Managed hosting door True

Overheid in zes maanden klaar voor millennium

 

De (semi-)overheid heeft inmiddels met het oplossen van het millenniumprobleem een flinke achterstand ten opzichte van de top honderd bedrijven. De omvang van de problematiek is er echter zeker niet kleiner. Uitvoeringsinstelling Cadans heeft een aanpak ontwikkeld die ook in een complexe omgeving met een hoog 'politiek gehalte' snel tot resultaten leidt. De aanpak, die is bekroond met een finaleplaats in de Computable Millennium Award 1998, wordt uit de doeken gedaan door Edmond van Houten.

In de politiek is de hoeveelheid tijd die de beleidsmakers besteden aan het millenniumprobleem klein. De troonrede besteedde er bijvoorbeeld geen aandacht aan. Vanuit ministeries beperkt de inbreng zich vooralsnog tot toezicht op voortgang in plannen. Met enige regelmaat wordt voortgangsinformatie verzameld en aan het kabinet aangeboden. Minister van Boxtel heeft aangegeven dat de frequentie van rapportage over voortgang is aangescherpt (Computable, 13 november). De tijd die hiervoor structureel in de agenda wordt vrijgemaakt, is echter nog steeds te gering. Het vergroten van het bewustzijn lijkt volledig uitbesteed te zijn aan het Millennium Platform. De beleidsmakers zelf zitten in een coördinerende en faciliterende rol. Het ontbreekt de politiek daarmee aan instrumenten om daar waar projecten uit de hand dreigen te lopen, adequaat in te grijpen. De recent ingezette decentralisatietendens keert zich bij het oplossen van het millenniumprobleem tegen de politiek. Veel uitvoeringstaken zijn bij gemeenten of verzelfstandigde uitvoeringsorganen gelegd, die in de wijze van uitvoering geheel autonoom zijn en hierop niet direct aangestuurd kunnen worden. De uitvoerende organisaties zijn zich echter niet altijd bewust van de verantwoordelijkheid die zij dragen. De politiek is wel bereid om extra geld op tafel te leggen. Daar waar de reguliere bekostiging tekort schiet voor het oplossen van millenniumprobleem, worden additionele budgetten ter beschikking gesteld.

Andere zaken

De geringe aandacht van de politiek voor het millenniumprobleem staat in contrast met de hoeveelheid aandacht voor andere op de toekomst gerichte zaken. De beleidsmachine draait harder dan ooit tevoren. Denk aan veranderingen in de sociale zekerheid, een herziening van het belastingstelsel en de (wijze van) invoering van de euro. Stuk voor stuk zaken die een groot effect op de informatieverwerking van uitvoeringsinstellingen hebben.
Het is een traditie dat uitvoeringsbesluiten laat beschikbaar komen. De feitelijk uit te voeren regeling is door complexe besluitvorming, aanpassingen in de Tweede Kamer en besluiten die de uitvoering regelen, pas in een laat stadium beschikbaar. De aanpassingen dienen derhalve veelal in korte tijd en soms zelfs met terugwerkende kracht te worden uitgevoerd. Het gevolg is dat de aanpassing van systemen op nieuw beleid wel eens samenloopt met de uitvoering van een strak gepland millennium project.
Cadans is, samen met GAK, Uszo, GUO en SFB, uitvoerder van sociale wetten. Binnen Cadans heeft het strak geplande millenniumproject herhaaldelijk aanvaringen gehad met de implementatie van nieuwe uitvoeringsregels. Het kabinet en de ministeries zouden er goed aan doen een beleidsluwte te hanteren tot na 1 januari 2000.

Omvang problematiek

De situatie waarin Cadans zich bevindt, is representatief voor een aantal (semi-)overheidsinstanties. Door de aandacht van de politiek voor de sociale zekerheid worden ingrijpende wijzigingen in de automatisering doorgevoerd, bijvoorbeeld op het gebied van premiedifferentiatie en de opsporing van fraudegevallen. Daarnaast wordt de berekeningssystematiek jaarlijks aangepast, en dat beperkt zich niet altijd tot parameters. Binnen de sociale zekerheid is het dan ook heel gebruikelijk dat 30 procent van de code wijzigt in zes maanden tijd. Een dergelijke intensieve onderhoudslast op programmatuur levert de nodige operationele problemen op bij een millenniumproject dat code graag voor een bepaalde periode wil bevriezen.
De omvang van het millenniumprobleem bij de overheid en semi-overheid is zeker niet kleiner dan bij het bedrijfsleven. Bij Cadans is bijvoorbeeld bijna één op de drie velden in een database een datumgerelateerd veld. Hierdoor is de omvang van het millenniumprobleem in de programmatuur navenant groot. In de legacy-systemen is 8 procent van de regels code uit een programma geïnfecteerd met de millennium-bug. Binnen de bank- en verzekeringswereld is een infectiegraad van 4 procent normaal. Voor Cadans betekent een percentage van 8 procent dat een gemiddeld systeem van 100.000 regels code in potentie rond de 8.000 problemen bevat. Al deze problemen moeten worden opgezocht en onschadelijke gemaakt.
Het bewustzijn bij de (semi-)overheid is vergeleken met het grote bedrijfsleven echter nog steeds een stuk minder groot. Banken en verzekeraars zijn in de jaren zeventig al gewaarschuwd voor millenniumproblemen. Systemen die contracten of polissen dertig jaar vooruit rekenen, liepen in 1970 al tegen een millenniumprobleem aan. Over een dergelijk vroeg waarschuwingssysteem beschikken uitvoeringsinstellingen van regelgeving niet. Die rekenen alleen maar met gegevens uit het heden of verleden, soms zelfs met terugwerkende kracht, maar zelden over de eeuwwisseling heen. Op de werkvloer, bij beleidsvormers en het management bestaat derhalve nauwelijks begrip voor de omvang van de problematiek.

