Managed hosting door True

ROC Aventus start met digitaal archief

Kanshebber voor de award Beste Business Case 2009

 

In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook ROC Aventus een inzending gedaan. Met het project 'Digichief voor studentendossiers en inkoopfacturen' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over het (bijna) papierloosmaken van het ROC door het opzetten van een digitaal archief voor studentendossiers en inkoopfacturen.

De concrete aanleiding voor het project was de verhuizing van alle onderdelen van ROC Aventus in Apeldoorn naar één centrale locatie. De vierkante meter prijs in het nieuwe gebouw was dermate hoog, dat het ROC besloot de archieven volledig te digitaliseren om ruimte en kosten te besparen. Het project heeft in eerste instantie betrekking op de digitalisering van de studentendossiers en de digitale inkoopfactuurverwerking. Later komen daar wellicht ook de digitalisering van de personeelsdossiers en de digitale verwerking van alle inkomende post bij. Op termijn moeten deze initiatieven leiden tot een bijna papierloos ROC.

Naar buiten gekeerde blik

'Uiteraard speelde ook het strategische beleidsplan mee', zegt André Mensink van ROC Aventus. 'Daarin staat dat het tempo waarmee de maatschappij verandert, het voor ons noodzakelijk maakt om continu te vernieuwen, te verbeteren en te innoveren. Natuurlijk in de eerste plaats op het gebied van onderwijs, maar daarnaast zeker ook op gebieden als R&D, klantprocessen, kennisontwikkeling, systemen en faciliteiten. Dat vraagt om een naar buiten gekeerde blik en een continu proces van innovatie. In het plan wordt gewezen op het belang van informatisering en automatisering voor kwaliteitszorg, het voorkomen van bureaucratie, de optimalisering van de interne bedrijfsprocessen en de informatie-uitwisseling voor de soepele instroom, doorstroom en overstap van studenten tussen afdelingen van het ROC en andere onderwijsinstellingen.'

Het project kreeg eind 2006 gestalte. In 2007 keurde het College van Bestuur de plannen goed en werd de opdracht voor het project verleend aan de hoofdafdeling I&A van het ROC. Een brede projectgroep bestaande uit vertegenwoordigers van de sectoradministraties en de stafdiensten FB, P&O en I&A waren betrokken bij de definitie van het programma van eisen en de keuze van het systeem en de leverancier. Het selectieproces startte medio 2008. In 2009 viel de keuze op BCT, waarna in juli 2009 formeel de opdracht aan hen werd verstrekt. Met name de kwaliteit van de documentherkenningssoftware gaf de doorslag, waardoor documenten automatisch herkend en opgeslagen worden.

Verder uitrollen

Mensink: 'Na de keuze van het systeem werden de relevante afdelingen ook betrokken bij de inrichting van de workflow voor de verwerking en goedkeuring van facturen en bij de inrichting van de studentendossiers. Het prototype is ook door de betrokkenen beoordeeld, waarna het systeem aangepast werd. Dat gold overigens ook voor technische aspecten zoals nieuwe hardware, systeembeheer en onderhoud. De implementatie is medio november 2009 van start gegaan en het systeem wordt als eerste in de sectoren Techniek en Mobiel opgeleverd. Daarna wordt het systeem per onderwijssector verder uitgerold.'

Er is bewust gekozen voor een gefaseerde aanpak van het digitaliseringsproces. Dat heeft niet alleen te maken met de stand van de automatisering in ROC Aventus, maar dat was ook een duidelijk advies van de gemeente Ede, de Universiteit van Maastricht en het Mondriaan College, waar referentiebezoeken werden afgelegd. De afdeling I&A wilde voorkomen dat het project aan het eigen enthousiasme ten onder ging. Om de scoop helder te houden heeft men de digitalisering in eerste instantie bewust beperkt tot twee niet-verwante terreinen als factuurverwerking en de studentendossiers. Op termijn volgen de personeelsdossiers en alle inkomende post. Een tweede, belangrijke punt van aandacht was het creëren van draagvlak, omdat digitalisering tot nieuwe manieren van werken tot zelfs een cultuuromslag leidt. Door de relevante afdelingen in vroeg stadium bij het project te betrekken, continu voorlichting te geven en gebruikers te trainen werd draagvlak gecreëerd.

Klantvriendelijkheid

'De case levert een duidelijke toegevoegde waarde voor zowel de interne organisatie als de studenten', meent Mensink. 'De toegevoegde waarde van de factuurverwerking is evident (korte doorlooptijden, transparatie en concrete besparingen). De digitalisering van de studentendossiers levert op termijn een besparing op honderd kasten archiefruimte. Daarnaast levert digitalisering enorme voordelen en tijdsbesparing op, omdat alle benodigde informatie centraal opgeslagen en toegankelijk gemaakt is. Er hoeft niet meer gezocht te worden, er kunnen geen stukken meer ontbreken en de handling van stukken kan op beeldscherm plaatsvinden. Daardoor verbeteren de administratieve procedures en dus de klantvriendelijkheid richting studenten.'

