meer dan de helft van de gevallen sprake te zijn van achterstand op de geldende normplanning. De invoering van de euro moet daar nog flink op stoom komen om via een vaak forse inhaalslag de opgelopen achterstand in de laatste maanden goed te maken. In sommige gevallen wordt echter getwijfeld of zelfs met een forse inhaalslag 1 januari 2002 nog wel haalbaar is. Kortom, in 2001 wordt het spannend.
Voor de centrale overheid, waar het beeld over de voortgang volgens de voortgangsrapportage overwegend positief is, wordt echter toch ook een aantal knelpunten gesignaleerd. Vooral beleidscumulatie, reorganisaties en onderschatting van het probleem zouden de aanpassingen voor de euro onder druk kunnen zetten. Daarnaast zijn er zorgen over de beschikbaarheid van voldoende capaciteit (zowel intern als extern) om alle aanpassingen, vooral in de ICT - inclusief testen en conversie - tijdig af te kunnen ronden. Slechts een beperkt aantal organisaties heeft zich nu al, bijvoorbeeld via onderhoudscontracten met hun leveranciers, verzekerd van voldoende capaciteit. Departementen worden verder aangespoord terughoudend te zijn met de aanschaf of vervanging van nieuwe geautomatiseerde systemen in 2001. Bovendien wordt een 'vriesperiode' aangeraden voor onderhoud om te voorkomen dat conversieprogrammatuur steeds opnieuw moet worden aangepast en getest.

Ketenrelaties

Een bijzonder aspect bij de doorvoering van de noodzakelijke aanpassingen in systemen voor de euro zijn de zogenoemde ketenrelaties (veel, zo niet elke organisatie zit in een keten, waarbij de output van de één de input van de ander is). Gebleken is dat nog steeds niet alle partijen in een keten afspraken hebben gemaakt. Geen of onvoldoende afspraken in een keten kunnen leiden tot forse problemen. Nu de grote centrale systemen van de overheid in de testfase komen, moet ook de communicatie over de invoering van de euro in die ketens intensiever worden. Geld en facturen worden ontvangen en betaald, datacommunicatie is er bijvoorbeeld met klanten, de bank, de Belastingdienst, uitvoeringsinstellingen en het CBS. Zijn met al deze ketenpartners afspraken gemaakt? Is duidelijk tot wanneer er over guldens wordt gesproken en vanaf wanneer in euro? Worden decimalen (eurocenten) geaccepteerd of niet? Wanneer wordt de gegevensconversie uitgevoerd? Gedurende welke periode zijn dan de systemen uit de lucht? Hoe voorkomen we dat organisaties daardoor dagen of weken niet meer kunnen betalen of ontvangen? De antwoorden op dergelijke vragen bepalen of organisaties in de keten samen klaar zijn voor de euro.
Ook met betrekking tot de voorlichting aan het publiek wordt naar een hogere versnelling geschakeld. De diversiteit en frequentie van de inmiddels bekende TV-spotjes wordt opgeschroefd. Het eurobewustzijn van de medewerkers van organisaties bepaalt voor een groot deel het succes van de invoering van de euro. Op de meeste werkplekken is de euro tot nu toe nog niet echt doorgedrongen, terwijl het denken in een andere valuta toch ook daar veel gevolgen zal kunnen hebben. Het blijkt dat er nog teveel op wordt vertrouwd dat de eurocoördinator en de afdeling financiën of automatisering de invoering van de euro wel voor hun rekening zullen nemen. Het vergroten van het eurobewustzijn zal daarom in 2001 meer aandacht moeten krijgen. Een goede manier om hieraan invulling te geven is door opleiding en training van medewerkers.

Kennisbundel overheid

Het ministerie van Financiën neemt z'n coördinerende rol serieus. Dit blijkt onder meer uit een groot aantal instrumenten die door of in opdracht van Financiën zijn ontwikkeld ter ondersteuning van de activiteiten zoals die door organisaties op het gebied van de invoering van de euro zullen moeten worden uitgevoerd. Het doel van deze instrumenten is om een op zich uniek project op een zo uniform mogelijke manier te laten plaatshebben. Het recentste instrument in deze reeks is de in mei 2000 uitgebrachte Kennisbundel Euro en Informatiesystemen, kortweg KEI. De KEI is bestemd voor de realisatie-, test-, en implementatiefasen rond de aanpassing van geautomatiseerde informatiesystemen.
In tien handzame modules wordt een aantal belangrijke stappen voor realisatie, testen en implementatie voor het management, de euro-projectleiders en systeem- en/of applicatiebeheerders beschreven. Daarbij gaat het om methoden en technieken die in europrojecten zijn toe te passen, maar ook hints en tips en korte casusbeschrijvingen. De KEI is een kennisbundel van, maar ook voor de overheid zelf. De bundel bevat een begrippenkader en een forse hoeveelheid eurokennis voor alle bij euro-projecten betrokkenen, inclusief de advies- en ICT-aanbieders. Op die manier levert de KEI overigens ook een bijdrage aan de kosten- en risicobeperking en wordt het mogelijk om in de beginfase van europrojecten een vliegende start te maken: het is als het ware een kookboek waarin de meest gangbare recepten zijn beschreven met ingrediënten hoeveelheden en bereidingswijze, waarbij het de kok toch vrij staat allerlei variaties in de gerechten aan te brengen. De KEI is dus niet strak normerend. Dat kan ook niet, het is immers de verantwoordelijkheid van elke organisatie zelf om te zorgen voor de invoering van de euro in hun eigen bedrijfsprocessen.
De modules van de KEI zijn weergegeven in tabel 1.

