Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Uitdaging voor de gevestigde (waan)orde

 

Computable Expert

Andre Salomons
Directeur/CIO, Smart SharePoint Solutions. Expert van Computable voor de topics Cloud Computing en Loopbaan.

Hoewel hier ook wanorde had kunnen staan, denk ik dat het beter past bij de situatie van vandaag de dag. De gevestigde orde van managers, kenniswerkers en anderen moet vanuit de management directieven natuurlijk gevestigd zijn op een aantal zaken zoals output, sales, productiviteit en efficiency.

Er is dan ook niemand die de huidige, onder hoge druk staande, overgebleven werknemer zal lastig vallen met de vraag of deze vindt dat hij of zij wel efficiënt werkt/kan werken aan de in het intro genoemde doelstellingen. Zelfs mensen , wiens beroep het is om wanorde te voorkomen en risico’s te managen, zoals controllers, risk managers en overige financials zijn niet bezig met het gereedschap waarmee zij orde in de chaos moeten scheppen. Dat terwijl de gehele organisatie vindt dat dit de personen bij uitstek zijn die ervoor moeten zorgen dat ceo en cfo 'in control' kunnen zijn.

Van deze mensen verwacht je, onuitgesproken, dat ze hun boeltje op orde hebben. Dat blijkt in de praktijk een waanidee te zijn, omdat volgens de normen van enkele jaren de boel op orde zou zijn, maar dit met de nieuwe ict-mogelijkheden niet meer aan de orde is. Wanorde zou dan kunnen worden gezegd, maar dat is weer een ander uiterste. De organisatie leeft dan in de waan dat alles op orde is. Er is dan sprake van de zogenaamde waanorde.

Tijd voor tools

Tijd om de echte tools, die orde scheppen in de steeds groter wordende hoeveelheid informatie(infobesitas) eens voor het voetlicht te brengen. Wist u dat iemand die vijf jaar bij dezelfde werkgever werkt gemiddeld zes tot acht muisklikken nodig heeft om een document uit het verleden te zoeken? En dat de kans om het dan te vinden niet eens 100 procent is! Dan hebben we het nog niet eens over het kostenaspect van het niet kunnen vinden van documenten.

Na mijn eerste 365 uren werkzaam te zijn geweest met Office 365 moet ik, van huis uit Financial met ict-kennis, bekennen dat ik ben gaan inzien dat Microsoft hier iets moois heeft neergezet. Sinds april 2011 werken wij met Office 365 en er is nog steeds sprake van Sharendipity, het gevoel dat je ieder dag iets nieuws kunt ontdekken in Office 365. Was het zo dat je met eerdere Sharepoint-versies al de beschikking had over de integratie met office-producten, de online-versie gaat nog een stap verder. Je hebt dan in de enterprise-versie de beschikking over Sharepoint-online, Exchange-online, Lync, Exel , Word, Powerpoint. Je hebt al je bestanden bij de hand en wie zal je missen als je vanuit huis je bestanden bijwerkt en upload?

De eerste maanden van de beta leverde nog al wat performance problemen op, maar gaandeweg richting de officiële launch verbeterde dit door de bijschakeling van resources. We werken nu dagelijks ruim tien uur online en de tijden dat de explorer herstart lijken bijna tot het verleden te horen. Wij merken dat ook de helpdesk van Office 365 op toeren komt en inmiddels veel ervaring heeft opgedaan.

De Sharepoint-online functionaliteit is op grote lijnen dezelfde als in de oude versie, hoewel je van tevoren even moet testen of je Sharepoint-template (wsp) direct op SP 2010 werkt. Niet alle site collection features die in enterprise Sharepoint aanwezig zijn zitten in bijvoorbeeld SharePoint 2010 foundation. Lync is ook prettig om mee te werken, al is het alleen al om de functionaliteit dat je in Outlook een bericht krijgt als je een Lync gesprek hebt gemist.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4181318). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Uhhm: wij van wc-eend maken zelf ons toiletje schoon met wc-eend en adviseren daarom wc-eend...

Volgens mij praten/denken/werken heel veel bedrijven in deze tijd niet meer in termen van 'orde' maar in termen van 'beheersing'. Daartoe dwingt de snelheid van de hedendaagse economie ons, en daar zal geen tool wat aan veranderen.

Ik kan me verder niet aan de indruk onttrekken dat de door auteur gewenste 'orde' in tegenstrijd is met het pas na een half jaar ontdekken van alle mogelijkheden van het gereedschap. Heeft men de eisen vooraf wel goed gedefinieerd? En als dit extra voordelen zijn (bovenop de eisen), zijn ze dan wel nodig? Of leiden ze dan in de praktijk af van de gewaande wens tot orde en dus tot sub-efficiency?

