Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

De werkelijke kosten van factuurafhandeling

 

Computable Expert

Ruud Willemsen
Solution Consultant Procurement bij SAP Nederland, SAP Nederland. Expert van Computable voor de topics ERP en Cloud Computing.

Weet een cfo eigenlijk hoeveel de factuurverwerking de organisatie daadwerkelijk kost? Waarschijnlijk niet, en dat is misschien maar beter ook. Want de voor een cfo zichtbare kosten, zijn slechts het topje van de ijsberg. Veel geld gaat namelijk verloren aan processen die zich letterlijk buiten het boekje afspelen. Maar daar valt gelukkig wat aan te doen.

Handmatige factuurverwerking is een arbeidsintensief proces dat vaak een behoorlijke wissel legt op de bedrijfsprestaties. Er zijn de nodige uren mee gemoeid. Denk niet alleen aan het handmatig invoeren en verwerken zelf, maar ook aan bijvoorbeeld het beantwoorden van vragen over betalingsstatus. De medewerkers van de crediteurenafdeling hebben er de handen vol aan. Toch is dat niet direct de eerste zorg van een cfo.

Cfo’s hebben een nog veel groter probleem: die van de onzichtbare kosten. Kosten die je niet terugvindt op de jaarrekening. In het procurement-jargon worden deze uitgaven ook wel ‘rogue spending’ genoemd.

De medewerkers op de sourcing-afdeling mogen bekwaam zijn in het afsluiten van orders, maar hoe komen die tot stand? Een hardnekkig fenomeen is ‘maverick buying’. Hierbij plaatsen medewerkers op eigen houtje orders, buiten het officiële inkoopproces om. Daardoor missen ze de zwaarbevochten, uitonderhandelde voordelen van de inkoopcontracten met de preferred suppliers.

Tasten in het duister

Zonder systeem waarmee je orders naar contracten kunt herleiden en vice versa, is het tasten in het duister. Bedrijven van alle formaten en in alle industrieën verliezen op die manier veel geld. Dat kan oplopen tot miljoenen euro’s. Maar nergens is dat terug te vinden in de boekhouding.

Vergelijk het met creditcardfraude. Geeft iemand duizenden euro’s uit op jouw kaart, dan zie je dat bij het eerstvolgende afschrift en kun je actie ondernemen. Als de bank je al niet eerder heeft gebeld vanwege het verdachte uitgavenpatroon. Maar extra uitgaven door contractbreuk vallen nauwelijks op. De uitgavenposten zelf zijn immers nauwelijks verdacht. Het gevolg: maatregelen blijven uit of komen te laat.

In een poging die rogue spends te verkleinen, wordt procurement vaak ingeschakeld om transacties te screenen. Zonde, want die tijd gaat ten koste van meer strategische activiteiten, zoals het verscherpen van inkoopdeals. Zaken die echt veel geld kunnen opleveren, maar wel tijd en aandacht vereisen.

Fouten en foutjes

Dan is er nog een andere, vaak onderschatte kostenpost: die van de facturen die extra aandacht vereisen vanwege allerlei fouten in de facturen zelf. Uit onderzoeken komt naar voren dat tot wel 30% procentvan de facturen fouten bevat. Dat vereist vaak opnieuw afstemming met de klant. Ga maar na hoeveel facturen daardoor extra tijd vereisen en wat dat netto per factuur aan arbeidsloon kost. Profiteren van eventuele early-payment kortingen zijn in ieder geval van de baan.

Is al die ellende te voorkomen? Absoluut, als we afstappen van de papieren, ‘analoge’ facturen en de menselijke, feilbare verwerking daarvan. Papier en de mens: het is een ongelukkige, kostbare combinatie.

Quick wins

In een networked economy kan factuurafhandeling heel goed geautomatiseerd plaatsvinden. Juist facturen hebben vaak een standaardopbouw en een dito afhandelingssproces. En wat voldoet aan regelmaat en standaarden rijmt goed met automatisering. Het automatiseren van het factuurproces is dan ook een echte ‘quick win’. Nog beter is een zakelijk bedrijvennetwerk waarbij niet alleen facturatie, maar ook de automatische afstemming van contracten, facturen en orders volledig gegarandeerd is.

Winst valt vaak ook te behalen in de organisatiestructuur. Vaak zijn inkoop en finance twee aparte eilandjes. De kracht van een efficiënte procurement-organisatie zit juist in de synergie en samenwerking tussen die twee afdelingen. Bij inkoop is altijd sprake van een bestelling (inkoop) en een factuur (finance). Beide partijen hebben belang in dit proces en moeten dus ook samenwerken om hun belangen te beschermen. Vooral ook om samen kansen te spotten voor meer efficiency en dus voor kostenbesparingen. Anders is er sprake van een gemiste kans. Ik probeer mijn gesprekken met inkoop dan ook altijd te combineren met mensen van finance!

