Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

De valkuilen van BI

 

Business intelligence (bi) is niet meer weg te denken uit de hedendaagse organisatie. Door de enorme hoeveelheden aan digitale gegevens en steeds verdergaande automatisering is het belang dat processen kunnen en moeten worden gemeten algemeen geaccepteerd. Er zijn echter ook een aantal valkuilen bij de toepassing van bi die vrij makkelijk vermeden kunnen worden.

Naarmate er meer informatie gedigitaliseerd wordt, zal het belang van bi toenemen. Daar zijn we allemaal van overtuigd. Gartner geeft dit ook aan en ziet dat bi in 2006 op nummer 1 stond op de prioriteitenlijst van mensen die verantwoordelijk zijn voor informatiebeheer zoals de cio's (chief information officers). Ook bij de coo's (chief operations officers) heeft het een hoge prioriteit. Bi wordt volwassen, maar aan de andere kant zien we ook dat bi nog steeds erg gedreven en geleid wordt vanuit de ict. Dat is ook wel logisch. Ict-leveranciers hebben veel baat bij de acceptatie en het investeren door organisaties in het optimaliseren van hun informatiehuishouding welk een basis geeft om Bi in de praktijk te kunnen uitvoeren. Het is een belangrijk verkoopargument en ict-leveranciers proberen daarom marketingtechnisch een imago te ontwikkelen dat zij de gedachteleider zijn van bi. Mogelijk is dat ook zo, omdat er binnen de ict veel ervaring aanwezig is met het implementeren van informatie (-opslag) systemen en rapporteringsystemen. Maar we weten inmiddels ook dat bi veel meer is dan alleen het implementeren en gebruiken van ict-hulpmiddelen. We weten ook dat bi een proces is en dat de organisatie hier bewust mee om moet gaan. Verder weten we dat ict-hulpmiddelen enkel zo goed, efficiënt en nuttig zijn als de gebruikers ervan. Dus als we puur afgaan op wat ict-leveranciers ons vertellen, dan is de kans aanwezig dat we bij bi in een aantal valkuilen terechtkomen waardoor het niet succesvol zal zijn.

Uitgangspunten

In veel literatuur, maar belangrijker in veel praktijkvoorbeelden, vinden we dat bi alleen succesvol werkt als het geleid wordt vanuit twee centrale uitgangspunten: bedrijfsstrategie met daaruit voortvloeiend de doelstellingen en de acceptatie van een bi-cultuur in de organisatie.
Het eerste uitgangspunt betekent dat als je bi vanuit de ict-kant benadert, je jezelf kunt (en moet) afvragen of al dat geld wat je uitgeeft aan bronsystemen, datawarehouses, bi-tools, portals en dashboards wel in lijn is met de doelstellingen van de organisatie. Als dat niet zo is dan is de kans groot dat men op meerdere onderdelen van de organisatie hiermee bezig is. Ook kan het zijn dat bi qua initiatief aan de ict-kant ligt en dat leidt vaak tot gedrevenheid op basis van technische (zoals performance, systeembelasting, systeembeheer kwesties) overwegingen in plaats van bedrijfsdoelstellingen. Ik maak me sterk dat veel organisaties veel te veel kosten maken met betrekking tot bi. Juist door niet eerst goed na te denken en te bepalen welke informatie men als organisatie nu eigenlijk nodig heeft om de organisatie te kunnen monitoren. Daarbij geldt altijd de regel van ‘meer met minder'. Ofwel dat je met zo min mogelijk prestatie-indicatoren zoveel mogelijk van de processen van de organisatie kunt beheersen. Als je op tweehonderd indicatoren rapporteert, kun je de vraag stellen of je overzicht hebt. Ik denk van niet. Vaak zie je ook dat naarmate men meer indicatoren probeert te beheersen, men minder vaak de rapportages erover leest. Het is dan zo'n dik pak om door te nemen. De aandacht verslapt. De theorie en bekende grap is immers ook dat de ceo 's ochtends het kantoor binnenkomt en besluit om als zijn scherm groen is te gaan golven, als het oranje is dan vraagt hij wat rapporten op en is het scherm rood dan belegt hij een ‘board meeting'. Het uitgangspunt is om per managementlaag niet meer dan zes indicatoren te nemen en ervoor te zorgen dat van bovenaf, of van onderaf die indicatoren een aggregatie of subdeel vormen van elkaar. De hoogste aggregatie wordt hierbij gevormd door de organisatiedoelstellingen. Bedenk daarbij wel dat de hele organisatie erbij betrokken wordt. Als BI een puur topdown benadering heeft, dan krijgt het op de werkvloer al snel het imago van een controle-instrument en zal er tegenstand tegen bestaan. Een goede manier vind ik altijd om als leiding het kader te schapen en de afdelingen zelf te laten nadenken en te komen met voorstellen voor succesindicatoren voor hun afdeling. Zolang je dit goed inpast in de bedrijfsbrede doelstellingen en er ook expliciet terug wordt gekoppeld naar de hele organisatie creëer je de benodigde acceptatie.

