Managed hosting door True

Pilot houdt business case flexibel

 

Het opstellen van een business case is geen sinecure. Het wordt er niet makkelijker op als er actualiteiten meespelen, waarvan de consequenties nog niet te overzien zijn. Computable-expert Paul Dam pleit ervoor in gevallen waar actualiteit een rol speelt, het opstellen van de business case op te delen in verschillende fases en voorafgaand aan het daadwerkelijke project een pilot uit te voeren.

Bij business cases is niets zo moeilijk als het inschatten van de actualiteit. Als er een nieuwe wet wordt ingevoerd, nieuwe technologie beschikbaar komt, de concurrent stappen onderneemt waarop je moet reageren of de economische situatie je noopt tot handelen, is er vaak geen kant-en-klaar materiaal beschikbaar dat je in de business case kunt opnemen. De ict-manager wordt dan opgezadeld met een lastige klus, terwijl de directie wel verwacht dat er een gedegen analyse komt, op basis waarvan besloten kan worden om een bepaald project wel of juist niet te gaan doen en in welke vorm. Paul Dam, senior consultant bij Verdonck, Klooster & Associates, kent dit probleem, maar denkt ook een oplossing te hebben: 'Het inschatten van actualiteit is moeilijk, maar als een ict-manager verschillende stappen onderneemt en verschillende fases doorloopt, kunnen bepaalde actuele ontwikkelingen goed beschreven worden in de business case.'

Soorten business cases

Dam doet eerst een stapje terug: 'Heel veel bedrijven weten niet eens dat je verschillende soorten business cases hebt. Business cases worden altijd opgesteld op basis van strategie en noodzaak. Grofweg kun je dan vijf soorten business cases bedenken die allemaal een eigen manier van beschrijven en aanpak hebben. Voordat je begint met het maken van de business case zul je eerst moeten vaststellen wat voor soort business case je gaat maken. Wordt deze geschreven om op huidige kosten te besparen of gaat het juist om het zo goedkoop mogelijk realiseren van een nieuwe dienst? Wil je als organisatie innovatief zijn of wil je stappen voorwaarts maken? Allemaal aspecten die van invloed zijn op je business case.'

Dam legt uit dat wanneer een project vanuit de bedrijfsvoering niet zeer noodzakelijk is en er geen strategische doelen zijn (veelal in de proactieve onderhoudssfeer, bijvoorbeeld bij een geplande vervanging die je ook zou kunnen uitstellen), de business case het best financieel opgesteld kan worden, op basis van terugverdientijd, return on investment of netto contante waarde. Business cases voor bedrijfskritische initiatieven (wanneer iets moet, maar de concurrentiepositie niet in het geding is, bijvoorbeeld bij verplichtingen uit wet- of regelgeving) kunnen het best op basis van total cost of ownership (tco) worden opgesteld. Ook definieert Dam business cases die meer van invloed zijn op de concurrentiepositie van de organisatie, waar een integrale afweging van financiële en kwalitatieve voor- en nadelen meer op zijn plaats is (bijvoorbeeld met 'information economics' of een 'risicomanagement case'). Wanneer er een strategisch project gestart moet worden, praat Dam liever over 'benefits cases'. Bij deze business cases is het vaak lastig om de baten financieel goed in kaart te brengen: 'We weten vaak feilloos waarom we een project willen starten, maar hoeveel het oplevert, kan niemand zeggen.' Denk bijvoorbeeld aan de beslissing om te investeren in de ontwikkeling van een vernieuwend product. De kosten zijn vaak wel enigszins in kaart te brengen. Dam: 'In deze categorie valt actualiteit ook vaak.'

Behapbare stappen

Wat is nu precies actualiteit? Dam geeft een aantal voorbeelden. 'Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe ontwikkeling als cloud computing. Veel managers weten niet goed hoe ze een business case moeten opstellen met zo'n actueel fenomeen. Of wat te denken als het kabinet valt? Doordat ict-projecten dan plotseling stil komen te staan, moeten business cases hieraan worden aangepast. Zo ook bij de invoering van een nieuwe wet, zoals de Wet financiële dienstverlening. Daardoor zijn ict-managers ineens genoodzaakt projecten uit te rollen terwijl ze niet goed weten hoe de business case eruit ziet. Voor al zulke vraagstukken is het zaak dat bij het opstellen van de business case en het starten van het project niet al te grote stappen worden gemaakt. Sterker zelfs: ik ben er een groot voorstander van om dit traject in fasen op te splitsen en in elke fase de business case bij te stellen of uit te breiden.'

