Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Deel 2

Collaboration tools: voordelen Sharepoint

 

Computable Expert

Anja van der Lans MBA
Senior Consultant Advisory, Incentro. Expert van Computable voor de topics Digital Transformation, Business Analytics en Datamanagement.

Deze blogserie bevat een introductie van samenwerken (deel 1), dit is deel 2, in deel 3 bespreken we de nadelen en in deel 4 wordt ingezoomd op de mogelijkheden om de voorbereiding en inrichting van een tool als Sharepoint te optimaliseren.

Voor veel organisaties zal de keuze bestaan uit de afweging wel of niet gebruik te gaan maken van de tool Sharepoint. Dit is de onbetwiste marktleider in dit segment, maar zeker niet de enige tool of de beste tool. Wat voor een organisatie de beste keuze is wordt bepaald aan de hand van de behoeften van de gebruikers en de situatie waarin de organisatie verkeerd. Alternatieven te over maar waarom kiezen dan toch zoveel organisaties voor dit product?

De intentie van deze serie is besluitvormers in organisaties te ondersteunen bij het maken van een keuze voor een collaboration tool; een platform om op te kunnen samenwerken. Aan de hand van de afweging van de voor-en nadelen van Sharepoint kan een organisatie zelf een afweging maken.

Deel 2, de voordelen

Als een organisatie een collaboration tool zoekt wat zijn dan de redenen om te kiezen vóór SharePoint:

1) Windows-gemak; organisaties kiezen massaal voor SharePoint omdat het naadloos aansluit bij de Windows-spullenboel die toch al in huis is op serverniveau. De Windows Office-applicatie is bij nagenoeg alle eindgebruikers geïnstalleerd. In veel gevallen kan op lokaal niveau met een gratis versie worden uitgetest hoe Sharepoint werkt, zonder veel extra inspanning. Tweederde van alle grote bedrijven heeft Sharepoint draaien, wat kleinere bedrijven het vertrouwen geeft dat zij met een dergelijk geaccepteerd product dan ook wel mee kunnen werken. In de marketing staat dit bekend onder het ‘me too'-effect.

2) Eenvoudig te implementeren; systeembeheer is nagenoeg niet nodig als er geen maatwerkoplossingen in gebruik zijn. Het is relatief eenvoudig om Sharepoint te laten draaien op een server en vrij te geven voor gebruik aan een groep gebruikers. Sharepoint is web based, wat betekent dat er voor de standaardfunctionaliteit geen installatie op de pc nodig is om de tool te kunnen gebruiken. In veel gevallen wordt de inrichting overgelaten aan de plaatselijke of afdelingspecifieke functioneel beheerder. Die kan zijn gang gaan om de voorkeuren van de groep gebruikers in de Sharepoint-site te verwerken en dat betekent meestal afscherming voor derden, geen directe koppeling met de Active Directory of LDAP van de organisatie en decentraal beheer van de informatie.

3) Snelle adoptie van de technologie; als gebruikers kennis hebben gemaakt met de eenvoudige manier van kennis en informatie delen in een groepspecifieke site, wordt dit vaak gezien als een verademing ten opzichte van ingewikkelde ecm-systemen. Om gebruik te kunnen maken van Sharepoint is het niet noodzakelijk om de gebruiker te vragen naar metadata, bewaartermijnen en degrelijke. De organisatie kan metadatavelden wel beschikbaar of verplicht stellen via de instellingen van Sharepoint. Het werkt gewoon snel en eenvoudig.

4) Voldoet aan de basisvoorwaarden voor het vastleggen van documenten: versiebeheer, workflow en toegangsrechten. Een groot probleem in organisaties was het vinden van de laatste en meest recente versie van een document. Tevens was de zorg om de toegang tot de informatie uitsluitend voor daartoe gerechtigden een punt. In Sharepoint kan de functioneel beheerder of zelfs de eigenaar van de lijst/site dit soort ongemakken op lokaal niveau snel oplossen.

