Managed hosting door True

Facility manager bedreigt hoofd it

 

Veel organisaties kiezen ervoor om hun it-afdeling en de facilitaire dienst samen te voegen. Maar wie moet de nieuwe afdeling gaan leiden, en waarom?

Vroeger was alles lekker makkelijk. Je had een afdeling it, een afdeling telecom en de facilitaire dienst. Met ieder hun eigen taken. Door nieuwe technologieën lopen die taken echter steeds vaker door elkaar. Zo zijn zowel de it-manager als de facilitair manager (FM) betrokken bij stroom- en koelingsproblematiek in datacenters. Ander voorbeeld: ip-communicatie. Valt dat onder de verantwoordelijkheid van telecom of juist van it? Voor beide is wat te zeggen.

Om deze competentiestrijd te beslechten, besluiten veel ondernemingen om de facilitaire en it-diensten samen te voegen tot één afdeling. Nederland loopt voorop in deze trend. Toch blijkt het nog een flinke opgave om te bepalen wie de ‘toko' gaat leiden: de facility manager (FM) of het hoofd van it?

De deskundigen zijn het er niet over eens. Velen menen dat de functie van ‘chief facilitating officer' typisch iets is voor iemand uit de facility-hoek. FM'ers zouden vaak een bredere kennis en meer bedrijfskundige ervaring hebben dan de collega's van it. Anderen verwachten juist dat de it-manager de aangewezen persoon is om een samengevoegde afdeling te leiden. Hij zou alles beter kunnen overzien: van telefonie tot disaster recovery.

Lennart Harpe van Humanagement en specialist op het gebied van convergentie van bedrijfsonderdelen: "Een manager van zo'n samengevoegde afdeling moet in ieder geval een generalist zijn. Dit hoeft niet per se een facility manager of ééntje van it te zijn, zolang hij of zij maar een goede regievoerder is. Het kan dus ook een bedrijfskundige zijn. Daarnaast is het belangrijk dat er onderling goede afspraken zijn over wie waartoe bevoegd en verantwoordelijk is. Uit oogpunt van risk management moet je namelijk altijd voorkomen dat verantwoordelijkheden worden afgeschoven."

Wat vind jij?

Hoe verloopt de samenwerking tussen jouw it-afdeling en de facilitaire dienst? Wie zou een samengevoegde afdeling moeten leiden: het hoofd it of de facility manager? Stuur je reactie naar lezers.computable@bp.vnu.com.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1897777). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Het lijkt erop dat deze convergentie al geruime tijd in ontwikkeling is, alleen heeft het nog niet echt een naam gekregen. Kijk je bijvoorbeeld naar het 'Living building' concept, dan zie je dat het onvermijdelijk is dat of de IT manager of de FM hier vroeg of laat de scepter zal zwaaien. Een IT manager die hoofdzakelijk IT als zijn 'ding' ziet, zal het niet makkelijk krijgen. Een vrouw/man met voldoende feeling voor IT en FM heeft uitzicht op een veelzijdige job.

Een manager hoeft alleen leiding te geven en hoeft niet inhoudelijk kennis te hebben van de ICT-materie, daar heeft hij zijn personeel voor. Zolang hij maar een budget te verdelen heeft en hier waakzaam mee omgaat.

ICT is in basis facilitair; wat dat betreft is samenvoeging van alle facilitaire zaken een logische stap.
Alleen jammer dat voor modewoorden gevoelige beslissers soms een beetje te simplitisch hierover denken. Een op ITIL gebaseerde Service Desk bijvoorbeeld, zou volgens sommigen ook net zo gemakkelijk moeten kunnen helpen als de theedoek aan vervanging toe is.

Ik heb ca 10 jaar gewerkt op een facilitaire afdeling en de laaste 8 jaar ben ik werkzaam als systeembeheerder. Ik ervaar deze werkzaamheden als het faciliteren van een dienst. Gelet op de ontwikkeling dat systeembeheer een steeds bredere taak wordt binnen een organisatie, zoals vaste en mobiele telefonie/data, IP bewakingsfaciliteiten en gebouwbeheerssytemen, etc., ben ik van mening dat syteembeheer thuis hoort bij een FM. Applicatie's zoals ERP en CRM hoort wat mij betreft niet bij een FM. De FM speelt hierbij wel een faciliterende rol.

