Managed hosting door True

Opslag en ontsluiting mail in Exchange-omgevingen aparte discipline

Orde in de chaos

 

Organisaties krijgen steeds meer oog voor de noodzaak van een goede archivering van mail. Niet alleen wetgeving dwingt hen daartoe, ook de beheervoordelen verdienen een investering snel terug.

  
Bernhard Bergman: "Weinig organisaties hebben bij aanschaf van hun mailsysteem rekening gehouden met de enorme groei van het mailsysteem. De scheepswerf liep door de omvangrijke projecten keihard tegen deze limiet aan en moest naar een alternatieve oplossing zoeken."
Bij veel organisaties zijn de mailsystemen door het grote volume van het berichtenverkeer en gebruikers die veel informatie lang willen bewaren een nachtmerrie geworden. "Bij ons was het niet anders", zegt Bernhard Bergman. Hij is ict-manager bij de Vollenhovense scheepswerf Royal Huisman Shipyard, die gespecialiseerd is in de bouw van luxe zeiljachten. De Exchange-server met een opslagcapaciteit tot 16 GB barstte vorig jaar uit zijn voegen door de ruim honderdvijftig gebruikers die op dit systeem aangesloten waren. Bovendien was de werf in grote mate afhankelijk geworden van het mailsysteem. Het was het voornaamste communicatiemiddel voor contact met de meestal buitenlandse opdrachtgevers van de bouwprojecten.
De eerste kennismaking van Royal Huisman Shipyard begon zoals bij de meeste organisaties op zeer bescheiden schaal. "Deze scheepswerf heeft van origine ambachtelijk en traditioneel werken hoog in het vaandel staan. Oud-directeur Wolter Huisman was erg sceptisch over mail. Hij zag het bij de introductie in 1997 al als een bron van virussen en andere ellende", aldus Bergman. Het ene mailadres, waar het bedrijf in dat jaar mee begon, leverde in korte tijd al onwerkbare situaties op. Mensen stonden in de rij om elektronische post te lezen of te versturen.

Discussie

Kort daarop kregen rond de tien medewerkers van de werf een eigen postbus in het systeem. "Mensen kregen snel door dat een aantal medewerkers over mail konden beschikken. Op een gegeven moment werden accounts door verschillende mensen gebruikt en raakten sommige berichten zoek. Binnen een half jaar ontstond er discussie over het tijdstip waarop alle medewerkers over een eigen mailadres konden beschikken", vervolgt Bergman. Begin 2000 kreeg mail een steeds meer centrale rol bij de communicatie rond en verslaglegging van projecten.
Deze werkwijze stelde hoge eisen aan het mailsysteem. "Projecten met een doorlooptijd van drie jaar zijn bij onze scheepswerf geen uitzondering. Alle berichten over een project worden in een centrale postbus verzameld. De opslageisen liggen heel hoog. Bij veel berichten zijn bestanden bijgevoegd, met name bouwtekeningen. Toen de Exchange-server aan de grenzen van zijn opslagcapaciteit kwam, was het geen uitzondering dat een bericht met een groot bijgevoegd bestand op een vastloper uitliep. Dat kwam zeer onprofessioneel over", zegt Bergman. Om dit te voorkomen zijn de ict-beheerders lijsten gaan verspreiden van mensen met veel te volle postbussen. Na zo'n actie kon door het opschonen van de accounts de helft van de opslagcapaciteit worden teruggewonnen. Op een gegeven moment werd deze marge steeds kleiner.
Microsoft had tot een jaar geleden geen mogelijkheid om de opslaglimiet van 16 GB per Exchange-server te verhogen. "Weinig organisaties hebben bij aanschaf van hun mailsysteem rekening gehouden met de enorme groei van het mailsysteem. De scheepswerf liep door de omvangrijke projecten keihard tegen deze limiet aan en moest naar een alternatieve oplossing zoeken. Ik ben eind vorig jaar op het archiveringssysteem van KVS gestuit", zegt Bergman.
De KVS-server die begin dit jaar is geïnstalleerd, is een aan het netwerk gekoppeld opslagsysteem met Windows 2000 als besturingssysteem. Op deze server zijn nu de postbussen voor de lopende projecten opgenomen, die een opslagruimte van 70 GB vragen. "Dat heeft veel opslagdruk van het Exchange-systeem weggehaald. De mailserver is niet langer overbelast", aldus Bergman. Hij schat dat de kosten voor dit systeem lager zijn dan de licenties voor de Exchange Enterprise-server met stapelbare databases die Microsoft sinds kort op de markt heeft gebracht.

