Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

E-mail als cloudservice is gat in de lucht

Automatisering is de kunst om bedrijfsprocessen zo in te richten dat ze feitelijk automatisch gaan. Een voorbeeld is een boekhoudprogramma dat bijhoudt aan wie moet worden betaald en van wie nog geld ontvangen moet worden. Dat kun je zodanig automatiseren, dat je een waarschuwing krijgt als blijkt dat iemand niet aan zijn betaling voldoet. Ter aanvulling kan een automatische mail verzonden worden. Ik geloof dat dit nu niet echt 'rocket science' is, maar het vergt wel keuzes aan de ‘achterkant’ die van invloed zijn. Vooral als je besluit om SaaS-concepten door te voeren.

Voor het sturen van de mail zal de ict-afdeling geen eigen mailserver opzetten. Die is meestal al aanwezig in de infrastructuur en kan worden gebruikt om de mail uit te sturen en mail te ontvangen. Daarmee is de applicatie geïntegreerd in de infrastructuur. En juist die integratie is van belang. Dat is immers de belangrijke schakel in de gehele ketting om het proces te automatiseren. Bij het uitrollen van een SaaS-model, hetgeen goed kan voor bijvoorbeeld de mail, moet men zich beseffen dat men dan wel een zeer relevante schakel buiten de deur neerzet. De integratie kan hier gevaar lopen. Er zijn een aantal zaken waar men op moet letten:

Techniek
De serviceprovider gebruikt meestal zijn eigen tooling. Microsoft heeft zijn Exchange, terwijl Google ook een eigen product heeft. Beoordeel wat dat product wel en niet kan, kortom: je koopt een dienst, maar feitelijk ook een product. Welke front-end wil je de eindgebruikers geven? Heeft de applicatie alle mogelijkheden die je zou willen hebben als je een eigen product zou implementeren? Kortom, staar je niet blind op de dienst die je vanuit de cloud goedkoper en flexibeler afneemt, maar kijk ook naar het product.

Integratie
De meeste applicaties (zoals e-mail in bovenstaand voorbeeld) zijn geen geïsoleerde applicaties, maar geïntegreerd met andere applicaties en producten. Denk aan specifieke beveiligingsprogramma's en features die de veiligheid van e-mail garanderen, de archiving en steeds vaker crm-toepassingen. Kortom, je zult goed moeten inventariseren waar de integratie op zowel applicatief gebied, als netwerk als beveiliging plaatsvindt. En daar in veel gevallen zelf additionele maatregelen treffen.

Functies
Mail is de primaire functie die wordt aangeboden. Maar er is meer dat je gebruikt. Je gebruikt bijvoorbeeld ook een agenda, een plek waar je notities bewaard of de taken in het e-mailprogramma. In sommige organisaties worden zelfs de reserveringen van de vergaderruimtes geregeld. Deze vorm van integratie moet worden meegenomen. Natuurlijk kan men deze eis laten vervallen. Er moet wel een strategie zijn die deze functionaliteit gaat vervangen.

Beveiliging
Nu de mail faciliteit in een cloud draait, is alle mailverkeer opeens buiten het netwerk. Dit hoeft geen groot probleem te zijn, immers vroeger verliet e-mail ook wel het netwerk op een bepaald moment. Maar misschien was vertrouwelijke mail wel encrypted vroeger en nu opeens niet meer.

Kijk verder dan kosten

Kosten zijn en blijven een belangrijke driver om technologie zoals e-mail buiten de deur te doen. Besef wel dat alleen naar de kosten kijken niet voldoende is. Men zal ook in de toekomst moeten kijken wat betreft de flexibiliteit. Nu een mail-oplossing ‘uit de cloud halen' is niet zo ingewikkeld, maar gebruikers eisen steeds meer nieuwe functies. Producten als Sharepoint en Office Communicator zitten steeds dichter tegen de mailfunctie aan. Dat dit effectief is en dat dit integratie bevordert mag duidelijk zijn, maar daar moet de SaaS-oplossing wel mogelijkheden voor bieden.

Dat we steeds vaker in hoog tempo de (generieke) technologie gaan afnemen als een dienst staat buiten kijf. Maar focus niet alleen op de kosten, maar vooral ook op wat de eindgebruikers nodig hebben, hoe het integreert met de huidige omgeving (zowel functioneel als security technisch): op korte, maar ook op langere termijn.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Interessant stuk. Bij het kiezen voor een SaaS-oplossing kies je impliciet voor het vertrouwen van de SaaS-provider. Tegelijkertijd worden ook een heleboel zorgen weggenomen waardoor je organisatie wordt ontlast en zich meer kan richten op haar kernactiviteiten. Het zou ook erg mooi zijn als later eenvoudig kan worden geswitched naar een andere SaaS-provider, vergelijkbaar met hoe particulieren nu eenvoudig kunnen overstappen naar een andere internetprovider, teelecomprovider of energieleverancier. Dat vereist vergaande standaardisatie. Kan een op exchange gebaseerde e-mail dienst worden uitgewisseld met de dienst van google? Dit is voorlopig nog een utopie.

Een goede oplossing voor e-mail in the cloud is een hybride oplossing. Hierbij behoudt men de basis mailserver (Exchange/Lotus/Groupwise). Security, archiving, e-discovery & continuiteit wordt geregeld in the cloud. Met deze hypbride Saas-oplossing wordt het beste van een lokale oplossing gecombineerd met de voordelen van SaaS.

Re: "Kan een op exchange gebaseerde e-mail dienst worden uitgewisseld met de dienst van google? Dit is voorlopig nog een utopie".

Laat er nou juist binnenkort een Google Workshop plaatsvinden (in Amsterdam)waarbij de beschikbare tools en best practices ter sprake komen alsmede customer cases. Overigens staat dit ook gepland voor migreren vanuit een Lotus Notes omgeveng.

Wij hebben goede ervaring met Mimecast. Deze dienst sluit naadloos aan op Exchange, Lotus Notes en GroupWise. De discussie over het huidige e-mail plafform is daarom niet langer relevant. Het maakt niet meer uit!

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.