Managed hosting door True

'ICT-afdeling moet nu al met SEPA bezig zijn'

Logica-expert waarschuwt voor komst nieuwe Europees betaalstandaard

 

Monique Kienhuis

Monique Kienhuis

De komst van het Europese betaalstandaard SEPA heeft grote gevolgen voor de ict-afdeling. De eigen systemen moeten klaargemaakt worden en moeten gekoppeld worden aan de banksystemen. Dit is geen sinecure volgens Monique Kienhuis, principal business consultant Payment bij ict-dienstverlener Logica. 'SEPA zorgt voor harmonisatie van het betalingsverkeer, maar doordat op nationaal en bankniveau kleine aanpassingen gemaakt mogen worden, is het niet helemaal standaard.'

SEPA staat voor Single Euro Payment Area en dit Europese betaalstandaard is vanaf 1 februari 2014 in 32 Europese landen van kracht. Het gaat hier om eurolanden en niet-eurolanden zoals Groot-Brittannië en Zweden. Vanaf die datum gaan euro betalingen via de nieuwe Europese standaard en worden Nederlandse bankrekeningnummers opgerekt van negen naar achttien cijfers en letters. Het nieuwe Europese systeem heeft gevolgen voor zowel betalingen als incasso's en machtigingen.

Machtiging als it-data opslaan

'Betalingen zijn het probleem niet', zegt Kienhuis. 'Ook het verkrijgen van machtigingen is in grote lijnen te overzien. Bij de implementatie loop je tegen van alles aan, zoals het invullen van veldjes. Het probleem zit hem in de incasso's. Hier zijn allerlei controlemomenten ingebouwd waardoor een transactie afgewezen kan worden. In de toekomst moet je bij een incasso twee kenmerken van de machtiging invoeren en als die niet goed overeenkomen, wordt de incasso-opdracht geweigerd. Eigenlijk moeten nu al alle machtigingen als it-data worden opgeslagen, om later te kunnen koppelen aan ieder afzonderlijke incasso-opdracht.'

Kienhuis vindt het lastig om overal de vinger op de zere plek te leggen, als het op SEPA aankomt. 'Het raakt alles, het is meer een business-proces dan een ict-proces. En het verschilt ook of je een multinational bent of een midden- en kleinbedrijf. Om een multinational SEPA-ready te maken, kan je zo twee jaar bezig zijn. Aan de onderkant van het mkb duurt een implementatie meestal tussen de twee en drie maanden. Bedrijven hebben nu in ieder geval nog anderhalf jaar om alles te gaan regelen. Krijgen ze het niet voor elkaar, dan kunnen zij geen betalingen meer afhandelen.'

Bewustzijn en budget

Tussen het mkb en mutinationals zitten grote verschillen waar het aankomt op SEPA en de invoering ervan. Kienhuis: '70 procent van het midden- en kleinbedrijf heeft zelfs nog nooit van SEPA gehoord, volgens het laatste rapport van De Nederlandsche Bank van mei 2012. In die onderste categorie is dus vooral bewustzijn het probleem. Bij grotere bedrijven ligt dat anders, daar zijn ze met SEPA bezig, maar is vaak het budget te klein om het project te kunnen uitvoeren. Je bent namelijk niet met een paar ton klaar, want migreren naar SEPA kost een multinational gemiddeld tussen de één en de twintig miljoen euro.'

Volgens Kienhuis zoeken sommige bedrijven nog steeds naar een oplossing. 'Zij weten nog niet hoe zij hun mandaten moeten aanpassen of weten nog niet hoe zij hun erp-systemen moeten klaar maken voor SEPA. Maar realiseer je dan wel dat SEPA de kern raakt van je bestaan. Zonder betalingen ga je echt failliet. Daarom moet het bewustzijn rondom SEPA verhoogd worden en moeten bedrijven een plan gaan maken hoe ze er aan gaan beginnen.'

