Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Telefonie in onderwijs kan veel goedkoper

 

Computable Expert

Joost Lucassen
Senior Consultant, Mitopics. Expert van Computable voor de topics Infrastructuur, ICT-branche en Overheid.

Tot enkele jaren geleden was het voor organisaties met veel locaties lastig om telefoniesystemen te uniformeren en te vereenvoudigen zoals dat voor de overige ict-componenten vaak wel gebeurde. De huidige stand van de techniek maakt een uniformering en een daarmee samenhangende kostenbesparing echter wel mogelijk. Recente cases geven een besparing van duizenden euro's per maand.

Schoolorganisaties met veel locaties hebben vaak een diversiteit aan ict-systemen. Ook de telefoniesystemen zijn in de regel van verschillende merken en ouderdom. Vaak is er onbekend wat er precies in gebruik is, wat de mogelijkheden zijn en welke leverancier ervoor verantwoordelijk is.

Tot enkele jaren geleden was het lastig om telefoniesystemen te uniformeren en te vereenvoudigen zoals dat voor de overige ict-componenten vaak wel gebeurde. De huidige stand van de techniek maakt een uniformering en een daarmee samenhangende kostenbesparing echter wel mogelijk. Zo kan er op slechts één plek een telefoonsysteem worden geplaatst (in plaatst van dat alle locaties eigen systemen hebben) en zo kunnen alle netlijnen met behoud van het eigen telefoonnummer op één locatie worden aangesloten (in plaats van dat alle locaties eigen netlijnen hebben). Indien gewenst kan telefonie hierna ook als dienst van een provider worden afgenomen zodat geen investeringen nodig zijn.

Bovenstaande is mogelijk geworden door VoIP-techniek, door ip-trunks, en door ip-dect. Met name deze laatste twee zijn de laatste tijd van betere kwaliteit geworden zodat het nu mogelijk is bestaande telefoonnummers te behouden en ook dect-telefoons te blijven gebruiken (draadloze telefonie op basis van dect is een veel gebruikte techniek binnen het onderwijs).

Nadat de systemen zijn gecentraliseerd kan er bespaard worden op de belkosten (onderling bellen wordt gratis, inkoopschaalvoordelen op abonnementen en tikken, goedkoper bellen naar mobiel). Recente ervaringen bij een tweetal grote schoolorganisaties leert dat er (alleen) voor wat betreft de kosten circa €3.000 tot €5.000 per maand bespaard kan worden na centralisatie van telefonie.

Hiernaast kunnen er nog andere voordelen zijn:
• Systeemfuncties (zoals een telefoniste of de voicemail) kunnen eenvoudig voor alle locaties worden ingezet.
• Kennis en beheer kan beter geborgd worden omdat er maar één systeem (met één leverancier) in gebruik is.
• De beschikbaarheid van telefonie kan verbeterd worden doordat het eenvoudig is systemen dubbel uit te voeren.
• Telefonie (spraakcommunicatie) kan geuniformeerd en geprofessionaliseerd worden conform de overige ict-infrastructuur.
• Telefonie wordt beter schaalbaar en kan eenvoudiger organisatiewijzigingen volgen.

Om de kostenbesparingen (en de overige voordelen) te behalen moet er wel aan een aantal randvoorwaarden worden voldaan. Vaak zal er een nieuwe telefoniesysteem moeten worden aangeschaft (of een telefoniedienst afgenomen moeten gaan worden) en ook zullen de juiste verbindingen tussen de locaties (of naar de provider) beschikbaar moeten zijn. De eventuele kosten hiervan zullen moeten worden afgewogen ten opzichte van de genoemde besparingen en voordelen. Tijd voor een business-case!

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4525142). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Helemaal mee eens met de inhoud van dit artikel. Aanvullend aan het wijzigen van techniek is het nagenoeg altijd mogelijk/noodzakelijk om het gehele bereikbaarheidsprofiel van dit soort organisaties grondig te bekijken. Negen van de tien keer kan dit sterk worden verbetered, afspraken over bereikbaarheid worden opgesteld etc. Door hier duidelijk keuzes te maken kan de aanschaf van hardware (bijvoorbeeld vaste toestellen) sterk beperkt worden, zodat een eenmalige investering binnen de perken kan blijven.
De business case wordt hierdoor alleen maar interessanter, de telefonische bereikbaarheid van de school wordt sterk verbeterd, waardoor het image en de uitstraling ook verbeterd. En dan komt het belangrijkste: deze verbetering trekt extra leerlingen/studenten aan.

Remko ten Donkelaar/Telecom Visie

Ik begrijp niet dat er nog wordt gesproken over VOIP, IP-DECT en dat soort achterhaalde technieken en zeker niet om dat te verspreiden binnen organisaties. Dit is old-skool.
Voip is misschien wel een nieuw IP gebaseerd protocol, alleen jammer dat de opbouw van de techniek nog gebaseerd is op de uitvinding van Graham Bell van 120 jaar geleden.

Waarom sluiten scholen niet aan bij het Vodafone contract met de overheid dat door EASI is afgesloten in het kader van OT2010? Na aansluiting alle bestaande telefoons en centrales in de container en tegen extreem lage kosten onderling bellen en gebeld worden, overal en altijd.
Er is gegarandeerd geen goedkopere oplossing.

Als je iets anders wil ga dan vooral met Office 365 aan de gang. Ook hier zijn speciale EDU tarieven van toepassing. Het grote voordeel is dat LYNC is geïntegreerd. Je kunt dus bellen met voip via je PC. Ik zie dit meer als aanvulling op het bovenstaande. Er zijn al scholen (ROC's) die hier gebruik van maken.

@Remco: Verbetering van de bereikbaarheid van een school in relatie tot extra leerlingen/studenten? Iedere leerling/student is tegenwoordig individueel bereikbaar.
Ik stel graag een business case op in vergelijking met de 2 door mij gesuggereerde opties, op voorhand wil ik stellen dat vodafone en Office365 voor scholen altijd goedkoper zal zijn.

@Remko en Willem

en dan nog even de skype integratie er in en klaar is ......

dat is zeker in dat soort omgevingen de "ultimate lowest cost" solution

Heren, ik weet niet of jullie wel eens op PO scholen komen, maar Skype en Lync gaan daar echt niet werken. Een DECT toestelletje mag dan wel 'old-school' zijn, maar het is we DE manier van communiceren waar een doorsnee PO school niet zonder kan.
Alles vervangen voor GSM is natuurlijk wel een optie maar kent ook zijn aandachtspunten en kostenpatroon. Scholen zullen dit goed naast elkaar moeten zetten.

@Joost,
als IP er kennelijk niet goed werkt, zoals je indirect aangeeft, zal IP-DECT er ook niet werken,
los daarvan gescheiden oplossingen voor spraak en data zijn EOL. Een TCO wijst dat ook vrij generiek aan.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×