Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Hoe tem ik mijn informatiemonster?

 

Expert

ing. Erno Rorive
Senior System Engineer, EMC. Expert van voor het topic .

Informatie in onze organisatie leeft in veel gevallen als losgeslagen monster. We hebben het trucjes geleerd, maar om nou te zeggen dat we het getemd hebben, nee.

De bron van dit monster zijn de medewerkers. Zij doen er alles aan om informatie zo goed mogelijk te verspreiden en vast te leggen. Met de huidige technologie wordt dit ook zeer vereenvoudigd.

Om een voorbeeld te nemen, een organisatie van rond de 10.000 man heeft een gemiddelde e-mailstroom van over de miljoen berichten per dag. Daarbij heeft een e-mailgebruiker de drang om alles te willen bewaren. Met als doel e-mailinformatie te gebruiken voor kennismanagement, contentmanagement en delictmanagement.  Het gezegde 'cover your ass with paper' gaat in dit geval op met e-mail.

Om een dergelijk informatiemonster te temmen, worden op dit moment veelvuldig maatregelen genomen die de gebruiker beperken. Het nadeel hiervan is dat gebruikers alternatieven gaan zoeken voor deze bewaardrang. In plaats van berichten te bewaren binnen het systeem, gaan ze 'noodgedwongen' berichten in lokale archieven opslaan.

Het is klaarblijkelijk erg belangrijk voor die gebruiker om zijn eigen informatie  beschikbaar te hebben. Is dit alleen in het belang van het individu? Hoe belangrijk is deze informatie bijvoorbeeld voor de organisatie zelf?

Vanuit het organisatie-aspect is het eveneens essentieel om in geval van een delict alle mogelijke informatie beschikbaar te hebben. Mede om deze reden zijn de huidige maatregelen in conflict met deze noodzaak, aangezien informatie nu verspreid wordt en ongecontroleerd overal in de organisatie kan staan.

De ideale wereld

Iedereen in de organisatie kan onbeperkt zijn e-mail bewaren; e-mailsystemen worden niet belast met deze enorme last, de ict-kosten voor het faciliteren zijn minimaal, content is in alle vormen op één plek eenvoudig te beheren en terug te vinden en de organisatie heeft volledige controle over de informatie binnen zijn domain. Een utopie?

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2912988). © Jaarbeurs IT Media.

?

 

Reacties

Gelukkig leef ik in die ideale wereld. De geschetste utopie is voor mij de realiteit. Voor grote, maar zeker ook voor minder grote organisaties is de oplossing al gevonden.

http://share.semantica.nl/koffie-corner/succesverhalen/van-wie-is-de-info-box/

Heel herkenbaar, denk ook maar eens aan de opslag van alle bijlagen in E-mail per medewerker (i.p.v.) centrale opslag met een hyperlink koppeling. 1 mail a 1 MB naar 400 medewerkers wordt 400 MB aan opslag. Reken dit eens door voor de gehele organisatie per jaar over alle mails met bijlagen.

De geschetste ideale wereld is een utopie omdat mensen een schakel zijn binnen dit informatiesysteem. Mewerkers zouden naar mijn mening meer getraint moeten worden in opslag en beheer van informatie waaronder documenten voorzien van meta-gegevens. Net zoals het optimaal gebruikvan software binnen de werkomgeving t.b.v. meer effectiviteit. Daar heeft een organisatie wat aan, maar ja dan gaan de opleidingskosten omhoog!

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.