Managed hosting door True

Rekenkamer: gemeente Almere onderschat ICT

De gemeente Almere moet grote (ict)-projecten en -trajecten beter voorbereiden door meer tijd en energie te steken in de opstart- en ontwerpfase. De gemeenteraad dient zich beter rekenschap te geven over hoe zij geïnformeerd wenst te worden over dit soort risicovolle zaken. Dit stelt de Rekenkamer van Almere in het onderzoek 'Vernieuwing ICT in Almere', naar aanleiding van de uiterst moeizame overstap van Atos naar Fujitsu als ict-infrastructuurpartner in de periode 2012-2014.

De rekenkamer van de gemeenteraad van Almere heeft onderzoek gedaan naar de aansturing en beheersing van, verantwoording over, en toezicht op het project Vernieuwing ICT en de informatievoorziening hierover aan de raad. Vanavond om 21.30 uur is het rapport aan de gemeenteraad aangeboden.

Met dit onderzoek biedt de Rekenkamer van Almere het college, de ambtelijke organisatie alsmede de gemeenteraad een aantal handvatten om soortgelijke grote projecten en trajecten beter onder controle te hebben. De rekenkamer beveelt aan zorg te dragen voor een betere voorbereiding van projecten door te investeren in de opstart- en ontwerpfase. De raad wordt onder meer geadviseerd om een betere invulling te geven aan de kaderstellende en controlerende taak door te bepalen hoe hij over grote en risicovolle (ict-)projecten geïnformeerd wenst te worden.

Uitloop

In december 2012 heeft de gemeente Almere een contract voor vier jaar afgesloten met Fujitsu als nieuwe ict-dienstverlener voor het beheer en onderhoud van de werkplek- en rekencentrumdiensten van de gemeente. Met de ict-dienstverlener zijn ook afspraken gemaakt om de ict-infrastructuur te vervangen en te moderniseren onder het projectmotto: Vernieuwing ICT. Het project werd echter gekenmerkt door uitloop van planningen en overschrijdingen in budget: (bijgestelde) deadlines werden niet gehaald en gedurende het traject bleken begrote kosten onvoldoende.

Wurgcontract

Computable besteedde ruimschoots aandacht aan het moeizame project van het 'tweede generatie outsourcingscontract'. Onder meer de migratie van de Atos- naar de Fujitsu-omgeving verliep uiterst moeizaam. De gemeente bleek een wurgcontract met Atos te hebben gesloten, wat vaak voorkomt bij eerste generatie-outsourcingcontracten, waardoor de overgang naar een nieuwe partner een kostbare aangelegenheid werd.

Voor de migratie was kennis van Atos hard nodig, maar daarvoor werden kosten in rekening gebracht. Bovendien werkte de ict-dienstverlener niet erg makkelijk mee, waardoor er vertraging in het project ontstond. Almere moest noodgedwongen het contract met Atos, dat begin januari 2013 afliep, verlengen. Uiteindelijk kwamen de partijen er in onderling overleg goed uit, melden ingewijden.

Complicatie

Extra complicatie was het regelen van de overgang van Windows XP naar Windows 7. De gemeente Almere trof een regeling met Microsoft waardoor de ondersteuning van XP kon worden verlengd tijdens de overstap naar Windows 7. Volgens de gemeente zou de overgang van Atos naar Fujitsu naar verwachting een voordeel opleveren van een kwart miljoen euro in 2014 en half miljoen vanaf 2015. Die kostenvoordelen worden echter niet meer gehaald.

Conclusies Rekenkamer Almere

De belangrijkste conclusies van het rapport 'Vernieuwing ICT in Almere' (na de presentatie aan de gemeenteraad is het online te vinden op de gemeenteraad.almere.nl):

- De originele planning van de doorlooptijd van de transitie en migratie van zes maanden was onrealistisch en onvoldoende getoetst binnen de eigen organisatie;

- Dit heeft geresulteerd in een overschrijding van de planning met 19 maanden (op een planning van zes maanden) en overschrijding van de begroting met 3,7 miljoen euro (op een projectbegroting van 3,4 miljoen euro);

- De betrokkenheid en kritische reflectie van de ambtelijke top, te weten de gemeentesecretaris en de directeur Bedrijfsvoering, bij de voorbereiding en start van het project waren onvoldoende;

- Governance en projectmanagement vertoonden gebreken en tekortkomingen in opzet en uitvoering van het project;

- Er is sprake van aanwezigheid van cultuuraspecten als ‘planningsoptimisme’ en ‘ict-enthousiasme’ alsook gebrek aan ‘zakelijkheid’;

- Het risicobewustzijn en -management binnen de gemeente is respectievelijk ontoereikend en onvoldoende uitgewerkt;

- De informatievoorziening aan de raad had beter en explicieter moeten zijn;

- De raad (en mogelijk ook de wethouder Bedrijfsvoering) is op meerdere momenten (namelijk in juli 2013 en bij de begroting 2014) verkeerd geïnformeerd doordat cruciale termen voor goed risicomanagement - risicobedrag en geldgevolg van risico’s - door elkaar zijn gehaald.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5589917). © Jaarbeurs IT Media.
?

