Managed hosting door True

Rotterdams college vindt ICT niet sexy

 

De deelportefeuille ict is weinig gewaardeerd binnen de gemeentepolitiek in Rotterdam. Wethouders besteden liever aandacht aan andere onderwerpen die meer publiciteit opleveren of inhoudelijk minder complex zijn. Met als gevolg dat het college weinig initiatieven heeft ontplooid op dit gebied. Ict wordt niet beschouwd als een politiek sexy portefeuille. Dit komt naar voren uit het rapport van de Rekenkamer Rotterdam.

Uit het rapport 'Foutmelding in beeld', een onderzoek naar de aansturing van ict-projecten binnen de gemeente Rotterdam, blijkt dat de voor ict verantwoordelijke wethouders liever hun beperkte capaciteit staken in andere portefeuilles waarvoor zij ook verantwoordelijk waren. De broodnodige nieuwe impulsen voor ict ontbraken daardoor. De ict-portefeuille heeft een complexe inhoud met weinig publicitaire waarde en werd niet beschouwd als een sexy onderwerp.

Het onderzoek van de rekenkamer toont aan dat er in Rotterdam op ict-gebied in de periode 2004-2007 wel het nodige in gang is gezet. Na 2007 is echter geen nieuw plan opgesteld, vanuit de gedachte dat het gedateerde beleidsplan 'voortrollend' was. In 2006 is er nog wel een aanvulling opgesteld over concern-informatiearchitectuur. Een goed plan voor de invoering van een standaardarchitectuur, alleen ontbrak het aan een praktische vertaling voor de bestuurlijk verantwoordelijken. Het 'strategisch architectuurplan' en het 'tactisch architectuurplan voor dienstverlening' waren te specialistisch en vaktechnisch uitgewerkt om het bijvoorbeeld voor een wethouder begrijpelijk te maken.

Niet aansprekend

Dat de status van ict net zo laag is als de status van de lantaarnpaal in de Rotterdamse gemeentepolitiek bleek ook uit de houding van het college. De rekenkamer constateert dat het college het bestuurlijk belang van ict onvoldoende onderkent. Er ontbraken voldoende waarborgen in de governancestructuur, waardoor het college geen goede en efficiënte uitvoering van het ict-beleid en de ict-projecten kon afdwingen. De Rekenkamer Rotterdam: 'In tegenstelling tot andere bedrijfsvoeringsaspecten is ict complex, raakt het direct het primaire proces en kan de ict de concerngedachte verder vorm geven. Het college onderschat deze specifieke belangen. Ict wordt door het college nog te weinig als kritische succesfactor gezien voor het realiseren van gemeentelijke doelstellingen.'

Positief

De gemeenteraad van Rotterdam vormt een positieve uitzondering. Om meer inzicht te krijgen in de uitvoering van het ict-beleid en de voortgang van projecten heeft de raad het college regelmatig verzocht om aanvullende informatie. Het college is hierin tekort geschoten. Zo zou de wethouder de raad op kwartaalbasis informeren. In de periode 2004-2006 zijn slechts drie ict-rapportages verschenen. Vragen van de gemeenteraad over de financiële onderbouwing en risico's van lopende projecten bleven onbeantwoord.

Het college herkent zich overigens niet in de kritiek dat het het grote belang van ict niet zou onderkennen. Het verwijst naar de talloze initiatieven van de afgelopen jaren en het hervormingsprogramma voor een strakke aansturing dat is ingezet. Daarbij is recent een chief information officer in de persoon van Hans Nijman benoemd.

Wethouders

Het college van burgemeester en wethouders neemt beslissingen over de ontwikkeling van ict in de gemeente. Het college legt verantwoording af aan de gemeenteraad over het gevoerde beleid. Vanaf 9 juli 2009 is wethouder Lucas Bolsius (CDA) verantwoordelijk voor de concernsystemen. Daarvoor waren Jeannette Baljeu (VVD, wethouder Verkeer, Vervoer & Organisatie) en Nico Janssens (VVD, wethouder Middelen en Sport) verantwoordelijk.

Wethouder Baljeu stapte afgelopen mei op als wethouder (naar aanleiding van de affaire Tariq Ramadan). De Rekenkamer Rotterdam heeft voor dit onderzoek met haar geen gesprek kunnen houden over de sturing en beheersing op ict-gebied.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3116971). © Jaarbeurs IT Media.

?


Sponsored


Lees ook


 

Reacties

Alleen wel weer jammer dat de website van de rekenkamer alleen te bekijken is met Internet explorer en niet met firefox...

