Managed hosting door True

E-handel tussen bedrijven vereist nauwe afstemming processen

Elektronische handel tussen bedrijven vereist nauwe afstemming bedrijfsprocessen

 

Elektronische handel wordt vaak in één adem genoemd met ontwikkelingen als virtuele winkelcentra en tele-bankieren. Een minstens zo belangrijke vorm is de 'business-to-business' markt. Om ten volle te kunnen profiteren van de mogelijkheden van elektronische handel dienen bedrijven zich te realiseren dat zij samen een cluster vormen. Op basis van wederzijds vertrouwen moeten zij vervolgens hun bedrijfsprocessen aan elkaar aanpassen, zo meent een consultant van Solvision.

Als we een globaal beeld proberen te vormen van de huidige economie dan vallen er twee dingen op: de klant stelt steeds meer eisen en de concurrentie groeit. De klant wil graag kunnen kiezen uit een groot assortiment aan producten; het maken van de keuze moet eenvoudig zijn. Verder zal het product zo snel mogelijk in het bezit moeten komen van de klant - uiteraard tegen de laagst mogelijke prijs. Door de vele eisen van de klant is de levenscyclus van producten steeds korter geworden en moeten bedrijven nieuwe producten ook steeds sneller op de markt brengen.
De globalisering van de economie heeft de concurrentie vergroot. De concurrent komt nu ook uit het buitenland. Door deze stijgende concurrentie is het nog belangrijker om klanten vast te houden en om producten efficiënter (goedkoper, sneller) te leveren.

Aandacht verplaatsen

Wat is het resultaat van deze ontwikkelingen binnen het bedrijfsleven?
Het bedrijfsleven heeft zich bij het zoeken naar oplossingen tot nu toe met name gericht op de interne processen. De kernvraag hierbij was: hoe optimaliseer ik mijn interne bedrijfsvoering om aan de wensen van 'de klant' te voldoen? Dit resulteerde in bpr-trajecten (business proces redesign) en implementaties van bedrijfsbrede IT-oplossingen (erp, werkstroombeheer, intranetten).
De optimalisaties die zijn ontstaan uit de hiervoor beschreven naar binnen gerichte aandacht zijn voor de klant 'sub-optimalisaties'. De prestaties van een onderneming worden namelijk niet alleen bepaald door de efficiëntie en de kwaliteit van de eigen bedrijfsvoering maar ook door die van de leveranciers, afnemers en logistieke dienstverleners. Verder speelt de efficiëntie en de kwaliteit van de interactie met die bedrijven een rol. Een onderneming kan een interne organisatie opzetten die een geplaatste order binnen een dag afhandelt. Als echter door administratieve rompslomp met de afnemer en de logistiek dienstverlener de daadwerkelijke levering pas twee dagen later plaatsvindt, dan heeft de interne optimalisatie inderdaad geleid tot een sub-optimalisatie voor de klant.
Het moet dus anders. In het bedrijfsleven moet men de aandacht naar buiten richten. Als gevolg van de eisen van de klant en de toegenomen concurrentie moeten bedrijven meer met hun zakenpartners samenwerken en gezamenlijk tot oplossingen komen. Bij het zoeken naar oplossingen speelt de toepassing van de hedendaagse informatie- en communicatietechnologie (ICT) een leidende rol. Het aanbod van communicatie-media is de laatste jaren gigantisch gestegen en mede door de liberalisering van de publieke netwerken zijn de kosten van die media gedaald. Naast de telefoon en de fax zijn edi, Internet, smartcards, voice response, barcodes, en Van (value added networks) nu ook goede alternatieven voor het transporteren van informatie. Ook komen er steeds meer producten op de markt om al die verschillende media aan elkaar te koppelen.
Deze externe focus en de toepassing van de huidige ICT zal moeten resulteren in procesverbeteringen die voor de klant gunstig zijn.