Wanneer een bedrijf beslist om een project uit te voeren, wordt er eerst een verkenning gedaan. Als door actuele ontwikkelingen niet duidelijk is hoe het project zal verlopen, doen bedrijven er volgens Dam verstandig aan om niet te snel met het project te starten. 'Wacht met de projectstart en beslis dat je eerst twee andere fases doorloopt', is zijn advies. 'Door het actuele karakter is er vaak onvoldoende documentatie beschikbaar om een gedegen afweging van baten, lasten en risico's te kunnen maken. Je weet dus niet of het project wel succesvol zal zijn. Zorg dat je een uitgebreide verkenningsfase inlast, waarvoor je een kengetallen-business case ontwikkelt. Hierin raadpleeg je specialisten, onderzoeksbureaus, eventuele gebruikers of visionairs die je aan informatie kunnen helpen om een inschatting te maken. Vervolgens vul je dat aan met zaken als een stakeholderanalyse, alternatieve scenario's, risico's en kosten voor de volgende fase, de pilot.'

Pilotfase

De essentie van het betoog van Dam is de pilotfase, die aansluit op de kengetallen-business case. 'Deze fase is heel belangrijk, maar wordt door heel veel bedrijven en managers 'vergeten'. Deze fase is iteratief en biedt je de flexibiliteit om het succes van het daadwerkelijke project in te schatten. Voor de pilotfase worden in de business case ook de kosten van de pilot meegenomen. Doordat je in deze fase geen echte productie draait, zijn er alleen kosten. De baten bestaan eruit dat je meer zekerheid hebt over de vorm, de kans van slagen en de kritische succesfactoren voor het 'echte' project. Het is dus zaak dat je een goed verhaal hebt voor het directielid dat besluit over eventueel budget en het inlassen van een pilot. Uiteindelijk kun je in de pilotfase gebruikerservaring opdoen, waarbij je voldoende informatie krijgt voor de 'echte' business case.'

Volgens Dam is de pilotfase op te delen in twee verschillende onderdelen. Zo wordt er eerst in een laboratoriumachtige opstelling geëxperimenteerd, bijvoorbeeld met enkele gebruikers, ontwikkelaars, processpecialisten en een beheerder. Daarna is het zaak in de praktijk ervaring op te doen en wordt er met een beperkte groep gebruikers gewerkt in de 'nieuwe situatie'. Dam: 'De manager moet voor de pilot dan wel een bedrijfsonderdeel kiezen dat ook echt aansluit bij de beoogde gebruikersgroep in het project. Dit team moet dus representatief zijn, maar de setting moet dusdanig klein zijn dat de pilot nooit in een bedrijfskritische situatie belandt. Een pilot is naar alle waarschijnlijkheid niet ingericht om een dergelijke situatie professioneel te ondersteunen, wat een risico voor de bedrijfsvoering inhoudt. Het is aan te raden om in de pilot ook alternatieven na te bootsen, zodat uiteindelijk bepaald kan worden wat het beste is. Heel belangrijk is dan ook het advies van deze kleine groep testgebruikers voor het daadwerkelijke project.'

Pilotcriteria

In de pilotfase worden er verschillende criteria gehanteerd om een zo realistisch mogelijk beeld te schetsen van de toekomstige situatie. Zo is het essentieel om het afbreukrisico in kaart te brengen. Hierbij wordt gemeten wat de gevolgen zijn als er in plaats van het beoogde project helemaal niets gebeurt en er op de huidige voet wordt doorgegaan. 'Maar ook moet de pilot dus behapbaar zijn', aldus Dam. 'Als je ervoor zorgt dat deze kleinschalig is in zowel de infrastructuur als het beslag op de organisatie, zijn de gevolgen te overzien. Ook moet je niet echt productie draaien en moeten de kosten binnen de perken blijven. Daarnaast is het erg handig om een sponsor te hebben wanneer je de pilot in de praktijk brengt. Als je hem hier een rol in geeft, zal dit positieve gevolgen hebben voor het daadwerkelijke project. Tot slot moet je ook afstand kunnen nemen van de pilot, ook als deze geslaagd is. Voor een doorstart in het daadwerkelijke project is niets zo vervelend als meegesleepte beginnersproblemen uit de pilot.'