Andere aanpak

Door complexe besluitvorming in de politiek zijn uitvoeringsorganisaties inmiddels gespecialiseerd in het zeer laat doorvoeren van wijzigingen. Om snel te kunnen inspelen op veranderingen heeft een uitvoeringsorganisatie korte en veelal informele communicatie lijnen. Dit is geen vruchtbare voedingsbodem voor het oplossen van de diepgewortelde millenniumproblematiek. Veel millenniumprojecten in het bedrijfsleven worden centraal gecoördineerd en zetten onder strakke aansturing deelopdrachten in de organisatie uit voor het millenniumbestendig maken van systemen. Deze aanpak werkt bij uitvoeringsinstanties heel slecht, omdat er altijd wel een niet vooraf aangemeld deelproject is dat een hogere prioriteit heeft en er even tussendoor moet. Binnen Cadans is daarom een andere aanpak ontwikkeld, die de voordelen van een centrale coördinatie combineert met het uitbaten van de korte communicatielijnen.
In het millenniumproject van Cadans wordt onderscheid gemaakt tussen een permanente op het millenniumprobleem gerichte bezetting en een incidentele systeemgerichte bezetting.
De systemen worden door specifiek hiervoor samengestelde projectgroepen millenniumbestendig gemaakt. Het permanente deel van de projectorganisatie geeft sturing aan het geheel en voert een aantal projectgroep-overstijgende zaken uit. Daarnaast levert de permanente projectorganisatie inbreng in projectgroepen vanuit een drietal taakgerichte disciplines. Dit betreft planning en voortgangsbewaking (projectbureau), het opsporen en oplossen van millenniumproblemen (analyse en conversie) en expertise over millenniumspecifieke testen, zoals regressie- en tijdreis-testen.

Aanpak overheid

In een projectgroep ('takforce') is een aantal disciplines vertegenwoordigd die samen een systeem millenniumbestendig gaan maken. De projectgroepen worden bemand vanuit de projectorganisatie voor wat betreft millenniumspecifieke expertise. Daarnaast wordt een projectgroep bemand met experts uit de gebruikers- en beheerorganisatie. Deze brengen systeemspecifieke functionele en technische kennis in. De leden van een projectgroep trekken samen de kar en zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het uitvoeren van de vooraf gedefinieerde activiteiten, het halen van de planning en het eindresultaat (een getest millenniumbestendig systeem). Deze aanpak combineert de inzet van systeemspecifieke kennis en expertise met millenniumkennis over projectgroepen heen. Door de betrokkenheid van de systeemdeskundigen wordt het bestaande communicatienetwerk gebruikt om de vereiste middelen te mobiliseren.
Binnen Cadans heeft het millennium absolute topprioriteit gekregen. Deze aandacht voor millennium vindt ook zijn weerslag in de betrokkenheid van het management. De directie is dan ook vertegenwoordigd in de aansturing van het project. Wekelijks, of indien nodig dagelijks, worden met het projectmanagementteam de knelpunten doorgenomen en de vereiste acties in de organisatie uitgezet. Binnen vooraf gestelde grenzen heeft het projectmanagementteam het mandaat van de directie om alle vereiste middelen en mensen in te zetten die nodig zijn om de projectdoelstelling te realiseren. Met de door Cadans gehanteerde aanpak zijn in zes maanden tijd de legacysystemen voor kernactiviteiten millenniumbestendig gemaakt. Hiermee is deze aanpak een effectief wapen tegen de millenniumbug die nog in menig (semi-)overheidsinstantie huist.
 
Ir. Edmond G. van Houten, projectmanager van het millenniumproject van Cadans

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1287524). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×