Managed hosting door True

Ordina bouwt zaaksysteem provincie Zeeland

Automatiseerder gaat met oplossing overheidsmarkt op

 

De provincie Zeeland heeft na een aanbesteding Ordina de opdracht gegeven een zaaksysteem te ontwikkelen. Voor deze oplossing gebruikt de automatiseerder een aantal standaardcomponenten van Microsoft CRM en Sharepoint. Daaroverheen legt Ordina ecm- en bpm-functionaliteit voor de afhandeling van zaken. Het zaaksysteem is naar verwachting op 1 januari 2013 klaar. Ordina biedt de de oplossing ook als standaardsysteem op de overheidsmarkt aan onder de naam Provincie 3.0 en Gemeente 3.0.

Door zaakgericht te gaan werken wil de provincie Zeeland haar inwoners beter informeren over de voortgang van een zaak, de behandeling van een zaak monitoren en sturen, relevante documenten toegangelijk maken en managementinformatie verkrijgen. Via een aanbesteding heeft de provincie Ordina als technische implementatiepartner aangetrokken. Een opvallende keuze omdat er op de overheidsmarkt inmiddels talloze leveranciers, zoals eMaxx, Perfectview, Decos , BCT, en Circle Software, een standaardpakket voor zaaksystemen aanbieden. Zo sloot laatstgenoemde leverancier afgelopen april een contract met de provincie Groningen voor het leveren van een zaaksysteem.

Look & feel

'Wij hadden geen expliciete voorkeur voor een standaard- of maatwerkoplossing', vertelt Robin Wildschut, programmamanager zaaksystemen bij de provincie Zeeland. 'We hielden alle opties open, inclusief open source. Uiteindelijk scoorde Ordina aan de hand van de vijf wegingsfactoren het best.'

Belangrijke eis in de aanbesteding was dat de geboden oplossing een component voor relatiebeheer (crm = customer relationship management) zou bevatten. 'De klant staat vanuit deze crm-ingang in ons zaaksysteem centraal', stelt Wildschut. Ordina gebruikt hiervoor Microsoft CRM-functionaliteit. Hij noemt als bijkomend pluspunt dat de ka-systemen die bij de provincie Zeeland draaien ook van Microsoft zijn. 'Die hebben een vergelijkbare look & feel als straks de Ordina-oplossing. Dat vergemakkelijkt de acceptatie van deze oplossing door de gebruikers.'

Digitaal afhandelen

Ordina zet voor de zomer een basisvoorziening neer die daarna per hoofdproces wordt uitgerold. Op 1 januari 2013 moeten de medewerkers van de provincie zaken geheel digitaal kunnen afhandelen. Het zaaksysteem vervangt in ieder geval de huidige workflow-oplossing van Corsa. Zeeland onderzoekt of er ook nog een aantal legacysystemen vervangen kunnen worden. Daarbij gaat het om een paar kleine workflowoplossingen, deels standaard en deels door de provincie zelf in Oracle ontwikkeld.

Daarnaast moet het zaaksysteem worden gekoppeld aan een aantal basisregistraties en aan door Zeeland gehanteerde pakketten voor financieel beheer (Coda), personeelsbeheer (Beaufort), Handhaving (Haver), geo-informatie (Globis) en huisstijlsjablonen (iWriter).

Procesgestuurd

Het invoeren van zaakgericht werken is een complex verandertraject. Het doel is om zo veel mogelijk (80 tot 90 procent) procesafhandeling via het zaaksysteem te laten lopen. Dit zijn zowel klant-gerelateerde gestructureerde processen (vergunningaanvraag, WOB-verzoeken, klachten e.d.) als minder gestructureerde processen zoals 'beleid maken'.

'Het vergt een andere manier van denken en werken, namelijk procesgestuurd', benadrukt Wildschut. 'Die processen lopen over afdelingen heen. Informatiemuurtjes worden afgebroken. Medewerkers begrijpen daardoor beter hoe bepaalde processen door de organisatie lopen. Dat verbetert uiteindelijk de dienstverlening aan klanten. Ook is het neerleggen van een goed zaaksysteem de basis is voor het nieuwe werken.'

Twee pogingen

In totaal beschikt Wildschut over een budget van vier miljoen euro over een periode van vier jaar om het zaakgericht werken te realiseren. Een eerdere aanbesteding werd voortijdig afgebroken. Daarbij was in de offerte-uitvraag het crm-deel gescheiden van het documentmanagementsysteem en zocht de provincie naar meerdere leveranciers. 'Dat bleek toch een weinig praktische opzet te zijn waarbij leveranciers elkaar in de weg zouden kunnen gaan zitten. Ook de leveranciers waren opgelucht toen we daar de stekker uittrokken. In de hernieuwde aanbesteding kozen we daarom voor een integrale aanpak.'

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4511111). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over



Lees ook


 

Reacties

Ligt dat nou aan mij of wordt hier een heel duur wiel uitgevonden?
Procesgericht werken is al decennia lang core business voor IT-organisaties, er zijn honderden tools voor ontwikkeld en voor alle organisatiegroottes beschikbaar, er zijn honderden boeken over geschreven, er zijn prachtige managementgames voor gemaakt, er is met de ISM-methode zelfs een nationale standaard werkwijze voor beschikbaar, er zijn uitgebreide opleidingsprogramma's voor beschikbaar, en nu gaat de provincie in tijden van drastische bezuinigingen vier miljoen besteden aan het uitdenken van wat zo langzamerhand een commodity is?
Wie is hier nou gek?

Dit gaat om ZAAKgericht werken en dat is een wezenlijke stap verder dan procesgericht werken. Een stap waarbij de invalshoek van de afnemer (een zaak) centraal staat in plaats van de invalshoek van het werkproces van de instantie (i.c. provincie).

Case Management zoals ze dat in het Engels zouden noemen. Houdt toch gewoon in dat je je proces op een wat andere manier inricht? Knap verkocht van Ordina, die mogen op kosten van de Zeelandse belastingbetaler een eigen standaardoplossing bouwen omdat de behoeftes in Zeeland blijkbaar heel erg afwijken van die van bijvoorbeeld de mensen in Groningen. Wel je best doen nu!

@Bert,

in het kader van "us bin zunig" zou je toch snel denken dat er zeker al meer dan 10 provincies dit ook al hebben .....

Mocht dat niet "nog" niet zo zijn, dan lijkt het me dat de provincies eerst eens de, alle, bedrijfsprocessen gelijk zouden moeten trekken.

Daarna zal een gemeenschappelijke keuze veel geld besparen.

Vindt niemand 1 januari 2013 erg dicht bij? Implementatie trajecten en bij behorende veranderingsprocessen ten behoeve van standaardsystemen met aanvullend maatwerk en interfaces met bestaande administraties in 6 maanden?

@bert, kun jij uitleggen waarom een procesgerichte organisatie niet zaakgericht zou kunnen opereren?

De datum van 1 jan 2013 is reeds voorbij. Is er al nieuws over het resultaat?

Vacatures bij Ordina
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×