Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Ruim baan voor het papierloze archief

 

Computable Expert

Sjoerd Alkema
Head of Professional Services & Solutions, Xillio. Expert van Computable voor het topic Datamanagement.

Veel ondernemingen zijn al ver met digitaal werken: dossiers worden volledig digitaal opgebouwd en gearchiveerd. De businesscase is hierbij vaak redelijk eenvoudig. Winst door operationele efficiency, informatie die altijd real time beschikbaar is et cetera. Vaak echter, wordt naast dit digitale archief nog steeds een fysiek archief gehouden. Wat zijn nog de bezwaren om volledig digitaal te gaan werken? Waarom zijn veel bedrijven nog niet zo ver?

Archivarissen en ecm'ers spreken over het toepassen van vervanging, misschien beter bekend als substitutie. Voor overheidsorganen ligt het proces tot het verkrijgen van vervanging vast in de Archiefwet en een aantal afgeleide en samenhangende besluiten. Het is de overheid toegestaan archiefbescheiden – indien deze in een selectielijst staan omschreven als op termijn te vernietigen - te vervangen door reproducties en de aldus vervangen bescheiden direct te vernietigen. Daarbij stelt de archiefwet dat voldaan moet zijn aan de NEN 2082:2008-norm 'Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur'.

Natuurlijk is het ook voor veel ondernemingen zeer aantrekkelijk vervanging door te voeren. Het onderhouden en beheren van een fysiek archief, is een aanzienlijke kostenpost. Binnen ondernemingen hoeft niet voldaan te worden aan de archiefwet, maar zijn er natuurlijk vele andere wettelijke aspecten belangrijk. Voor de wijze waarop deze gegevens moeten worden bewaard, is in het bijzonder het vierde lid van artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek van belang. De tekst van dit artikellid luidt als volgt:

'lid 4. De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op andere gegevensdragers worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt'.

Bijvoorbeeld overbrengen door scannen van een document, waarbij zeker moet zijn dat het document digitaal een juiste volledige weergave is, de volledige bewaartijd beschikbaar en binnen redelijke tijd leesbaar is. Dit lijkt conform huidige standaarden van ECM oplossingen geen enkel probleem. Het wordt interessant wanneer aan een stuk bewijskracht ontleend moet worden, bijvoorbeeld bij een mogelijke rechtszaak. Onderstaand wordt een passage uit de wet geciteerd aangaande de materiële bewijskracht van een stuk.

Materiële bewijskracht van een reproductie:
'Alleen de originele schriftelijke polis of elektronische polis is aan te merken als een onderhandse akte en heeft als zodanig dwingende bewijskracht. Een papieren of elektronische kopie van een schriftelijke of elektronische akte is geen akte en heeft dus ook geen dwingende bewijskracht. Een kopie heeft vrije bewijskracht.'

Dit houdt in dat aan een reproductie van een onderhandse akte, anders dan aan de originele akte, slechts vrije (formele en materiële) bewijskracht toekomt. Dit betekent dus dat de waardering van het bewijs, dat men tracht te leveren door middel van een reproductie van de originele akte, wordt overgelaten aan het oordeel van de rechter. Maar, zoals hierna wordt toegelicht, voldaan aan alle technische en procedurele eisen zal een rechter moeilijk de betrouwbaarheid van een stuk niet kunnen aanvaarden.

Als een wederpartij van een onderneming in een procedure aangeeft inzage in een stuk te willen, de onderneming dan in beginsel verplicht is het originele stuk ter griffie van de rechtbank te deponeren (artikel 85 en 843a Wetboek van burgerlijke rechtsvordering). Hieraan kan bijvoorbeeld behoefte bestaan indien de wederpartij de echtheid van een handtekening wil laten onderzoeken of wil nagaan of een deel van het origineel bij het kopiëren niet is weggelaten. Wanneer het origineel niet meer aanwezig is, zal de rechter eventueel een rechterlijk vermoeden van echtheid kunnen ontlenen aan feiten en omstandigheden gelegen buiten de kopie of reproductie zelf. Zo zal rekening kunnen worden gehouden met de technische of organisatorische voorschriften voor de methode van reproductie of opslag. Bij nauwgezette naleving van die voorschriften zal de rechter geneigd zijn de betrouwbaarheid van het aangeboden stuk te aanvaarden. Bij betwisting van de overeenstemming van de kopie en het origineel zal de rechter hoge eisen aan de motivering stellen.

Deze zaken in acht nemend, zou gedacht kunnen worden een ‘businesscasemodel’ te maken met daarin de kans dat de rechter een origineel eist vermenigvuldigd met het bedrag verbonden aan de rechtszaak. Hier tegenover staat de besparing van het aanhouden van fysiek archief, het transporteren hiervan. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat geen vervanging wordt toegepast voor risicodocumenten, zoals akten die om zeer grote bedragen gaan, zodat altijd nog een klein fysiek archief aangehouden wordt.

Verder als discussie nog de volgende vragen. Is het voor veel bedrijven geen wens op eenzelfde manier als de overheid ook een machtiging tot vervanging te kunnen verkrijgen? Een certificaat waarmee ze (wettelijk) kunnen aantonen dat zij voldoen aan de gestelde eisen? Een interessante vervolgvraag hierbij: wie of welke instantie zou hiervoor de kaders moeten stellen en zou dit inderdaad wettelijk vastgelegd moeten worden? Is het dan de verwachting dat de huidige NEN 2082 norm hiervoor voldoende is, of zou deze uitgebreid moeten worden? Zou er verschillende regelgeving en eisen per type onderneming nodig zijn?

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4009564). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

De substitutie ingevolge de Archiefwet biedt m.i. ook de mogelijkheid ook stukken die voor bewaring in aanmerking komen te vervangen door andere informatiedragers dus niet alleen die stukken voorkomende op de selectielijsten. Dat e.e.a. op verzet binnen de archiefwereld stuit en er nog niet veel van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt is een andere zaak

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×