Vanaf het aantreden van dit nieuwe College van B&W is er in het ict-veld binnen de gemeente Rotterdam aanzienlijk wat gewijzigd. Zo heeft Rotterdam besloten dat er een SSC in het leven geroepen moest worden en dat het aansturingsmodel van de voorheen zeer zelfstandig opererende decentrale ict-afdelingen, binnen de separate gemeentelijke diensten, anders moest worden. Als zo'n nieuw bestuur aantreedt en tegelijkertijd wordt er in de ambtelijke organisatie significante wijzigingen doorgevoerd, dan is het te verwachten dat er vroeg of laat problemen zullen ontstaan. Het nu geschetste probleemveld uit het onderzoeksrapport vand e Rotterdamse Rekenkamer biedt aldus kansen om her en der raparaties uit te voeren.

Mijns inziens is de problematiek lang niet zo alarmerend en zijn er gepaste oplossingen voor handen.

Voor de nieuw aangetreden cio (Hans Nijman) is deze probleemsituatie per definitie een gelegen moment om de ict-huishouding weer op orde te krijgen. Rest alleen de vraag wie de feitelijke probleemhebbers zijn en waar die nu echt wakker van liggen. Mede op basis van deze feiten kan een gericht plan-de-campagne worden opgesteld om de (belangrijklste) adviezen van de Rotterdamse Rekenkamer vorm en inhoud te geven.
En, de huidige cio kennende, zal hij zeker hier een successtory van maken, net zoals hij dat destijds in zijn rol bij de Bestuursdienst voor elkaar heeft gekregen.

Kortom, er is werk aan de winkel, en het vooruitzicht ziet er gunstig uit. Althans, op basis van de thans bekende feiten.

Met Hans Nijman ondersteund door Armand bedrijf JEFFs Consultancy & Associates (Company Size = 10 employees) komt het dus wel goed.

Voor vele bestuurders en directeuren is ict een taai ongerief. Te meer daar in het verleden is gebleken dat ict een te hoog hype gehalte kende die in de praktijk niet geheel waar te maken viel.

Welke ict-er kent niet de hypes rondom de introductie van internet, e-business, e-commerce, workflow managemenet systemen, en m-commerce middels telecom toepassing als gprs/umts/hsdpa. Deze hypes werden als gouden beloften gebracht voor eindklanten, leveranciers en jawel soms zelf voor de gehele mensheid. De praktijk is uiteraard anders uitgepakt en de technologie heeft zich in z'n ware aard wel bewezen, echter zonder de gouden beloften.

Uit dit verleden zijn vele leerlessen te trekken, zoals:
- ict dient altijd beschouwd te worden als een hulpmiddel en kan in sommige gevallen en soms tijdelijk een strategisch voordeel opleveren;
- ict kost bij de eerste introductie in een bedrijfsomgeving altijd veel geld, tijd, ergernis, maar kan op termijn leiden tot efficiency voordelen, mits men hier goed mee weet om te gaan;
- etc., etc.

Kortom, mijn betoog is dat bestuurders en directeuren eerst een goed beeld moeten krijgen van de potenties van nieuwe ict-mogelijkheden en dat zij altijd door de gouden beloften van verkopende partijen doorheen moeten prikken. Pas dan kan nieuwe ict op z'n merites beoordeeld worden. En vervolgens kunnen daarna ook betere investeringsbeslissingen genomen worden.

Aangaande de factor mens die ict moet gaan gebruiken en beheren vallt er nog veel te verbeteren. Want veelal blijkt dat fouten in ict-systemen te wijten zijn aan menselijke falen. Daarom heerst er tegenwoordig in het vakgebied ict de grote tendens om competenties van het ict-personeel grondig aan te pakken om deze aanzienlijk te verbeteren. Hierbij is het onvoldoende om alleen aandacht te schenken aan opleidingen, maar er zal zeker ook aandacht moeten worden geschonken aan het gehele HRM-beleid binnen het ict-vakgebied.

Het besturen en managen van ict-vraagstukken binnen bedrijven en instellingen heeft niet alleen te maken met een technische paragraaf, maar rechtvaardigt ook de gerichte aandacht voor beleid, cultuur, personele kwaliteiten, competenties en werkprocessen.

Immers, de belangen van ict zijn tegenwoordig voor vele bedrijven en instellingen van dien aard dat deze bredere (multidisciplinaire) benadering een vereiste zou moeten zijn.