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5429738). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

@Ruud
Naar mijn mening zijn al veel organisaties ver met het digitaliseren van de factuurprocessen en is het redelijk bekend dat er fouten voorkomen kunnen worden, tijdwinst behaald kan worden en onnodige handmatige handelingen voorkomen kunnen worden.

Misschien is het interessant dat bij 'vragen over een factuur' er enorme ruis op de lijn voorkomen kan worden indien 'de medewerker van het bedrijf' en 'de klant' daadwerkelijk hetzelfde document digitaal voorhanden hebben. Daar ontbreekt het nog weleens aan en zie je dat er in de communicatie met de klant nog wel eens wat mis gaat.

Mogelijk interessant om samen eens door te praten over de verwerking van inkomende facturen en de wijze waarop de verwerking d.m.v. bijvoorbeeld automatische tekstherkenning nog verder geoptimaliseerd kan worden.

Ronald, bijna alles komt tegenwoordig digitaal binnen en gaat digitaal de deur uit.
Lijkt me op zich geen probleem om het dan automatisch af te handelen.
Het is immer geen doen om +35000 debiteuren met de hand bij te houden.

Had er niet advertorial of zo boven moeten staan in plaats van "externe deskundige"?

PS Ik maak al meer dan 10 jaar automatisch mijn ZZP facturen aan vanuit mijn homemade (tijd)registratiesysteem. Bijna gestopt. Nog zes per jaar.

De opmerking over Maverick buying is eenzijdig bekeken. Er zijn vaak goede redenen om buiten het reguliere proces om dingen te kopen.
Simpelweg omdat dat het uitonderhandelde contract met de voorkeursleverancier niet altijd het gevraagde afdekt.

Voor een afwijking betaal je dan of de hoofdprijs, of je kunt alleen kiezen uit datgene wat je eigenlijk net niet wil hebben. Maar ook voor standaard artikelen betaal je soms een (te?) hoog bedrag.

Zeker wanneer afdelingen afgerekend worden op lokale budgetten / uitgaven wordt het heel verleidelijk om buiten de inkoopkanalen om te gaan shoppen.
Simpel voorbeeld: wanneer ik via de officiële kanalen een webcam bestel om te kunnen skypen (of lyncen) met mijn collega's in het buitenland, krijgt mijn afdeling een rekening van ongeveer €50. Bestel ik dezelfde camera bij een webshop, heb ik deze (incl. bezorging) voor iets meer dan €30.
Voor mij als afdeling is die €20 dan dus snel verdiend. Nu wegen die €20 misschien niet op tegen de extra kosten die nodig zijn voor de declaratie, maar wanneer ik 50 van die camera's in één keer koop voor mijn afdeling, wordt het zelf aanschaffen al snel lonend.

Ik ben betrokken bij het initiatief 'UBL Ketentest'. Dat is niet commercieel en wordt ondersteund vanuit EZ en VNO. Het project heeft als doel om alle partijen die facturen in UBL kunnen versturen/ verwerken in kaart te brengen en aan elkaar te koppelen, met het UBL formaat* als basis.

We zijn dit jaar begonnen en inmiddels hebben bijna 50 boekhoudpakketten, ERP-pakketten en e-facturerendienstverleners laten weten dat ze werken met UBL input/output en hebben dit door elkaar laten controleren. Daarmee bereiken we 85+ % van alle administraties in Nederalnd. Met nog eens 50 partijen die interesse hebben groeit dit percentage nog flink door.

Hoe mooi zou het zijn Ruud als SAP de daad ook bij het woord zou voegen en als een van de weinige nog overgebleven relevante pakketten ook zou laten weten facturen in UBL te kunnen versturen en verwerken.

*Bij het gebruik van UBL verwordt de factuur tot een boekingsvoorstel, die vrijwel automatisch kunnen worden verwerkt in een boekhoudpakket.

Meer informatie staat op www[punt]ublketentest[punt]nl

Ik sluit me aan bij de reactie van Friso. UBL is de standaard op het gebied van eFactureren. Ruud, zorg dat SAP laat zien dat ze kunnen efactureren op basis van UBL, zowel uitgaand als inkomend. Er wordt veel te veel gepraat over hoe het zou moeten. Maar het is een kwestie van doen. En "zien is geloven".

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×