Tijd voor tools? A fool with a tool is still a fool.

Ik blijf dit soort artikel in de Computable vreemd vinden. Een Infomercial heet zoiets toch? Ik noem het Infotainment.

Iedereen die iets maakt verdenken van eigenbelang is ook een manier om naar de wereld te kijken. Ik geloof in verlicht eigenbelang. Ik geloof dat WC-eend écht toiletten reinigt en dat het middel deugt. Ik geloof dat er inderdaad mensen zijn die in de waan leven dat alles in orde is, terwijl ze eigenlijk orde op zaken zouden moeten stellen. Een fool koopt de tool niet, omdat die er niets zinnigs mee kan. Ik begrijp Computable wel. De innovatieve, creatieve en integere makers van producten zijn natuurlijk ook echte experts op hun vakgebied. Ik kan aan de hand van de reacties niet beoordelen of iedereen die commentaar geeft zelf ook over expertise beschikt op het vakgebied dat hier aan de orde wordt gesteld. Inhoudelijke reacties zouden de expertkennis kunnen verdiepen.

Quote:
"Tijd om de echte tools, die orde scheppen in de steeds groter wordende hoeveelheid informatie(infobesitas) eens voor het voetlicht te brengen. Wist u dat iemand die vijf jaar bij dezelfde werkgever werkt gemiddeld zes tot acht muisklikken nodig heeft om een document uit het verleden te zoeken? En dat de kans om het dan te vinden niet eens 100 procent is!"

Wow! ik teken ervoor als ik met acht keer klikken een document uit het verleden kan vinden en ik werk al vijftien jaar voor mijzelf.

Ik heb office365 geprobeerd, daarnaast heb ik in het verleden pogingen ondernomen om in ieder geval deskundig te worden met SharePoint en alles wat ermee te maken heeft. Het is me niet gelukt. Dit zou aan mijn capaciteiten kunnen liggen, dat laat ik hier in het midden.

Maar als je het voor elkaar krijgt dat mensen de juiste documenten niet meer terug kunnen vinden, dan geloof ik er ook niet in dat dit met extra software wel gaat lukken. Het probleem lijkt me namelijk niet technisch, maar organisatorisch.

Ik laat me graag verlichten en sta open voor een uitnodiging (mits niet al te ver weg) om mij te laten voorlichten hoe een tool mijn organisatorische probleem oplost.

Waarom kun je een document in sharepoint/office365 beter vinden dan op een filesysteem (even aangenomen dat die ook binnen documenten zoekt)?

Het creëren van orde in documenten houdt in: definiëren welke documenten je nodig hebt met welke inhoud, definiëren waar je ze gaat opslaan en voor hoe lang, en de gemaakte afspraken nakomen. Als je dat niet doet krijg je overlappende, tegenstrijdige, overbodige en onvolledige documenten, en daar helpt geen tool tegen.

Als je goede zoektools hebt kan je wellicht de illusie creëren dat je achteraf orde op zaken hebt gesteld, maar dat heb je bij lange na niet gedaan.

Dit artikel lijkt met andere woorden juist de "waanorde" te propageren die de heer Salomons zegt te willen bestrijden.

Het gaat tegenwoordig om het “vinden van documenten” en niet om het zoeken.

Zoeken moet je als de boel niet op orde is. De behoefte aan zoeken ontstaat onder andere door het veelvuldige gebruik van gedeelde netwerkmappen, waar bijna alle organisaties gebruik van maken. Omdat de technologie van gedeelde schijven en mappen al tientallen jaren oud is en uit een periode stamt waar versiebeheer en metadata nog niet in verband gebracht werden met het opslaan van documenten, moeten nu veel mensen zoeken naar documenten waarvan ze weten dat ze eens zijn gemaakt.

Met de technieken die SharePoint biedt kun je deze metadata forceren bij het uploaden van documenten. In combinatie met de juiste views en web parts wordt de "vindkans" vele malen groter.

Volgens mij heeft de heer Salomons behoefte aan een document management systeem, die bestaan al zeker 25 jaar. Er zijn zelfs al open source systemen zoals opendocman of Alfresco.
Ik ken office 365 niet maar kan me niet voorstellen dat het een DMS vervangen kan.