Acceptatie

Het tweede uitgangspunt betreft de acceptatie van BI in de organisatie. Dat wordt ook wel de BI-cultuur genoemd. BI-cultuur wil zeggen dat het hebben van ict-hulpmiddelen niet voldoende is. Software blijft dom, wat ze je ook vertellen. Het is geen toverstokje, geen wondermiddel, of een andere levensvorm. Software heeft alleen waarde als je het actief gebruikt en je accepteert dat het een hulpmiddel is. Je moet zelf blijven nadenken en er energie in blijven steken. Het is dus belangrijk dat BI in de organisatie wordt geaccepteerd en dat er een fte op wordt gezet. Dat kan natuurlijk zowel intern, als extern. Bij extern is het wel belangrijk dat er altijd minimaal een interne eigenaar is die zich verantwoordelijk voelt voor BI. Zonder eigenaarschap loopt BI het risico niet éénduidig te zijn, of niet te worden gezien als bedrijfsstrategisch belangrijk en verliest het veel van zijn kracht. Naast het definiëren van eigenaarschap moet de gehele organisatie ook bereidt zijn zich te confirmeren aan de uitkomsten van bi. Dat wil zeggen dat als de indicatoren aangeven dat er iets moet veranderen, je als organisatie ook aanpassingen moet willen en kunnen maken.

Valkuilen

Over het algemeen kun je zeggen dat de valkuilen van bi liggen op het vlak van een gebrek aan eenduidige sturing van de strategie. Daardoor krijgt het een ad hoc karakter en wordt het versplinterd toegepast binnen de organisatie. BI werkt niet als het niet door de organisatie gedragen wordt, dus van de top tot aan de werkvloer. Wanneer het geïsoleerde initiatieven zijn van een afdeling en dat ook blijven, zal het minder effect hebben, door gebrek aan draagkracht, autoriteit en focus.

Daarnaast bestaan ook de meer praktische of technische valkuilen. Ook hiervan ligt de basis bij een gebrek aan overleg en het niet breed gedragen worden van bi binnen de organisatie. Denk daarbij aan de kern van bi, namelijk dat het uitgaat van een waarheid. Door gebrek aan overleg is er geen overeenstemming over de verschillen in betekenis van iets schijnbaar simpels als: "wat is een klant?". Voor een verkoopafdeling heeft dit vaak een andere betekenis als bijvoorbeeld voor een financiële afdeling. Gevolg daarvan is dat de opzet in de bronsystemen dan ook vaak verschilt. Als daar vooraf geen duidelijke definities in worden afgesproken en deze vervolgens niet in het metasysteem worden opgemaakt, zal men appels met peren blijven vergelijken. Het definiëren van metadata die als basis gelden voor elk bi-instrument is dus van cruciaal belang. Doordat dit een moeizaam proces is, wordt daar nogal eens snel overheen gestapt, of het wordt naar voren geschoven.

Mogelijk is niet alle informatie die nodig is voor een waarheid of het meten van de gedefinieerde en gekozen succes indicatoren bekend in de organisatie. Niche systemen, of eenvoudig gebrek aan kennis en inzicht in wat voorhanden is, kunnen leiden tot gaten in de data. Resultaten uit bi moeten daarom altijd binnen hun context geplaatst, gecontroleerd en geverifieerd worden. Pas dan kun je overgaan tot besluitvorming, distributie en reactie.

Conclusie

Samenvattend kwamen we hier derhalve een aantal valkuilen tegen. De manieren om deze valkuilen te omzeilen zijn relatief simpel. Als je praat over bi zorg dan dat je een externe consultant erbij betrekt die objectief en onafhankelijk naar je organisatie kijkt. Vaak zijn deze ervaren met het evalueren van bi en zorgen zij ervoor dat je als organisatie de juiste stappen in het juiste tempo neemt. Door vooraf te bedenken wat de adaptiviteit van de organisatie is voorkom je dat je veel geld voor niets uitgeeft. Je weet dan welke indicatoren invloed kunnen hebben en welke slechts informatief zijn en niet tot verandering leiden, omdat ze niet worden geaccepteerd.

Door bi te benaderen vanuit de strategie ben je bezig met wat belangrijk is. Als gevolg daarvan kun je voor de praktische zaken, zoals het inrichten van een it-omgeving, bewuste keuzes voor de technologie maken. De ict-afdeling heeft dan een kader om in te werken en kan evalueren welke data er al zijn en welke nog verzameld moeten worden.

Heel belangrijk is het om het moeizame proces van het definiëren van de metadata te ondergaan. Als je niet een waarheid hebt, blijf je in discussie over de resultaten en heeft bi weinig waarde. Tenslotte is het belangrijk om intern een of meerdere personen verantwoordelijk te maken voor het bi-platform. Met deze aspecten voor ogen zal bi de waarde bieden, die je ervan mag verwachten.