Het moge duidelijk zijn dat deze benadering vereisten aan al de betrokkenen stelt. Maar met een pakkende, toekomstgerichte en haalbare visie kan vrijwel elke organisatie de juiste voordelen behalen met het toepassen van ict. Het vraagstuk ict moet aldus goed georganiseerd worden en dan pas kan men hiervan de vruchten plukken, niet eerder.

Slotadvies: Run your IT as a Business.

Armand Jeffrey..... Veel woorden ....... *ZUCHT*

Slotadvies: Run your IT as a Business.

Jammer dat het ambtenarij is.
De mensen die genoemd zijn hebben inderdaad weinig met IT, en zien dit allen als kostenpost.
Schoenmaker blijf bij je leest.
Laat IT managen door IT managers, en niet door papieren managers.
Hier passen ook weer mooi de andere artikelen:
Ervaring ICT en managers bij het rijk
het SSC rotterdam
De grip op IT

IT is niet meer iets wat je er even bij doet, zeker niet op management niveau.

Dit zal geen populaire visie zijn op de Computable site, maar... het college heeft groot gelijk.
ICT is een middel, geen doel. ICT is ondersteunend op operationeel gebied, niet strategisch.

Daarom hoeft het college geen visie te hebben op ICT. Laat dat maar over een het hoofd automatisering of, zoals dat tegenwoordig zonodig moet heten, de CIO. En, zoals Armand op het eind van zijn betoog zegt, "Run as a business".

Let op de kosten en doe niet alsof ICT te maken heeft met beleid.

Hoezo, doe niet alsof ICT te maken heeft met beleid?
Alignment van de ICT als middel met het algemeen beleid is wel degelijk heel belangrijk. Als de gemeenteraad en burgers bijvoorbeeld inzicht willen hebben in de status van de gemeentelijke programma's, dan kan ICT helpen managementinformatie te verzamelen en die toegankelijk te maken. En zo zijn nog heel veel voorbeelden te geven. Bovendien kan goed ICT-beleid ook de kosteneffectiviteit van de automatisering verbeteren.

Jij hebt het over ICT-beleid; ik heb het over Rotterdams beleid. Twee verschillende niveaus. ICT kan volledig worden uitbesteed (ik zeg niet dat het verstandig is), het beleid van Rotterdam niet.

Nee Nico, ik heb het over de alignment van ICT-beleid en concernbeleid. Als je niet richt op de alignment van de ICT, dan is de effectiviteit van de ICT meestal laag en de efficientie dito. Dat je de alignment niet door politici moet laten uitwerken, is duidelijk. Maar dat geldt voor zo'n beetje elk beleid of daarvan afgeleid programma. Je moet een politiek bestuurder wel laten aansturen en controlemogelijkheden geven, ook de ICT. Je laat de taxichaufer ook niet bepalen waar de klant naar toe moet en of dit via een toeristische route gaat.

Overigens, ICT-beleid uitbesteden is vragen om moeilijkheden, dat hebben we in Rotterdam al een paar keer gezien. Ik heb het ook bij heel grote bedrijven gezien. Dan krijgen de body- en dozenschuivers te veel vrijheid. Run as a business wordt dan al snel short term business voor de ICT-leverancier. De rest van de ICT kan je onder voorwaarden uitbesteden.

"De gemeenteraad van Rotterdam vormt een positieve uitzondering. Om meer inzicht te krijgen in de uitvoering van het ict-beleid en de voortgang van projecten heeft de raad het college regelmatig verzocht om aanvullende informatie. Het college is hierin tekort geschoten. Zo zou de wethouder de raad op kwartaalbasis informeren. In de periode 2004-2006 zijn slechts drie ict-rapportages verschenen. Vragen van de gemeenteraad over de financi?le onderbouwing en risico's van lopende projecten bleven onbeantwoord."

Ongeveer medio 2003 of 2004 heeft een wethouder, toendertijd verantwoordelijk voor Economische Projecten in Rotterdam, zich gerealiseerd dat hij onvoldoende inzicht had in de stand van zaken m.b.t. deze projecten. Gebruikelijke rapportages waren ondoorzichtige stukken proza waarin nauwelijks een lijn zat. Het hart was vervuld van medelijden met de projectmanagers die dit moesten schrijven. Er was geen enkele basis voor de structuur en de inhoud van de rapportage.

Om zich te kunnen verantwoorden voor zijn miljarden portefeuille wilde hij een heldere, inzichtelijke, eenvoudige en eenduidige projecten rapportage. Binnen afdeling Economische Projecten van het OBR is toen een heel goede rapportage systematiek opgezet die aan deze vereisten voldeed.

