Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Remote teams aansturen bij outsourcing

 

Computable Expert

drs. Hugo Messer
CEO, Bridge Outsourcing B.V.. Expert van Computable voor de topics Outsourcing en Loopbaan.

Vorige week gaf ik een presentatie voor een groep managers van enkele multinationals. Het onderwerp was 'leiderschap en organisatie van distributed teams'. Waar de groep mee worstelde is het steeds internationaler worden van hun bedrijven.

Steeds meer werk wordt door verschillende mensen op verschillende plaatsen op aarde gedaan. In verschillende tijdzones, culturen en talen. Hoe leidt je dat in goede banen? Hoe zorg je dat mensen gebonden blijven en zich verbonden voelen met je bedrijf? Hoe geef je leiding aan mensen op afstand?

Normaliter schrijf en spreek ik vooral over dit onderwerp in de context van software ontwikkeling. Het leek me interessant om het  in de presentatie in een wat breder management kader te zetten. Ook voor it-management zijn Agile-instrumenten nodig. Binnen mijn eigen bedrijf Bridge , werk ik met 75 collega's uit vijf landen, de meeste uit India. Om dat in goede banen te leiden, heb ik lang gezocht naar een goede management methodiek. Uitdaging is vooral om ondanks de afstand en cultuur verschillen, ervoor te zorgen dat je hele bedrijf of afdeling dezelfde kant op kijkt en op een gestructureerde manier werkt.

Lange termijn doelen

De methode die ons geholpen heeft is de one page strategic plan van Gazelles. In deze one pager beschrijf je lange termijn doelen (missie, kernwaarden, visie), middellange termijn doelen (three year 'capabilities') tot en met kwartaal acties. Door dit gezamenlijk in een conference call of live te doen, creeer je team spirit en krijg je iedereen op 'dezelfde pagina'. Wij doen dit jaarlijks in een jaarplanning; elk kwartaal lopen we dan door het jaarplan heen en maken we een kwartaal plan. Ieder plan mag maximaal vijf top prioriteiten hebben. Elke week doen we een skype call om de week te plannen en rapporteert iedereen op operationele kpi's en voortgang op kwartaal prioriteiten. En dagelijks skypen we vijf à tien minuten a la Scrum aan de hand van 'wat heb je gedaan, wat ga je doen en waar zit je vast?'. Door die laatste vraag iedere dag te stellen, kan niemand eind van de week zeggen 'ik heb mijn weekplan niet gehaald omdat ....'. Elke dag haal je de blokkades weg.

Om onze kwartaal- en weekplanning te ondersteunen, hebben we een Google sheet gemaakt waar iedereen bij kan. In deze sheet hebben we een kpi dashboard die operationele metrics laat zien en daaronder de kwartaalprioriteiten voor het bedrijf. Deze worden doorvertaald naar individuele accountability-plannen voor iedere manager (toegankelijk voor het hele bedrijf). Mijn eigen plan is mijn dagelijsk kompas. Mocht je het interessant vinden, mail me, dan kan ik een lege template van onze sheet toesturen.

Afstemmen

Een tegenwerping die ik vaak hoor is 'hoe ga je om met de weerstand om zoveel meetings te doen?'. Goede vraag. Ik houd zelf niet van meetings en doe er liever helemaal geen, zodat ik mijn dingen kan doen. Maar ik heb geleerd dat ik moet afstemmen met anderen, omdat mensen anders vast komen te zitten, op elkaar wachten en dubbel werk doen. Ik kan me nu niet meer voorstellen hoe ik het eerder deed zonder dit meeting ritme. Zeker omdat ik mijn collega's niet dagelijks op kantoor zie. De enige tijd om met elkaar te spreken is in de geplande meetings. Om een nog beter antwoord te vinden op deze weerstand, raad ik het boek van Verne Harnish over deze methode sterk aan.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5256211). © Jaarbeurs IT Media.

6,8


Lees meer over


 

Reacties

Samen met het artikel van Walter van Holst over de valkuilen en hobbels een van de betere bijdragen - waarvoor dank!

Vragen die ik zelf nog heb:
Kan je aangeven welke ingrediënten gebruikt worden om mensen in een ander land zover te krijgen dat ze je deelgenoot maken van hun persoonlijke situatie en omstandigheden?
In hoeverre zijn deze ingrediënten anders dan het aansturen van remote teams binnen Nederland?

Aanleiding:
Als ik op basis van je presentatie een antwoord zou moeten verwoorden op de vraag zoals gesteld bij de inhoudsopgave onder 3c, dan lijkt "tijd" het enige antwoord te zijn. Met andere woorden, gun jezelf de tijd om het vertrouwen te winnen zodat die teams je geleidelijk deelgenoot maken van hun persoonlijke omstandigheden.
Mijn verwachting is dat dit niet anders is voor remote teams binnen Nederland. Hooguit dat het proces sneller verloopt omdat de cultuur en taal barrière niet zo hoog is.

Maar ik hoor graag of en welke andere aspecten daar nog bij komen kijken.

Beste Will, dank voor je enthousiaste reactie!
Ik denk eigenlijk dat het beste antwoord is - ga een tijd in het land/stad wonen waar het team zich bevind. Ik heb zelf 1,5 jaar in Cochin gewoond, waar ons kantoor staat. Daarmee leer je veel van wat mensen beweegt. Dat zal in de meeste gevallen niet gaan, dus regelmatig heen en weer reizen en zij ook hierheen is dan de beste tweede.

Ik ga er gegeven je vraag even van uit dat je doelt op wat moet jij zelf doen om betrokkenheid te creeeren. Ik denk dat kleinere dingen zitten in na het weekend even kort praten over persoonlijk nieuws. Belangstelling tonen in het leven van de persoon ver weg. Tools inzetten (bijv Slack) om wat informele communicatie op gang te krijgen.
Inderdaad denk ik dat bij een remote team in Nederland, die in de meeste gevallen bij een ander bedrijf werkzaam zal zijn, er ook veel van dezelfde dingen spelen. Alleen culturele gelijkenis zorgt ervoor dat je je sneller in kunt leven in wat hen beweegt. Je zit sneller op 'een lijn'.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×