Clusters

De samenwerking van bedrijven vindt plaats binnen de kaders van het cluster waarin de bedrijven zich bevinden. Een cluster is een netwerk van ondernemingen die gezamenlijk één doelmarkt hebben en als zodanig als één onderneming te zien zijn. Bedrijven binnen een cluster hebben ieder hun eigen specialiteit en vullen elkaar als zodanig aan. Gezamenlijk gaan zij de concurrentie aan met andere clusters.
Een goed voorbeeld van een cluster is de Rotterdamse haven. Dit cluster is te zien als een onderneming die de functie van een logistiek knooppunt inneemt binnen de wereldeconomie. Bedrijven binnen dit cluster zijn ondermeer: stuwadoors, cargadoors, transporteurs, expediteurs, rederijen, douane en haven-autoriteiten. De gezamenlijke doelmarkt van dit cluster zijn de verladers, de multinationals die via dit logistieke knooppunt producten willen vervoeren van of naar de andere kant van de wereld. Hierbij concurreert de Rotterdamse haven met andere havenclusters als Antwerpen en Hamburg.
Om een multinational aan Rotterdam te kunnen binden zullen de bedrijven binnen het Rotterdamse havencluster er gezamenlijk voor moeten zorgen dat hij zijn producten wil ex- of importeren via Rotterdam en niet via de genoemde concurrenten. Het cluster zal ervoor moeten zorgen dat de prijs van de toegevoegde waarde (de totale kosten voor de verlader om het product van A naar B te laten transporteren) zo laag mogelijk is en dat de kwaliteit van de toegevoegde waarde (mogelijke bestemmingen, snelheid, flexibiliteit) zo hoog mogelijk is.

Efficiëntieverhoging

Om een dergelijke samenwerking te realiseren is het van belang dat de bedrijven en instanties binnen een cluster beseffen dat ze in hetzelfde cluster zitten en gezamenlijk dezelfde klanten bedienen. Een nu reeds succesvolle exponent van dit 'clusterdenken' is efficiënt consumer response (ecr), een denkwijze die met name in de 'business-to-consumer' markt veel wordt gehanteerd.
Als voorbeeld dient een supermarkt. Deze krijgt dagelijks pakken melk aangeleverd die direct van de fabriek komen. Er wordt een voorraad aangehouden om de schappen te kunnen bijvullen. De voorraad zal zo groot zijn dat er geen 'nee' verkocht hoeft te worden. De magazijngrootte wordt hierdoor met name bepaald. De melkfabriek verzamelt dagelijks melkbussen en tanks van de boeren om te verwerken. De boeren melken dagelijks hun koeien en slaan de melk op in de bussen en tanks.
De volgende ecr-oplossing kan voor dit voorbeeld worden gevonden. Op het moment dat een klant bij de supermarkt melk koopt, komt er bij de boer een signaal binnen om een koe te gaan melken. De melk zal daarna 'automatisch' naar de supermarkt gaan zodat de schappen kunnen worden bijgevuld. In dit 'ideale' voorbeeld zijn er geen voorraadkosten, nauwelijks logistieke vertragingen en is er 'altijd' melk in de schappen (tenzij de koeien droog staan).
Wat voor consequenties heeft een dergelijke oplossing?
Er zal een techniek gevonden moeten worden om de boer te signaleren, een medium om de melk via een verwerkingsproces direct naar de schappen te transporteren en een methode om de melk 'draagbaar' aan de klant af te leveren. Om dit te realiseren moeten de boer, de melkfabriek, de supermarkt en eventueel de transporteur, de verpakkingsleverancier en de IT-dienstverlener gezamenlijk de oplossing bedenken en realiseren.

