Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Neem licenties serieus en voorkom discussies

 

Computable Expert

mr. Dennis van Beem
Advocaat, De Vos en Partners. Expert van Computable voor de topics Security en Beheer.

Bij controles van de Business Software Alliance (BSA) bij franchisewinkels komen we in bepaalde gevallen in vervelende discussies terecht. Vaak blijkt dat softwarelicenties een sluitpost zijn, zowel voor de aanbieder van it-diensten als voor de it-inkoper die zolang mogelijk binnen zijn budget wil blijven.

Dit betekent dat er te weinig tijd is besteed aan de vele varianten, mogelijkheden en mogelijke obstakels, die het gebruik van software met zich mee kan brengen. Denk maar eens aan gevallen waarbij personeel de software van de zaak via een (privé- of gezamenlijke) smartphone benadert. Dan kan het zomaar zijn dat ook dat gebruik onder een gebruikslicentie valt.

Wij gaan er als advocatenkantoor dat voor de BSA en haar leden werkt, vrijwel altijd vanuit dat in dat geval de eindgebruiker van software betaalt, tenzij heel duidelijk anders is voorzien in de licentieovereenkomst. Maar in de meeste gevallen is de eigenaar van de franchisewinkel aansprakelijk. Franchisenemers denken ook vaak dat de verantwoordelijkheid voor de juiste licenties bij de moederorganisatie ligt; vaak is dat echter niet het geval.

De discussie begint vervelend te worden als er onvolkomenheden in het licentiebeheer worden geconstateerd. Een ondernemer beroept zich dan vaak op afspraken tussen de franchisegever (‘het hoofdkantoor’) en zijn onderneming. Maar in principe staan die afspraken los van de eisen die een softwareleverancier stelt.

Mocht bij controles blijken dat afspraken niet aan de licentieregels voldoen, dan kan dat wellicht leiden tot een civiele procedure tussen de ondernemer en het moederbedrijf - maar voor de meeste softwareleveranciers is de ondernemer verantwoordelijk. Ook het verweer dat de servicepartij - meestal een reseller - die deze licenties leverde, meldde dat alles in orde was, voldoet niet.

Franchisenemers moeten zich er dus bewust van zijn, dat zij in principe zelf verantwoording dragen voor het gebruik van software in hun onderneming.

Waar gaat het om bij franchise?

Nu wordt het begrip ‘franchise’ niet altijd op dezelfde manier geïnterpreteerd, maar in principe gaat het om zelfstandige winkels die deelnemen aan een ‘formule’. Bij franchisenemers gaat het om zelfstandige ondernemers die meestal een deel van hun omzet afstaan aan de franchisegever, en in ruil daarvoor van inkoopvoordeel en gemeenschappelijke marketing profiteren.

Er is een gerede kans dat de verschillende franchisenemers door middel van een intranet of een gezamenlijk voorraadprogramma informatie met elkaar delen. Daarnaast zal er software zijn, die bij de franchisenemer lokaal draait, zoals een boekhoudpakket of een Office-applicatie. Het is dan niet altijd eenvoudig te herkennen wie voor welke programma’s licentieplichtig is.

Ook bij echte dochterondernemingen moet het gebruik van software die door verschillende mensen gedeeld wordt - bijvoorbeeld bij een shared servicecentrum -, voldoen aan specifieke licenties. Kortom: beheerders én filiaalchefs moeten zich bij alle applicaties die ze gebruiken, afvragen of en hoe de rechten gedefinieerd zijn. Vooral als er sprake is van gecombineerd gebruik - dus deels software die lokaal geïnstalleerd is, deels software waarmee met een centraal systeem wordt gecommuniceerd -, is het van belang dat de ondernemer zijn documentatie én licentiebeleid op orde heeft. Wie dat probleem wil voorkomen, kan kiezen voor SaaS-gebruik van de applicaties zoals Microsoft die levert in Office 365.

Mijn advies is simpel: neem licenties serieus, want uiteindelijk doe je met de software je werk.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5254992). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Ik vind dit een zeer begrijpelijk artikel zij het met een kanttekening. Ik mis namelijk het gegeven dat License management een gewoon standaard in de gehele IT keten dient te zijn, iets wat het klaarblijkelijk dus weer niet is.

Iedere IT professional dient dit gewoon als een standaard op haar/zijn netvlies te moeten hebben en de klant hierin me te nemen. Dat voorkomt dit soort 'verrassingen'.

Nou nou, de BSA en consorten zijn actief. Zeker weer nieuw budget van de softwareleveranciers ontvangen! Zeker gezien de verkapte reclame voor Microsoft Office 365 in dit artikel.

Je moet licentie management heel serieus nemen, want ieder foutje kan duur betaald zijn, maar veelal gaan de licentievoorwaarden de meeste ondernemers ver boven de pet, omdat ze vol zitten met valkuilen om incompliancy te veroorzaken. Dit is voer voor echte onafhankelijke experts zoals Thornstein Groep, om de klanten te behoeden.

Een hele voordelige optie om de kosten van een incompliancy gat te verlagen is het kopen van goedkope 2e hands software licenties. Vaak is het tekort toch op oude versies geconstateerd. Deze kan je bijvoorbeeld kopen op de marktplaats voor 2e hands software licenties van BestBuyLicenses, www.bestbuylicenses.com

Licenties moet je inderdaad serieus nemen. Ze kosten serieus geld en de complexe licentievoorwaarden zorgen snel voor een incompliancy.

Neem daarom ook 2e hands software licenties heel serieus, ze zijn veelal 50-70% goedkoper dan de goedkoopste nieuwe licenties. Op de marktplaats van www.bestbuylicenses.com zijn veel tweede hands software licenties te koop.

De BSA en consorten hebben weer nieuw budget gekregen van de grote software leveranciers. Ze maken direct reclame voor Microsoft Office 365.

Is dit wel de oplossing van alle problemen, of krijg je juist problemen als je koopwoning (licentie) wordt omgezet naar een huurwoning (licentie)? Er is geen huurbeschermingswet of wel de prijzen kunnen ongelimiteerd worden verhoogd als je er eenmaal afhankelijk van bent geworden.

Voor echt onafhankelijk advies mbt licenties of bescherming tegen licentiepraktijken kan je terecht bij de Thornstein Groep. Www.thornstein.nl

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×