Managed hosting door True

Ketentesten brengt eventuele problemen euroconversie bij overheid aan het licht

Gouden ketenen

Dit artikel delen:

In een vorig artikel werd een globaal beeld geschetst van de stand van zaken van de euroconversie bij de overheid. Talrijke overheidsorganisaties zijn in een keten aan elkaar gekoppeld, met allerlei soorten problemen als gevolg. Deze zijn bloot te leggen met behulp van ketentesten, waarna ze zijn aan te pakken. Eén van de meer risicovolle ketens binnen de overheid is de salarisketen voor rijksambtenaren (van salarisadministratie tot en met uitbetaling). Deze gebruiken E.J.H.S. Flipse, H.A.B. Snijder en W.W. Swart als voorbeeld bij hun beschrijving van ketentesten in dit vervolgartikel.

Het ministerie van Financiën coördineert en faciliteert de voorbereidingen bij de invoering van de euro door ondermeer het beschikbaar stellen van concrete ondersteunende producten. Financiën ondersteunt het invoeringsproces bij overheidsorganisaties verder door kennis, opgedaan in concrete europrojecten binnen overheidsorganisaties, ook beschikbaar te stellen aan anderen. In dit kader is ondermeer een aantal pilot-projecten uitgevoerd op basis van de Kennisbundel Euro en Informatiesystemen (KEI). Eén recente pilot betrof het ontwikkelen van een raamwerk voor het in de keten testen van euroaanpassingen in systemen. Hieruit is een aantal lessen getrokken.

Verschillende soorten problemen

De pilot werd uitgevoerd op basis van de module 'Interfaces en Ketenafhankelijkheden' uit de KEI, waarin de ketenproblematiek wordt behandeld. Aandacht voor dit onderwerp is van groot belang, omdat de invoering van de euro invloed kan hebben op de correcte ketenwerking: organisaties zijn voor hun bedrijfsprocessen meestal afhankelijk van gegevensaanlevering door andere organisaties. Mogelijke risico's die hierbij zouden kunnen optreden liggen in het feit dat er tussen systemen of organisaties onderling afrondingsverschillen optreden. Dat is een eerste cluster van mogelijke problemen. Zo kan bijvoorbeeld de ene organisatie afronden op hele euro's, terwijl de andere juist de eurocent als afrondingseenheid hanteert. In het ene systeem werkt men met 'floating-point' mechanismen en in het andere systeem juist weer niet. De nauwkeurigheid van omrekenen en afronden kan dus per organisatie en zelfs per systeem variëren.
Een tweede cluster problemen concentreert zich rond het thema valutavermenging. Omdat het communicatie-uitgangspunt van de overheid (tot 1 januari 2002 wordt uitsluitend in guldens gecommuniceerd en daarna uitsluitend in euro) helder en duidelijk is en valutavermenging zo veel mogelijk uitsluit, is er in algemene zin ook geen dringende aanleiding meer valutaherkenbaarheid in interfaces aan te brengen. Dit brengt met zich mee dat abusievelijk aangeleverde guldenbedragen ná 31 december 2001 door de ontvangende organisaties en systemen als eurobedragen zullen worden geïnterpreteerd.
Een cluster van ernstiger problemen houdt verband met mogelijke gegevensverminking. Indien vóór 1 januari 2002 bedragen zonder decimalen worden aangeleverd en daarná met decimalen, en de ontvangende organisatie daarop niet is voorbereid, bestaat het risico dat bedragen worden 'verminkt' - dat wil zeggen zonder decimalen worden verwerkt. Ook kunnen systemen hierop 'stuklopen'.
Een vierde cluster van mogelijke problemen houdt verband met de vertraging die kan optreden als gevolg van het feit dat aanleverende en afnemende organisatie ná 31 december 2001 nog niet in staat zijn op tijd euro's aan te leveren respectievelijk te verwerken. Zo kunnen er onverwachte verwerkingspieken of wachttijden optreden. Vertragingen kunnen verder optreden, als kort voor 1 januari 2002 nog zoveel gegevens in guldens worden aangeleverd dat de voorraad dermate groot wordt dat een verwerkingspiek optreedt.
Deze vier clusters van mogelijke problemen laten zien hoe de ene organisatie de andere kan beïnvloeden. Dit is géén ICT-probleem, maar veel meer een managementprobleem, dat in de keten besproken moet worden. Daarom wordt in de KEI gepleit voor het aanwijzen van een ketenverantwoordelijke die het voortouw neemt bij het maken van afspraken in de keten. Hierdoor zijn verstoringen in de ketenwerking door de invoering van de euro tot een minimum te beperken. Immers: voorkomen is beter dan genezen.
De echt kritieke periode duurt betrekkelijk kort: van vlak voor de overgang tot kort na de overgang op de euro op 1 januari 2002. Uiteraard zijn er ook risico's buiten die kritieke periode, want sommige gegevens worden pas later voor het eerst in euro geleverd, bijvoorbeeld jaarwerkgegevens. Dit leidt er in de praktijk toe dat veel organisaties weinig tot geen aandacht besteden aan het eurobestendig maken van interfaces, door het toevoegen van valutaherkenbaarheid. Toch reikt de KEI in de module 'Interfaces en Ketenafhankelijkheden' een aantal methoden aan om interfaces eurobestendig te maken ten einde de risico's van valutavermenging en gegevensverminking maximaal te reduceren.
De KEI bevat ook een module Testaanpak. Eén van de aanbevolen testen is de Euro Ketentest.

