Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Weg met papieren facturen

 

Computable Expert

Vincent Wouters
Algemeen directeur, ICreative. Expert van Computable voor de topics Management, ERP en ICT-branche.

Papieren facturen, vroeger waren we er dol op. In vele maten en kleuren kwamen ze binnen. Prachtige logo’s, mooie lettertypes, papier met watermerk, je kon het zo gek niet bedenken. Een visitekaartje van de leverancier. We deden er ook alles aan om dit met iedereen te delen. We drukten er een grote stempel op waarin de datum van binnenkomst en kostenplaats werd opgetekend en uiteraard wie het allemaal mocht zien. Zo’n factuur kon zomaar weken binnen de organisatie rondzwerven. Iedereen liet ‘m toch wel even op z’n bureau liggen, al was het maar om te laten zien hoe belangrijk en druk je was. Dat waren nog eens tijden.

Hoe anders is het iets meer dan een decennium later. Ik weet niet waar het mis is gegaan, maar we willen ze niet meer zien. Facturen op papier is zó 2014.

Henry Ford

De afgelopen jaren hebben we van facturen verwerken echt een vak gemaakt. We weten dat je dit zo slim mogelijk moet inrichten. Iedere directeur financiën of cfo weet dat daar veel mee te verdienen valt. Het liefst doen we dit gecentraliseerd, in een shared service center. Henry Ford had het met de T-Ford al goed begrepen. Het liefst geen kostbare uitzonderingen, maar alles zoveel mogelijk passend in een standaard proces. Hierdoor kunnen we het proces vergaand automatiseren. De betere implementaties komen ondertussen heel ver. Organisaties die meer dan honderdduizend facturen per fte verwerken zijn al geen uitzondering meer.

Maar nu terug naar de papieren facturen. Papieren facturen passen niet meer in geautomatiseerde omgevingen, waar we domme dingen liever aan de computer overlaten en slimme dingen aan de medewerker. We willen immers allemaal kenniswerkers worden met toegevoegde waarde voor de organisatie. En wie is daar op tegen?

Daarom zijn we begonnen om onze facturen te scannen en te herkennen. Dat we daarmee versneld afscheid namen van die aardige dame die iedere dag door het gebouw ging als interne postbode, hebben we op de koop toe genomen. Wat bleef was nog steeds een heel pak papier bij de scanner. 

De ongeduldigen onder ons zijn begonnen met pdf-facturen. Weg papier, maar zeker niet weg alle ellende. Nog steeds hebben we slimme software nodig om te achterhalen wat er in die pdf staat. En maar al te vaak blijkt die software helemaal niet zo slim. Dus het moet beter. Weg papier en weg pdf. Lang leve de echte e-invoice; lang leve de xml-facturen.

Mooi leven

Hoe mooi kan het leven zijn. Facturen komen als data binnen. Wij computer-nerds zijn daar dol op. Je weet precies wat wat is. De computer kan kijken of de facturen (of de factuurregels) matchen met elders opgeslagen bestellingen (lees: orders). En als dat klopt, rest alleen nog het verstrekken van een betaalakkoord aan het financieel systeem. Dat weten we dus al dezelfde dag. Dat is interessant; denk aan slim cash management, early payment discounts en financing services voor leveranciers.

Echter kostenfacturen hebben geen match met orders. Ellende hoor ik je al denken. Dat valt nog wel mee. Zo dom is die computer meestal niet. Door de factuurdata weet de computer van wie de factuur afkomstig is en kent bijvoorbeeld de bedragen. Daardoor zijn in hoge mate de boekingsregels vast te stellen, het ‘autocoding’-mechanisme. En in combinatie met het  ‘autoflow’-mechanisme kan de factuur in workflow gebracht worden. Geheel volgens de vastgelegde goedkeurings-schema’s van de organisatie. Geen wonder dus dat één crediteurenmedewerker meer dan honderdduizend facturen per jaar kan verwerken.