5) Sharepoint faciliteert het samenwerken aan documenten in een team op een goede manier. Je kunt weliswaar niet standaard tegelijkertijd aan een document werken, maar om de beurt en kunnen zien wie wat heeft gedaan om te komen tot een gezamenlijk eindproduct is uiteindelijk het succes van dit product. Via een koppeling met Office Web Apps kan je wel synchroon werken, indien gewenst.

6) Standaard metadata uit Windows Office-documenten (auteur, titel, datum aanmaak, ...). Als gebruikers ergens een hekel aan hebben is het aan het extra kenmerken moeten meegeven aan documenten om het document later terug te kunnen vinden. De computer weet immers wie je bent en wanneer je iets aanmaakt. 'Waarom zou je deze gegevens dan zelf nog moeten ingeven?' is een veelgehoorde zucht van menig gebruiker. Sharepoint maakt daar handig gebruik van door de informatie te verwerken op de achtergrond in het document en dat inzichtelijk te maken bij het document. Hierdoor ontstaat een overzicht van wie wat heeft gedaan op welk moment met een document, een zogenaamde audit trail. Zo'n trail is een basisvoorwaarde om een begin te kunnen maken met informatiemanagement.

7) Sharepoint werkt. Dit klinkt misschien als een dooddoener, maar heel veel andere applicaties uit ecm-suites zijn zo complex dat de eindgebruiker op cursus moet, regelmatig fouten kan maken en die dus ook maakt, die vervolgens door een helpdesk opgelost moeten worden. De eindgebruiker die kennis en informatie deelt in één of enkele Sharepoint-sites zal snel zijn weg vinden, kan vanaf dag één aan de slag en vindt eigen documenten en dat van anderen snel binnen de sites terug.

Nuancering

Misschien nog even een nuancering ten aanzien van het gebruik van Sharepoint. Bij veel organisaties wordt onder de noemer van samenwerking eveneens bedacht dat deze tool geschikt is voor document management (beheer van documenten) en soms zelfs dat hiermee records management (archiefvorming) kan worden ondervangen. Op zeer basaal niveau werkt dit zoals dat ook werkt binnen een file share, maar deze tool is er niet voor ontwikkeld en zal bij zwaarder gebruik als zodanig leiden tot teleurstelling.

Sharepoint is prima gereedschap als je het gebruikt waarvoor het bedoeld is, namelijk het snel een gezamenlijke omgeving creëren voor groepen die samen willen werken aan documenten. Dan zijn eigenschappen als gebruiksgemak voor de eindgebruiker, snelheid om de omgeving te maken en de opslag van de documenten die binnen de groep gezien en bewerkt moeten kunnen worden, zeer bruikbaar.

Sharepoint kan dat allemaal leveren en is onder die omstandigheden heel geschikt om te gebruiken. Maar vrij geciteerd naar onze nationale goeroe Johan Cruijff: 'Elk voordeel heb z'n nadeel.' Daarover meer in deel 3; de nadelen van Sharepoint. In deel 4 besteden we aandacht aan de toolonafhankelijke uitgangspunten die van belang zijn voordat er een keuze voor een tool gemaakt wordt.

Volgende week deel 3: De nadelen van Sharepoint.

Deze bijdrage kwam tot staand in samenwerking met Lisette de Haas, consultant bij Incentro.

Eerder deel

Lees ook deel 1: Introductie van samenwerken.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4571477). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees ook


 

Reacties

Anja,

Ik heb toch wel enige bedenkingen bij een aantal genoemde voordelen:

Punt 1: De keus voor het één op basis van het ander lijkt me niet echt een voordeel, eerder zelfs een nadeel omdat dit ook afhankelijkheid in de hand werkt.

Punt 2: Eenvoudige implementatie geldt alleen voor de 'out-of-the-box' installatie waarna meestal de problemen pas beginnen. Bijvoorbeeld met authenticatie zoals aangegeven in mijn reactie op deel 1.