Payment hub

Kienhuis heeft wel tips hoe bedrijven van elk formaat aan de slag kunnen gaan met SEPA. Zo raadt zij aan een SEPA-expert in de arm te nemen om het projectplan, de planning en het budget vast te stellen. Daarna moet een impactanalyse worden uitgevoerd. Kienhuis: 'Van elk stapje moet je de impact bepalen. Als je er achter komt dat je het niet zelf kunt, dan is het gebruik van een payment hub mogelijk. Het wordt dan mogelijk om oude bestanden te converteren naar SEPA-bestanden, zonder dat je ingrijpende infrastructurele wijzigingen moet doorvoeren.'

Het converteren van bestanden is een oplossing, maar Kienhuis ziet dit wel als een tussenoplossing. 'Er is geen deadline gesteld tot wanneer je mag converteren, maar persoonlijk denk ik dat die er wel komt. Als je als organisatie echter in tijdnood komt, dan is converteren een goed alternatief. Houdt er wel rekening mee dat je met een externe payment hub nog altijd zes tot acht weken onderweg bent. Als je hem in huis laat bouwen, dan kost je dit als organisatie drie tot vier maanden. En ook hier moet je weer rekening houden met de mandaten.'

Records bouwen

Ondanks dat SEPA vooral een business-vraagstuk is, wordt er ook erg veel verwacht van de ict-afdeling en de ict'ers. Zo heeft een zelfbouwsysteem veel ict'ers nodig, maar kan een oplossing van een derde partij met bijna geen ict'ers gerealiseerd worden. 'Hoe dan ook, ict'ers moeten zich verdienstelijk gaan maken', vindt Kienhuis. ‘Ze moeten zich vooral gaan verdiepen in de nationale richtlijnen en de bankspecifieke zaken. Ze kunnen nu namelijk binnen het bedrijf records gaan bouwen voor SEPA Credit Transfers en SEPA Direct Debits. Het gaat hier om records van de bestanden die naar de bank gestuurd worden en records en velden invullen uit berichten die vanuit de bank worden gestuurd.'

Volgens Kienhuis gaat het hierbij vooral om de uitval van betalingen. 'Binnen SEPA krijgen bedrijven bericht over betalingen die niet goed gaan in de vorm van een R-Message. De R kan bijvoorbeeld staan voor reject (geweigerd, red.) of return (teruggestuurd, red.). Doordat op bankniveau met verschillende bestandsformaten gewerkt wordt, is men vooral bang voor deze R-berichten. Als de implementatie van SEPA niet vlekkeloos verloopt, gaat het R-berichten regenen. De angst is dat er in 2014 batterijen aan mensen nodig zijn om al die R-berichten af te handelen.'

PAIN-bestandsformaat

Binnen het betalingsverkeer wordt er momenteel gewerkt met het ClieOp-bestandsformaat. Binnen SEPA verandert dit naar het xml-bestandsformaat PAIN. PAIN staat voor 'PAyment INitiation' en het bestandsformaat krijgt een nummer mee. Zo zal er bijvoorbeeld gewerkt worden met Pain001 voor SEPA Credit Transfers en Pain008 voor SEPA Direct Debits. Ict'ers moeten ook met dit nieuwe bestandsformaat aan de slag, maar er wordt meer van hen verwacht.

De ict-afdeling wordt namelijk ook verantwoordelijk voor het inrichten van de mandaatadministratie. Het gaat hier dan om de machtigingen. Kienhuis: 'Dit kan je alleen doen op de werkvloer zelf. Het idee is dat papieren mandaten gedigitaliseerd worden. Daarnaast moeten de data in het systeem worden gebracht. Dit is nog een hele toestand, omdat het vooral gaat om het invoeren en controleren van gegevens. Uiteindelijk bepaalt de status de mogelijkheid om een SEPA Direct Debit te kunnen verwerken, dus hierin mogen geen fouten gemaakt worden. Fouten leiden hier namelijk direct tot R-Messages.'