Al ruim een jaar vervul ik de rol als intermediair tussen de facilitaire organisatie en de ICT organisatie. Het zit veelal in het gebied onbegrip. De ICT-organisatie begrijpt de facilitaire organisatie niet en andersom. Als voorbeeld. De facilitaire organisatie heeft alles tot aan de server redundant uitgevoerd - zo is ook het ICT-landschap ingericht- , maar als er moet worden gewerkt aan omgevingen waar een businesskritische applicatie op draait, dan mag dat alleen maar 's-nacht of in het weekend.

Inmiddels zijn wij een regiefunctie aan het creen waar de juiste taken en bevoegdheden aan worden gehangen. Dit is een groep van mensen die verstand hebben van beide disciplines. Het is een autonome groep met eigen budget. De bedoeling dat zij sturing gaan geven aan de dagelijkse operatie om een computerzaal in te richten en de continueit te waarborgen.

Dat een manager alleen leiding hoeft te geven en geen inhoudelijke kennis hoeft te hebben vind ik een zwaktebod. Persoonlijk heb ik als consultant er enorm veel last van dat veel managers niet gehinderd worden door enige technische kennis. In mijn ogen moet een manager niet alleen leiding geven maar moet hij ook in staat zijn de standpunten van 'zijn mensen' te verdedigen. Een manager zit juist in een positie waar hij te maken krijgt met de business en moet dus in staat zijn een match te maken tussen de wensen en eisen van die business en technische mogelijkheden.

Ik ben ervan overtuigd dat een generalist zo alleen maar voor meer onduidelijkheid zorgt en dat dit de business en de it-afdeling op de lange termijn alleen maar verder uit elkaar drijft.

In bedrijven waar men nog een 'hoofd automatisering' heeft, lijkt me dit geen enkel probleem. In bedrijven of organisaties waar de kwaliteit maar vooral ook de IT strategie een groeiende invloed heeft op het succes van die bedrijven of organisaties, lijkt me dit destructief. In dit geval heeft men doorgaans geen 'hoofd automatisering' maar een CIO... IN het geval van (out-)sourcing lijkt me een samenwerking met FM wel weer een goede zaak. Het is dus zaak om strategie en tactiek buiten FM te houden en 'operatie' of service management erbinnen.

Als account manager is het mijn om netwerkcomponenten te verkopen en op te kopen. Ik tracht dit te doen door naar ict-afdelingen te bellen van bijvoorbeeld Heineken, de KvK en het AMC, maar ook bij naar kleinere bedrijven als ISP's, Resellers en mkb's.
Veelal is het bij grote bedrijven niet duidelijk wie er nu eigenlijk verantwoordelijk is voor de netwerkinfrastructuur. Heel vaak krijg ik eerst een telefoniste aan de telefoon die al weinig verstand heeft van zaken. Soms stuurt zij mij goed door, soms stuurt ze me ook, in hoop van goede afloop, lukraak een kant op in het bedrijf.
Bij deze laatste optie krijg ik meestal iemand aan de lijn die zegt verantwoordelijk te zijn voor het netwerk, maar het helemaal niet is. Ook is deze persoon meestal niet goed geformeerd over de infrastructuur die op dat moment actueel is.
De eigenlijke essentie van mijn telefoongesprekken zijn het kosten besparen op netwerkcomponenten. Dit doe ik door het verkopen van het zogenaamde 'Refurbished' product -(overbodige) apparatuur die hergebruikt wordt, nadat het uitvoerig getest is -, en tevens nieuwe apparatuur.

Zoals ik hierboven aangaf, krijg ik in eerste instantie iemand aan de lijn die zegt verantwoordelijk te zijn, maar het helemaal niet is. Ik vraag mij na een dergelijk gesprek vaak af wat er nu mis is gegaan. Ik boek zo'n bedrijf als 'Geen Interesse', om twee weken later terug te bellen. In veel gevallen is gebleken dat de persoon die ik gebeld heb, inderdaad niet de persoon was die ik nodig had. Schijnbaar voelen mensen zich graag belangrijk en roepen ze maar wat over hun functie.