Het project is voor het onderwijs erg innovatief. In het onderwijs lag de focus traditioneel op ict-toepassingen voor de primaire (onderwijs)processen en nauwelijks op de ondersteunende processen. Het ROC Aventus beschikte tot voor kort alleen over een studentregistratiesysteem, een financieel pakket en een helpdeskprogramma en software voor de afdeling P&O. Ter vergelijking: er draaien daarnaast ruim driehonderd onderwijskundige applicaties bij het ROC.

Intrede in onderwijs

Mensink: 'ROC Aventus is wat betreft ict-toepassingen voor de secundaire processen een voorloper en neemt veel initiatieven. Behalve de invoering van de digitale factuurverwerking en de digitale studentendossiers is het ROC een van de trekkers van Triple A, dat zich bezighoudt met de ontwikkeling van een vernieuwd Kern Registratiesysteem Deelnemers (KRD). Bij het project zijn twaalf BVE-instellingen met in het totaal 190.000 deelnemers betrokken. De KRD wordt bij ROC Aventus gekoppeld aan de digitale studentendossiers, zodat medewerkers vanuit die applicatie toegang hebben tot alle documenten in de studentendossiers. Zo doet integratie van ict-systemen ook haar intrede in het onderwijs.'

Belangrijk onderdeel van het project was het creëren van draagvlak voor de nieuwe ict-toepassingen en het invoeren van nieuwe manieren van werken. Er is en wordt veel aandacht besteed aan voorlichting en training van de medewerkers. Het project houdt echter niet op na de digitalisering van de dossiers, want de ervaring leert, dat medewerkers snel in hun oude manier van werken vervallen en opnieuw schaduwdossiers gaan bijhouden. Dat betekent dat werknemers continu begeleid en gecoacht moeten worden. In de toekomst zal het HRM-aspect explicieter worden als ook de personeelsdossiers gedigitaliseerd worden.

Intensieve begeleiding

'De impact van de digitalisering zal per fase verschillen', aldus Mensink. 'De digitalisering van de studentendossiers wordt goed opgepakt, de digitalisering van facturen al wat lastiger. Met name het digitaliseren van inkomende post en de verwijdering van de postvakjes voor onderwijzend personeel zal een ware cultuurshock teweegbrengen en dus een intensieve begeleiding vereisen. Het uiteindelijke streven is een papierloze organisatie.'

De projectleider was vanuit de sector Mobiel betrokken bij de selectie van het systeem en werd later verantwoordelijk gemaakt voor de implementatie, waardoor een hoge betrokkenheid gegarandeerd was. Bij het project is intensief gebruik gemaakt van ervaringen in vergelijkbare (referentie)projecten. Een beperkte scoop, een gefaseerde implementatie en draagvlak waren de voornaamste aspecten. Mede daarom zijn er tot op heden nog geen knelpunten naar voren gekomen.

Lastig om aan te tonen

Mensink: 'Het projectteam is er zelf heel erg van overtuigd dat het juist voor onderwijsinstellingen heel belangrijk is te investeren in ict-systemen om de secundaire processen te ondersteunen en te optimaliseren. In het onderwijs stonden de primaire (onderwijs)processen en de onderwijskwaliteit altijd centraal. Daarin is de afgelopen jaren in de vorm van onderwijsondersteuning met behulp van ict, e-learning, leerlingvolgsystemen en portals veel geïnvesteerd. Bezuinigingen vonden met name plaats bij ondersteunende diensten of faciliteiten. Het is voor stafdiensten bijzonder lastig om aan te tonen of de klant, de student, daar iets aan heeft .

Met andere woorden, of die investeringen rendement opleveren voor de primaire werkprocessen, de 'klanttevredenheid' en de onderwijskwaliteit. Maar men vergeet wel eens dat goede ict-voorzieningen bijdragen aan een stabiele onderwijsorganisatie, een sluitende studentenregistratie (die bepalend is voor de budgetten van OCW) en een betere service naar de student, omdat de administratieve rompslomp bij het overstappen naar een andere sector of een andere onderwijsinstelling verdwijnt. Het belonen van een dergelijk voorbeeldproject zal ongetwijfeld een stimulans zijn voor andere onderwijsinstellingen.'

Beste business case van 2009

Computable Business Cases 2010

Ook meedoen aan deze competitie? Zorg dan dat je ook je business case uitwerkt en indient bij de redactie van Computable. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.

Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.

Meld nu jouw business case aan!

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3229343). © Jaarbeurs IT Media.

?


Sponsored


Lees ook


 

Reacties

Als het maar goed beveiligd is.

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.