Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Wel of niet in beheer?

Dagboek van een projectmanager

Karel is projectmanager bij een financieel concern. Prince2 gecertificeerd en goed thuis in de interne organisatie. Hij is projectmanager geworden van Integratie LevensLoopZakelijk & Particulier (LeLoZaPa). Een belangrijk project. Maar soms...soms lukt het gewoon niet. Om zijn gedachten te ordenen schrijft Karel dan in zijn Daily Log onder het motto Dear dailylog..., can you help me?

Het ‘in beheer nemen' van de projectresultaten is niet iets dat vanzelfsprekend gaat. Dat heb ik in eerdere projecten ervaren. Daarom had ik afgelopen donderdag een bespreking belegd met de betrokken partijen.

Dat was nog niet zo eenvoudig, want wie zijn die partijen en wie is nou verantwoordelijk in de organisatie voor het beheer? Vanuit ict heb ik eerder gesproken met Pieter (infrastructuur operations) en Joost (applicatiebeheer), maar het werd nog niet duidelijk wie overall de verantwoordelijkheid heeft. Daarnaast is er ook nog een afdeling functioneel beheer binnen de afdeling LevensLoop Zakelijk van Marc.  

De bestaande situatie......................is niet eens geregeld !

Via Stevin en Frits, het hoofd ict, werd duidelijk dat de afdeling applicatiebeheer de eindverantwoording heeft op het beheer en regiefunctie heeft over de betrokken partijen (deels is beheer uitbesteed) en de realisatie van de service levels. Herman is de baas van deze club en ik had maandag een afspraak met hem. Wat bleek: de bestaande SLA voor de applicatie LevensLoop Zakelijk bleek helemaal nog niet geregeld! Veel discussies nog over kosten en Herman gaf aan dat eerst maar eens duidelijk moest worden wat de business nou precies wil... Gelukkig is het systeem wel in beheer, maar niet met formele afspraken. Hoe moeten we de wijzigingen in beheer gaan nemen als de huidige situatie nog niet geregeld is?

Marc heeft wel een oplossing

Direct maar eens bij Marc langsgelopen. Hij bevestigde het verhaal: ‘ict is star in de mogelijkheden en alleen maar veel te duur'. Toch maar eens gevraagd wat precies zijn uitgangspunten waren en welke eisen hij heeft aan beheer vanuit zijn operationele proces. Hij kon het me niet vertellen.

Wel leek het hem mooi om het project dit maar eens te laten regelen, het moest toch gebeuren. Bovendien konden dan de kosten van het eerste halfjaar beheer (op de totale systemen) ten laste van het project komen, dat scheelde hem weer in zijn budget.  Niet dus, een ongewenste scopewijziging hing in de lucht!

Gaan we dus niet doen

Ik heb hem direct aangegeven dat beheer op de bestaande systemen valt onder de huidige operationele organisatie en zijn budget. Dat is het uitgangspunt voor het onderbrengen van het beheer op de aanvullende wijzigingen vanuit het project. Zo hadden we het ook in de PID afgesproken. Ooit. Nog maar een paar maanden geleden. Dus ik vond dat maar eens geregeld moet worden voor de huidige operationele applicatie...

Na enig gemopper van Marc heb ik hem geholpen met de stappen die noodzakelijk zijn:

  • Opstellen van de business requirements vanuit de gewenste continuïteit
  • Vertalen in concrete eisen op gebied van service levels
  • Op basis van de kostenopgaven de alternatieven beoordelen.

En ja: ict is de hoofdaannemer, maar ook de business heeft hierin een verantwoordelijkheid

Het leek hem een goed plan en hij zou verder met ict rond de tafel, maar vroeg mij om in ieder geval een faciliterende rol te spelen om de huidige impasse te doorbreken.

Zo gezegd zo gedaan: in de afspraak van gister zaten alle partijen rond de tafel. Uitkomst is dat er een paar sessies komen om de stappen uit te voeren. Over acht weken moet dit afgerond zijn en gaan we spreken over de extra kosten die ontstaan vanuit de extra functies door de projectoplevering. Dit kan niet zoveel meer zijn en ten laste van het project komen alleen de extra kosten van het eerste halfjaar na go-live op de extra functies.

Goed geregeld dus!

Arjan Jonker, KWD Resultaatmanagement

Vijf tips voor het regelen van beheer vanuit het project:

1. Inventariseer in een vroeg stadium hoe het beheer in organisatie geregeld is c.q. gaat worden. Regel bij de Initiatiefase al de aanpak voor het beheer

2. Betrek de beheerafdelingen vroegtijdig of, nog beter, creëer een deelproject voor het inregelen van het beheer

3. Bepaal eveneens in een vroeg stadium welke business requirements er gelden: beschikbaarheid support (24*7?), noodzakelijke uptime van systemen (percentage?) etc.

4. Laat de kosten van diverse beheeralternatieven uitrekenen. Vaak wil men het uiterste (de gouden optie), maar voor minimale kosten (de houten variant).

5. Maak afspraken over hoe om te gaan met kosten van beheer in projecten. Vaak komt het eerste (half) jaar van de beheerskosten ten laste van het project. Neem dit dan mee in de projectbegroting

Negende aflevering

Dit is de negende aflevering van een serie van tien artikelen over de perikelen van een projectmanager bij een ict-project. Volgende week is de laatste aflevering die gaat over de volgende klus.

Eerdere delen zijn:

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Deel 9 van de tien verscheen op 05-05-2009. Het is nu toch echt 17-06-2009 en het tiende deel heeft het levenslicht nog niet gezien. Of is ook dit onder (weer) een andere titel verschenen? Of is de projectmanager afgeserveerd door de bezuinigingen? Zou jammer zijn van zo'n fraai feuilleton!

Ik keek ook net (bijna 2 maanden na het laatste artikel) nieuwsgierig uit naar deel 10, maar helaas....
Arjan Jonker, druk aan het schrijven of .... ?

Aflevering 10 is onderweg, Karel wilde u de afronding van zijn project laten meebeleven en moest daarvoor de nazorgfase afwachten!

Met veel genoegen hebben mijn 5 collega;s en ik aan het plot en de 10 aflveringen gewerkt.

Voor meer artikelen over projectmanagement zie onze site: www.kwdrm.nl

Dank voor het lezen en reageren !

Arjan Jonker

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.