Managed hosting door True

Miljoenenverlies door ongeschreven overuren

 

Ict-consultants schrijven ongeveer een tiende van hun overuren niet op. Op jaarbasis betekent dat een omzetverlies van miljoenen euro's.

 Ongeveer 10 procent van de werkweek van ict-consultants wordt niet in rekening gebracht bij opdrachtgevers. Dit betekent een omzetverlies van miljoenen euro's, blijkt uit onderzoek van Blauw Research in opdracht van projectensoftwareleverancier Maconomy. Het onderzoek is, gehouden onder ruim tweehonderd consultants in marketingcommunicatie, ict, business en ingenieurs. Van hen is 60 procent ict-consultant.

Het omzetverlies komt vooral doordat overuren onnauwkeurig (verkeerde aantallen of projecten) en onregelmatig (niet direct na uitvoering) geregistreerd worden. Een tweede oorzaak is dat 40 procent van de ondervraagden vaak langer aan een project werkt dan het bedrijf in rekening kan brengen, waardoor ze onbetaald overwerken. Van Haasteren, country-manager Maconomy: "In de ict wordt veelal met van te voren afgesproken budgetten gewerkt. In deze sector wordt voorzichtiger geboekt naarmate de winstmarge in het geding komt. In feite worden verliezen onzichtbaar gemaakt."

Naast omzetverlies zorgt onzorgvuldige registratie van overuren voor nog meer problemen. Doordat consultants niet hun daadwerkelijk gewerkte uren schrijven is het voor dienstverleners lastig om goede inschattingen te maken van bijvoorbeeld de personeelsbezetting, verwachte winst en offertes. Van Haasteren stuurt aan op een mentaliteitsverandering: "Bij realistisch boeken wordt eerder zichtbaar of een project het beschikbare budget overschreidt. Hierdoor kunnen verliezen worden ingecalculeerd en door de boekhouding alvast worden afgeboekt. Het afboeken heeft onterecht een negatief imago."
Het onderzoek richt zich op ‘mythes van het urenschrijven'. Zo denkt bijna de helft van de ondervraagden dat even een mailtje sturen of een kort telefoongesprek verwaarloosbaar is voor de urenregistratie, Van Haasteren licht toe dat in het bellen en mailen vaak veel meer voorbereiding- en bewerkingstijd gaat zitten dan men denkt. Hij geeft aan dat nauwkeurig bijhouden hoeveel tijd hieraan wordt besteedt belangrijk is. Zeker nu deze communicatievorm tussen consultant en klant steeds vaker wordt gebruikt boven face-to-face contacten (onder meer door fileproblemen).

Liefst 40 procent van de consultants geeft aan meer behoefte te hebben aan heldere instructie vanuit de organisatie voor het registreren van uren. In bijna driekwart van de organisaties worden medewerkers wel gestimuleerd hun uren te schrijven. In minder dan de helft van de organisaties wordt echter teruggekoppeld of mensen het ook daadwerkelijk goed doen. Maconomy concludeert dat deze onduidelijkheid en het gebrek aan feedback de onnauwkeurigheid van het urenschrijven in stand houden.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2003467). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Je kunt ook zeggen: miljoenenwinst door ongeschreven overuren, want bij de klanten levert dit weer winst op...

Er is nogal een verschil tussen 'een tiende van hun overuren' en 'Ongeveer 10 procent van de werkweek van ict-consultants wordt niet in rekening gebracht bij opdrachtgevers'

10% van de werkweek is al 4 uur, zonder overuren. 10% van de overuren is al stukken minder, ervan uitgaande dat mensen niet 40 uur per week overwerken

Er is natuurlijk wel een algemeen punt te constateren. Projecten worden slecht gecalculeerd en dus te laag aangeboden bij de klant. Om nu ervoor te zorgen dat (intern) toch winst wordt gemaakt op een contract wordt er dus, laten we zeggen, een creatieve boekhouding op nagehouden. Het gevolg is dan dat de werkelijke kosten niet bekend zijn. Een volgende offerte zal dus weer zijn gebaseerd op een te lage kostprijs, omdat hiermee het mechanisme ontbreekt om de werkelijke kosten inzichtelijk te maken. Dit is op het conto van het bedrijf (of de afdeling) terug te vinden die dus hogere uurprijzen moet rekenen om in het totaalplaatje toch winstgevend te zijn.

Je kunt nu zeggen dat dit winst oplevert voor de klant maar dat is maar betrekkelijk. Natuurlijk levert het voor een klant een voordeel op, omdat er meer kosten worden gemaakt dan er daadwerkelijk worden berekend aan de klant. Maar bedenk wel dat de overhead (die nu dus veel groter is geworden) in de kostprijs zit. Bij een klant waar wel de juiste uren zijn doorbelast wordt dan teveel in rekening gebracht. Immers, deze klant moet betalen voor het feit dat bij andere klanten te weinig wordt afgerekend.

Ik denk dat het probleem hier vooral zit in het feit dat de interne urenverantwoording ook wordt gebruikt voor de doorbelasting aan de klant. Beter zou zijn om dit uit elkaar te halen. Intern moet je dan de daadwerkelijk gemaakte uren op het contract schrijven. De klant wordt gewoon op een vast contract afgerekend. Het verschil tussen die twee is ofwel winst voor het bedrijf ofwel een reden om de contracteigenaar eens flink aan de tand te voelen over zijn verkooptechnieken.

Ik heb zelf met een contract gewerkt waarbij we de uren niet konden boeken. De reden hiervoor was dat na een tijd het project werd afgesloten. Dus moesten we de uren maar gewoon op onze eigen afdeling boeken. Twee weken later werden er diverse activiteiten gestart waarbij veel uren moesten worden gemaakt, maar die dus ten laste kwamen van de afdeling in plaats van op het contract van de klant. De argumentatie was dat de klant een fixed price had en dat de kosten dus niet konden worden doorbelast. De kosten zijn dus nu op de afdeling geboekt in plaats van op de betreffende klant. Dit contract heeft ons dus veel geld gekost, dat niet aan die klant konden worden afgerekend. Op zich geen probleem behalve dan dat op dit moment dus niet inzichtelijk is wat het contract nu ECHT heeft gekost en dus of het een winstgevend contract was of niet.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×