Dan nu de essentie van mijn verhaal. Het artikel laat zich uit over de wirwar binnen een bedrijf qua taken. Ik ondervind helaas een hoop hinder van personeel dat niet op de hoogte is van de te voeren procedure. Dit leidt tot miscommunicatie, vooral bij het kostenplaatje aan de IT. Mijn verzoek aan alle bedrijven is om eens goed te bepalen wie nu wat gaat doen. Zoals aangegeven in het artikel is het voor niemand echt duidelijk wie wat doet. De it-wereld zou ook eens kunnen gaan samenwerken, in plaats van dat iedereen voor zichzelf op zo'n afdeling zit en maar doet wat hem of haar goed lijkt.

Mijn suggestie is dat zowel de it-manager en de Facilitair Manager een functie krijgen die ten eerste 1 naam heeft, en ten tweede 1 taak heeft. Overleg tussen twee kan nooit kwaad, en zodoende kan er sneller worden samengewerkt, en het arbeidsproces dus worden opgeschroefd. Als er compleet duidelijk wordt wie wat doet, dan is de efficitie ook hoger. En blijft er meer tijd over om eens na te denken over andere zaken, te weten het kosten besparen op apparatuur.
Zolang een ieder blijft doen wat hem wordt opgedragen, zonder verdere vragen te stellen, dan blijven we hangen in een stroom die uiteindelijk niet toereikend blijkt voor de toekomst, en een bedrijf langzaam doet afsterven. Met als laatst het vriendelijke, doch dringende, verzoek een duidelijke taakvervulling aan het personeel te geven, vooral binnen de grote gevestigde bedrijven.

Ict onder FM schuiven is net even iets te kort door de bocht! Daar waar het ondersteuning van bedrijfsprocessen betreft, het instand houden en vernieuwen van infrastructuren en bieden van ict-werkplekmiddelen passen zeker binnen het Facilitaire werkgebied. Maar ontwikkeling van software en R&D op het gebied van nieuwe technologie is een heel andere bedrijfstak. Je zal dan ook een trend zien waarbij ontwikkeling buiten de deur wordt gebracht en er een integratie ontstaat met name daar waar het werkplekken betreft.

Het artikel gaat sterk uit van de beheer en continuiteitscomponent van ict. Dit terwijl ict als business enabler steeds meer onderdeel gaat uitmaken van het primaire proces. Hierdoor neemt de afstand tussen ict en facilitaire dienst juist toe. Wel zal de telefonie component van de facilitaire dienst steeds meer verschuiven naar de ict-afdeling, zoals ook in gelinkt artikel beschreven staat. http://www.telecomlog.nl/de-laatste-der-mohanikanen/

IT-hoofden zouden (over het algemeen) een voorbeeld kunnen nemen aan de klantgerichtheid van de FM-organisaties. De klanten uit het primaire proces bepalen, en FM faciliteert hen zo goed mogelijk. De klant is koning, zou iedere dienstverlener nog steeds hoog in het vaandel moeten hebben. Het is daarom logisch dat ook it-ondersteuning een reguliere plaats krijgt binnen het faciliteren. Laten we eerlijk zijn: het onderscheid tussen een pc, een copier, een telefoon, een bureaustoel of een vergaderzaal is procesmatig beperkt.
Andersom kan de FM-organisatie nog steeds veel leren van de striktere it-processtructuren die in de loop der tijd door schande en schade zijn ontstaan, als een pragmatische ITIL implementatie die ook voor FM werkt.

In beide processen blijft overigens ruimschoots plaats voor BackOffices die de expertise op de vakgebieden houden: de electrici, de loodgieter, de schilder, de netwerkbeheerder, de cateraar, de beveiliger en de externe leveranciers. De facilitaire organisatie is de centrale spil in het geheel, het aanspreekpunt, de kwaliteitsbewaker, de FrontOffice.

De geconstateerde trend matcht met onze ervaringen en de almaar vaker gestelde vraag naar de FMIS-uitbreidingen die al deze facilitaire processen bij elkaar kunnen faciliteren.

FM en IT zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. IT is een lange tijd als een andere discipline gezien, omdat het iets "nieuw" was. Dat is al lang niet meer zo, en het wordt dan ook hoog tijd om de visie op het positioneren, inrichten en uitvoeren van de IT taken binnen een organisatie aan te passen. Dit omdat IT in loop van tijd, ook faciliterend is geworden. Er is immers geen business die het zonder IT kan doen, grote van bedrijf is niet van belang. Tevens zie ik, afgestudeerd FM'er verder gespecialiseerd in IT, heel veel raakpunten tussen deze twee. Ook de punten waarbij IT van FM kan leren. Denk aan procesinrichting, controle en beheersing. Over kwaliteitszorg kan ik hier niet eens beginnen, het is een hoofdstuk apart.
Al met al: ja, een fusie van FM en IT is mijns inziens noodzakelijk en wat mij betreft ook welkom.

