Managed hosting door True

Amsterdamse dienst mag papier vernietigen

 

De Dienst Wonen Zorg en Samenleven van de gemeente Amsterdam vernietigt alle papieren dossiers van de afdeling Uitvoering. Daartoe heeft het toestemming gekregen van de Archiefinspectie. De dienst verwerkte vanaf 2006 ongeveer 80.000 papieren dossiers in een digitaal archief van leverancier Zylab. Daarnaast is de backoffice van de drie gefuseerde onderdelen waaruit de dienst bestaat, gekoppeld aan het digitale archief.

Nu kunnen meerdere medewerkers met hetzelfde document aan de slag. De Dienst Wonen Zorg en Samenleven behandelt onder andere de aanvragen van mindervaliden voor woningaanpassingen en hulp bij het huishouden. De dienst beschikte over een papieren archief van ongeveer drie miljoen papieren documenten zoals indicatierapporten, aanvragen en offertes.

Om alle documenten in het digitale archief te krijgen, is er een bulkscan uitgevoerd en zijn de bestaande backofficesystemen gekoppeld aan het digitale archief. Het gaat om een backofficesystem van Getronics bij het team Vervoersvoorzieningen, een systeem van Capgemini bij het team Woonvoerzieningen en een systeem van Centric bij het team Hulp bij huishouden. Naast de digitalisering van bestaande archiefstukken heeft de dienst voor de huidige verwerking van papieren documenten een scanstraat ingericht.

Toestemming Archiefinspectie

De gemeentedienst kreeg in januari 2010 van de Archiefinspectie toestemming om de papieren archieven te vernietigen. De gemeentedienst wil niet zeggen wat het project heeft gekost. Projectleider Daan Ziemba: 'De businesscase van het project is niet zozeer de besparing op kosten. Het gaat ons er juist om de processen te versnellen en de doorlooptijd te verbeteren. Door de nieuwe inrichting van het documentbeheer is de tijd die nodig is voor de behandeling van een aanvraag verminderd.'

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3260508). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over



Lees ook


 

Reacties

Op het eerste gezicht klinkt dit als een goede zaak. Geen papieren archieven meer en alle dossiers door iedereen die daartoe geautoriseerd is inzichtelijk.

Bij de eerste keer lezen, vraag ik e danw el af waarom die geheimzinnigheid over wat het heeft gekost. De overheid en dus de gemeente en juist haar Diensten zouden zo transparant mogelijk moeten werken. Vertellen hoeveel belastingcenten ergens aan besteed zijn hoort daar ook bij.

Na een tweede keer lezen vraag ik mij vervolgens af; hoe het in vredesnaam kan dat drie afdelingen binnen één dienst binnen dezelfde gemeente drie verschillende oplossingen hebben voor archivering van documenten!

Op zich dan wel goed dat je die op een pragmatische manier koppelt; maar als drie afdelingen binnen één dienst al niet hetzelfde systeem gebruiken; dan wil je je toch niet afvragen hoeveel verschillende systemen er zijn binnen de hele Gemeente Amsterdam!

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.