Managed hosting door True

Magazine

ICT is geen kostenpost voor gemeenten

Ict speelt net als in andere sectoren ook binnen gemeenten een steeds belangrijkere rol. Zonder ict zou de dienstverlening aan burgers en bedrijven er heel anders uitzien. Sterker nog, de e-overheid zou niet eens bestaan. De ict-kosten vertellen veel over de kwaliteit en volwassenheid van ict, zou blijkt uit ICT Benchmark Gemeenten 2015 van M&I/Partners.

Sinds 2005 onderzoekt M&I/Partners jaarlijks alle gemeentelijke kosten die verbonden zijn aan of samenhangen met ict. Daarbij wordt er ook gesproken van ict-kosten als gevolg van het in eigendom hebben van, gebruiken en beheren van ict. Bij de ICT Benchmark Gemeenten gaat het niet alleen om de platte cijfers, maar vooral om het verhaal erachter.

De benchmark van M&I/Partners richt zich niet alleen op de ict-kosten, maar ook op de kwaliteit van ict. Daarbij wordt er gekeken naar de ict-volwassenheid, aan de hand van 22 ict-besturings- en beheerprocessen, de ict-aandachtsgebieden en de effectiviteit van ict, ofwel de mate waarin ict en informatievoorziening ondersteunend zijn aan de organisatiedoelstellingen.

Kosten per inwoner gedaald

De ict-kosten per inwoner waren met 77,80 euro het hoogst in 2011, in 2008 waren ze het laagst met gemiddeld 64,26 euro per inwoner. Deze kosten zijn in het boekjaar 2014 in vergelijking met het boekjaar 2013 licht gedaald, gemiddeld over alle gemeenten met 3 procent tot 72 euro. Die daling wordt vooral veroorzaakt door een daling van de personeelskosten en in mindere mate door een daling van de telefonie en de ict-infrastructuur, server/storage en netwerk/data.

De softwarekosten zijn daarentegen gestegen. De daling van de personeelskosten is grotendeels toe te schrijven aan de daling op inhuur van ict’ers, van 17 procent in 2014 naar 14 procent in 2015. De stijging van de personeelskosten, zoals geconstateerd in de benchmark van 2014, lijkt dus tijdelijk van aard. De ict-kosten per inwoner van servers en storage zijn, na een stijging in 2013, weer op het niveau van eerdere jaren. De inhaalslag die is gemaakt, als gevolg van achtergestelde investeringen, was eenmalig. De totale infrastructuurkosten vertonen al jaren een lichte daling ondanks de toegenomen vraag naar capaciteit, zowel in opslag en rekenkracht als in netwerk.

Ict-kosten per ict-werkplek gestegen

De gemiddelde ict-kosten per ict-werkplek zijn over de periode 2005 tot 2015 met 14 procent gestegen. Ten opzicht van de ICT Benchmark Gemeenten van vorig jaar zijn de ict-kosten per ict-werkplek met 5 procent gestegen van 6101 tot 6394 euro dit jaar. De aanwezigheid van flexwerkplekken en gevirtualiseerde werkplekomgevingen maakt het interessant om naast de ict-kosten per ict-werkplek óók de ict-kosten per gebruikersaccount weer te geven. Die zijn dit jaar met 3 procent gestegen van 6459 tot 6629 euro. In 2014 waren er in verhouding meer gebruikersaccounts dan ict-werkplekken per medewerker (in fte). Deze trend zet in 2015 door.

Het gemiddeld aantal ict-werkplekken per medewerker (in fte) is over de periode 2005 tot 2015 toegenomen van circa 1,2 tot 1,5 ict-werkplekken per medewerker (in fte). Deze toename wordt vooral veroorzaakt door ‘dubbele’ ict-werkplekken als gevolg van parttimers, externen, et cetera. Daarnaast speelt het gebruik van tablets en laptops naast reguliere werkplekken een belangrijke rol. Ondanks dat bij veel gemeenten het beleid is om te komen tot circa 0,7 ict-werkplekken per medewerker zien we dus een tegengestelde uitkomst.

