Managed hosting door True

ICT-manager vindt printers vaak ballast

Canon en NT-Ware komen met printoplossing mobiele apparatuur

 

Ict-managers vinden het beheer van printers vaak een blok aan hun been. Zeker als medewerkers massaal om nieuwe mogelijkheden vragen, zoals veilig printen met hun smartphone of tablet. Canon en dochteronderneming NT-ware demonstreerden in Düsseldorf een volledige print- en scanbeheeroplossing, die ook is bedoeld voor mobiele gebruikers. Deze versie 5.1 van het pakket Uniflow is ook geschikt voor afdrukapparaten van andere merken.

Van bluffen houden ze niet zo bij printfabrikant Canon. Dat laten ze als Japans bedrijf liever over aan hun Amerikaanse concurrentie. Vandaar ook dat bedrijven als HP en Xerox al lang hebben verkondigd dat zij een oplossing in huis hebben voor een beheerde en veilige printoplossing voor mobiele apparaten, zoals smartphones, tablets en netbooks. Een pretentie die in de praktijk niet wordt waargemaakt, beweerden Canon en zijn Duitse dochterbedrijf NT-ware op een gezamelijke persbijeenkomst in de expositievesting Rheinterrasse in Düsseldorf.  'Die oplossingen zijn slechts geschikt voor een beperkt aantal printers, bieden geen inzicht in het printverkeer van mobiele gebruikers of werken niet buiten de firewall, aldus Tonis Haamer, algemeen directeur van de Duitse dochteronderneming NT-Ware.

Onder controle

Hij merkt dat het gebruik van mobiele apparaten nieuwe hoofdbrekens oplevert voor de ict-manager en zijn beheerstaf. Dat geldt met name voor het printen, concludeert Haamer. 'Dan komt er weer een directielid binnenlopen die op zijn iPad heeft gewerkt en zijn documenten vanaf zijn werkplek wil printen. Hoe sta je dit op een veilige manier toe en hoe hou je het printen via mobiele apparaten vervolgens onder controle? Dat zijn vragen die de ict-manager op zich af ziet komen.'

Zijn bedrijf levert met het Uniflow-product software voor een integraal print- en scanmanagementplatform voor printkostenbeheer, documentbeveiliging en workflowtechnologie (bijvoorbeeld 'follow me printing'). De nieuwste versie Uniflow v5.1, die begin oktober 2011 uitkomt, beschikt over functionaliteit waarmee gebruikers van mobiele apparatuur wél op een veilige en beheerbare manier op afstand kunnen printen, luidt de belofte van het bedrijf. Uniflow is vooral gericht op Canon-apparatuur, maar kan via geïnstalleerde universal print drivers ook door andere printfabrikanten worden gebruikt. Verder komt er een oplossing in de handel die speciaal is ontwikkeld voor de afdrukapparatuur van het overgenomen Océ.

Tijdelijke autorisaties

Het komt er eigenlijk op neer dat het Uniflow-platform gebruikmaakt van de bestaande printinfrastructuur door de mogelijkheden te verruimen, bijvoorbeeld printen via een beveiligde webbrowser of NT-Ware's internet printer driver. Extra ingebouwde beveiligingsmaatregelen, zoals een Google Doc-login, het gebruiken van een tweede id-bedrijfskaart of een pincode, moeten de garantie geven dat er veilig van een mobiel apparaat valt te printen. Volgens Karsten Huster, de oprichter van NT-Ware, kan de nieuwe versie van Uniflow ook het printen door veldwerkers, gasten en tijdelijke medewerkers autoriseren. 'Dat is altijd een probleem voor ict-beheerders. Vaak printen dat soort medewerkers op een geïsoleerde printer waar geen zicht is op hoeveel er wordt geprint. Of er is een hoop gehannes met tijdelijke autorisaties.'

Huster legt uit dat Uniflow v5.1 in zulke gevallen met geautoriseerde e-mails werkt. Iemand die bijvoorbeeld in een lobby staat en wil printen, stuurt via zijn mobiel een e-mailprintverzoek. Dat gaat naar de bedrijfsserver, die stuurt het bericht naar de Uniflow-server, die een e-mail terugstuurt met een pincode en een tijdelijke autorisatie. De gast in de lobby kan dan vervolgens printen. De ict-afdeling kan hierbij de gebruikersmogelijkheden beperken tot alleen zwart/wit en dubbelzijdig printen.

Printgerelateerde helpdeskvragen

Volgens Adam Gillbe van Canon Europe zou het aanstellen van een aparte printbeheerder in grote organisaties geen slecht idee zijn. 'Vooral bij bedrijven, zoals advocatenkantoren, waar documenten bedrijfskritisch zijn. Voor een ict-manager vormen printzaken vaak ballast, met name printgerelateerde helpdeskvragen zoals vastlopers, oprakende toners en verkeerde printaccounts. Daar komen nu dan de vragen over mobiel printen bij.'

