Managed hosting door True

De virtuele vergadertafel

HP laat de wereld aan één tafel zitten

 

Om de kwaliteit van een videovergadering te waarborgen, heeft HP een eigen netwerk opgezet, het Halo Video Exchange Network. Zelfs Canon, dat een eigen videoconferentieoplossing op de markt brengt, zweert bij Halo.

In de weken na de brute aanval op de Twin Towers in New York (2001) brak Jeffrey Katzenberg, algemeen directeur van filmproducent DreamWorks, zijn hoofd over de productie van een vervolg op kassakraker Shrek. Creatief talent is schaars en de onderneming heeft zichzelf opgelegd minimaal twee gigasuccessen per jaar te maken. De mensen die hij in gedachten had, waren inmiddels al weer door andere projecten, elders in de VS, in beslag genomen. Reizen kost tijd, geld en bleek ook nog eens bijzonder riskant. De wanhoop van Katzenberg bleek de geboorte van een nieuw videovergadersysteem dat mensen over de hele wereld via digitale techniek bijeen brengt als waren zij in dezelfde kamer. Katzenberg wendde zich tot HP en samen hebben zij Halo ontwikkeld.

Een paar jaar later zit een groep journalisten in een zogenoemd Halo-room in het hoofdkantoor van de it-fabrikant in Palo Alto, Californië. De verslaggevers zitten aan een gebogen vergadertafel, twee rijen dik. Op de tafel microfoons en één computermuis. Recht voor hen drie grote, platte beeldschermen. De middelste vertoont een bleekjes ogende jongeman. De Halo-medewerker van HP in Singapore. Voor hem is het bijna vijf uur ‘s morgens en hij heeft er al een paar sessies op zitten. Rechts van hem een montere dame en heer in New York. Links van hem twee mannen uit Londen. Allen zijn medewerkers van HP en zitten in een zelfde Halo-room als de journalisten. Iedereen stelt zichzelf voor. Geluid en beeld zijn haarscherp. Er is geen walkietalkie-effect, zoals bij veel videoconferentiesystemen waarbij je pas kunt praten als de ander de praatknop heeft losgelaten. De deelnemers kunnen door elkaar heen praten en in die wisselgesprekken anderen verzoeken even stil te zijn om met iemand een tweegesprek aan te gaan, dat overigens door iedereen is te volgen in beeld en geluid. Alsof je met elkaar in dezelfde kamer zit en niet duizenden kilometers van elkaar bent verwijderd. Precies zoals Katzenberg in gedachten had.

Terwijl hij vroeger elke drie weken pendelde tussen het kantoor van DreamWorks in Californië en dat in het Engelse Bristol, hoeft hij dat nu slechts eens in de drie maanden te doen. Ook zijn creatieve medewerkers hebben het reisbudget met een derde weten te verminderen. Het geld is echter niet de belangrijkste meevaller. De tijdwinst en de daardoor verhoogde productiviteit zijn bijkans doorslaggevender, aldus Katzenberg.


Hand geven

Wie eenmaal een tijdje in de Halo-room met de anderen op de schermen aan het praten is, vergeet de afstand. HP heeft er namelijk voor gezorgd dat de kamers er precies hetzelfde uitzien. Dezelfde kleuren, hetzelfde meubilair, dezelfde technologie. Alleen de mensen zijn anders. Het geeft het gevoel alsof je aan een grote vergadertafel zit, in een ellipsvorm, waarbij de gesprekspartners aan de andere kant van de ellips zitten.

Henry Kissinger, bekend Amerikaans ex-minister van buitenlandse zaken die veel werk heeft gedaan voor de beëindiging van de Vietnam-oorlog en versoepeling van de contacten tussen de VS en China, kon na een Halo-sessie zijn diplomatieke neiging niet weerstaan om zijn gesprekspartner een hand te geven; vergetend dat die persoon slechts virtueel aanwezig was.

Het feit dat Canon openlijk de Halo-geneugten predikt, is veelzeggend. Het bedrijf brengt zelf Emblaze Vcom op de markt, een videoconferencing-oplossing. Maar blijkbaar heeft het last van de gangbare gebreken aan dergelijke systemen: morsig beeld, echoënd geluid, vertraging en de onmogelijkheid meer dan twee gesprekspartners aan het woord te laten zonder aan duidelijkheid in te boeten. De R&D-afdeling van Canon gebruikt sinds enige tijd Halo en Yasuo Mitsuhashi, managing director, chief executive of Peripheral Products Operations bij Canon, is vol lof. Doordat zijn medewerkers wereldwijd makkelijk met elkaar in contact kunnen treden en documenten kunnen uitwisselen, is de productiviteit gestegen. “Maar dat niet alleen. Het reizen gebeurt vaak alleen door de chefs. Die moeten vervolgens elders in de wereld een idee van een ander bespreken. Dat is meestal niet bevredigend. Vaak ook laten mensen het maar na om een idee met een collega in een ander land te bespreken, omdat er zoveel gedoe bij komt kijken. Dat hebben we nu niet meer. Onze medewerkers maken een afspraak voor een bijeenkomst en ontmoeten elkaar in de Halo-rooms. We zijn beduidend beter geworden met onderzoek en ontwikkeling”, aldus Mitsuhashi.