Salarisketen

Eén van de meer risicovolle ketens binnen de overheid is de salarisketen voor rijksambtenaren (van salarisadministratie tot en met uitbetaling). Centraal in die keten staat het IPA-salarissysteem dat beheerd wordt door de dienst Informatievoorziening Overheidspersoneel (Ivop) van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In tabel 1 is aangegeven langs welk tijdpad Ivop de euro invoert.

PERIODEFASE
Januari - februari 2000Valutaveldanalyse voor het opsporen van alle valutavelden in de gegevensverzameling.
Maart - juni 2000Analyseconversie om de praktische significante effecten bij systeemverwerking met de omgerekende gegevensverzameling vast te stellen.
November - januari 2001Proefconversie om benodigde capaciteit en doorlooptijd voor de gegevensconversie te meten.
Januari - maart 2001Tweede analyseconversie: omdat per januari 2001 de nieuwe belastingwetgeving is ingegaan en het IPA-systeem daarop is aangepast, wordt een aanvullende analyseconversie uitgevoerd.
Maart - september 2001Ketentesten om aangesloten werkgevers de gelegenheid te bieden ketentesten uit te voeren, zodat de aansluiting van de processen in de salarisketen uitvoerig getest kan worden.
December 2001Conversie om eind december 2001 de feitelijke gegevensconversie uit te voeren en in de keten over te gaan op de euro.

In de tweede helft van 2000 is onderzoek gedaan naar de mogelijkheid om ketentesten uit te voeren met het IPA-systeem. Het doel van het onderzoek was om een richting te geven aan ketentesten, zodat de Algemene Vergadering van Deelnemers (de bij Ivop aangesloten werkgevers) hierover soepel zou kunnen besluiten. Onder leiding van de europrojectmanager van Ivop heeft een werkgroep van testconsultants en enkele deskundigen van ministeries een raamwerk ontwikkeld voor de ketentesten ten aanzien van de IPA-salarisketen.
De werkgroep heeft allereerst een analyse gemaakt van de keten. Er is eerder sprake van een kluwen dan van een keten. Zo zijn er 70 personeels- en salarisadministraties (deelnemers) die met behulp van een aantal verschillende personeelsinformatiesystemen gegevens uitwisselen met het IPA-systeem. Ze variëren in omvang van enkele tientallen tot enkele tienduizenden werknemers. In totaal ontvangen zo'n 240.000 ambtenaren hun salaris via het IPA-systeem. . Verder nemen organisaties als Interpay, de belastingdienst, het ABP, uitvoeringsinstellingen sociale zekerheid en het CBS gegevens af van het IPA-systeem. Tot slot worden journaliseringsgegevens geleverd aan tientallen financiële administraties, die weer gebruik maken van diverse financiële informatiesystemen. Beheer, onderhoud en exploitatie is door Ivop uitbesteed aan Roccade Public. Om het geheel nog ingewikkelder te maken, worden niet alleen salarissen betaald via het IPA-systeem; ook spaarloon en contributie van personeelsverenigingen lopen via IPA. Ook worden meerdere cao's ondersteund.
Al snel werd duidelijk dat een dergelijke kluwen te complex is voor een ketentest over de volle lengte en breedte. De ketentest kan daarom beter een beperkte reikwijdte hebben en wel die waarop Ivop zicht heeft gericht: de eerste schakel naar links en de eerste schakel naar rechts.
De werkgroep heeft vervolgens geïnventariseerd wie er wilde deelnemen. Zo'n 20 personeels- en salarisadministraties, samen meer dan 80 procent van de ambtenaren vertegenwoordigend, hebben aangegeven actief deel te willen nemen. De meeste overige organisaties zijn geïnteresseerd in de resultaten en willen deze gebruiken voor hun eigen organisatie. Dit zijn de passieve deelnemers. Slechts een zeer beperkt aantal ziet niets in het ketentesten.

