Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Integreren van papier in ons digitale leven

 

Channelweb Expert

Yves Rummens
Business Manager Benelux, Low-Mid & Office Solutions, Xerox. Expert van Channelweb voor de topics Mobility, Security en ICT-branche.

Tegenwoordig speelt ons hele leven zich online af en willen we altijd en overal mobiel zijn. Een vraag die we direct stellen na het inchecken in een hotel is: 'Er is toch wel Wi-Fi?' Want willen we niet allemaal permanent online zijn; altijd en overal kunnen beschikken over onze foto’s, e-mails, social media en andere gegevens?

Onze gegevens moeten digitaal beschikbaar zijn, maar helaas leert de praktijk ons dat dit nog niet altijd het geval is. Neem bijvoorbeeld het feit dat je heel eenvoudig een treinkaartje online kan bestellen en deze binnen een paar seconden keurig in je postvak ontvangt. Ondanks dat tickets steeds vaker digitaal aangeleverd worden, blijft het in veel gevallen toch noodzakelijk om het digitale ticket uit te printen. Conducteurs beschikken namelijk nog niet altijd over de apparatuur om digitaal te scannen. Hetzelfde geldt voor mobility in een hotel. Heb je rijkelijk genoten van de Wi-Fi, krijg je bij het uitchecken wel een factuur in print in je handen gedrukt. Hoe graag we het dus ook willen, de technologie is nog niet zover dat we al onze gegevens digitaal kunnen inzien, verwerken en delen.

Gelukkig zijn we inmiddels wel al zover dat we zo snel en efficiënt mogelijk een brug kunnen slaan tussen ons digitale en offline leven. De periode dat we lange tijd bezig waren met het handmatig invoeren van de juiste instellingen voor de perfecte digitale afdruk en het doorzoeken van administratiebonnetjes van de vorige maand is voorbij. Door middel van bijvoorbeeld onze Connectkey apps, worden deze dagelijkse taken vereenvoudigd en verkort. Scan direct naar je Dropbox-opslagplaats in de cloud of print vanaf een url. De apps zijn gemakkelijk via de app store te downloaden en het menu is eenvoudig te koppelen aan je smartphone. Gegevens digitaliseren via je telefoon is nog nooit zo makkelijk geweest.  

Met de multifunctionele printer (mfp) is het kinderspel om je onkostennota te verwerken, papieren probleemloos in te scannen en snel uitbetaald te krijgen. De eerste stap is gezet in de integratie van onze papieren documenten naar onze digitale wereld. Dit is essentieel, aangezien Wi-Fi zo’n groot deel uitmaakt van ons leven. We kunnen het inmiddels bijna tot onze standaard basisbehoeften rekenen. Zullen we dan maar snel onze papieren gegevens digitaliseren en Wi-Fi toevoegen aan de Maslow piramide?

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5258907). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Prachtig dat we een nieuw medium hebben waarop we een hele bibliotheek kunnen opslaan en externe geheugen van online opslag is zelfs nog groter maar dat maakt zoals steeds vaker blijkt het proces nog niet efficiënter. Maar ik denk dat Menno Heesbeen me alles gaat vertellen over de 'financial close' welke gek genoeg dus vaak precies is zoals Yves hier beschrijft, het bij elkaar harken van alle bonnetjes om de boekhouder tevreden te stellen.

WiFi toevoegen aan de piramide van Maslow?

Als nuchtere Hollander let ik op de kleintjes en dus haal ik een six-pack bij de plaatselijke supermarkt omdat een biertje uit de mini-bar het zesvoudige kost. Dat ik de kosten hiervan declareer heeft te maken met de vele conference calls en het doorspitten van alle e-mails in de avonduren. Het nuttige met het aangename verenigigen is een pragmatische invulling waar boekhouding nog wat moeite mee heeft en heb in dat kader al voorgesteld om een post 'spraakwater' op te nemen binnen 'financial close' proces van verantwoording ter vervanging van 'in-room entertainment' Volgens mij heeft auteur last van een omgekeerde piramide, de hiërachische behoeften liggen volgens mij toch enigzins anders.

Gegevens digitaliseren via je telefoon kan nog weleens een flinke verrassing achteraf opleveren als ik even kijk naar Europese telco markt, veel plezier om een rekening van €12.000 aan dataverkeer uit te leggen omdat je continu online was. Misschien is de paar Euro aan bier op hotelkamer en gratis WiFi om de backlog aan e-mails een paar uur later te beantwoorden misschien toch goedkoper?

Helder artikel. In het verre verleden voor de Shell enkele white papers geschreven over 'Clean Desk' policy (1997) en de 'Paperless office'(1998) vanwege het argument enorm te kunnen besparen op print en papierkosten alleen al en met beiden de veiligheid vele procenten te kunnen verbeteren.

