Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Gaten in uw werkprocessen?

5 praktische tips voor een sluitend werkproces

 

Expert

Ronald Ostendorf
Customer Marketeer Office, Canon Nederland N.V.. Expert van voor het topic .

Sluiten uw werkprocessen aan bij de huidige eisen als het gaat om informatievoorziening? De kans is groot dat er hier en daar wat gaten in de kaas gevallen zijn, symbolisch gezien dan. Uw medewerkers werken immers met totaal andere middelen dan een aantal jaren geleden en de informatie binnen de verschillende werkprocessen wordt op allerlei, vaak complexe, manieren verwerkt en opgeslagen.

Onderwerpen als bedrijfsveiligheid en gebruikersgemak zijn daarom ‘hot’ en u kunt vele blogs en artikelen over deze onderwerpen teruglezen. Er zijn echter verbeteringen mogelijk die ervoor zorgen dat medewerkers sneller en beter omgaan met de informatie binnen de verschillende werkprocessen.

 Hier vijf praktische tips:

1.Breng digitale structuur aan in de informatieopslag
In de tijd van ‘alles op papier’ werden documenten keurig netjes gearchiveerd volgens een bepaalde (rang)orde in een papieren archief. Voordeel was dat informatie letterlijk op één plek was opgeslagen en alleen bevoegde personen toegang tot deze ruimte hadden. Tegenwoordig kan iedereen digitaal op ontelbare manieren informatie ‘droppen’ op digitale plekken. En daar zit precies de uitdaging. Medewerkers hebben meer dan ooit richtlijnen nodig in de wijze waarop en waar ze dit doen. Als we deze broodnodige digitale structuur nu niet onderkennen zullen de gaten alleen maar groter worden.

2.Voeg intelligentie toe aan uw informatiebeheer
Organisaties zijn steeds digitaler geworden. Dat betekent echter niet automatisch dat de werkprocessen ook efficiënter zijn geworden. Ook in het digitale werkproces zijn er onnodig veel handelingen te bespeuren. Medewerkers scannen naar hun desktop, mailen het digitale bestand verder naar een collega en beiden slaan het lokaal of misschien zelfs op dezelfde netwerkschijf weer als aparte documenten weer op.

Een goed informatiebeheersysteem is een systeem waar intelligentie aan toe wordt gevoegd. Dat betekent dat door tekstherkenning het document na scanning herkent wordt en op de juiste beveiligde plek wordt opgeslagen. Want, zou het niet handig zijn dat als u op de scanknop drukt,  het document gelijk op de juiste plek wordt gearchiveerd?

3.Kijk breder dan de vaste werkplek
Kantoormedewerkers hebben vaak meer dan één werkplek. Op kantoor kun je ze vaak op verschillende afdelingen terugvinden. Ze zijn daarnaast onderweg of thuis aan het werk. Als ze informatie op papier willen ontvangen, wordt dat dan op al die verschillende plekken gefaciliteerd? Kunnen zij mobiel printen onderweg of printsystemen van verschillende afdelingen gebruiken? Hetzelfde geldt voor de digitale beschikbaarheid van informatie. Werknemers moeten bijvoorbeeld snel onderweg kunnen reageren op vragen van klanten en dan is het van belang dat ze deze informatie ook snel en gecomprimeerd tot hun beschikking hebben, bijvoorbeeld op een tablet. Daarnaast zullen er medewerker zijn, veelal managers, die vanaf elke plek in staat moeten zijn om bepaalde processen goed te keuren.

4.Zorg dat u ziet wat de klant ziet
De informatievoorziening tussen u en uw klant kan nog wel eens tot lange discussies leiden indien uw klant bijvoorbeeld ‘een opgemaakte factuur’ ziet en uw call center medewerker alleen maar de desbetreffende data in het backoffice systeem. Digitalisering van processen binnen bijvoorbeeld erp-systemen betekent niet automatisch dat de informatievoorziening beter is geworden. In veel gevallen is het raadzaam om ervoor te zorgen dat aan beide kanten van de lijn exact dezelfde informatie getoond wordt en er additionele oplossingen geleverd worden die de communicatie sterk kunnen verbeteren.

5.Onderzoek welke processen u nog kunt digitaliseren
Als laatste zijn er mogelijk bureaus waar de perforator en de niettang nog steeds hoogtij dagen vieren. Of u herkent bureaus waar dagelijks, ondanks de clean-desk policy, stapels papier en post op te vinden zijn. It-afdelingen staan voor de uitdaging om zich (nog) meer met de business bezig te houden. Het onderzoeken van bijvoorbeeld de mogelijkheid om alle binnenkomende post digitaal te verwerken voor de hele organisatie is daar een voorbeeld van.

Resumerend:
Voor veel it-afdelingen ligt er nog steeds een enorme kans om werkprocessen te verbeteren en te optimaliseren. Daarbij lijkt vaak alles digitaal te zijn, maar is de werkelijkheid soms anders. De medewerker van vandaag de dag werkt totaal anders dan de medewerker van een aantal jaren geleden. Dit vraagt om een brede(re) kijk, veel overleg en een scherpe blik van een it'er die zich zowel op interne afdelingsprocessen als externe klantprocessen kan richten om de informatievoorziening beter te borgen en te stroomlijnen.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5606451). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

@Ronald: als ik uw correcte artikel 'vertaal' naar ERP pakketten met ik vaststellen dat gebruikers bij een analyse zich vooral focusen op 'sympthonen'. Peter Blokland , stelde in een seminarie over 'Systemisch denken' : Symthonen organiseren is chaos creeren'. En dat is nu ook vaak het probleem met een aantal pakketten, ze gaan niet verder dan de sympthonen omdat ze oorspronkelijk ontworpen zijn door individuen met te weinig inleving , door ervaringsgebrek en inzichten in de behandelde processen. Hier is het ontwikkelteam reeds zwaar in gebreke. En wat doen ze, ze bootsen eerder na, en doen wat de gebruiker vraagt, dan is die ook fout als het niet goed functioneert. Hoe bedoel ik het: eenvoudig : in een sales proces ben je wel in staat de input te doen om een offerte in te keyen, te copyeren naar een orderbevestiging, later een leverbon en nog later een factuur.,etc. Maar de focuus eerder gelegd op het aanmaken van de documenten, waar ze in B2B omgeving overbodig zijn. Bij wijzigen van een detail , door gewoon overschrijven, vaak wissen en opnieuw ingeven, zonder rekening te houden met status, krijg je al fouten, zelfs gortig, zoals een levering 2x factureren. Vaak zijn pakketten zelf allesbehalve Lean, als je verwerking en correcties van de ontdekte fouten via excel moet gaan hanteren, om daarna de fouten die ondertussen ontstaan zijn in de verwerkingen in orders, dan ben niet eens beter af dan de vroegere manier van werken, het volstaat niet dat een pakket Windows 10 ready is. Is het te verbazen dat veel ict-projecten zo triest verlopen, bedoeld triest voor de klant.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×