Sommige bedrijfstakken zijn van huis uit gericht op het ordelijk bewaren van informatie. De financiële sector is daar een voorbeeld van. Dus ik denk dat ik de heer Salomons wel snap. Echter, alle informatie vanuit allerlei afdelingen en processen die als input dient voor wat uiteindelijk een (financieel) rapport op moet leveren is vaak veel moeilijker te vinden (vaak met als gevolg dat ook de financiële gegevens niet kloppen). Daar werken mensen die juist geholpen moeten worden met een gebruikersvriendelijk en transparant ingericht systeem. Daar ligt dus een uitdaging. Tot die tijd zal een goede “zoekmachine” verlichting kunnen brengen in het naar boven halen van moeilijk vindbare stukken, al dan niet uit het verleden. Risico is dat zo’n tool, aan de achterkant van het verhaal, als oplossing wordt gezien, terwijl het echte werk natuurlijk aan de voorkant zit: transparante organisatie, goed ingerichte processen, duidelijke afspraken en op de praktijk aansluitende functionaliteit.

Bij de cloud gaat het erom of je in staat bent om op een andere wijze naar bestaande materie/zaken te kijken. De traditionele denkwijzen blokkeren de gedachten achter de cloud.

HK heeft gelijk waar het een transparant en duidelijk systeem betreft. Ik deel echter niet geheel de mening van de zoekmachine. Ik pleit meer voor een aanpak aan de basis: een goede metadatastructuur voor documenten etc. waardoor vinden belangrijker is geworden en zoeken deels overbodig maakt.

Vandaag nam ik deel aan een discussie over data in de cloud. Daar kwam o.a. naar voren dat Financiële mensen heel vaak denken dat het belangrijk is om te weten waar de data staat. Vanuit de traditie begrijp ik die vraag, want er is angst dat de Amerikaanse overheid de data kan inzien als de dat in Amerika staat. Maar gaat dit wantrouwen ook op voor een Europese dochter van een Amerikaanse multinational met een SSC in de VS??

Nee daar gelden andere vragen. Is de veiligheid geborgd. Heeft het SSC een SAS 70 II en/of ISO 27001?
Cloud denken kortom, vereist de bereidheid om anders te denken, want dat anders denken kan best weleens de nieuwe norm worden.

Het is nu eenmaal niet mogelijk om de cloud met oude denkbeelden te bevatten....

Mijn beste heer Salomons, het gaat niet om angst dat de amerikaanse overheid de data zou kunnen inzien, maar meer nog om de reeele angst dat die overheid de toegang tot die data zou kunnen blokkeren, zie Wikileaks.
De regelgeving in de USA is bepaald anders als die in Europa, het toepassen van amerikaanse wetten kan daarom leiden tot een vergelijkbare situatie.
Tel daarbij op dat, bijvoorbeeld de duitse (en de oostenrijkse) wetgeving bepaalde voorwaarden stellen, dan zijn die "oude denkbeelden" de realiteit van vandaag.

@Henk, cloud computing is niet meer te stoppen, dataopslag, beheer en locatie zijn dus issues, daar heb je absoluut gelijk in.
Dus wil de trend van cloud computing nog succesvoller zijn, dan zal je zien dat er ook wetgeving aangepast gaat worden. Ook wetgevers moeten anders gaan denken. Dat hebben we natuurlijk in het verleden met tal van andere nieuwe dingen ook gezien. Denk aan de spoorwet, de wet op de privacy etc.

Maar ook supranationale wetgeving zal moeten veranderen.
In dat kader is het misschien ook aardig om het volgende artikel te lezen.

http://www.bedrijfenjurist.nl/page?13,1518/jurnieuws/partner_lokke_moerel_promoveert_op_binding_corporate_rules

En iedereen die reageert mag gewoon André zeggen

Hallo Andre,

Dank voor je aanvullende reacties. Ik denk dat je met je toevoegingen over cultuur/manier van denken, emotie/angst en wetgeving veel meer de kern raakt van de kansen en bedreigingen rondom Cloud dan in het stuk waar je mee begon.

Overigens is dit niet voorbehouden aan Cloud Computing. 10 jaar geleden werkte ik voor een Nederlandse gemeente waar de servers de gemeentegrens niet eens mochten passeren.

Beste Andre,
dat Multinationals een eigen regelgeving produceren is te verwachten. Wetgeving hinkt altijd achter de werkelijkheid aan. Echter een Duitse ondernemer heeft met de Duitse wetgeving te maken en kan zijn aansprakelijkheid niet zonder gevolgen aan een clouddienst overlaten, dat accepteert de wetgever niet.

Ik ben geen tegenstander van clouddiensten maar zie de hype met gemengde gevoelens. Voor iemand die een clouddienst wil gebruiken ligt een gigantische berg aan regelingen en contracten die nodig zijn om binnen bestaande wetgeving te blijven. De vraag is of het dat waard is, dat kan iedereen voor zichzelf beantwoorden.

Ik heb een paar pogingen gedaan me door dit artikel heen te worstelen, maar de boodschap ontgaat me compleet, tenzij deze is dat de auteur dol is op Office 365.