Heb ik in de loop van de jaren plots allerlei varianten daarop gezien, periodiek, die het hadden over hetzelfde, anders verwoord, ander kleurtje, nieuw naampje..... om met deze auteur van dit artikel mede tot de conclusie te komen dat er nog steeds op dit stukje heeeel veel te winnen valt.

Jammer.

Kijk, de basis is dat dit artikel alleen geschreven is om de mfp even te pluggen en dat is ok.

Dat we alles digitaal willen hebben is nogal wiedes. De enige reden dat financial close nog een gedoe is bij veel bedrijven is dat ze de digitale transformatie slechts deel hebben uitgevoerd. Het vergt namelijk nog wat leiderschap, maar ook beperkingen buiten jezelf die het nu nog moeilijk maken. Om dan maar bij het analoge te blijven is dan wat naïef.

Zelf heb ik slechts een kleine organisatie, maar kan je wel vertellen dat alles mbt administratie volledig digitaal is. Dat betekent overigens niet dat we geen papier gebruiken. Het whiteboard en de flipover draaien bij ons nog op volle toeren, om er vervolgens wel snel een foto van te maken en digitaal op te slaan.

Wij gebruiken overigens een fujutsi scansnap scanner met OCR. Kost 300 euro en dat ding is geniaal.

Maar dat digitaal the (only) way is als organisatie staat als een paal boven water en inderdaad goed Wifi is van groot belang. Zo zit ik in een huisje bij Trier waarbij ze een goede ontvangst van signaal verpesten met primitieve uitvoering waardoor het voor veel dingen slecht bruikbaar is. Jammer, want ook op vakantie vind ik een goede Wifi nu eenmaal erg belangrijk.

@Henri
Toch grappig dat je in je eigen reacties jezelf altijd weer tegen weet te spreken, een foto van het whiteboard of uitval van services in het buitenland zijn daar in mijn optiek dus voorbeelden van. Je hebt het over vastleggen en bewaren wat juist door het digitaliseren niet alleen voor een explosie aan ongestructureerde content heeft gezorgd maar ook uitdagingen in de beveiliging zoals ik reeds schreef in mijn voorgaande opinie. Ben benieuwd of je een eerdere aankoop bij winkels kunt ruilen als je niet het bonnetje maar een digitale kopie ervan laat zien. Eerdere voorstel van Belgische minister om een loterij op te zetten met BTW-bonnetjes geeft wel aan waar het knelt bij de financial close.

Ewout, ik weet dat dit voor jou lastig is, maar dat is nu visie pragmatisch aangevlogen.

Ik vertel over hoe ik iets voor me zie en in geloof, maar besef me dat alles niet zwart-wit is. Door een beetje tegenstrijdig te zijn geef ik vooral aan dat ik ook de praktijk begrijp.

Heerlijk om je argument te lezen: "Ben benieuwd of je een eerdere aankoop bij winkels kunt ruilen als je niet het bonnetje maar een digitale kopie ervan laat zien." . Denk je nu echt dat ik dingen voor de zaak in een winkel koop? Wat veel mensen niet weten is dat er concurrentie vervalsing bestaat tussen on- en offline winkels. Zo kocht ik laatst iets in de winkel voor mijn vrouw. Die was er niet blij mee en ik moest het terug brengen... kreeg ik alleen een tegoed bon! Koop hetzelfde online (bij dezelfde winkel) en voila, daar krijg je wel 100% je geld terug. Dus online kopen zorgt voor betere bescherming.

Zo is digitaal aantekeningen maken praktischer dan met de pen tijdens een meeting, het blijkt echter dat als je schrijft (of tekent) je beter dingen vastlegt dan als je typt. Een schema tekenen gaat ook beter op een whiteboard dan op een scherm (nog wel).

Maar (tijdelijke) beperkingen betekent niet dat ik het grotere plaatje mis. Ieder bedrijf profiteert van digitale transformatie als deze goed wordt uitgevoerd. Of zoek je weer naar de uitzonderingen? :-)

@Henri
Uitzonderingen bevestigen de regel, je reactie lijkt vooral aan te sluiten op mijn eerdere opinie waarin ik stel dat internet niet slimmer maakt. Opmerking over combinatie onthouden/schrijven is in dat kader leuk als ik kijk naar soortgelijke discussies over het gebruik van de iPad binnen het onderwijs.

Aangaande de online retailmarkt geldt inderdaad een bedenktijd, leuk voor de twijfelaars. Vraag is echter wat daaraan nu zo pragmatisch is als je dingen heen en weer blijft sturen. Met name als je dit op grote schaal doet binnen een bedrijf, ooit gehoord van BTW-carrouselfraude?

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×