Managed hosting door True

Inhuur externen vergroot budgetproblemen

'Groot project leidt eerder tot budgetoverschrijding'

 

Subsidie

Grote software-ontwikkelafdelingen met veel externe medewerkers hebben een grotere kans op kostenoverschrijdingen. Dat concludeert Erald Kulk in een promotie-onderzoek naar ict-projecten. Hij analyseerde welke oorzaken er zijn voor kostenoverschrijdingen en kostenonderschrijdingen van ict-projecten.

'Grote ontwikkelafdelingen waar veel externe medewerkers werken hebben meer kans op het kostenoverschrijdingen', zegt Kulk. ‘Dat komt omdat er bij grote afdelingen meer communicatielijnen lopen. En externen moeten worden ingewerkt, het kost tijd om te leren. Daar wordt vaak geen rekening mee gehouden.' Deze afdelingen kunnen daardoor de kosten minder goed inschatten.

Volgens Kulk zijn kostenonderschrijdingen net zo vervelend als kostenoverschrijdingen. ‘Het gaat om geld dat je gereserveerd hebt voor een project, maar je niet kunt uitgeven', zegt de promovendus.

Kulk beseft dat de conclusies van zijn onderzoek open deuren zijn, maar dat vindt hij niet erg. ‘Eerder waren het alleen onderbuikgevoelens van afdelingen. Nu wordt dit onderbuikgevoel ondersteund door harde data. Er is namelijk weinig analytisch onderzoek op dit vlak.'

Rekenmodel

De promovendus deed ook onderzoek naar een methode om projecten beheersbaar te houden. Daarbij keek hij naar het aantal aanpassingen dat in een project wordt gedaan. ‘Met mijn model kunnen ict-afdelingen uitrekenen wanneer het punt wordt bereikt dat een project onbeheersbaar wordt.'

Het model is te downloaden op de website van wetenschapper Chris Verhoef. Het onderzoek van Kulk is onderdeel van het NWO-project Exploring Quantifiable Information Technology Yields (Equity) dat onderzoek doet naar kwantificeerbare ict.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3220791). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Nogal een simplistische en eenzijdige redenering.

Uiteraard moeten externen worden ingewerkt; elk bedrijf en project is uniek. Vaste medewerkers hebben het voordeel dat ze het bedrijf kennen maar ook zij moeten bekend worden met een nieuw project.
Overigens kan men met de selectie uit de pool externen diegene kiezen die al ervaring met een dergelijk project hebben waardoor een project een snelle start kan maken.

Daarnaast is de meest voorkomende reden dat een project uit zijn budget loopt het niet halen van de looptijd/deadline. En dit is veelal een project management issue.

In de meeste artikelen over 'externen' vergeet men dat deze mensen vaak hoogwaardige en uptodate-te kennis en ervaring hebben waardoor projecten snel kunnen worden gestart ( zonder eerst de vaste mensen op te leiden ) en de grootste valkuilen kunnen worden vermeden. Mensen met veel ontwikkelervaring zullen hopelijk met mij eens zijn dat hier de grootste kostenposten en risico's liggen voor een software project.

Hierbij nog meer onderzoeksresultaten: water is nat. Het is het belang van externen dat projecten zo lang mogelijk duren als ze uurtje-factuurtje werken. En de binding met het bedrijf is meestal niet erg sterk.

Open deuren rond kostenoverschrijdingen mogen best benoemd worden. Maar waardoor ontstaan die extra kostenoverschrijdingen? Dat zou ik graag uitgezocht zien. Marcel en R. A. Boer noemen al een paar oorzaken.

Mijn veronderstelling: grote software-ontwikkelafdelingen horen meestal bij grote bedrijven en grote overheden. Die kopen zogenaamd goedkoop in bij een paar grote ICT- bedrijven. Maar die huren vaak meer dan 30% van die mensen zelfs weer in en vragen voor de eigen mensen ook dezelfde hoge standaardtarieven. De klant ziet niet die verborgen verhoging van doorgaans 35 %. Heeft de klant bijvoorbeeld 15% korting bedongen, dan is die nog steeds 20 % duurder uit dan de middelgrote bedrijven. Die zijn echt niet van plan om voor externe handjes 100 – 250 Euro per uur te betalen.

@Marcel: Dat inhuurkrachten belang hebben bij het 'rekken' van een project gaat er bij mij niet in. Dat schaad namelijk de reputatie van die medewerker en zijn bedrijf. Zeker zzp-ers kijken wel uit. Ik merk snel genoeg wanneer iemand daarop uit is, dan levert deze meestal ook niet goed werk, dus gaat 'ie er uit (ook voordeel van inhuur) en zal ik niet snel die persoon of dat bedrijf opnieuw inhuren.

@John: Je redenering klopt m.i. niet. Je huurt iemand in voor 1 afgesproken tarief. Of die persoon nu van het leverende bedrijf is, een onderaannemer of ... Dat veranderd niets aan het afgesproken tarief. Een kostenoverschrijving door tarieven lijkt me dus wat ver gezocht. En dat de ene klant een ander (hoger/ lager) tarief betaald dan een ander... kwestie van vraag/ aanbod en onderhandelen. Hoewel tegenwoordig de tarieven nauwelijks uit elkaar liggen.

Hopelijk dekt dit artikel niet de lading van het gehele onderzoek en is dit openingsstatement een samenvatting. Ik zou ook net zo goed kunnen beweren
“inhuur externen verkleint budgetprobleem”, vanwege het feit dat externen bij de selectie gekozen kunnen worden op basis van expertise en ervaring.