Toen een jong softwarebedrijf kwam aanklopen met hun cockpitsoftware voor de besturing van organisaties kregen zij de opdracht deze rapportage systematiek om te zetten in een softwareprogramma. Zo kreeg de gemeente de beschikking over de Projecten Monitor Cockpit (PMC), die eerst binnen OBR werd ge?mplementeerd en later bij de dS+V.

De PMC gaf projectmanagers de mogelijkheid de wollige (en vervelende) proza-rapportages achter zich te laten en op een vijftal door de organisatie te defini?ren Project Indicatoren (bijvoorbeeld Kwaliteit, Planning, Budget, Realisatie, vul maar in...) middels kleurindicators ('stoplicht') periodiek te rapporteren per project. Het programma bood ruimte voor een korte toelichting bij afwijkingen en wijzigingen.
De verantwoordelijke Programmamanagers en de Wethouder konden de resultaten in heldere schermen opvragen.

Gebruikers ontvingen het programma enthousiast en gingen ermee aan de slag. Helaas bleek na verloop van tijd dat door gebrekkige kennis en sturing van bovenaf het gebruik van de Projecten Monitor verwaterde (nieuwe wethouder? andere managers?). Implementatie vraagt sturing van bovenaf uit de organisatie, en die bleek te ontbreken. Uiteindelijk leek het een initiatief dat vanuit de ICT afdeling de organisatie inging.

Zo kon het gebeuren dat een verse verantwoordelijke ICT manager van het OBR meer dan 250 verschillende applicaties en meer dan 100 ICT projecten aantrof bij zijn aanstelling. Voor hem ontwierp hetzelfde bedrijf een prachtige cockpit om al deze zaken te beheren. Maar ja als je al zoveel projecten en applicaties hebt kun je er natuurlijk niet ??n meer bij hebben...

- - -

"Voor vele bestuurders en directeuren is ict een taai ongerief." (dank aan Armand voor de mooie formulering van deze terechte constatering).

Business - ICT alignment lijkt lastige kost. Gaat over twee groepn die elkaar vragend aankijken:
Vraagt de business aan de ICT: "Wat heb je voor ons?"
Vraagt de ICT aan de business: "Wat wil je hebben?"
En tegen elkaar: "Ja maar j?j bent toch de deskundige?"

De besturingscockpit van datzelfde softwarebedrijfje bevat de informatiestructuur zoals die in elke organisatie voorkomt... (O ja? Ja!)
Biedt houvast in de communicatie tussen business en ICT en kan dienen als middel tot communicatie tussen beide partijen.
Die cockpits zijn in de eerste plaats bedoeld om organisaties goed, effectief en efficient te besturen. Wie zit d??r nou op te wachten?

- - -

"met een pakkende, toekomstgerichte en haalbare visie kan vrijwel elke organisatie de juiste voordelen behalen met het toepassen van ict" (nogmaals dank aan Armand).

Deze juiste formulering stimlueert helaas teveel en vooral overheidsorganisaties opnieuw het wiel uit te vinden. Clubs van allerlei geleerden gaan eerst eens beginnen met nadenken over hoe het nou eigenlijk moet. Als je dan komt aankloppen en zegt dat je de oplossing kant en klaar hebt, dan kan dat niet. Iets waar zij met al hun slimheid nog niet uit zijn... hoe kan een ander dat nou al opgelost hebben. "Stoor ons niet en gaat heen!"

Luctor et emergo!

"Business - ICT alignment lijkt lastige kost. Gaat over twee groepen die elkaar vragend aankijken." Als het zo gaat, dan is er natuurlijk geen sprake van alignment (hier met ICT).
Door bijvoorbeeld multidisciplinair samen te werken en iteratief idee?n te ontwikkelen hoeft het niet voor te komen dat partijen (vaak meer dan twee) elkaar dom aankijken alsof ze elkaars rollen en expertises niet kennen. Elk goed programma- of projectbureau weet dat. Dan kunnen goede beleidsuitwerkingen geformuleerd worden die weer de basis van goed business cases vormen.
Zonder een goede business case, is een Cockpit programma helaas niet meer dan een speeltje van ICT-ers en andere uitvoerders. Dat geldt ook voor een gebrek aan commitment. Ik heb een Rotterdamse wethouder gekend die voorafgaande aan het lintjesknippen een stuk over ICT van Hans Nijman voorlas, terwijl het toch wel duideljk te merken was dat hij er niks van snapte en dat blijkbaar ook geen gemis vond.

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.