Geen facturen

De Nederlandse economie bestaat uit een groot aantal clusters, sommige regionaal gebonden (zoals de Rotterdamse haven), sommige gegroepeerd om een multi-national (bijvoorbeeld alle leveranciers en afnemers van half- en eindproducten van Shell aangevuld met de logistieke dienstverleners en overheidsinstanties). De vraag is of het bedrijfsleven wel toe is aan de hiervoor geschetste oplossingen. Het antwoord op deze vraag wordt bepaald door de mate waarin het bedrijfsleven in staat is om zich het clusterdenken eigen te maken en vanuit die gedachte en met behulp van de huidige ICT integrale innovatieve oplossingen te realiseren.
Dat het mogelijk is om daadwerkelijk te komen tot een e-commerce-oplossing op basis van clusterdenken en integrale oplossingen werd recentelijk aangetoond door één van de grootste voedingsmiddelenproducenten van Nederland in samenwerking met een verpakkingsleverancier. In het verleden bepaalde de producent voor de leverancier wat, hoeveel en wanneer geproduceerd moest worden, en wel op basis van de eigen productieplanning. De orders werden via honderden faxen per week geplaatst. De leverancier moest zich soms in allerlei bochten wringen om het eigen productieproces aan te passen aan het productieproces van de afnemer.
Op basis van het vendor managed inventory-principe (vmi) en selfbilling is een ec-oplossing uitgewerkt. De producent stuurt via electronic data interchange (edi) de eigen productieplanning naar de leverancier. Op basis van de productieplanning van de producent past de leverancier de eigen productieplanning aan. Vlak voor de levering van de goederen wordt er elektronisch een vrachtbrief gestuurd, die na bevestiging van de goederenontvangst automatisch in een betaling resulteert. Er zijn dus geen facturen meer (selfbilling) en de leverancier beheert de voorraad van de producent (vmi).
Door een samenwerking op basis van vertrouwen en door een integrale benadering van de onderlinge handelsproblematiek zijn voordelen te halen die nooit realiseerbaar waren geweest wanneer men de aandacht alleen intern richtte. Het productieproces bij de leverancier vindt efficiënter plaats, zowel de producent als de leverancier hebben geen factuur-administratie meer en de producent kan het in het vervolg zonder voorraad-administratie doen. Niet alleen levert dit efficiëntievoordelen op, maar ook is door de hechte samenwerking ook veel alerter te reageren op vragen uit de markt en op bewegingen van de concurrenten.

Omslag naar clusterdenken

Clusterdenken is dus één van de basisvoorwaarden om ec-oplossingen te kunnen realiseren, met name in de 'business-to-business' markt.
Niet ieder bedrijf is nu al in staat om oplossingen als hiervoor geschetst te realiseren. In de relatie tussen producent en leverancier probeert een 'goede' inkoper de grondstoffen tegen de laagst mogelijke prijs af te nemen en dan ook nog eens volgens de eigen leveringsvoorwaarden. Vaak zal een leverancier vanuit economische gebondenheid in dit proces weinig in de pap te brokkelen hebben. In sommige gevallen bepaalt de leverancier de regels.
Deze manier van 'handel drijven' levert niet de juiste basis om samen oplossingen te realiseren. De eerste stap om te komen tot goede samenwerking is om bij een ieder het besef te kweken dat ze gezamenlijk vanuit hun cluster dezelfde klant bedienen en gezamenlijk de concurrentie aankunnen. Het motto hier is 'samen staan we sterk'. Parallel aan het kweken van dit besef zal er gewerkt moeten worden aan het onderlinge vertrouwen. Het vertrouwen dat de ander niet - zoals in het verleden - probeert het onderste uit de kan te halen. Dit vertrouwen is te winnen door open en eerlijk voor elkaar te zijn. Laat elkaar in de keuken kijken. Toon de ander waarom er voor een bepaalde werkwijze is gekozen. Op het moment dat de partners elkaars problemen begrijpen en elkaar vertrouwen zal er bereidheid ontstaan om gezamenlijk naar oplossingen te zoeken.

