Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Informatie management vraagt andere denkwijze

 

Expert

Hilary de Rover
Channel manager, Mindjet. Expert van voor het topic .

Veel mensen streven het zero-inbox principe na, maar zijn vaak drukker met email-management dan het daadwerkelijk oppakken en uitvoeren van taken die uit de email-berichten voortkomen. De werkdruk is hoog en de golf aan informatie blijft ons overspoelen. Verschillende software-bedrijven spelen hier op in door informatiestromen in goede banen te leiden, gegevens inzichtelijker te maken of projectdata overzichtelijker weer te geven. Maar helpt dat?

Met software alleen red je het niet. Een andere manier van denken en werken is onotbeerlijk. Deze ‘mind make-over’ bestaat uit verschillende stappen.

We vergeten vaak dat onze hersenen ook getraind moeten worden. Het eerste wat je moet doen is een inventarisatie van je huidige manier van denken. Herkennen hoe je denkt en omgaat met dagelijkse uitdagingen. Als je dat helder voor ogen hebt, kun je bepalen hoe het anders moet. Met de volgende stappen ben je klaar om de informatie-overflow het hoofd te bieden.

Plan tijd in voor verandering
Boek tijd met jezelf om te reflecteren op je denkprocessen en wat je wilt veranderen. Schrijf ze op en bekijk regelmatig wat ervan terecht komt.

First things first
Uw belangrijkste taken, maar ook de vervelendste moet je op het begin van de dag doen. Dan ben je fris, en de rest van de dag wordt zo alleen maar makkelijker.

Vergroot je creativiteit
Houd een blocnote bij de hand en noteer ideeën. Leg vervolgens verbanden, zonder lijstjes te maken. Schrijf dingen op zoals ze in je hoofd ontstaan, in plaats van netjes onder elkaar.

Heb je doel duidelijk voor ogen
Reserveer tijd om doelen en visie te bepalen. Denk daarbij niet klein,maar groot. Vervolgens deel je die doelstelling in kleinere taken.

Zet je telefoon en e-mail uit
Onderbrekingen leiden tot ineffectieve, ongerichte en onproductieve werkzaamheden. Reserveer dus tijd om telefoon en email te beantwoorden. Je zult meer tijd overhouden om andere taken prioriteit te geven.

Denk eens buiten de box
Alledaags denken leidt tot saaiheid en voorspelbaarheid. Probeer eens wat nieuws, misschien zelfs iets kleins als een ander route naar je werk.

Dit zijn slechts een paar tips om weer wat meer controle te krijgen over je werk en jezelf. En in tegenstelling tot al die prachtige software: helemaal gratis.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4034868). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

De meeste van de tips die gegeven zijn heb ik in de loop der tijd al eens voorbij zien komen. Echter, in de praktijk blijken ze niet allemaal even goed te werken:

First things first: dat geldt zeker voor de koffie 's ochtends, maar met alle flexwerkers, parttimers en variabele werktijden levert dit in praktijk soms toch problemen op. Ik werk 5 dagen in de week, en het liefst begin ik op tijd (07:30u). Voor de ene vervelende taak heb ik een collega nodig die maar 3 dagen in de week werkt, en net niet vandaag. Voor de andere heb ik een collega nodig die graag eerst de kinderen naar school brengt, en wat verder weg woont, dus voor 10 uur hoef ik daar ook niet op te rekenen. Daar gaat m'n goede "first things first" voornemen :(

Een vergelijkbaar relaas gaat op voor het uitzetten van telefoon en email.

Wat adviezen die mij afgelopen jaren geholpen hebben mijn informatiestroom beter te managen (al dan niet geïnspireerd door time- en email-managementboeken):
- stop met het misbruik van e-mail als distributiemedium van documenten. Sla bijvoorbeeld standaard alle notulen van de projecten op in een projectmap op een netwerkdrive of een folder in het projectsharepoint. Geen mailtjes meer rondsturen dat de notulen klaar zijn of opgeslagen zijn, geen mailtjes met de notulen erin meer.
- probeer discussies via email te voorkomen. Bel liever even, of loop er even naar toe. Zowieso zorgt dit voor beter inter-collegiale contacten, maar het voorkomt ellenlange maildiscussies met het risico van mis-interpretaties
- zeg al die abonnementen op nieuwsgroepen, mailgroepen enz enz gewoon op. Je krijgt ze dagelijks binnen, maar 9 van de 10 keer lees je de mails toch niet omdat je geen tijd hebt
- zorg dat jij, maar ook je omgeving, de CC optie met verstand gebruikt. Ik krijg nog regelmatig iemand aan m'n bureau met de vraag "heb je dit of dat al af", terwijl ik van niets weet. Vaak hebben ze de vraag dan in een mail staan, waar ik op de CC sta. Deze lees ik maar af en toe, immers, dit is puur ter info. Als je iets gedaan wil hebben van me, moet je me toch echt op de "aan" lijst zetten
- zorg voor een telefoon met nummerherkenning. Afhankelijk van hoe druk je het hebt, maar vooral ook van wie er belt, kun je dan alsnog besluiten de telefoon al dan niet aan te nemen
- Voorkom "vergaderen om het vergaderen". Als een vergadering voor jou geen interessante onderwerpen heeft, en jij op dat moment niets te melden hebt, durf je dan af te melden. Je kunt altijd nog even de notulen achteraf raadplegen. Overleg desnoods even vooraf met de organisator van de vergadering

Ongetwijfeld zullen er talloze lezers zijn waarbij deze tips niet het beoogde resultaat leveren.
DE methode om je informatiestroom beter te managen bestaat niet; het hangt nauw samen met de bedrijfscultuur en daarmee ook je collega's
De kunst is om uit alle tips voor jezelf de bruikbare te pikken, en deze toe te passen

Als ik het niveau van de lezers en mensen bekijk die op de onderwerpen van deze site reageren dan zie ik er (bijna)geen Juniors tussen. Ik zou het zeer fijn en meer nuttig vinden als de schrijfster haar volgende artikel meer geschikt maakt voor wat hogere niveau en/of hiermee rekening houdt.

Ik kijk uit naar haar volgende artikel.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×