Aantal fte gedaald

Het merendeel van de ict-werkplekken bestaat uit vaste pc’s en thin clients, respectievelijk 43 en 31 procent van het totaal aan ict-werkplekken. Van de ict-werkplekken bestaat 16 procent uit laptops en zo’n 8 procent uit tablets. Circa 2 procent van de ict-werkplekken bestaat uit thuiswerkplekken, waarbij het beheer gedaan wordt door en de voorziening eigendom is van de gemeente.

De gemiddelde ict-kosten per fte zijn in de periode 2004 tot en met 2015 sterk gestegen. Dit wordt dus veroorzaakt door een daling van het gemiddeld aantal medewerkers (fte) per duizend inwoners en de daarbij enigszins gelijkblijvende gemiddelde ict-kosten in de voorgaande jaren. Dit is niet verrassend: gemeenten zijn immers al jaren bezig de gemeentelijke organisatie af te slanken. Gevolg is dat de ict-kosten per medewerker automatisch stijgen.

Nieuwe taken en bezuinigingen

De begroting per gemeente is met gemiddeld 5 procent gedaald. De ict-kosten zijn licht gedaald met 3 procent. Het resultaat hiervan is dat de ict-kosten als percentage van de gemeentelijke begroting zijn gestegen, tot 2,5 procent ten opzichte van de 2,4 procent in de benchmark van vorig jaar. Een verklaring voor de daling van de gemiddelde begroting per gemeente zijn de bezuinigingen, maar ook een verandering in het takenpakket van de gemeente.

Verschillende taken en diensten als vergunning en handhaving worden uitbesteed aan Regionale Uitvoeringsdiensten. Dit heeft een effect op de gemeentelijke begroting die niet noodzakelijkerwijs hetzelfde effect heeft op de ict-kosten van de gemeenten. De taken en diensten die worden uitbesteed brengen vaak in verhouding al minder ict-kosten met zich mee, denk hierbij aan brandweer, vuilophaaldienst, sport en recreatie. Interessant zijn de decentralisaties in het sociale domein. Deze zijn per 1 januari 2015 geëffectueerd en zullen komend jaar weldegelijk effect hebben op zowel de gemeentelijke begroting als de ict-kosten.

Aandacht voor privacy

In het boekjaar 2014 hadden alle onderzochte gemeenten voor wat betreft ict-volwassenheid bijzondere aandacht voor ict-beveiliging en privacy, net als in de benchmark van vorig jaar. Ook ‘hulp voor eindgebruikers’, ‘operationele ict-planning en samenwerkingscultuur’ en ‘incident- en probleembeheer’ staan hoog op de agenda bij alle gemeenten.

Volgens M&I/Partners hebben gemeenten de ict-investeringsruimte voor innovatie en vernieuwing binnen hun eigen begroting gevonden door een efficiëntere inzet van de ict-functie, want de kosten voor hardware en de kosten voor het technisch beheer zijn de afgelopen jaren gedaald. In toenemende mate wordt juist deze dienstverlening buiten de deur gezet. Niet in de laatste plaats om financiële motieven. Gezien de mate van efficiëntie en relatief lage kosten is het maar de vraag of outsourcing van ‘harde’ ict (werkplek en hosting) aan die financiële motieven gaat voldoen. Het merendeel van de ict-kosten zitten in software en het beheer van die software. Daar ligt volgens M&I/Partners de ruimte om tot kostenreductie te komen. Minder complexe applicaties, minder applicaties en een betere afstemming met de vragende organisatie; wellicht dat outsourcing van deze taken bijvoorbeeld in de vorm van SaaS en/of cloud daarbij kan helpen.