Ontkoppeling

Hiertoe zijn innovaties nodig die de bedrijfsgrenzen overschrijden. Elektronisch handel drijven zal de lijm moeten zijn die de samenwerkende bedrijven binnen het cluster bindt. Deze 'lijm' kan op twee manieren worden aangebracht: door automatisering van bestaande informatiestromen en door business proces redesign over de bedrijfsgrenzen heen.
De afgelopen jaren zijn al verschillende oplossingen van de eerste vorm gerealiseerd, vaak op basis van uitwisseling van edi-berichten. Zo is in de Rotterdamse haven het afgelopen jaar de cargocard geïntroduceerd. Gebruikmakend van een smartcard en edi is de orderinformatie die wordt uitgewisseld tussen containervervoerders en een containerterminal geautomatiseerd. In het verleden voerde een balie-medewerker van de terminal handmatig de order in voor het halen of brengen, op basis van door de chauffeur meegenomen paperassen. De chauffeur moest hierop wachten. In piektijden leverde dit grote wachtrijen op. Met behulp van de cargocard wordt al een edi-bericht met alle orderinformatie naar de terminal gestuurd, voordat de chauffeur zich aan de balie meldt. Op het moment dat de chauffeur zich daadwerkelijk bij de balie meldt, is de bijbehorende orderinformatie inmiddels automatisch verwerkt in het systeem. Rest de chauffeur niets anders dan zich via de cargocard (die informatie bevat over zijn linkerhand) en de linkerhand te identificeren. Na een positieve identificatie kan de chauffeur de order uitvoeren.
Het grote voordeel van dergelijke oplossingen is dat informatie zonder handmatige tussenkomst direct in een systeem kan worden opgenomen en dat er een ontkoppeling plaatsvindt van het transport van het product en de bijbehorende informatie. Hierdoor is de administratieve handeling reeds uit te voeren voordat er een product aankomt. Eventuele piek-tijden zijn zo op te vangen.

Over bedrijfsgrenzen heen

In de praktijk zijn dergelijke oplossingen vaak 'sub-optimalisaties' voor de klant. Zo ook in het voorbeeld van de cargocard. Het balie-proces verloopt sneller en de chauffeur is eerder thuis of kan zelfs meer ritten doen. Maar de container die in opdracht van een verlader wordt getransporteerd, zal in de meeste gevallen uiteindelijk net zo snel op zijn eindbestemming zijn. Het schip dat de container daarheen brengt, vaart namelijk - ondanks de cargocard - nog steeds volgens hetzelfde schema.
Voor een optimale benutting van de voordelen van samenwerking en van de mogelijkheden van ICT, moeten de processen van de betrokken partners integraal op elkaar worden afgestemd. Daarvoor is een business process redesign-traject nodig over de bedrijfsgrenzen heen. De partners zullen elkaars bedrijfsprocessen onder de loep moeten nemen en tot een integrale oplossing moeten komen.
Een goede analogie vormt de evolutie van 'eiland-automatisering' tot 'integrale bedrijfssystemen'. Zoals iedere afdeling vroeger z'n eigen IT-oplossing had, zo heeft ieder bedrijf dat nu ook. Op een gegeven moment besefte men dat het een stuk handiger zou zijn als de verschillende afdelingssystemen aan elkaar werden gekoppeld. Hetzelfde geldt voor de koppelingen die de afgelopen jaren tussen bedrijven zijn gemaakt. Nadat de afdelingssystemen waren gekoppeld werd duidelijk dat er veel winst te behalen viel met het installeren van een centrale bedrijfsdatabase, de aanleg van een bedrijfsbreed netwerk en het heroverwegen van de bedrijfsprocessen. Zo ontstonden uiteindelijke de integrale bedrijfsbrede IT-toepassingen (erp, wfm, intranetten). Deze stap dient nu ook binnen een cluster gemaakt te worden, waarbij eveneens geldt dat er geen stappen kunnen worden overgeslagen. De bedrijven die informatietechnologie nog niet integraal binnen het bedrijf hebben ingevoerd, zullen veel moeite hebben om bpr over de bedrijfsgrenzen heen toe te passen

Stimulans

De huidige ICT biedt het bedrijfsleven binnen de 'business-to-business' markt de mogelijkheden om daadwerkelijk te voldoen aan de eisen van de klant en om de concurrentie achter zich te laten. Een optimaal gebruik van deze mogelijkheden is pas realiseerbaar nadat het bedrijfsleven zich het clusterdenken heeft eigen maakt. Helaas zal blijken dat nog niet ieder bedrijf hier aan toe is. Er ligt dan ook een grote rol voor de overheid en de IT- en organisatie-adviesburo's om dit te stimuleren. Het gaat tenslotte om de Nederlandse economie en ook voor dat cluster geldt: 'samen staan we sterk'.
 
Alwin notenboom, business & information consultant Solvision Electronic Commerce.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1407870). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×