Sluipmoordenaar met mega-impact

Eerder verscheen er op de website een opiniebijdrage met de titel 'SEPA is sluipmoordenaar met mega-impact'. Kienhuis kan zich gedeeltelijk vinden in de mening van Tom Poortvliet, maar wil nog wel wat nuances aanbrengen. 'Ja, SEPA heeft een mega-impact, maar het is geen sluipmoordenaar. Wat je nu ziet is dat er vooral bewustzijn wordt gecreëerd rondom SEPA. Je kunt het dus zien aankomen. SEPA is een grote operatie, maar er is veel te winnen. Op de langere termijn krijgen we namelijk een harmonieus Europees betaalstandaardsysteem en daar heeft iedereen baat bij.'

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4543591). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over



Lees ook


 

Reacties

Ik ben als hoofd administratie en ICT (combifunctie) bij zo'n MKB hiervoor verantwoordelijk. Een paar honderd uitgaande SEPA betalingen buitenland maar duizenden incasso's Belgie en Frankrijk per jaar en ca. 15000 in NL. We hebben inmiddels de afgelopen weken tientallen SEPA incassomachtigingen binnen vanuit bijv. Frankrijk. Ook de Belgen zetten we na de zomer over van de thans lopende Belgische domicilieringen naar SEPA incasso. Onze softwareleverancier AFAS heeft vanaf oktober alle benodigde functionaliteit in haar update voor al haar klanten gereed. Dat zit daar gewoon (voor alle klanten) in je jaarbedrag inbegrepen, geen extra kosten!!! Dat mag je toch van iedere softwareleverancier verwachten??? Tot die tijd is er speciaal (kosten nog geen € 150) pakketje van REBA waarmee wij nu al de SEPA incasso's kunnen verwerken tot e.e.a. in AFAS zit over enkele maanden.
Voor de NL klanten en leveranciers is het straks kwestie van uit boekhouding de bankrekeningnummers exporteren, uploaden op de speciale SEPA site die ze converteert en weer importeren en om is de hele handel. Binnen NL heb je geen BIC/Swift nodig, ook niet in het nieuwe systeem, zij heeft men binnen NL afgesproken. Tsja, het is wat werk en vergt zeker tijd. Maar als MKB-ers bij een goede softwareleverancier zitten die e.e.a. gewoon tijdig meeneemt in zijn update, zijn er nauwelijks grote kosten, alleen maar tijdsinvestering om e.e.a. in te richten. Voor multinationals die vanuit verschillende landen betalingen moeten verrichten (met al hun kleine bestandsafwijkingen, leve één Europa en harmonisatie), ligt het natuurlijk een stuk gecompliceerder, maar dat zoiets één tot 20 miljoen euro moet kosten vind ik onbegrijpelijk, tenzij het hier multinationals betreft die allemaal eigen maatwerksoftware gebruiken. Doch bijv. SAP gebruikers mogen van SAP toch ook verwachten dat SAP hier in de betreffende landen standaard per land kant en klare functionaliteit voor aan gaat bieden??
Volgens mij heeft die één tot twintig miljoen dan ook alleen betrekking op bedrijven die met eigen maatwerksoftware werken. Die staan voor een megaklus.

Beste Henry,

Het is goed te vernemen dat jullie zo actief met SEPA bezig zijn. Ook is bekend dat sommige software leveranciers hun klanten goed bedienen en klaar zijn voor SEPA. Helaas geldt dat nog niet voor alle software leveranciers, alhoewel de meeste van hen druk bezig zijn om aanpassingen te maken. We adviseren wel om de processen en de IT systemen goed te testen, m.n. de mogelijkheid om de informatie van de bank goed te kunnen afletteren.

Voor grotere bedrijven is het niet altijd mogelijk om bestanden te gaan converteren en ook als ze dat wel gaan doen, is er vaak veel werk door de complexe infrastructuur waar de betaaladministratie deel van uit maakt. Voor SEPA Credit Transfers en SEPA Direct Debit is tot 2016 wel een BIC nodig voor SEPA betalingen buiten Nederland. Binnen Nederland inderdaad niet.

De bedragen komen voort uit officiële onderzoeken en hebben inderdaad te maken met de complexiteit van grote internationale bedrijven die door heel Europa heen betalingsverkeer hebben. Niet ieder land is even ver in de IT ontwikkelingen en dat maakt het voor deze bedrijven extra moeilijk.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×