Managed hosting door True

Dubbele accounts zorgen voor veel onrust

 

De afgelopen weken stonden bij Do.IT in het teken van de dubbele accounts en e-mailadressen. Het probleem lijkt nu grotendeels opgelost.

Een deel van de leraren en het ondersteunend personeel van de 23 scholen aangesloten bij OVO Haarlem en de Noordzee Onderwijs Groep (NOG) werd na de zomervakantie met een vreemd probleem geconfronteerd. E-mail die ze verstuurden of moesten ontvangen kwam niet aan. De helpdesk werd overstelpt met vragen. Do.IT ontdekte dat er wat fout was gegaan bij het aanmaken van de adressen en accounts. Dit aanmaken gebeurde aan de hand van het administratiesysteem Magister die aan de Active Directory wordt gekoppeld met Tools4Ever. De connectie tussen Magister en de Windows Active Directory verliep echter niet zonder problemen. Bovendien gebruikte het personeel van OVO Haarlem al een nieuw e-mailadres. Het systeem controleerde niet op eerdere accounts indien het personeelsnummer niet was ingevuld. Het gevolg: dubbele accounts voor een paar honderd mensen.

De dubbele accounts zorgden terecht voor veel ergernis bij het personeel van de scholen. In het Outlook-adresboek stonden dubbele e-mailadressen. Via de zoekmanier die het personeel was aangeleerd vonden zij alleen het nieuwe adres. De e-mail die naar het nieuwe, maar onbedoelde e-mailadres van het personeel van OVO Haarlem werd gepost, werd niet gelezen. Voor de helpdesk was het verder ook onduidelijk welk wachtwoord ze moesten resetten of op welke account ze rechten moesten wijzigen als ze daar vragen over kregen.


600 uur handmatig overzetten

De oplossing leek lastig. Omdat de naamgeving van de accounts of e-mailadressen niet overeenkwamen werd in eerste instantie besloten dat bestanden, e-mail, contactpersonen en agenda handmatig naar één account moesten worden overgezet. “Dit kost zo’n 20 tot 30 minuten per gebruiker en een totaal van 600 uur. Sommige duren wat langer dan anderen, maar je moet alles controleren, want je mag er niet vanuit gaan dat de gebruiker nog nooit op de account heeft ingelogd”, aldus technisch specialist Lauwrensz Bakker van Wortell. Ondoenlijk, vond Do.IT. Besloten werd daarom toch een script te schrijven.

Do.IT heeft eerst een lijst gemaakt waarin bepaald werd welke accounts en adressen behouden konden blijven en welke verwijderd konden worden. Het maken van dit script kostte drie ict-medewerkers een halve week. “Deze tijd was vooral nodig omdat het script ook een logbestand moest aanmaken waarin kwam te staan wat mis ging”, zegt Jasper Tiegelaar, systeembeheerder bij OVO Haarlem. Het script leest alle gegevens in en verwijdert de verkeerde accounts en e-mailadressen. Verder genereert het script een uitvoerbestand van de e-mails, agendaberichten, contactpersonen en bestanden, dat met Microsoft Exmerge kan worden teruggezet.


Werkzaam op meerdere locaties

Het script doorliep de lijst sneller dan gedacht. Het grootste deel van het probleem is daarom ook opgelost. De ict-organisatie moet wel nog besluiten wat ze doen met de leraren en medewerkers die op meerdere scholen werkzaam zijn. Zij staan ook meerdere keren in het registratiesysteem en hebben dus meerdere adressen en accounts. Tiegelaar : “Deze mensen krijgen waarschijnlijk een adres bijbehorend bij de school waar ze het meest werken. Omdat op andere locaties het profiel moet worden ingeladen duurt dat langer. Je kunt er daarom beter voor zorgen dat dit zo min mogelijk voorkomt”.

Verder moet er voor worden gezorgd dat het probleem niet meer voorkomt. Daarvoor moet duidelijk zijn welke gegevens in het systeem Magister moeten staan en hoe de koppeling verloopt. Bij de leraren werkzaam op meerdere scholen is de oplossing nog niet zo simpel. Zij staan bij iedere school waar ze werkzaam zijn in het systeem, omdat ze anders op de locatie geen wijzigingen in het systeem kunnen aanbrengen. Met de leverancier Tools4ever wordt nog een oplossing verzonnen voor dit probleem.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1815403). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×