Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het redactionele gedachtegoed van de redactie.

Bereikbaarheid is meer dan je telefoon aannemen

Hoe vaak maak je het niet mee? Je bent in gesprek met een relatie en zijn mobiele telefoon gaat over. Je gesprekspartner twijfelt even, maar kijkt toch snel op het scherm en zegt tegen je dat hij het gesprek even aanneemt.

Hij denkt zo goed bereikbaar te zijn. De vraag is of dat zo is. Want hoe kun je een beller nou echt helpen, terwijl je in een meeting bent? Veelal is de conclusie: ‘ik bel je straks terug’. Tevens is dit ook niet netjes naar je gesprekspartner aan tafel. Hij of zij heeft moeite gedaan om een afspraak met je te maken en de beller mag gewoon tussendoor komen.

Laat weten wat je status is

Bereikbaarheid is meer dan alleen je telefoon aannemen. Sterker nog: je verbetert je bereikbaarheid juist door af en toe je mobiele telefoon op stil te zetten. Voorwaarde is dan wel dat je mogelijke bellers duidelijk laat weten wat je status is en helderheid schept wanneer je weer bereikbaar bent. Ben je voor een langere periode afwezig, dan kun je bellers tevens informeren bij wie ze terechtkunnen voor hun vragen.

Door duidelijkheid te geven aan degene die je zoekt voorkom je dat hij of zij alle middelen moet inzetten om erachter te komen wanneer je weer bereikbaar bent. Je bespaart jezelf daarmee een volle voice- en e-mailbox met onnodige berichten.

Voice, chat en presence in één platform

Hoe verbeter je je bereikbaarheid zonder dat je voortdurend je mobiel moet aannemen? Dat kan op verschillende manieren. In de eerste plaats kun je terecht op de zakelijke markt voor allerlei technische oplossingen. Die zijn er in tal van vormen. Denk aan unified communications (uc) waarbij al je communicatiestromen - voice, chat en présence -  gemakkelijk bij elkaar brengt en er controle over hebt. Als je dan kiest voor het zogenoemde one-number-concept heb je altijd overzicht. Je bepaalt hiermee zelf hoe en voor wie je bereikbaar bent.

Het one-number-concept gaat ervan uit dat je slechts één -  meestal vast -  nummer gebruikt voor alle communicatie met klanten en relaties. Met de tools die zo’n systeem biedt, kun je aan iedereen die je belt je status duidelijk maken. Een beller krijgt altijd een relevant bericht en weet waar hij aan toe is. Je gebruikt één voicemail-omgeving voor al je berichten die gewoon afgeleverd worden in je mailbox.

Gratis tools

Beter bereikbaar zijn hoeft geen geld te kosten. Ook zonder allerlei zaken aan te schaffen kan het. Ben je op vakantie? Spreek je voicemail-begroeting in met de juiste tekst en laat de beller weten wie hij kan bellen voor dringende zaken.

Ook als je gewoon aan het werk bent, is het eenvoudig om ’s ochtends je voicemail-begroeting in te spreken met het programma van de dag. Bijvoorbeeld dat je in de middag door vergaderingen slecht bereikbaar bent. Geef de beller aan hoe hij of zij in die periode wel contact met jou kan opnemen. Bijvoorbeeld door het sturen van een e-mail of sms.

Discipline

Goede bereikbaarheid heeft alles te maken met discipline. Of je nu gebruik maakt van een gratis tool of van het meest geavanceerde uc-systeem, als je het niet consistent gebruikt, heeft elke investering geen zin. Met de juiste discipline is je bereikbaarheid stevig te vergroten.

Dat is prettig voor de mensen met wie je in een meeting zit, voor de beller die weet waar hij aan toe is en voor jezelf. Je krijgt er namelijk veel voor terug, zoals meer structuur, minder onnodige belletjes, sms’jes, voice- en e-mails, en het belangrijkste: tevreden klanten en relaties. Wat wil je nog meer? 

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5724912). © Jaarbeurs IT Media.
?

 

Reacties

Het werkt mijns inziens twee kanten op. Ja, het kan handig zijn aan te geven of je bereikbaar bent of niet, maar accepteert de andere partij dit dan ook?

Simpel voorbeeld, wat ik meerdere malen mee heb gemaakt. Je zit op het toilet, en je telefoon gaat. Ik druk het gesprek weg. Nog geen 5 tellen later gaat de telefoon weer, zelfde beller.

Als je als beller niet wil begrijpen dat het wegdrukken van een gesprek betekend dat je niet beschikbaar bent voor een gesprek, heeft het aangeven van de status ook niet veel zin.

Bij één van mijn vorige werkgevers had men als interne regel: als de andere partij niet binnen 3 keer overgaan opneemt, zal hij/zij er niet zijn of heeft geen tijd. Dat scheelt ook meteen heel veel onnodig telefoongerinkel op de werkvloer.

Computable Expert
Dick  Dompeling

Dick Dompeling
Ceo, ZETACOM BV. Expert van Computable voor de topics Management, Mobility en Zorg.
Hele profiel

Lees meer over:
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×