 

Reacties

Vind het toch apart dat na zoveel missers er geen conclusies worden getrokken aan de kwaliteiten van de verantwoordelijken. Of loop ik wellicht op de zaken vooruit?

Jammer om te zien dat een latende leverancier zo'n kwalijke rol kan spelen...

Toch wel bijzonder dat de rekenkamer *achteraf* de zwarte piet enkel bij de gemeente neerlegt. Wat hadden Atos en Fujitsu kunnen doen?
Anders dan verwijzen naar bepalingen in een contract en rekeningen voor meerwerk?

Is dit nu echt nieuws?

Misschien dat rekenkamer eerst even naar het voortraject ervoor moet kijken, veelal gaat het hier om inkoop die onderhandeld met verkoop waardoor vernieuwing verwacht wordt maar vervanging gevraagd. De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) gaat namelijk enkel om de rode innovatie van kostenverlaging, niets vernieuwing.

Als je al 70% van de maximale punten krijgt omdat je de goedkoopste bent is achteraf zeuren over de kwaliteit nogal stomzinnig, projectsturing wordt behoorlijk lastig als je middelen vanaf het begin al ontoereikend zijn. En governance is onmogelijk als je essentiële zaken zoals change- en configuration management intern niet op orde hebt.

In 2011 schreef ik opinie Release- of relatiemanagement waar ik inging op problematiek van het Enterprise Lifecycle dillemma, de ketenafhankelijkheden zijn niet vastgelegd waardoor lifecycle van de service geen rekening houdt met veroudering van onderliggende technische componenten. Atos was niet de enige met wurgcontracten als supportcontract met Microsoft verlengd moest worden.

In 2011 schreef ik ook de opinie dat de aanbestedingstrajecten niet om de knikkers gaan, ik stelde dat geschatte schade van rijksprojecten geen rekening hield met de lagere overheden waar de externe begeleidingsbureaus lijvige RfP's kopiëren van andere gemeente. En dat hierdoor al een cultuur van angst en macht ontstaat moet niet vergeten worden, eufemistisch spreken over planningsoptimisme en ict-enthousiasme gaat om verwachtingsmanagement. En wie vernieuwing verwacht maar vervanging vraagt krijgt wat hij verdiend......

Welk advies bureau heeft de aanbesteding begeleid?

6 maanden is zelfs voor een eenvoudige retransitie kort.

"De gemeente bleek een wurgcontract met Atos te hebben gesloten, wat vaak voorkomt bij eerste generatie-outsourcingcontracten, waardoor de overgang naar een nieuwe partner een kostbare aangelegenheid werd. "?

Volgens het rekenkamerrapport liep het raamcontract met de oude leverancier Atos in 2012 af. Dus hoezoe "wurgcontract"? Die term komt in het rekenkamerrapport niet voor.

Almere heeft vóór aanvang van het afgelopen contract geen deugdelijk 'retransitie-plan' door leverancier Atos laten opstellen? Heeft Almere bij de nieuwe leverancier nu wél gedaan?
Het zou goed zijn het nieuwe contract nog eens te toetsen aan het rekenkamerrapport.
__________

'Zaans Medisch Centrum besteedt IT uit aan Atos':
http://www.it-executive.nl/content/redactioneel/zaans-medisch-centrum-besteedt-it-uit-aan-atos

Nu maar hopen dat het ZMC heeft opgelet.

Tja, de conclusie dat de transitietijd veel tekort was is juist (niet 6 maar 9 maanden), maar er wordt niet vermeldt dat dit al intern geconstateerd werd maar niets mee gedaan is. Verder was de interne maturiteit voor deze operatie onvoldoende. Ook is het eenvoudig om de zwarte Piet bij ATOS te leggen (niet dat ze echt lekker hebben meegewerkt) maar de nieuwe leverancier heeft ook sterk gefaald, in aanbieding, planning en oplevering. Het tekort is veel hoger omdat niet alles is uitgevoerd wat contractueel was vastgelegd en dit in (dure) projecten achteraf alsnog moet worden gedaan. Het interne management had boter op het hoofd en er werd onvoldoende naar de eigen staf geluisterd. Dus ja, een ICT project als uit het boekje (hoe het niet moet). En trouwens, het adviesbureau heeft een bekende en dure naam, maar dat heeft dus niet geholpen.

Lees meer over:
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×