Drie categorieën doelen

Er zijn drie categorieën doelen voor ketentesten geïdentificeerd. De eerste categorie is bestuurlijk van aard: alleen organisaties die zich goed voorbereid hebben op de overgang kunnen deelnemen. Daarom zal vooraf aan elke deelnemer een zogenoemde 'compliance'-verklaring gevraagd worden. Hierin geeft de betreffende organisatie aan bepaalde voorbereidende werkzaamheden te hebben verricht, zoals de aanpassing van systemen, en daarmee klaar te zijn voor de daadwerkelijke invoering van de euro. Op die manier wordt een tijdige voorbereiding gestimuleerd. Deze 'compliance'-verklaring geeft Ivop verder een handvat om verschillende serviceniveaus te definiëren gedurende de eerste drie maanden van 2002. Indien bij actieve deelnemers aan de ketentest problemen ontstaan in het IPA-systeem, worden deze met de hoogste prioriteit afgehandeld. Als bij passieve deelnemers aan de ketentest problemen ontstaan, geldt een iets minder hoge prioriteit. Problemen van overige deelnemers krijgen de laagste prioriteit.
De tweede categorie doelen bij het uitvoeren van een ketentest heeft te maken met risicobeperking: verwacht wordt dat in de eerste maanden van 2002 een groter aantal mutaties problemen zal opleveren dan normaal. Om de hoeveelheid problemen zoveel mogelijk te beperken, krijgen deelnemers de gelegenheid om via ketentesten inzicht te krijgen in de optredende euro-effecten en mogelijk optredende problemen (zoals valutavermenging). Zij kunnen de resultaten van de ketentest gebruiken om vervolgens zelf risicobeperkende maatregelen te treffen. Uit de eerdere analyseconversie is gebleken welke euro-effecten optreden en in welke grootteorde ze liggen. De beperkt aanwezige, niet acceptabele effecten kunnen met correctiemutaties beteugeld worden.
De derde categorie doelen bij het uitoefenen van een ketentest is organisatorisch/beheersmatig: de ketentest geeft ook de mogelijkheid om te zien of er wijzigingen zullen optreden in procesdoorlooptijden en benodigde personeelscapaciteit.

Decentrale testomgeving

Om de ketentest binnen Ivop tot een goed einde te brengen, heeft de werkgroep een globaal draaiboek of raamwerk opgesteld. Zo zijn er meerdere testmaanden gedefinieerd: de maanden maart tot en met september 2001 zijn voor ketentesten gereserveerd. Deelnemers schrijven zich vooraf in voor één of meer testmaanden, zodat de ketentestinspanning gespreid wordt in de tijd. Naast een goede planning voor ketentesten is een centrale ketentestomgeving nodig: uit de actuele IPA-gegevensverzameling worden op basis van opgave van de werkgever maximaal drieduizend werknemers per werkgever geselecteerd. Daarbij wordt uitgegaan van de stand per 01-01-2001, omdat alleen dan sprake is van een 'schone' gegevensverzameling (bijvoorbeeld zonder opgebouwd vakantiegeld of maandelijkse vergoedingen) en het beste omrekeningsresultaat wordt bereikt. Een eurobestendige loonheffingsroutine zal de normale routine vervangen.
De actieve deelnemers zullen eigen decentrale ketentestomgevingen aanleggen, die elk op de centrale omgeving is afgestemd. Bovendien moeten de decentraal voorkomende werknemers ook in de centrale ketentestomgeving voorkomen. De door de actieve deelnemers gebruikte programmatuur zal eurobestendig moeten zijn, en de decentrale gegevensverzameling zal vooraf naar de euro omgerekend moeten worden. In de ketentest worden alleen authentieke mutaties aangeleverd. Authentiek wil dan zeggen dat mutaties 'euromutaties' moeten zijn en 'tussendoor' niet bewerkt mogen zijn.
Bij het begin van elke testmaand wordt steeds begonnen met een schone centrale ketentestomgeving. De verwerking zal 'productie lookalike' zijn, waarbij de ketentest wordt uitgevoerd in testomgevingen om het risico uit te sluiten dat ketentestgegevens terecht komen in productieomgevingen. Wel wordt gezorgd voor omstandigheden zoveel mogelijk lijken op de productiesituatie. Dit betekent dat overal gebruik wordt gemaakt van 'productie lookalike' job-schema's. Er is sprake van testen, dus er dienen testgevallen te worden geformuleerd. Deelnemers voeren hun eigen testgevallenanalyses uit en de op die manier gespecificeerde testgevallen worden via hun decentrale ketentestomgevingen als mutaties aangeleverd aan de centrale ketentestomgeving. Elke testmaand wordt centraal een 'normale' maandverwerking voor IPA uitgevoerd. Testgevallen zijn overigens bedoeld om het procesverloop in de keten te testen, niet om de juiste werking van de afzonderlijke systemen te testen. Daarom kunnen alleen organisaties die een geschiktheids('compliance')-verklaring afgeven, deelnemen aan het ketentesten.