Punt 3/4 & 6: Hiervoor is niet echt Sharepoint nodig omdat deze kenmerken (plus extra) meestal aan documenten zitten. Ook invulling kan (en wordt) automatisch gedaan worden door gebruik van templates en macro's in Office.

Punt 5: Samenwerken is inderdaad de bedoeling van Sharepoint en in reactie op vorige deel schreef ik al dat ik Sharepoint zie als een framewerk. Je kunt met Sharepoint (Server) dus meer dan gezamenlijk aan documenten werken.

Punt 7: Ook een dooddoener maar toch het vermelden waard, Sharepoint werkt niet maar faciliteert.

Betreffende je nuancering heb ik nog wel enige aanvullingen en opmerkingen maar...... wordt vervolgd;-)

In eerste instantie maakte ik de fout het artikel te lezen als een opsomming van voordelen van Sharepoint. Daar kun je op zich al je vraagtekens bij zetten, zoals Ewout al doet.
Maar bij de tweede keer lezen bedacht ik me: het ging toch over de collaboration, niet alleen over Sharepoint?

Ga kijken naar de genoemde punten, kom ik (helaas) weinig meer tegen over collaboration:
1) Windows-gemak: hier wordt gesproken over kleine bedrijven en lokale installaties. Voor kleine organisaties is sharepoint doorgaans een grote 'overkill' als het gaat om collaboration (in zo'n organisatie werkt een share met wat goede afspraken net zo goed)
Ook lokale installatie voegt weinig toe. Collaboration wordt pas interessant als je over diverse sites heen gaat werken, liefst ook over landsgrenzen heen.

2) Geldt dit eenvoudig implementeren ook nog als ik ga samenwerken met andere vestigingen en/of collega's in India? Nog interessanter wordt het als je samen wil gaan werken met derde partijen buiten je organisatie. Is je implementatie en systeembeheer dan nog steeds zo eenvoudig? Immers, je wil niet dat die derde partij meteen overal bij kan als ze op je sharepoint kunnen, toch?

3) Je vergelijkt hier met ingewikkelde ecm systemen. Ik weet zeker dat een aantal mensen ook tools kunnen noemen die eenvoudiger zijn in gebruik dan sharepoint. Snelle adoptie van technologie is een succesfactor voor iedere verandering in tools, en staat volkomen los van collaboration.

4) Dit zijn typisch vereisten die je zou kunnen stellen aan een document versie beheerssysteem maar ook hier mis ik weer de toegevoegde waarde voor collaboration van sharepoint.

5) Eindelijk, het eerste onderwerp waarin ik de term 'samenwerken' tegenkom. Binnen deze context ben ik overigens wel benieuwd wat je verstaat onder 'samenwerken op een goede manier'. Ondanks het makkelijke van Sharepoint, zoals je schetst, heb ik helaas toch al meerdere malen minder goede ervaringen gehad met sharepoint, in die zin dat het synchroon werken al meerdere malen tot verlies van data heeft geleid. Wellicht te wijten aan onze onkunde, maar dat geeft dan toch te denken over het gemak waarover telkens gesproken wordt (ons is in deze een club ervaren it-er overigens)

6) Knap dat Sharepoint weet wat de titel moet worden van mijn document (is één van de metadata die je noemt). Los daarvan, dit heeft wederom niets te maken met collaboration, maar met document management

7) In deel 1 geef je eigenlijk aan dat je wil focussen op Sharepoint als collaboration tool, maar in deel 2 verwijs je 2 keer naar 'complexe ecm suites'. Als je afgeeft op deze suites, noem ze dan ook bij naam en toenaam, zodat er een eerlijke vergelijking gedaan kan worden.

Beste Anja, wat wil je nu eigenlijk vertellen? Wat voor geweldig product Sharepoint is? Dat mag van mij, maar doe het dan alsjeblieft niet onder de noemer van collaboration tools.
Uit zowel deel 1, maar vooral deel 2, krijg ik namelijk zwaar de indruk van luidende microsof klokken die niet weten waar de collaboration klepel hangt.