Hier komt wederom de "bijzondere" rol en functie van verschillende type ICT om de hoek. Als we ICT als commodity gaan leveren, kan dit zonder meer door een Facilitair Manager worden geleverd. De meeste ICT is echter nog geen commodity. Dit komt er wel in rasse schreden aan. Er is nu al vaak de discussie wie er verantwoordelijk is voor datalijnen, terwijl de telefonie vaak al bij Facilitair belegd is. Zodra ICT infrastructuur als commodity kan worden geleverd kun je dit bij Facilitair beleggen.
We zien al een grote verplaatsing in de ICT. Hierbij treedt de Iinformatiemanager op als bedrijfsprocesintegrator en degene die informatievoorziening realiseert. Hiermee komen wij meteen weer op het vlak van Verandermanagers, de Operationeel managers etc. die er eigenlijk voor verantwoordelijk zijn maar nog niet de slag hebben gemaakt om hun teams van de benodigde ICT kennis te voorzien, common knowledge.
De ICT infrastructuur is naar mijn mening een Facilitaire dienst. Deze zouden we veel meer als een commodity markt (gas, elektra, telefonie, koffiemachine, catering) moeten laten inrichten door de infrastructuur partijen en end-to-end moeten laten leveren.
ICT wordt nog te vaak als iets speciaals gezien. Uiteindelijk zal het noodzakelijk zijn om deze specialisme terug te laten keren naar de basis verantwoordelijken. De operationeel managers van afdelingen, functioneel beheer en naar Facilitair Management , infrastructuur beheer, in de vorm van een commodity.
ICT wordt al te lang als iets bijzonders gezien, door de instabiliteit, terwijl het beheer eigenlijk niet veel anders is dan inregelen van procudures en beheers structuren.

De nieuwe generatie is inmiddels dermate vervlochten met ICT dat deze de ICT infrastructuur en de standaard werkplek applicaties als commodity verwachten. Het moet er zijn en draaien, net zoals de koffie machine altijd koffie moet leveren en met de telefoon gebeld moet kunnen worden.

De volgende stap is de integratie van business applicaties met de operationele organisatie. De vraag hierbij is wie heeft een beter overzicht over de bedrijfsprocessen en de benodigde informatie? Op dit moment faciliteert de Informatiemanager geregeld hierin. Mede wegens het ontbreken van kennis in de operationele organisatie. Dit terwijl de operationele managers hierin in de lead moeten zijn. De huidige ICT organisatie vult eigenlijk de GAP's die er momenteel zijn in de organisatie rondom processen en informatie uitwisseling. De vraag is wat is wijsheid en wie kan hier in de toekomst beter in faciliteren? Met de nieuwe generatie zal ook dit probleem veranderen. Zij weten wat ICT is en wat het kan. Hiermee komt de nieuwe generatie managers vanzelf in Control en verliest de Informatiemanger en ICT manager wederom terein.
Uiteindelijk wordt een Informatiemanager dan een procesintegrator binnen een operationele afdeling en de infrastructuur zal onder facilitair verder opbloeien als commodity en de benodige kwaliteit en stabilteit krijgen.

Er wordt hier regelmatig een vergelijking gemaakt tussen een koffieautomaat en ict-beschikbaarheid. Nu staat er op site ook een stukje over het volledig uit de hand lopen van een project bij Defensie. Gaat over vele miljoenen euro's en het gaat echt niet over het uitrollen van nieuwe koffieautomaten.

Alexander ziet het redelijk, lijkt me. Maar laat me toch benadrukken dat ICT so wie so al minder bijzonder is dan de rest. Ook de andere backoffices hebben hun specifieke expertises en bijzonderheden. Is klimaatbeheersing nu zoveel meer commodity(?) dan ICT?

Mike, enig idee hoeveel miljoen er jaarlijks aan koffie en andere catering binnen Defensie wordt gespendeerd, ieder jaar weer?

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×