Kosten van externe zijn direct en duidelijk zichtbaar in een project. Kosten van internen zijn niet altijd duidelijk en direct zichtbaar. Soms denken managers dat internen niets kosten, vanwege het feit dat ze toch al aanwezig zijn. Bij een project waarbij men deze denkwijze hanteert, ontstaan verborgen projectkosten. Deze kunnen budgetproblemen veroorzaken, echter kosten die niet direct waarneembaar zijn, zijn er ook niet.

M@rtin, ik heb veel offertes gemaakt namens diverse bedrijven en nog veel meer offertes namens klanten beoordeeld. Daarom weet ik uit ervaring dat de meeste klanten echt niet weten hoe het afgesproken tarief is opgebouwd en hoe ze het beste kunnen onderhandelen.

Je huurt iemand in voor 1 afgesproken tarief. Wat betekent dit, denk je. Als de hoofdaannemer in een krappe arbeidsmarkt zit, dan werkt die veel met onderaannemers en vraagt ook meer voor het eigen personeel om op een uniform uurtarief te blijven. Zit de markt tegen, dan worden de eigen tarieven verlaagd en worden de onderaannemers zo veel als mogelijk geweerd (minder mee-eters). Uurtarieven tussen onderste onderaannemer en de hoofdaannemer kunnen in de goede tijden dan ook 30 - 100 % schelen. Het gaat om dezelfde persoon en dezelfde opdracht. Huur je iemand in voor een half jaar, dan kan direct inhuren heel veel geld schelen. Inkopers zijn daar helaas vaak tegen.

Een praktijkvoorbeeld: iemand die bij een kleinere klant 60 Euro per uur heeft gekost werd via via ingehuurd voor het dubbele tarief bij een groot bedrijf. Is die persoon opeens twee maal zo veel waard geworden en gaat die persoon zelf ook twee maal zoveel verdienen? Nee.

Bij banken en energiebedrijven mocht je tot een paar jaar geleden rustig een 50% hoger tarief vragen dan bij een kleinere gemeente of een productiebedrijf. Denk je echt dat bij banken en energiebedrijven 50 % meer /harder gewerkt moet worden?

Ik heb contracten opengebroken/tegengehouden, waarbij opeens een extra korting van 30 - 45 % mogelijk bleek. En toch werden dezelfde mensen aangeboden.


Overigens ben ik wel voor het inhuren van externen vanwege hun ervaring opgedaan bij andere bedrijven.

Volgens mij is de definitie van een project dat je iets gaat bouwen tegen een bepaalde prijs met een vastgesteld aantal resources. Dus als je projecten duurder worden doordat je externen moet inhuren dan doe je 2 dingen niet goed in je projectmanagement:
- je huurt te duur in
- en je hebt meer mensen nodig dan vooraf begroot.
Daar kun je moeilijk de externen de schuld van geven...

Mogelijke oorzaak van het duurder worden is dat er na een paar maanden helemaal geen project meer is. Eerst wordt een project FPFD aangeboden maar al snel wijzigen de requirements. Dat past niet in het contract (tja) dus gaan we over op platte detachering. Vervolgens ziet de leverancier zijn kans rijk om goedkope mensen tegen een hoger tarief weg te zetten... daar gaat je "project".

Aan de ene kant worden externen ingehuurd om hun expertise.
Echter, als ik kijk naar de bedragen waarvoor ingehuurd wordt, die ik af en toe voorbij zie komen bij computable, dan gaat het niet alleen meer over expertise, maar ook om "handjes".

Wat ik nog steeds niet snap is waarom sommige bedrijven en overheidsinstanties niet investeren in het aannemen van mensen met de benodigde expertise, zeker als het om projecten gaat met een langere looptijd.

Voor het geld wat op jaarbasis uitgegeven wordt aan inhuur van handjes en\of expertise , kun je makkelijk iemand in vaste dienst nemen

Anko Tijman, begrensd in tijd en middelen is net wat anders dan FPFD. Een echt project wordt doorgaans niet FPFD uitbesteed omdat zoals gezegd requirements kunnen wijzigen door groeiend inzicht, of omdat er nieuwe technieken en methodes gebruikt moeten worden, et cetera. Als bijna alles van te voren bekend is, dan is het geen project meer, maar gewoon productie.

Toch vasthouden aan FPFD bij projecten betekent vaak grote budgetmarges inbouwen of bijvoorbeeld het project rigide leiden. Daar kan men voor kiezen, maar dat is vaak toch minder aantrekkelijk.
Meestal kiest men voor het beperken van de risico's door het in stukken hakken van het project, bijvoorbeeld m.b.v. (iteratief) evolutionair ontwikkelen of door een klein deel als vrij in te vullen meerwerk te bestempelen binnen een businesscase.

Wie snel een toegankelijke introductie op Kulk's onderzoek wil: lees het NWO-persbericht op http://www.nwo.nl/nwohome.nsf/pages/NWOP_7XWEGH?open&nav=SPES_7AE5RE. Dat maakt ook duidelijk dat het om meer gaat dan alleen de inhuur van externen.

Het denken over budgetten, kosten en tijd overschrijdingen zijn gebaseerd op de gedachte dat projecten te voorspellen zijn.
Helaas komen voorspellingen per definitie zelden uit.

Aan de andere kant is falen vaak voorspelbaar. Beheersing is erg vaak onder de maat, wat verrassend vaak juist te wijten is aan het traditionele budgetdenken.

Het is niet de inhuur van derden die budgetproblemen veroorzaakt. In 9 van de 10 gevallen is het een projectmanagement issue. En ja, indien er noodzaak is om externen in te huren zal het project groter en/of complexed zijn en wordt goed projectmanagement nog belangrijker.

"Inhuur externen vergroot budgetproblemen"
En daarom ben ik niet meer "extern", maar "intern",
dankzij mijn nieuwe werkgever, dank jullie wel jongens!

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.