@Anja: Op basis van de reacties denk ik op te kunnen maken dat er toch wel uitgekeken word naar de negatieve punten van Sharepoint. Erg slim om die niet meteen vrij te geven en eerst de (in mijn beleving best terechte) voordelen te benoemen.

Punt1: Sharepoint is een Microsoft-product, of je het nu als voordeel of nadeel wil beschouwen en welk vergelijk (de oude 'VHS en Video2000 discussie') wil aanhouden, Microsoft is een standaard die vaak is gekozen. En dat maakt de gebruikers acceptatie vaak makkelijker. Hoe groot je organisatie dient te zijn is volgens mij nog niet benoemd, echter bij een eenmansbedrijf zonder personeel is het natuurlijk overkill. Maar om dan maar direct te vemelden dat het altijd overkill is en dat een fileshare evengoed werkt, dat is iets te kort door de bocht in mijn optiek.

Punt 2: Eenvoudige implementatie geldt uiteraard alleen voor de 'out-of-the-box' installatie. Daarna hoeven er geen problemen te beginnen, kan het nog steeds eenvoudig zijn zolang je de communciatie en de verwachtingen goed weet te managen. Authenticatie word volgens een reageerder als issue gezien, en vermeld dat ook in deel 1, echter dat is natuurlijk een primitieve reactie (op basis van eigen ervaring?) want bij elke applicatie die 'content' bevat dient nagedacht te worden over authenticatie. In mijn optiek het mooie van SharePoint is dat het direct werkt binnen zijn eigen 'security eco-systeem', maar met minimale inspanning zelfs over vestigingen en andere landen heen. En wat @PaVake dan nog meld is inderdaad waar. Het interessantste is als je echt wil gaan samenwerken met mensen buiten je organisatie zoals derde partijen. Want dan is implementatie en systeembeheer nog steeds eenvoudig. Uiteraard in zoverre je kan praten over eenvoudig beheer in een complexe organisatie cq. organisatie met meerdere landen. Je kan security prima inregelen en niet te lastig beheren (Ik weet dat 'niet te lastig' subjectief is, maar de bedrijven die Sharepoint gebruiken die ik heb gezien ervaren het niet als te lastig.) Je dient wel over security nadenken.

Punt 3: Goed verwoord, echter dankzij de reacties denk ik dat niet iedereen weet dat de "Dublin-core velden" en diverse andere (vormen) van meta-data die volgens sommige IN het document zitten juist als meta-data aan het document vast zitten. (Ja, zelfs de bekende .docx bevat niet in de inhoud maar in de meta-data sectie de 'titel, subject, etc.' Juist omdat die vanuit een Office pakket bekend zijn en herbruikt kan worden. Vanwege het simpele feit dat juist het in Office bekend is en in SharePoint word hergebruikt (in tegenstelling tot vele andere ecm-pakketten) zijn deze geweldig om als voordeel te zien. Daarnaast heb je dus ook mogelijkheden om ze af te dwingen wat in sommige organisatie vormen noodzakelijk is. Wat PaVaKe bedoelt met dat je het niet vergelijkt met een losse tool maar met een lastig ecm pakket snap ik niet. Elk onderdeel wat SharePoint kan, zit ook ergens in een andere tool. Natuurlijk is het zo dat als één tool ergens specifiek voor is gemaakt dat die tool veel voordelen heeft, (en ook nadelen) neemt niet weg dat Sharepoint ook als je het als losse deelpakketten ziet ook vaak als de beste word gezien door velen vanwege integratie en standaard (ja gebruik maken van een standaard product vind ik benoemenswaardig als een voordeel).

4: Het is voor een basis samenwerking inderdaad prima. Zelfs voor de wat meer vereisende gebruikers.