Late starters

De KEI is weliswaar door en voor de overheid samengesteld, maar ook daar buiten heel goed toepasbaar. Zo wordt de KEI niet alleen gebruikt door een groot aantal adviseurs in europrojecten bij zowel overheidsorganisaties als bedrijven. De KEI is ook doorgedrongen in de wereld van handel, industrie, banken en verzekeringen.
Binnen de europraktijk van de overheid wordt de praktische toepasbaarheid van de KEI voortdurend getoetst in pilotprojecten rond specifieke onderwerpen. Zo zijn in een pilot de module Risicobeheersing en Noodscenario's toegepast. De lessen die uit deze pilot konden worden getrokken zijn vervolgens uitvoerig gerapporteerd aan alle europrojectleiders van de overheid. Ook zijn als pilot de modules Interfaces en Ketenafhankelijkheden en de module Testaanpak in de praktijk getoetst. Dit heeft onder meer geresulteerd in een raamwerk ketentesten dat ook weer is aangeboden aan de europrojectleiders van de overheid.
De conclusie luidt dat de euroaanpassingen aan de grote systemen van de centrale overheid goed op schema liggen en dat het ministerie van Financiën faciliteert en coördineert. Desondanks moet er in 2001 bij de overheidsorganisaties en daaraan gelieerde organisaties nog veel werk moet worden verzet. Ook bij de overheid zijn er late starters. Verwacht mag worden dat in 2001 de focus snel zal verschuiven van het aanpassen en testen van informatiesystemen naar zaken als de gevolgen voor de werkplek. Hierbij komen dan onderwerpen aan de orde als risicobeheersing, noodscenario's, ketenafspraken, ketentesten en het eurobewustzijn bij de medewerkers van overheidsorganisaties die steeds meer aandacht moeten krijgen. Hierover meer in het tweede artikel.
Een vraagteken blijft of er voor al dat werk wel voldoende gekwalificeerde personeel vrijgemaakt kan worden. Daarbij gaat het zowel om eigen medewerkers als om extern ingehuurd personeel.
 

E.J.H.S. Flipse Ministerie Van Financiën H.A.B. Snijder Roccade Public
E.J.H.S. Flipse, afdeling Coördinatie Financiële informatievoorziening ministerie van Financiën, en voorzitter interdepartementale werkgroep Euro en begrotingsadministraties (Eurba) en het Kenniscentrum automatiseringsconsequenties euro (Kace).
H.A.B. Snijder, manager business development Roccade Public en mede-auteur van het KEI

 
KEI
Tabel 1. Modules Kennisbundel Euro en Informatiesystemen (KEI).

KEI-MODULEOMSCHRIJVING
(1) Managementmodule
 
Doelgroep:
  • ICT-management
  • europrojectleiders
Ieder euro-implementatietraject is een uniek traject met daarin een aantal specifieke managementthema's en aandachtspunten. Te denken valt aan omrekenen en afronden, ketenafhankelijkheden, gegevensconversie en noodscenario's. Er blijkt een aantal specifieke risico's te zijn die extra aandacht behoeven, zoals valutavermenging en valutaverminking, ketenvertraging, voorraadvorming door pijplijnen in ketens, de tijdsfuik van europrojecten en niet in de laatste plaats de gegevensconversie zelf. De mijlpalenplanning van de overheid geeft aan dat op 01-01-2002 de implementatiefase afgerond moet zijn. Alle overheidsorganisaties schakelen per die datum over naar de euro.
(2) Programma van Eisen
 
Doelgroep:
  • euro-projectleiders
  • functioneel ontwerpers
De eisen die bij de invoering van de euro gesteld worden aan het wijzigen van informatiesystemen, kantoorautomatisering en de gegevensverzamelingen worden in een programma van eisen gebundeld. Voor het opstellen van eisen worden overwegingen meegegeven en voor- en nadelen genoemd. De eisen die zijn geformuleerd vanuit het Europese en het nationale kader zijn algemeen toepasbaar. De geformuleerde organisatie- en systeemspecifieke eisen zijn niet algemeen toepasbaar. Iedere organisatie stelt daarvoor zelf de eisen. De realisatie van alle eisen tezamen levert een eurobestendig informatiesysteem op.
(3) Omrekenen en afronden
 