Interessant toch? Een lonkend perspectief wordt het ook vaak genoemd. Wat houd je tegen? Papieren facturen remmen de organisatie in verdere kostenbesparing en in verdere ontwikkeling van de finance organisatie. De markt heeft zich de afgelopen paar jaar enorm ontwikkeld. Veel van je leveranciers zitten reeds op een e-invoicing netwerk; laaghangend fruit dat alleen nog geplukt hoeft te worden. En in het geval men nog papier stuurt, dan zijn er meerdere diensten beschikbaar die er voor zorgen dat het als ingelezen en gecorrigeerde data digitaal binnenkomt.   

Zorg dat je ze niet meer ziet, weg met die papieren facturen! En geloof me, het went snel.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5434337). © Jaarbeurs IT Media.

7,3


Lees meer over


 

Reacties

De belofte van papierloze kantoren is al van voor 1990 en nog steeds zien we dat het papierr het kantoor nog niet heeft verlaten.
Jarenlange steggelpartijen over welke standaarden we wel of niet moeten gebruiken en als er al een vorm van akkoord is binnen een branch van een land, zal je zien dat het in een ander land veeeel beter geregeld is (lees: een andere standaard) en als je als leverancier meerdere branches bedient kan je je borst wel natmaken. Dat is het mooie van standaarden: je kunt er uit zoveel kiezen.

Zo lang niet de hele wereld er met elkaar eens is hoe een factuur eruit moet zien en zolang er geen garanties kunnen worden gegeven over de integriteit van een document (ook een PDF kan je veranderen) valt er nog heel wat geld te verdienen door de heren en dames leveranciers van "de ultieme oplossing voor uw e-facturen".

En dan ook nog de belastingdienst zover krijgen dat ze alle elektronische facturen als bewijsmateriaal accepteren...

Het probleem bij facturen (als inhoudsdocument) is dat je moet betalen. Dus dat laten liggen op bureaus had niet zo veel te maken met hoe belangrijk je bent, maar hoe lang kunnen we hem houden, zonder te betalen. Een factuur is natuurlijk niets anders dan een bericht dat er centen moeten worden overgemaakt. In die tientallen jaren is daar niet veel veranderd. Het enige dat ICT ons biedt is dat we dat nu haarfijn kunnen uitstellen. En de "boekhoudwereld" verzint daar allemaal onzintermen voor om het uitstelgedrag te bagatelliseren.

Ik kijk een stapje verder, en ik zie nog in enorme grote markten veels te veel papier. Nu hebben onze vrienden van de financiele wereld (banken) Finbox afgeschaft (digitaal ontvangen van facturen van derden). Argument van de banken, de derde partijen hebben zelf allemaal een elektronische omgeving, waar een consument zijn electronische factuur kan vinden. Leuk, maar dan moet een consument bij tientallen organisaties inloggen om die in te zien. Een tweede typische papierverspilling (over de hele wereld) is het gebruik van kassabonnen (sommige kassa's werken niets door als de rol papier op is). Wat zou nou een mooie service van banken zijn, om naast de PIN tranactie die paar bytes aan kassa info mee te zenden. Dat kunnen mensen thuis echt een huishoudboekje maken (met posten en dergelijke).

In de gehele zorg zie ik nog bakken met papier heen en weer gestuurd worden. Waarom er nog steeds reclamefolders zijn is mij een raadsel. Langzamerhand zien we eindelijk de E-book in significante opmars, ondanks veel mensen suggereren te verlangen naar de papieren versie, zal dat hooguit een rimpeling in het gebruik van fysieke boeken zijn. Ook de bibliotheek neemt daar het voortouw in.

Het zou een verademing zijn om al informatie die nog steeds op papier wordt verstuurd ook in daadwerkelijk databerichten te verzenden. Overigens is het al in business-to-business behoorlijk aan de gang en hele horden beroepen staan op de tocht (en nee politici, die komen niet meer terug): (financieel) administratief personeel, boekhouders, logistieke medewerkers, etc... De golf gaat nog komen. Dat gaat de ICT niet oplossen en de politici al helemaal niet.