Goed beeld euro-effecten

Testen impliceert een beoordeling van de resultaten: mutatieresultaten worden vanuit de centrale ketentestomgeving normaal teruggemeld aan de deelnemende personeels- en salarisadministraties. De deelnemers zullen aan de hand van die terugmelding testresultaten inhoudelijk beoordelen. Vanwege de beperkte reikwijdte van de actieve ketentest kunnen verwerkbaarheidsverklaringen van 'derden' relevant blijken. In de centrale ketentestomgeving worden immers uitvoerproducten voor 'derden' (Interpay, de belastingdienst, het ABP, de UVI's, het CBS, enzovoort) aangemaakt.
Voor optimale communicatie en coördinatie is een website ingericht. Alle informatie, hulpmiddelen en bevindingen worden zo beschikbaar gesteld aan alle aanleverende en afnemende organisaties in de keten.
Concluderend kan worden gesteld dat deze manier van ketentesten voordelen heeft. De organisaties in de keten worden gestimuleerd zich tijdig voor te bereiden op de euro. Want alleen zij die een geschiktheidverklaring afgeven, kunnen deelnemen aan de ketentest. Door gebruik te maken van testomgevingen zijn de kosten relatief laag. De decentrale testuitvoering zorgt ervoor dat ook niet-IT aspecten zoals processen en (administratieve) procedures in het ketentesten betrokken. Doordat de ketentesten productie-'lookalike' zijn, wordt een goed beeld gekregen van de in 2002 daadwerkelijk optredende euro-effecten op de werkplek. Daardoor kunnen eventuele tijdelijke oplossingen en correctiemutaties ruim voor 1 januari 2002 ontwikkeld worden. De coördinatie-inspanning blijft ook beperkt. Bovendien kunnen deelnemers decentraal de reikwijdte zo ver uitbreiden als ze zelf willen; hiervoor is geen centrale coördinatie benodigd. Tot slot zijn de testresultaten representatief voor de gehele keten, ondanks dat het aantal actieve deelnemers beperkt is.
Er zijn echter ook nadelen. Door de beperkte reikwijdte is er geen sprake is van ketentesten van begin tot eind. Bovendien wordt niet echt op ware grootte getest, zodat bijvoorbeeld capaciteitseffecten slechts beperkt geconstateerd kunnen worden.
Het raamwerk dat uiteindelijk het resultaat was van de pilot, is vrij beschikbaar. Andere (overheids)organisaties zouden hier lering uit kunnen trekken bij de vormgeving van hun eigen testtraject. Ook de praktische hulpmiddelen die tijdens de pilot zijn ontwikkeld, zoals een sjabloon geschiktheidverklaring, de minimale geschiktheidnormen waaraan een deelnemer moet voldoen, een sjabloon verwerkbaarheidsverklaring, een risicoanalysehulpmiddel voor eurogevoelige uitvoerproducten, voorbeeld projectplannen, een sjabloon testgevallenbeschrijving, een sjabloon testbevindingen registratie en een sjabloon handelingenregistratie, zijn vrij beschikbaar.
 

E.J.H.S. Flipse Ministerie Van Financiën H.A.B. Snijder Roccade Public W.W. Swart Ivop
E.J.H.S. Flipse, afdeling Coördinatie financiële informatievoorziening, ministerie van Financiën en voorzitter van de interdepartementale werkgroep Euro en begrotingsadministraties (EURBA) en het Kenniscentrum automatiseringsconsequenties euro (KACE).
 
H.A.B. Snijder, manager business development op het gebied van migraties, conversies en testen bij Roccade Public, één van de auteurs van de KEI en betrokken bij diverse europrojecten, zowel binnen als buiten de overheid.
W.W. Swart, projectmanager bij Ivop voor invoering euro in het IPA-salarissysteem
.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.