5: Over de opmerking van PaVaKe; Samenwerken is voor een 'Die-Hard-IT'er' niet de sterkste kant (In ieder geval niet voor mij) en daarnaast zijn juist het 'simultaan werken aan documenten' faciliteiten juist gemaakt voor mensen die juist niet onder dat kopje valt. In het verleden heb ik ook gezien dat tegelijk werken in documenten bij IT'ers niet soepel verliep. Echter dezelfde test met 'echte gebruikers' en ook (niet onbelangrijk) 'echte content' erliep dit feilloos. Daarom denk ik niet zozeer dat onkunde de veroorzaker is, maar eerder het fenomeen dat er 'voor het eggie" word samengewerkt ipv een PoC vorm van samenwerken met dummy data. En veel IT'ers zijn in mijn beleving nog in de waan dat als hun er niet mee kunnen werken dat eindgebruikers in het algemeen ook niet kunnen.

6: Metadata is inderdaad een belangrijk onderdeel van samenwerken... namenlijk het vinden van het juiste document eenvoudiger maken zodat je weet welk document je probeert te vervaardigen cq weten waar je over praat, in welke context, of en wanneer het al de 'approved' status heeft enz.

7: Ik snap best dat je geen namen gaat noemen van complexe ecm-suites. De meeste reageerders gaan dan direct in op dat product en verliezen jou verhaal uit het oog. Zelf bij complexe systemen denk ik aan Documentum, Tridion, Drupal, Joomla, en natuurlijk vinden andere dat weer helemaal geen complex product.... tja... Ik denk dat dat ook gedeeltelijk een basis is van je eigen competentie, referentiekader en het doel van het product. Vanuitgaande dat dat het doel is om eenvoudig een product in basis neer te zetten wat uitbreidbaar is, direct werkt, en beheersbaar en volgens vele als standaard word gezien lijkt me een terechte vermelding: Sharepoint werkt.

Uiteraard ben ik ook nieuwsgierig naar het vervolg en ook naar de vervolg reacties. Mocht je denken dat ik alleen positieve dingen over Sharepoint weet... mijn negatieve punten benoem ik in het deel waar ook Anja ze gaat benoemen. :-)

@Michiel: wat ik bij punt 3 bedoel:

Je bespreekt een tool, en dat kun je vergelijken met diverse andere tools.
Als je alleen maar vergelijkt met een moeilijk tool (zonder daarbij een merknaam te noemen), dan is het tool wat je bespreekt al snel beter.
Als je een eerlijke vergelijking wil maken, moet je het ook vergelijken met makkelijke tools.
Dit staat dus los van sharepoint als tool, maar meer in de manier van aanprijzen van een tool.

@PaVaKe: Je hebt natuurlijk een punt dat een vergelijking tussen twee producten pas eerlijk is als je alle kenmerken benoemt en een naam is wel het meest eenvoudige om mee te beginnen inderdaad. Echter, de focus ligt denk ik meer op het feit om Sharepoint als collaboration tool te evalueren dan te vergelijken. Daarnaast vind ik het erg leuk om te zien dat je dit deel (een beetje) ziet als aanprijzen van een tool. Eerst dacht ik dat ook, maar na het nog een keer te lezen gunde ik Anja ook de mogelijheid om de minpunten op te gaan noemen in het volgende deel. Je kan altijd nog kritisch na het laatste deel.

Ik moet, als SharePoint architect, toch ook even reageren. Ik ben het ook niet 100% eens met het artikel, omdat niet het complete plaatje wordt geschetst.

Mensen krijgen door het lezen van dit soort artikelen teveel het idee dat SharePoint een super eenvoudige tool is die je even installeert op een servertje waarna je ermee aan de slag kunt. Ja, in de basis klopt dat en kun je inderdaad binnen het uur je eigen SharePoint installatie hebben draaien.

Maar zonder een gedegen kennis van het platform, de mogelijkheden maar ook de moeilijkheden, ga je hier later spijt van krijgen. Zaken als architectuur en governance zijn bij grotere organisaties meestal goed of redelijk goed in orde. Bij de kleine (MKB segment) organisaties wil dit nog wel eens overboord vallen. Meestal omdat de systeembeheerder SharePoint op een server installeert, de URL de organisatie ingooit en verder de gebruiker maar wat aan laat klooien.

