Managed hosting door True

Brandbrief bestuurders over digitale archieven

Digitalisering documentbeheer te vluchtig doorgevoerd

 

noodklok

Gemeenten, waterschappen en provincies hebben hun digitale dossiers en archieven niet goed op orde. Daardoor kan belangrijk cultureel erfgoed verloren gaan en ontstaan situaties waarbij informatie niet beschikbaar is voor burgers. Dat staat in een brandbrief, getiteld 'Voorkom digitale dementie', aan alle decentrale overheden die is ondertekend door een aantal burgemeesters en bestuurders.

De burgemeesters en bestuurders stellen dat de overstap van papier naar digitaal documentbeheer te snel en ondoordacht wordt doorgevoerd. Volgens de bestuurders is er veel onduidelijkheid rondom standaardisatie van documentbeheer en bij afstemming van digitale archivering. Ze stellen dat als de situatie niet snel veranderd de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit zullen worden en belangrijk cultureel erfgoed verloren gaat.

In de brief staat dat de realisatie van een transparante en een duurzaam toegankelijke informatievoorziening hard nodig is, gezien het programma Digitaal 2017 van het ministerie van BZK. Dat stelt dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen.

'De nieuwe Omgevingswet zal de decentrale overheden verplichten om alle informatie over de openbare ruimte digitaal te ontsluiten. Deze ontwikkelingen stellen eisen aan de informatiehuishouding van de decentrale overheden', aldus de bestuurders die benadrukken dat de ontwikkeling van de digitale dienstverlening in een te hoog tempo plaatsvindt en daardoor onzorgvuldig is.

'Digitale informatie is vluchtig'

'Papier is geduldig, digitale informatie is vluchtig. Om digitale informatie ook na jaren nog te kunnen raadplegen moeten veranderingen in programmatuur actief bijgehouden worden. Anders dan bij informatie op papier, dient bij digitale informatie al bij het ontstaan nagedacht te worden over de archivering. Anders bestaat het risico dat informatie niet kan worden teruggevonden of in de context kan worden geïnterpreteerd.'

De bestuurders halen onderzoek van Ictu aan, waaruit blijkt dat de digitale dossier- en archiefvorming bij decentrale overheden niet op orde is.

Ze schrijven: 'Er dreigt een ‘gat in het geheugen’ van de overheid te ontstaan. Dat heeft gevolgen. Als de informatie niet op orde is, is het lastig het overheidshandelen voor het controlerend orgaan en de burger te reconstrueren. Overheidsinformatie en data vertegenwoordigen ook een grote economische waarde. Onvindbare informatie zorgt voor schade bij burgers, ondernemers en decentrale overheden zelf.'

Oproep gezamenlijke e-depot

De schrijvers van de brandbrief roepen de colleges van burgemeester en wethouders, gedeputeerde staten, dijkgrafen en heemraden en het dagelijks bestuur op om in actie te komen om de kwaliteit van de archivering en informatievoorziening te verbeteren.

'Ontwikkel, samen met collega-bestuurders in de regio of provincie, een gezamenlijke strategie om een e-depotvoorziening te realiseren. De coalitieonderhandelingen bij provincies en waterschappen vormen een uitgelezen kans om aandacht voor dit onderwerp tot uiting te brengen in nieuwe collegeprogramma’s.'

Om duurzame digitale toegankelijkheid te borgen is het volgens de schrijvers van de brandbrief van belang eerst de informatiehuishouding op orde te brengen. Volgens hen is de invoering van gemeenschappelijke standaarden zoals het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) een eerste belangrijke stap en moet die gevolgd worden door de realisatie van een e-depotvoorziening. 'Decentrale overheden kunnen zelf bepalen welke informatie op welke manier zij aanbieden en waar deze duurzaam bewaard moet worden.

'Voorkom digitale dementie'

'Vanuit het programma Archief2020 en het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) is een denkkader ontwikkeld voor het maken van keuzes. Samenwerking is hierbij onontbeerlijk. De aanpak vraagt om slimme allianties en bundeling van kracht en kennis.'

De brief is ondertekend door de burgermeester van Nieuwegein. Peel en Maas en een wethouder van de gemeente Goes. Namens de waterschappen hebben Hollandse Delta, hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard en hoogheemraadschap Delfland een handtekening gezet. Ook de Commissaris van de Koning van de provincie Overijssel en de provincie Zeeland hebben hun handtekening gezet onder de brandbrief 'Voorkom digitale dementie'.

 

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5259776). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

De brandbrief “Voorkom digitale dementie” van 2 april j.l. eindigt met het verzoek om best practices onder de aandacht te brengen.

Graag maken wij de schrijvers attent op de best practice van de Vlaamse Overheid. Na een tweejarige voorbereiding met onder meer deskundigen van de Vlaamse universiteiten onder leiding van het Vlaams Instituut voor Archivering, heeft zij in 2014 een oplossing gelanceerd die volledig voldoet aan de vijf doelen van het Programma Archief 2020 die worden genoemd in de Nulmeting van ICTU:
• “digitale duurzaamheid: de overheid borgt op een duurzame manier de toegankelijkheid van overheidsinformatie;
• openbaarheid: de overheid maakt overheidsinformatie beter inzichtelijk en beschikbaar voor iedereen;
• toegankelijkheid: de samenleving haalt maximaal maatschappelijk rendement uit gezamenlijke archieven;
• documenteren van de samenleving: naast de primaire archieftaak zorgt de archiefsector gezamenlijk voor veiligstelling van belangrijke particuliere archieven;
• kwaliteitszorg en bestelversterking: samen vormen we een kennisnetwerk van toekomstvaste archiefinstellingen.”

Als sluitstuk heeft de VIAA een e-depotvoorziening ingericht waarin informatie duurzaam wordt opgeslagen en ontsloten in eerste instantie voor universiteiten en bibliotheken. Een en ander naar analogie van het AIDO onderzoek naar de functionaliteit van het e-depot. Qua infrastructuur kozen zij vooral uit kostenoverwegingen, voor een wat wij noemen de 3-2-1 oplossing:
3. Er worden drie kopieën van de data gemaakt,
2. Die zij op minimaal twee verschillende locaties (in twee verschillende datacenters) opslaan,
1. Met een lange termijn kopie die offsite en offline wordt veilig gesteld.
Voor de laatste stap werd BackupNed - na een internationale aanbesteding- als partner gekozen. Zie voor meer informatie onder meer: http://www.backupned.nl/nl/actueel/vlaamse-cultuur-in-nederlandse-bunker

Een brief met nadere informatie is vandaag verstuurd naar de contactpersoon bij de VNG.

Ik denk dat het bestuderen van de reacties op http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/nieuws/bestuurders-waarschuwen-voor-digitale-dementie.9472036.lynkx
ook een aardig licht op het geheel laat schijnen...

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×