@Atilla, Waarom zou mijn bank mogen/willen/kunnen weten wat ik koop bij de supermarkt? Daar hebben ze niks mee te maken. Het enige dat ze MOETEN doen is het verwerken van de betaling. Al het andere is misbruik van het vertrouwen dat we ooit hadden in de bankwereld. Denk maar even aan de ophef die de ING veroorzaakte met het proefballonnetje rondom het vermarkten van de transactie data.

Ik ben erg voor het gescheiden houden van gegevens. Need to know, de banken hebben geen noodzaak om te weten welke melk er in mijn koelkast staat. Bovendien zijn er ook nog eens betalingen die vallen privacy. Bijvoorbeeld welke medicijnen je koopt bij de apotheek.

Als je het dan toch digitaal zou willen hebben, laat dan de winkels zelf maar een hoekje in het web maken waar je de kassabon digitaal kunt ophalen.

Met die snelheid van facturen verwerken kunnen we dan ook weg van de betaaltermijnen. Er kan direct een betalingsopdracht de deur uit want een betaaltermijn van 15 of 30 dagen (of in de praktijk nog veel langer) is dan nergens meer voor nodig.

Ik vrees echter dat men het proces van betalen nog lange tijd handmatig wil kunnen beïnvloeden in de veronderstelling dat men hierdoor financiële voordelen kan behalen.

In 1912 sprong Franz Reichelt met een zelfgemaakt wingsuit van de Eiffeltoren. Hij viel hopeloos te pletter. Tegenwoordig springt men met tientallen tegelijk in wingsuits van de hoogste Alpentoppen en landt in een soepele glijvlucht op de grond. Soms heeft het enige tijd nodig om een product van goed idee naar uiteindelijke eindvorm te krijgen. Met E-invoicing is het niet anders. Standaarden, belangen, kennisachterstand, onwil, de lijst met complicerende ontwikkelfactoren is ellenlang. Maar uiteindelijk zullen we allemaal in 1 soepele beweging betalen en betaald krijgen, zonder ook maar een factuur gezien te hebben.

De e-factuur wordt niet erg snel ingevoerd, dat heeft ook te maken met dat veel leveranciers hun geautomatiseerde processen nog niet ingericht hebben op e-facturering. Via banken is het een veiliger systeem omdat er dan ook vaak een autorisatie proces aan verbonden zit.
Helemaal uitbannen van papieren facturen zal nog lang niet gebeuren of de email kanalen moeten dan ook secure zijn. Dat houdt de overheid tegen met gewenste wetgeving tegen cryptografie van mailverkeer. Tot die tijd blijft scannen van papieren documenten nog steeds een van de gebruikelijke routes.

@peter manders: die betaaltermijn heeft weinig tot niets te maken met de automatisering van de factuurstromen, maar alles met winst genereren.
Wanneer je voor €1.000.000 aan rekeningen binnenkrijgt in een maand, en je kunt hiermee 3 maanden wachten alvorens je betaalt, dan levert dat (zelfs met de belabberde rente van dit moment) toch weer extra inkomsten op.

Ik deel de verbazing met jullie dat je anno 2015 nog steeds moet constateren dat de Paperless Office nog steeds geen gemeengoed is. Inderdaad, het is al een oude topic waarvan ik zoiets heb daarin te volharden. Ik doe dat graag met keline dingen.

Email handtekening
Als laatste kleine regel vraag ik de ontvanger aandacht voor het millieu en mee te doen niet langer meer te printen. Dat geeft soms hele aardige reacties.

Volharding papierloos
Ook gewoon zelf het voorbeeld geven en te vragen geen papieren nota's of herinneringen meer te sturen heltp in de regel ook de papierberg aardig in te dammen.

Uiteindelijk....
De uiteindelijke 'papierwinkel' bedraagt nog maar een 10% van wat het ooit was en dan heb je het over die enkele contractuele zaken die nog steeds met de hand moet worden getekend.

Net als de 'on going' war on IT security blijft wat mij betreft herhaling nog steeds het beste wapen om de gedachten bij anderen
'om' te krijgen.

Goed artikel.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×