Dat is jammer, want daarmee gooi je een helehoop van de voordelen van SharePoint overboord. Omgevingen met een oerwoud aan sites en subsites waar niemand meer de weg weet te vinden. Documentlibraries met een mappenstructuur zoals we die van de fileshare kenden. De zoekmachine die wordt beschouwd als nutteloos / slecht omdat metadata niet of nauwelijks ingeregeld is, laat staan met een gemanagede taxonomie.

Wanneer je met SharePoint aan de slag wilt gaan; installeer dan vooral op een spare server de Foundation versie. Klik eens rond en probeer het product met een paar collega's (key users). Interesse? Ga dan als volgende stap op zoek naar een goede partner die SharePoint kan implementeren op een manier waarop het systeem na 5 jaar ook nog steeds goed werkt. Een partner die meedenkt over architectuur, structuur, veiligheid, schaalbaarheid, governance en meer. Want SharePoint lijkt misschien heel eenvoudig voor de eindgebruiker; het is een complex systeem met vele mogelijkheden waarin je ook snel fouten kunt maken. En fouten gemaakt door onervaren admins zijn nu juist de rede dat je ook vaak negatieve reacties leest, dat is jammer.

En dan nog dit: waarom zou sharepoint niet geschikt zijn voor document management of record management? Er zijn genoeg implementaties van het SharePoint platform die voldoen aan een of meerdere ISO certificeringen op dit gebied. Maar ook hier geldt: hoe je het platform inzet en inricht is veel belangrijker dan de mogelijkheden die het out of the box kent. Jammer zo'n opmerking, maakt het hele artikel meteen wat ongeloofwaardig.

Beste Anja,

Ik kan me voorstellen dat een kleine organisatie die niet veel te veel van de ict-afdeling verwacht met deze punten zou komen, en dat zou voor me een verwarring zijn als ik dit artikel lees terwijl ik aan een grote en professionele (ict-)organisatie denk.
De door jou benoemde voordelen zou ik niet als argumenten van een professionele organisatie horen die eerst goed nadenken over de behoefte van gebruikersorganisatie en business om vervolgens een oplossing voor hun Collaboration-suite gaan voorstellen/bedenken.

Ik ga verder niet op deze punten reageren want de terechte reacties hierboven zeggen genoeg over de lading en juistheid van deze punten en dit artikel.

Als ik de reactie van iemand zoals Jasper lees dan denk ik dat een ervaren consultant of kenner zou andere punten voor dit artikel aangedragen hebben, dat mis ik helaas in dit artikel.

Nu ben ik benieuwd hoe degelijk “de nadelen” je in het volgende artikel gaat opnoemen.
Een tip: je krijgt een podium op deze site. Onderschat de kennis van de lezers niet!

Hi Anja. Sharepoint is natuurlijk een heel mooi product, maar vergeet niet te vermelden wat de kosten zijn. Denk aan een nieuw Microsoft-contract (select of EA) licenties en CAL's. Kijk bijvoorbeeld eens naar de producten van Citrixonline: Podio, Sharefile en Gotomeeting. Platform onafhankelijk en misschien van een tiende van de prijs. Obv saas, bestellen, inloggen en starten. Het kan zo eenvoudig!! Gr Marco