Ter afsluiting van de pilot wordt de business case voor het project bijgesteld. Vanuit de pilot moet er in ieder geval een betrouwbaar advies afgegeven kunnen worden over hoe het project moet worden ingevuld. Op dit punt is het zelfs nog mogelijk om het gehele project af te blazen. De gevolgen zijn dan wel verstrekkend, maar lang niet zo groot als wanneer direct met het project gestart was. Dam: 'Het echte doel van de pilot is leren om te gaan met de actuele situatie. Je leert hoe het project uitgevoerd moet worden, maar soms leer je ook in deze periode dat je het helemaal niet moet doen. Mislukkingen worden geschapen door grote projecten 'out of the blue' te starten. Door eerst ervaring op te doen en dan te beslissen over definitieve uitrol, is de kans op projectsucces een stuk groter dan bij een andere aanpak.'

Actualiteit: technologische ontwikkelingen
Cloud services

Technologische ontwikkelingen brengen vaak nieuwe mogelijkheden met zich mee om de kwaliteit of flexibiliteit van ict-diensten te verbeteren. Die verbetering gaat vaak, maar niet altijd, gepaard met mogelijkheden om de kosten te verlagen.

Cloud services zijn een goed voorbeeld als het gaat om het opvangen van piekbelastingen. We kunnen de kosten verlagen voor het afstellen van onze infrastructuur op piekbelastingen. Maar zouden we dat ook doen? Of moeten we bij het afstellen van de infrastructuur in alle redelijkheid incidentele piekbelastingen voor lief nemen? Indien het echt noodzakelijk is piekbelastingen moeiteloos te verwerken en de performance bovendien bepalend is voor het beeld in de markt van de organisatie (bijvoorbeeld bij de elektronische belastingaangifte of een zakelijke online dienst), moeten we een plan maken met een business case waarin we het afbreukrisico afwegen tegen de kosten (rechtsboven in bijgaand model). Het is dan het onderzoeken waard, bijvoorbeeld met een pilot, wat de beste verhouding tussen risico's en kosten biedt, cloud services of juist de eigen infrastructuur. Uiteraard vraag je van tevoren hoe stakeholders deze afweging zien, zodat je in je business case de juiste afweging kunt maken.

Actualiteit: politieke ontwikkelingen en wet- & regelgeving
Wettelijke bewaarplicht

Politieke ontwikkelingen en daaruit voortvloeiend de gevolgen voor wet- en regelgeving kunnen grillig zijn. Verplichtingen kunnen van kracht (dreigen te) worden voor burgers en bedrijven en vervolgens weer worden losgelaten. Denk bijvoorbeeld aan Anders Betalen voor Mobiliteit, de kilometerheffing. Een programma waarop vol werd ingezet en waarvan inmiddels vorm en inhoud weer ter discussie staan. Maar denk ook aan de wettelijke bewaarplicht voor allerlei gegevens, van financiële transacties tot verkeersgegevens van internet service providers.

Als burgers en bedrijven geconfronteerd worden met nieuwe wet- en regelgeving, zullen zij, mits er geen andere belangen meespelen, proberen dit tegen zo laag mogelijke kosten te realiseren (rechtsonder in bijgaand model). In het geval van een bewaarplicht van gegevens zal de business case beschrijven wat de exacte noodzaak is, hoe de wet- en regelgeving nageleefd wordt en welke kosten dit met zich meebrengt. Behalve het voldoen aan wet- en regelgeving (belangrijk genoeg!) zal er geen sprake zijn van baten in een dergelijke business case, laat staan van financiële baten. De kosten zijn veelal goed in kaart te brengen. Een pilot zou kunnen helpen om een alternatief te zoeken waarin de kosten zo laag mogelijk zijn, bijvoorbeeld door ervaring op te doen over de hoogte van exploitatielasten.

Actualiteit: economische ontwikkelingen
Kostenreductie

Economische ontwikkelingen, waaronder de golfbeweging van groei en krimp van de economie, noodzaken veel ondernemingen in te grijpen in de eigen kosten. Daarbij kunnen grofweg twee kampen worden onderscheiden. Ten eerste de initiatieven die besparingen doorvoeren op het huidige kostenniveau, de zogenoemde salamitactiek. De ervaring leert dat daarmee niet meer dan 10 tot 20 procent bespaard kan worden. Ten tweede zijn er de initiatieven die de bedrijfsvoering efficiënter maken, wat besparingen kan opleveren van wel 40 tot 50 procent. Dit gaat veelal gepaard met een aanzienlijke investering en een tijdelijk beslag op de personele bezetting. Een nadeel van deze variant is dat in tijden van kostenreductie een dergelijke transformatie meestal geen haalbare kaart is, vanwege de initiële investering. Een nadeel van de eerste variant is dat in de ogen van managers veelal niet voldoende kan worden bespaard.