Nog steeds onderschatten bedrijven en instellingen het oneconomische printgebruik en het misbruik door medewerkers in hun organisatie, stelt Gillbe. 'Dat geldt dadelijk ook voor mobiel printen. Met de mobile print-app van Uniflow is het mogelijk om de autorisaties te regelen voor de gebruikers die via hun mobiele apparatuur printen. Zo kan een manager zicht houden op de printkosten, bijvoorbeeld bij het gebruik van kleurenprints.'

Beveiligingsaspecten niet onderschatten

Mocht het beveiligd mobiele printen een grote vlucht nemen, dan kan het voor directies zelfs interessant zijn na te gaan of een vervanging van de vaste desktop-pc's door mobiele apparaten financieel aantrekkelijk is, aldus Haamer. 'Al moet je de beveiligingsaspecten dan zeker niet onderschatten', vult Gillbe aan.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4180759). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Printen? een beetje passé!

Beheer van printers is inderdaad zeer lastig en kost ook heel veel geld.

De moderne bedrijf zal ook moeten kijken naar de "paperless office" daarom moeten ICT afdelingen investeren in goede beeldschermen zodat men op een gezonde en rustig manier documenten op een beeldscherm kan lezen. Weg met die goedkope flikkerende 15" of 17" analoge rommel wat de meeste bedrijven hebben. investeer in digitale (DVI), straling arme, hoog resolutie en hoge frequentie beeldschermen waar men geen hoofdpijn van krijgt na 1/2 uur intensief lezen en bespaar daar tegen over op alle onnodige print beheer kosten

Stimuleer ook het gebruik van Tablets, perfect om een document rustig te lezen of om presentatie notities te maken tijdens een vergadering.

Tenslotte stimuleer je medewerkers om af te stappen van het idee dat ieder e-mail geprint moet worden, dat ieder presentatie op papier uitgedeeld moet worden.
Zo bespaar je kosten en ben je als bedrijf weer een stap groener.

@Dani
Bedrijven met 15" of 17" analoge rommel? Zelfs bij de kringloop zal je nog moeite hebben om die nog te vinden..
Hoogfrequente beeldschermen?? 60 hz's LCD's zijn prima voor kantoorgebruik.. (120 en 240 hz is meer voor games en films kijken thuis). Waar je meer op moet letten is de contrastverhouding, helderheid en de kleurechtheid. De schermen die Dell bijv. levert word ik vaak niet vrolijk van, die van HP daarentegen wel (en natuurlijk zijn die allemaal rebranded).. Qua fabrikant kan ik wel Samsung aanraden, maar met Iilyama is natuurlijk ook nog steeds niets mis. Maar verder ben ik het wel eens dat er goed naar beeldschermen gekeken moet worden, om hoofdpijnklachten e.d. te voorkomen en mensen ervan te weerhouden zaken altijd te printen.. Zou er trouwens een relatie zijn tussen het kleine scherm van een touchpad of een ander mobiel apparaat en printvolume...? (Ok, retorische vraag)

Waarom print men dan eigenlijk. Zomaar even wat voorbeelden uit de praktijk:

- Mijn blackberry of iphone zijn best handig om een mailtje te beantwoorden, maar om nu een document van 20 pagina's te lezen ... toch maar even printen
- Ik heb geen laptop of ander mobiel device. Dus als ik een vergaderverslag of actiepuntenlijst mee wil nemen naar de vergadering, zal ik toch even moeten printen
- Wel eens geprobeerd een A2 of grotere ontwerptekening te lezen vanaf een scherm? Lang leve de plotter
- Voor sommige taken is een checklijstje wel handig. Op papier is het dan net even iets makkelijker afvinken dan op het scherm
- sommige pakketten genereren mooie spreadsheets met detailinformatie, die met een 8 punts font nog net op een A3 past. Wel eens geprobeerd dat op een scherm te lezen?

Nadenken over het al dan niet printen van een document --> helemaal mee eens
Paperless office --> niet realistisch

Aan de randen van processen zie je nog steeds dat de conversie van digitaal naar analoog plaatsvindt. Het produceren van papieren documenten heeft in heel veel situaties nog steeds een belangrijke functie voor de gebruikers. Dat er door de opkomst van mobiele devices ook nieuwe manieren opkomen waarop mensen omgaan met documenten is duidelijk. Maar ik weet vanuit mijn werk voor onder andere Veenman, dat de behoefte aan printen (en zeker op locatie, door hiervoor even gebruik te maken van de systemen van anderen) bepaald nog springlevend is.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×