@Jasper: Het is erg makkelijk om te roepen dat als je over enkele keuzes niet nagedacht hebt dat je daar spijt van krijgt en dat je daarom eerst een uitgebreid onderzoek moet starten. Volgens mij heeft er tot dusver niemand geroepen dat je niet moet nadenken. Het voornaamste (en als SharePoint architect weet je dat natuurlijk ook) is dat er zonder dat je veel hoeft te configureren out-of-the-box (OOTB) je direct een werkend systeem hebt die je kan beheersen. Juist de standaard OOTB is goed te beheersen, want het word pas "lastig" als je er een breed scala aan solutions/feautures/etc plaatst. Een URL de organisatie in sturen klinkt heel fout, echter URL's zijn natuurlijk eenvoudig aan te passen. (Ja heb ik gedaan voor hele grote SharePoint omgevingen). Een dooddoener is denk ik toch wel je opmerking: Gebruik het eerst even met key-users. Ik denk dat je daar toch nog even een belangrijk detail van samenwerken over het hoofd ziet. SharePoint (en naar mijn weten zelfs elk samenwerkingstool) gaat vroeg of laat ter ziele als er op wat voor manier dan ook er alleen (ook al is het in een vroeg stadium) enkel mensen er mee mogen werken die er "verstand" van hebben. (zie mijn eerdere punt over het feit dat niet zozeer IT-ers weten hoe gebruikers samenwerken, maar gebruikers weten hoe gebruikers samenwerken)
Ik heb implementaties van diverse CMS en DMS systemen gezien en bij alle implementaties waarbij door een select groepje afgedwongen taxonomie werd opgesteld ging het fout. In mijn optiek niet de reden om geen (afgedwongen) taxonomie te gebruiken. Maar het gaat juist over het balans.
Je punt over document management of record management vind ik interessant. Echter ik kan legio voorbeelden opnoemen waar SharePoint echt 'Speelgoed' is ten vergelijking met echt document management en record management. (Dus niet ISO standaarden maar juist GxP/juridische standaarden etc)
Daarnaast vind ik het erg jammer dat je onder het kopje voordelen (deel 2 van een reeks) begint te roepen over het feit dat Anja niet compleet is. Ik vind dit het tot nu toe al 2 goede delen zijn en ik maar uit het feit dat ze nog niet verteld dat dit de laatste deel is op dat Anja nog meer voor ons in petto heeft. (Ps. fix even je linkedin link :)
@Reza: Aangezien ik toch ook niet de eerste-de-beste SharePoint kenner ben met 12 jaar IT ervaring, 10 jaar ervaring op SharePoint (en ook van de voorloper) en ik heb behoorlijk veel implentaties gezien en ik denk niet zozeer dat "een consultant" een andere set aan punten zou aandragen. Ik denk eerder dat iedereen op basis van eigen inzichten andere punten zou aandragen, alleen niemand neemt de tijd om het zo eenvoudig uit een te zetten zodat het ineens voor iedereen begrijpbaar is. En het mag best een keer wereldkundig gemaakt worden, een significant deel van de gebruikersbehoefte kun je leveren zonder kunst-en-vliegwerk bij SharePoint.
@Marco: Gezien je gedetailleerd profiel ;-) denk ik haast dat je werkt in als account manager en/of license manager en/of Citrix verkoper. Als je dan toch over prijzen gebruik een eenvoud wil praten svp daar zelf een blog over schrijven. Je hebt namelijk geen Microsoft contract nodig wil je SharePoint gebruiken. (zou je moeten weten aangezien je volgens mij licentie manager bent geweest) SharePoint is ook platform onafhankelijk. En voor prijzen vergelijk gaat deze blog te ver. SharePoint als Saas product bestaat ook, maar dat is volgens mij niet de insteek van deze serie.

Michiel (en Anja),

Inderdaad zijn veel gebruikers niet op de hoogte van de metadata die in Office documenten zit. Data die gebruikt wordt binnen Sharepoint maar daarvan niet afhankelijk is. Een document vanuit de ene Sharepoint omgeving kun je daarom dus importeren in de andere omgeving met behoud van deze informatie. Tenminste als de gebruikte velden min of meer gelijk zijn.

Het nadeel van Sharepoint, waarbij ik dus voor mijn beurt spreek, is echter de beperkte (out-of-the-box) integratie met NIET MS-Office bestanden. Het gaat hier dus niet zo zeer om een discussie tussen VHS of Video2000 (of Betamax) maar een vergelijk tussen PAL en NTSC, de beeldspraak dus;-)

Nu is strekking van het verhaal niet ECM, waar metadata essentieel bij is, maar de samenwerking tussen (eind)gebruikers die dus soms wel technologische beperkingen kent. Met het populair worden van BYO(C)D misschien toch iets om rekening mee te houden?