Beheer

Een gegarandeerde bandbreedte, want die heb je nodig voor een dergelijke ervaring, is alleen mogelijk als je het netwerk in eigen beheer hebt. Dat is de kern van Halo: HP heeft het netwerk zelf in handen. Het bedrijf heeft software ontwikkeld om het te beheren en te onderhouden.

Denk nou niet dat HP zelf aan het graven is geslagen en globeomspannend glasvezeldraden heeft gelegd. Die zijn er genoeg. Maar geen enkele telecommunicatieaanbieder heeft de wereld in zijn zak. Daarom heeft HP afspraken gemaakt met eigenaars van grote glasvezelnetwerken (zoals Sprint en Global Crossing) om hun netwerken te gebruiken. Op de kruispunten heeft HP zelf uitwisselposten gebouwd. Over de technische specificaties laat HP niet veel meer los dan dat het een all-ip oplossing is en dat ze beschikken over een gegarandeerde bandbreedte van 54 Mbps wereldwijd. Zelfs de vraag of OpenView (hét beheergereedschap van HP) wordt gebruikt om het netwerk te beheren, blijft onbeantwoord. Wel wordt gezegd dat HP meerdere hubs beheert en dat dit aantal nog steeds groeit.

Hot spots

Halo is in aanschaf en gebruik niet goedkoop. Wie een systeem aanschaft, moet een abonnement nemen op de ‘conciërge’. Deze zorgt er 24 per dag, zeven dagen per week en 365 dagen per jaar voor dat alles op rolletjes loopt. HP beseft dat niet ieder bedrijf zich dit kan veroorloven. Daarom is het op zoek naar mogelijkheden om integratie met bestaande, veel goedkopere videovergadersystemen mogelijk te maken. “We zullen daarbij echter geen enkel compromis sluiten. De huidige kwaliteit van Halo is maatgevend”, aldus Ed Neumann, director of Business Development bij HP. Hij kan niet onthullen met wie HP in gesprek is over deze kwestie.

Evenmin wil hij aangeven met welke partijen hij in gesprek is om een systeem van ‘hot spots’, analoog aan plekken waar je al dan niet tegen betaling contact kunt leggen met internet, op te tuigen. Regus, een bedrijf dat volledig ingerichte kantoorruimten verhuurt, zou in aanmerking komen, evenals vliegvelden en congrescentra. Neumann houdt de kaken echter stijf op elkaar. Duidelijk is wel dat HP bezig is een dergelijk netwerk in het leven te roepen. Mensen gaan dan niet meer naar een vliegveld om uren later enigszins vermoeid tegenover de gesprekspartner te zitten, maar huren ter plekke een Halo-room.

Terugverdienen

Een Halo-systeem is niet goedkoop. Voor een kamer (en je hebt er natuurlijk minimaal twee nodig) betaal je al gauw 425.000 dollar. Die prijzen gaan naar beneden naarmate je er meer afneemt (het maximum is tegenwoordig vier). Daarbij komt nog eens een maandelijkse bijdrage van 10.000 dollar voor de dienstverlening rondom één Halo-kamer (technische dienstverlening en eventuele vertaaldiensten).

Een vraag naar de terugverdientijd levert geen concrete cijfers op. Ed Neumann, director of Business Development bij HP: “De return on investment (roi) varieert per klant en de meeste zijn nog aan het uitrekenen welke roi zij met deze oplossing hebben (de meeste klanten werken pas een paar maanden met Halo). Toen HP zijn inkjet-productielijn naar Singapore overbracht, zorgde Halo er echter voor dat 44 internationale reizen niet nodig waren en de installatieperiode is verkort van één jaar naar zes maanden.”

In de Amstelveense vestiging van HP komt overigens ook een Halo-kamer. Het is nog niet bekend wanneer die operationeel zal zijn.

Klanten

Twee klanten van het eerste uur: HP en DreamWorks. De overeenkomst tussen de twee is eeuwigdurend. DreamWorks ontvangt een deel van elke Halo-kamer en de bijbehorende diensten die worden verkocht.

Al snel volgden PepsiCo en chipsfabrikant AMD. Andere klanten zijn de Zwitserse farmaceutische gigant Novartis, verzekeraar AIG (American International Group) Financial Products Corp, General Electric Commercial Finance, BHP Billiton (een van de grootste grondstoffenleveranciers) en Canon.

Neumann vertelt met veel inspanning de publieke arena te bewerken (een Halo zou het ‘Straatsburg-probleem’ in de EG kunnen oplossen), maar kan nog geen successen melden.

Beperkingen

Hoewel Halo de tekortkomingen van de meeste videovergadersystemen tenietdoet, zijn er bij het systeem zelf nog wel wat beperkingen. Zo is de deelname op dit moment beperkt tot vier kamers. Gevraagd of dit een technische beperking is, antwoordt een HP-medewerker in Palo Alto in eerste instantie dat het aantal is bepaald door sociologen die het bedrijf had ingehuurd. Om nog zinvol met elkaar te kunnen overleggen, zou een bijeenkomst van vier keer vier deelnemers het optimum zijn. Dat zal zo moge zijn, maar de EG werkt nu eenmaal niet met optima. En de EG, noch de NAVO, werkt per definitie niet op vier locaties. Terwijl er bij dit publieke terrein nu juist zoveel winst valt te behalen.

Enig doorvragen leert dat er nog wel wat technische hobbels zijn te nemen en dat de sociologische input met een korreltje zout dient te worden genomen. Zoals HP zelf terdege beseft.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1896685). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×