Zoals Baphomet al aangeeft, a fool with a tool is still a fool.
Als je een gigantisch archief hebt met documenten, dan zul je daar op één of andere manier structuur in aan moeten brengen. Dit kan door middel van naamgevingsconventies, vaste directory-structuren, meta-tags of wat dan ook.
Hier zijn verschillende tools voor op de markt, zoals o.a. Jan van Leeuwen reeds aangeeft.

Sharepoint is wat mij betreft één van de vele opties hiervoor.

Maar zoals wel vaker, is het vooral de vraag wat het probleem eigenlijk is.
Als je iets nieuws op kunt zetten, is sharepoint / ms365 één van de vele opties.
Maar hoe schaalbaar is deze oplossing? Is dit nog wel handig bij een archief van (tien-)duizenden documenten?
En wat is de impact van upgrades naar een nieuwe sharepoint? Kun je alles één op één overzetten, of zijn er kostbare conversies nodig?
Wat te doen met de "oude" documenten. Kun je die zo integreren in dit tool, of moet je die allemaal handmatig over gaan zetten?
Metadata is best leuk, maar met meerdere releases binnen dezelfde productfamilie per jaar (en daarmee vergelijkbare sets documenten) is dit misschien niet voldoende om onderscheid te kunnen maken tussen de diverse documenten
Tja, en hèt 2011-buzzword: de cloud .... het is een beetje koffiedik kijken, maar als ik mijn documenten lange tijd wil bewaren en kunnen doorzoeken, weet ik nog niet of de cloud daar wel zo geschikt voor is. Althans, de cloud van "een server" ergens op "het internet". De ervaringen hiermee zijn denk ik nog te pril om de lange termijninformatie daar zomaar op te slaan

Wat dat betreft is de discussie (helaas) interessanter dan het artikel





@Pascal, ik ben het met je eens dat de discussie interessant is, ook mijn enthousiasme voor Office 365. Dat enthousiasme is op meerdere zaken gebaseerd.

Maar ik heb toch even de behoefte om terug te komen op de bedoeling van mijn artikel. In mijn praktijk kom ik al jaren en nog steeds tegen dat mensen in de financiële functie gebruik blijven maken van gedeelde drives en gedeelde netwerkmappen. Per jaar staan daar duizenden documenten op die het gevolg zijn van controles die zij uitvoeren en documenten die zij produceren. Ook werkt 95 % van alle organisaties met een financiële afdeling van 5 of meer personen nog steeds met Excel om zijn taken te managen. En dat is echt niet meer van deze tijd.

Ik geef toe dat je met SharePoint out of the box dit ook niet direct kunt oplossen, evenmin als met andere standaard documenten beheersystemen.

Maar omdat dit type professionals als 1 van haar taken heeft om te documenteren dat hun organisatie “in control”is (o.a. art 302 en 404 SOx en “in control verklaring”van de code Tabaksblat) is het triest om te constateren dat dit soort organisaties in de waan leeft “in control”te zijn als hun primaire planning en control proces nog gebaseerd is op de bovengenoemde gedeelde schijven en folders. (waan) orde zoals in de aanhef van het artikel vermeld.

Er zijn inmiddels wel oplossingen voor die je nu out of the box voor Financial en Legal kunt kopen, waar alle metadata al zijn gedefinieerd en waarin je ook documenten van oudere jaren veilig kwijt kunt. In the cloud, on premise en in SharePoint.

@Pascal. Nog even een aparte reactie op je SharePoint vragen.
Er is een dramatisch verschil tussen de oude BPOS versie en SharePoint online in Office365. Uiteraard is dat verschil net zo groot als tussen MOSS en SharePoint 2010, maar dat terzijde.

Dataconversie kan, afhankelijk van de opzet en inrichting van de oude omgeving, goedkoop of kostbaar zijn. Dat moet je op individuele basis zien. Wij hebben zelf tal van Solutions opnieuw moeten bouwen, omdat templates niet werkten en andere zaken niet compatibel waren.

Maar als je alleen documenten en bestanden vanuit de bibliotheken wilt overzetten is dat goed te doen. Het voordeel van Office365 is dat de nieuwe releases van SharePoint verder geen impact hebben, die worden gewoon door Microsoft uitgevoerd, zonder dat je daar last van hebt (voordeel van de cloud)

Ook oude documenten kun je zo in SharePoint zetten, mits je die voorziet van de metadata die op die bibliotheek van toepassing is. Hier zijn handige tools voor.

Je opmerking over metadata en productfamilies kan een impactvolle zijn. Maar die zat niet in de scope van het oorspronkelijke artikel

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×