Ook verandert het takenpakket van de gemeente. Er verdwijnen taken, zoals vergunning, toezicht en handhaving naar Regionale Uitvoeringsdiensten, maar per saldo komen er nieuwe en wellicht grotere taken terug als gevolg van de decentralisaties in het sociale domein. Grote vraag is of gemeenten in staat zijn innovaties als gevolg van deze omvangrijke taakverzwaring binnen de bestaande ict-begroting te realiseren. Gezien de omvang en aard van de decentralisatie denkt M&I/Partners van niet. Nu al is het beleidsdomein voor sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening de grootste sector. De verwachting is dat de ict-kosten voor dit domein de komende jaren flink zullen stijgen.

Geen kostenpost, maar kans

Vanuit ict-perspectief is de cruciale vraag hoe ict kan bijdragen aan de effectiviteit van de uitvoering, voornamelijk in de komende jaren binnen het sociale domein, waarbij de verlaging van de uitvoeringskosten groter is dan de extra kosten voor de inzet van ict. Die wisselwerking vraagt een duurzame dialoog tussen ict en de uitvoering. Met andere woorden, men moet ict niet zien als kostenpost, maar als kans om effectiever en efficiënter te werken.

Dit artikel is eerder verschenen in Computable magazine jaargang 48, nummer 8, oktober 2015.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5630907). © Jaarbeurs IT Media.
?

 

Reacties

De kans lag er om decentrale uitvoering te koppelen aan centraal beleid en een generiek proces en daarmee aan efficiente en effectieve (dus goedkopere) inzet van ICT. Maar helaas is alweer gebleken dat de decentralisatie van sociale taken wordt opgevat als katalysator voor decentraal beleid en uitvoering. Dat werkt kosten in de hand - en niet alleen die van ICT.
Jammer daarom dat daar bovenop aan het eind van dit artikel de verkeerde vraag wordt gesteld, waardoor het lijkt alsof de verlaging van ICT-kosten ook de verantwoordelijkheid van ICT zou zijn. Maar dat is schijn. Als je beleid en uitvoering decentraliseert zonder centraal ingericht en geregisseerd proces, kan ICT weinig anders doen dan lokaal de gaten dichtlopen. Helaas vaak tegen meerkosten. Het is dan wel weer de kunst om, vanuit ICT perspectief, die meerkosten zoveel mogelijk te beperken.

Cijfers 'an sich' zeggen mij doorgaans niet zo heel veel. Het is maar net vanuit welke perceptie en doel zij zijn opgesteld. Mijn kennis van en met gemeenten is dat de inzichtelijkheid per werkplek en infrastructuur een totaal onoverzichtelijk of inzichtelijke wirwar is van vele factoren.

Waar het in Amsterdam een 'heikele' zaak is om IT te kwantificeren zou dat in Rotterdam al wat beter lukken zij het dat een gedegen onderzoek niet altijd de juiste cijfers naar boven doen drijven.

Persoonlijk en professioneel is IT/ICT niet meer dan een 'scalable vehicle' om processen te versnellen door stroomlijnen en digitaliseren. Door die versnelling en digitalisering kun je sneller en doelmatiger werken wat zich dan weer vertaald door het profijt tijd, dus productiecapaciteit dus meer omzet de uitkomst zal zijn.

Nu zal dit in sociale processen veel moeilijker te kwantificeren zijn dan wanneer je het sec hebt over goederen en producten. Maar, je zou eens kunnen beginnen met een diensten catalogus als gemeente zodat je kosten/baten ratio veel inzichtelijker word en dus ook je inzet van IT/ICT.

Wat je nog steeds ziet is dat een werkplek bij de overheid beschamend duur is t.o.v. die van bijvoorbeeld een plek in het MKB. Beschamend, omdat de burger zich scheel betaald aan tal van diensten maar niet altijd weet dat die voor veel zaken bij een overheid veel te veel betaald.

En daar is, mijn bescheiden mening, 'vehicle' IT/ICT nou helemaal niet voor bedoeld. Ik heb een beetje moeite met dit artikel, wat 'nummers' betreft.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×