Maatregelen voor echte kostenreducties zullen daarom genomen moeten worden wanneer de noodzaak ertoe niet sterk aanwezig is (links in bijgaand model). Dan is het ook mogelijk om eens te experimenteren met alternatieven. De business case heeft dan een integraal karakter: een afweging van allerlei financiële en niet-financiële voor- en nadelen. Mogelijk zelfs het karakter van een strategisch initiatief dat blijvend van invloed kan zijn op de concurrentiepositie.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3312020). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Beste Paul en medelezers,

Het opstellen van een business case is geen sinecure. Is waar! Maar het opdelen van business cases in fases is geen advies of tip. Dit gebeurd al tijdens fase overgangen. Het is bijvoorbeeld een basisregel van PRINCE2 die onlangs is uitgebreid met een Business Review Plan.

Deze werkwijze in combinatie met behapbare fase reduceert het risico en zorgt door voortschrijdend inzicht voor betere besluitvorming.

Wat wordt nu bedoeld met een Business Case?
De Business Case verstrekt de noodzakelijke informatie die nodig is om te kunnen vaststellen of een project gewenst, levensvatbaar en realiseerbaar is en blijft en
daarmee of het interessant is en blijft om in het project te investeren.

Het is een basis voor de initiële financiering van het project, maar dient gedurende het project voortdurend te worden geactualiseerd met de actuele kosten,tijdsplanningen, risico‟s en inschattingen van de te realiseren baten.

Portfolio
De Business Case verduidelijkt welke bedrijfsdoeleinden met de te maken producten worden ondersteund en welke toegevoegde waarde voor het bedrijf van deze
producten wordt verwacht. Het is daarbij van belang dat dit op een eenduidige manier geschiedt, zodat de Business Cases van de verschillende projecten met elkaar kunnen worden vergeleken en op het niveau van het bedrijf- of programma management kan worden beoordeeld welke projecten wel en welke projecten geen doorgang kunnen vinden.

De vraag is dan ook? Of de ICT manager wel de juiste persoon is om een dergelijke strategische analyse te maken. Mogelijk wordt in het schrijven van Paul bedoeld dat de directie een gedegen Business Case (lees rechtvaardiging) vraagt waaruit besloten kan worden of een bepaalde verandering nodig is. Hoe we en in welke vorm (project of programma) we de verandering zullen uitzetten is vraag twee.

Het stapgewijs ontwikkelen? Lijkt me praktisch gezien niet handig. Stel je dat eens voor bij een groot bedrijf met honderden projecten en programma’s met elk een eigen Business Case? In die bedrijven hebben we dan in de kortste keren een corps aan schrijvers, praters, configuratiehouders om de versies uit elkaar te houden. De directie heeft een permanente zitting van Business Cases bespreken.

Op zich zou wel een Business Case zijn. Zolang we praten en geen projecten/programma’s doen kunnen we ook geen mislukte projecten of programma’s hebben. Scheelt 80 euro cent per geïnvesteerde euro! Of 6.2 biljoen dollar wereldwijd. De NL overheid zou dan binnen de kortste keren haar tekorten hebben weggewerkt.

Soorten business cases. In de regel heb je vanuit een klant/leverancier relatie twee Business Cases. De ene wil winst maken en de ander goedkoop inkopen. Bij de politiek kijkt men hier niet naar en wordt de BC gedreven door politieke kleur en willekeur.

Kijk je naar stakeholdermanagement dan heeft iedere stakeholder zijn eigen Business Case. Het is dan ook belangrijk dat de Business Case deze lading in volgordelijkheid van belang dekt. Een 100% dekking zal lastig zijn. Dus keuzes maken is dan nodig.

Financieel. Het gaat juist fout als we het advies van Paul volgen. Het werken met cijfers is manipuleerbaar en altijd kloppend te maken. De Business Case is dan niet realistisch maar maakbaar.

Ik ben het wel eens dat je projecten op deze basis niet moet starten. Maar zijn voorstel kost gezien het vele werk wat hij adviseert veel tijd en geld met als risico dat door voorschrijdend inzicht het eindoordeel weer achterhaald is door de actuele feiten. Op zo’n manier ontstaat er een iteratief proces zonder keus. Je komt dan geen steek verder.

Tenslotte, mocht het idee van Paul lukken dan zitten we nog met de overige vragen en voorwaarden? Wat is de urgentie van veranderen? Wat is de visie? Wat wordt de werkelijke verandering? Met welke organisatie gaan we dit realiseren? Zijn ze kundig? Competent? Passend? Is de PM geschikt? Sponsorschap geregeld? Hoe zorgen we voor participatie? Beheersinstrumenten? Enzovoort.


John Roos
06 81430098

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×