Fred van Alphen, ProPredict BI

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1944836). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Met veel plezier heb ik gezien dat Computable drie weken achtereen op haar opinie pagina aandacht besteedt aan Business Intelligence. Terecht, aangezien Business Intelligence op dit moment erg 'hot' is. Marshall McLuhan, een Canadees wetenschapper schreef in de jaren vijftig van de vorige eeuw eens de wereldberoemde zin: the medium is the message. Hiermee wil hij zeggen dat de vorm van het medium misschien wel belangrijker is dan de inhoud. Een andere briljante one-liner die hij, gespireerd door anderen, heeft toegevoegd aan ons collectieve denken is: The world is a global village. Door de opkomst van massa media zijn de grenzen van tijd en ruimte aan het vervagen. Wat tegenwoordig aan de ene kant van de aarde gebeurd is aan de andere kant live te volgen via Internet als was het bij de buren. Ik moest meteen denken aan McLuhan toen ik het artikel op de opinie pagina van vrijdag 13 april (!) van Fred van Alphen las. Hij besteedt hierin aandacht aan de valkuilen van Business Intelligence. Hij waarschuwt ons voor het gevaar om Business Intelligence alleen over te laten aan de ICT. Daarnaast geeft hij aan dat BI alleen succesvol kan zijn wanneer zij in lijn is met de strategie van het bedrijf. Op deze punten ben ik het volledig met hem eens. Echter ik ben van mening dat Fred desondanks toch zelf ook in een aantal valkuilen is gestapt.

Allereerst zijn opmerkingen over ICT software leveranciers. Het klopt dat BI software slechts een middel is en niet het doel. Echter ik herhaal de woorden van McLuhan: the medium is the message. Elke doelgroep in een bedrijf 'verdient' haar eigen BI verschijningsvorm behorend bij hun functie. Een CEO heeft een dashboard en een controller een spreadsheet. Daar is niks mis mee. Sterker nog dat moet. ICT leveranciers snappen dit als geen ander en beiden een ruim palet aan keuzes hiervoor. Hiermee zijn zij vaak de aanjager van innovatie in het BI landschap.

In het gedeelte over BI cultuur houdt hij een pleidooi voor het beleggen van BI bij een specifieke persoon of fte. Deze rol kan dan zowel door een interne als een externe persoon worden ingevuld. Laten we beginnen bij die laatste. Een externe BI persoon is 99 van de 100 keer een BI consultant getraind in de vaak technische aspecten van de BI methoden en technieken. Kortom, een ICT-er. Dit is prima wanneer er daadwerkelijk iets technisch gerealiseerd dient te worden. Sterker nog wij verdienen er deels ook ons dagelijks brood mee. Maar daar ging het hier niet om. Het gaat om een cultuurverandering. Waarom dan het initiatief toch weer aan de ICT kant neerleggen? Nu de interne persoon. Laten we aannemen dat dit een persoon is die kennis heeft van BI maar meer nog dan dat begrip heeft van wat de business hier ook daadwerkelijk mee wil bereiken. We zitten dan al dichter bij het succesvol toepassen van BI. Maar nog steeds is dan de BI functie belegd bij n specifieke persoon. BI kan echter alleen maar tot leven komen wanneer zijn nauw verweven is met de DNA van de organisatie. Dus wanneer BI zit in alles wat een organisatie doet en wil. BI moet niet bij n persoon liggen maar bij alle mensen. En BI moet niet vanuit n proces tot stand komen maar verweven zijn met alle processen. Hierdoor komt de organisatie en alle relevante partners in haar netwerk tot betere prestaties. Uit de onderlinge interactie (Het global BI village?) ontstaat dan de meerwaarde. Een BI consultant kan overigens wel heel goed een doorslaggevende rol spelen bij het tot stand brengen van deze cultuurverandering. Vanuit de ervaring van deze persoon en zijn of haar collega's kan dit transformatieproces (want daar spreken we over) worden gefaciliteerd.

Tenslotte besteedt Fred dan nog aandacht aan het meest uitgemolken begrip uit de relatief jonge geschiedenis van de BI: The single version of the truth (E versie van de waarheid). Hij geeft hierbij aan dat vooraf duidelijke definities gemaakt moeten worden van enkele kernbegrippen zoals bijvoorbeeld de klant. Daarna moeten deze worden vastgelegd in een metadata laag om te voorkomen dat appels met peren worden vergeleken. Maar nog geen alinea later geeft hij zelf al aan dat resultaten uit de BI altijd in hun context geplaatst moeten worden. Kortom, indien in zijn voorbeeld de financie afdeling en de verkoopafdeling samen vergaderen over klanten dan is het inderdaad best verstandig dat zij n versie van de klant hebben. Maar eigenlijk is dit strikt gezien niet eens noodzakelijk. Zolang ze maar van elkaar weten wat ze wederzijds onder het begrip klant verstaan. Want iedereen moet vanwege de aard van de werkzaamheden ook kunnen werken met een eigen (contextuele) definitie van bijvoorbeeld klant. Is iemand die belt met het callcenter geen klant omdat zij niet in de boekhouding bekend staat?

Tenslotte, McLuhan vroeg ook ooit aan een aantal jongeren: waarom zeggen jullie cool terwijl jullie eigenlijk hot bedoelen. Hun antwoord was: omdat jullie het woord hot al hebben opgebruikt. Misschien moeten we dan ook met zijn allen maar constateren dat BI niet hot is maar cool en hopen dat er nog veel over te lezen valt de komende tijd.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×