Doelgroep:
  • functioneel ontwerpers
  • technisch ontwerpers
  • programmeurs
  • (technisch) projectleiders
De kern van de invoering van de euro in een informatiesysteem betreffen omrekeningen en afrondingen. De invoering gaat gepaard met waarde-effecten en inconsistenties. Aangegeven wordt hoe met de omrekenings- en afrondingsproblematiek kan worden omgegaan. Aandacht wordt gegeven aan de problematiek van berekeningen met terugwerkende kracht. Deze KEI-module geeft de technische verwerking van de uitgangspunten met betrekking tot omrekenen en afronden zoals die te vinden zijn in de nota Omrekeningen en afrondingen tussen gulden en euro (NFE, augustus 1999).
(4) Implementatieplan
 
Doelgroep:
  • euro projectleiders
Per migratiestrategie worden de verschillende stappen beschreven die genomen worden om een informatiesysteem eurobestendig te maken. De relatie met de mijlpalenplanning voor de overheid wordt daarbij aangegeven. Onderscheid wordt gemaakt tussen een integrale benadering (het eurobestendig maken in één grote slag) en een partiële benadering (eurobestendigheid in meerdere kleine slagen).
(5) Programmaconversie
 
Doelgroep:
  • functioneel ontwerpers
  • technisch ontwerpers
  • programmeurs
  • database administrators
  • (technisch) projectleiders
De benodigde wijzigingen van de programmatuur om een informatiesysteem eurobestendig te maken worden hier behandeld. De wijzigingen zijn onderverdeeld in een aantal functionele blokken die onafhankelijk van elkaar te implementeren zijn. Voor de aanpak van de programmaconversie wordt een keuze toegelicht tussen de zogenaamde 'functionele' aanpak (die uitgaat van beschikbare systeemdocumentatie en datadictionaires) en de zogenaamde 'objectgerichte' aanpak (die uitgaat van de broncode en van uitvoering met behulp van tools).
(6) Gegevensconversie
 
Doelgroep:
  • functioneel ontwerpers
  • technisch ontwerpers
  • programmeurs
  • database administrators
  • (technisch) projectleiders
Op welke wijze de gegevensconversie voor de euro aangepakt kan worden wordt hier belicht. De lezer wordt aan de hand van een aantal mogelijke stappen door de gegevensconversie geleid. Per stap worden producten beschreven en aandachtspunten gegeven om tot die producten te komen. Tips, trucs en enige praktijkvoorbeelden worden gegeven om het beeld op een succesvolle gegevensconversie te verbreden.
(7) Testaanpak
 
Doelgroep:
  • euro-projectleiders
  • projectleiders belast met euro-testuitvoering.
Een standaard euro-testaanpak wordt beschreven die gebaseerd is op de principes van gestructureerd testen. De methode wordt aangereikt waarmee het mogelijk wordt de testinspanning te doseren volgens het motto 'just enough, just in time'. Door het benoemen van specifieke euro-tests, waaronder de euro-ketentest, wordt bovendien een vocabulaire meegegeven die begripsverwarring kan voorkomen.
(8) Kantoorautomatisering
 
Doelgroep:
  • lijnmanagement
  • euro-projectleiders
  • projectmedewerkers
Een onderverdeling in objecten van kantoorautomatisering (KA) wordt gegeven. De KA-objecten zijn eurobestendig te maken onder centrale of decentrale regie. Aandacht wordt geschonken aan de communicatie omtrent de noodzakelijke aanpassingen. Door de ondersteuning te concentreren onder centrale regie is een aantal risico's te ondervangen. Richtlijnen kunnen consequent worden uitgedragen.
(9) Interfaces en ketenafhankelijkheden
 
Doelgroep:
  • (technisch) projectleiders
  • functioneel ontwerpers
Een belangrijk aandachtsgebied bij de invoering van de euro is het thema van de interfaces en de ketenafhankelijkheden. Beschreven wordt hoe de processen in een keten met elkaar samenhangen. De voornaamste stoornissen die kunnen optreden en het belang van euro-ketentests worden aangegeven. Het eurobestendig maken van interfaces is belangrijk omdat hiermee valutavermenging, gegevensverminking en bestandsvervuiling te voorkomen zijn. Een aantal typen interfaces en tevens de drie belangrijkste methoden voor het identificeren van interfaces worden toegelicht.
(10) Risicobeheersing en noodscenario's
 
Doelgroep:
  • euro projectleiders
Aandacht wordt besteed aan risicomanagement en noodscenario's. De kritieke momenten van de vier migratiestrategie�n en de aangrijpingspunten voor noodscenario's worden toegelicht. Verder komen aan de orde risicobeheersing en de maatregelen die genomen kunnen worden om de risico's te verkleinen en een afgewogen keuze mogelijk te maken voor het ontwikkelen van noodscenario's. Onderscheid wordt gemaakt tussen de risico's in de eigen organisatie en de risico's die door andere organisaties in de keten veroorzaakt worden.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.