Want juist daar mis ik een aantal voordelen die Sharepoint als framewerk namelijk biedt.

@Michiel:
Natuurlijk dat iedereen op basis van eigen inzichten met andere punten komt, daar had ik het niet over. Het gaat om de onderbouwing, lading en deskundigheid van de door iemand aangedragen punten. Deze zijn aspecten die de waarde van een artikel bepalen. De waarde van een punt zit in de kern van dat punt en als je dat punt ook eenvoudig beschrijft dan maakt het dat punt niet minder waard!
Als ik de opdracht aan een consultant geef om voor mijn organisatie de voordelen van sharePoint op een rij te zetten dan verwacht ik zeker iets anders dan wat ik hierboven gelezen heb. Trouwens het artikel is geschreven door iemand die “Senior Consultant Advisory” is. Van zo`n iemand verwacht ik een artikel op een ander niveau. Voor je beeldvorming lees aub een artikel van Reinoud Kaasschieter (http://www.computable.nl/artikel/opinie/ecm/4569848/1277020/nieuwe-mogelijkheden-met-case-management-en-ecm.html)

Bovendien het artikel wordt geschreven voor op de Computable-site en niet Telegraaf.nl
De lezers van deze site hebben al bepaalde niveau van kennis en ervaring in ict en met ict-producten.

Laten we kijken welke nadelen in het volgende artikel benoemd worden!

Het is weer een genot om alle reacties te lezen en te zien hoe iedereen op zijn eigen manier aankijkt tegen het vakgebied en verschillende invalshoeken kijkt om een punt te benaderen. Voor elk wat wils, gelukkig maar. Waar ik nog blijer van wordt is dat er inhoudelijk eigenlijk niet zoveel aan te merken lijkt op de punten die ik in deze serie als overzichtsartikel beschrijf.

In deze reactie wil ik iets meegeven aan de collega's die het hebben over professionaliteit en seniorship en onderschatting.

Het eerste dat een schrijver zich moet realiseren op het moment dat hij of zij een artikel gaat schrijven is: doel-doelgroep-medium. Het doel was en is een overzichtsartikel te schrijven over collaboration tools en specifiek Sharepoint omdat deze een dusdanig dominante rol speelt in de markt dat niemand die een oplossing zoekt in de richting van samenwerking hier omheen kan (op zijn minst moet weten wat het is en kan cq niet kan). De doelgroep is voor mij het lezerspubliek van Computable, een manager/professional die geinteresseerd is in it maar geen deskundige is tot en met de it-professional (geen expert, die heeft andere fora en podia). Daarom is dit ook betrekkelijk eenvoudig geschreven, voor iedereen in die doelgroep te begrijpen, en niet te diepgaand. Het medium is een blog, geen tijdschriftartikel of boek waarin ik zeker dieper ga (en voor de IT-professional waarschijnlijk beter herkenbaar ben als vakgenoot; google rustig op mijn naam en je komt ook publicaties in andere media tegen en boeken).

De opbouw van de boodschap voor dit brede publiek is een uitdaging, in 1 a 2 A4 een overzicht schetsen vraagt levert hier en daar wat verlies aan nuancering op en het is dus goed dat enkele van jullie mij helpen die alsnog toe te voegen.

Overigens geldt volgens mij ook voor het schrijven van reacties dat de opbouw van de boodschap goed overwogen moet worden en naar analogie van de afsluiting van dit stuk in voetbaltermen te blijven "de bal gespeeld moet worden en niet de man" (en in dit geval vrouw).

Ik kijk nu al uit naar jullie opbouwende reacties op deel 3, die vrijdagmiddag door de redactie wordt vrijgegeven, tot binnenkort.

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.