Zoeken

Een andere reden om voor deze oplossing te kiezen was het zoeken naar informatie. Royal Huisman Shipyard heeft nooit goed uit de voeten gekund met de archiveringsfunctie in Exchange zelf. "Het is wel eens voorgekomen dat bij een project een discussie met de eigenaar ontstond over de invulling of uitvoering van onderdelen. Bij zo'n discussie moet je beslagen ten ijs komen wil je de opdrachtgever goed van repliek kunnen dienen. Medewerkers zijn in één geval wekenlang bezig geweest om bepaalde informatie boven water te krijgen", zegt Bergman. Archivering van informatie met pst-bestanden maakt het zoeken naar informatie een stuk complexer, omdat deze bestanden afzonderlijk doorzocht moeten worden.
Een andere reden waarom deze archiveringsmogelijkheid geen optie voor het bedrijf was, is dat een pst-bestand maar voor één persoon tegelijkertijd toegankelijk is. Een postbus van een groot project zou dan maar door een gebruiker tegelijk te raadplegen zijn. Met het KVS-systeem is hier geen sprake van. Alle Outlook-programma's zijn van een plugin voorzien waarmee mailgebruikers toegang krijgen tot de informatie op het KVS-systeem. Zij kunnen op alle informatie zoeken in deze postbussen, ook in de bij berichten gevoegde bestanden.

Fraude

Ook Colin Clark, systeembeheerder bij de Britse supermarktketen Somerfield, heeft door het KVS-systeem te gebruiken heel wat tijd bespaard bij het zoeken naar informatie. Het bedrijf verstuurde vroeger productpromoties per brief of fax naar de winkels. Dat is in de loop der jaren geheel overgeheveld naar mail. "Vroeger werd er in een soort archief altijd een papieren afschrift bewaard van wat er aan opdrachten en contracten was uitgestuurd. Met de komst van mail bestond er geen centrale opslag meer van deze informatie. Dat heeft Somerfield de nodige problemen opgeleverd", aldus Clark.
De supermarktketen met een jaarlijkse omzet van acht miljard euro wordt op regelmatige basis met interne fraude geconfronteerd. Medewerkers zetten opdrachten uit voor eigen gewin en houden informatie achter. Doordat het Enterprise Vault systeem alle uitgaande en inkomende berichten bewaart, is alles terug te vinden. "Het kostte twintig minuten om uit te zoeken hoeveel geld een frauderende medewerker naar zijn eigen rekening had gesluisd. In 2001, toen Somerfield nog niet met KVS werkte, kostte een zelfde onderzoek de onderneming drie weken", zegt Clark. Ook heeft de onderneming veel discussies over contracten met leveranciers in een vroeg stadium in de kiem kunnen smoren. De werkdruk bij de juridische afdeling is merkbaar afgenomen, omdat het bedrijf de reputatie heeft gekregen dat er niet met contracten valt te rommelen.
De archiveringssoftware heeft veel druk weggehaald van het Exchange-systeem. "Doordat 3.500 mensen in onze organisatie met Outlook werken en er wekelijks een kleine twintigduizend berichten rondgaan in het systeem, was er een behoorlijke opslagdruk op het systeem. Het beheer van pst-bestanden was ook een ramp, omdat deze overal op het netwerk werden opgeslagen en het door de grote omvang van deze bestanden erg moeilijk was om er een backup van te maken. Sommige gebruikers hadden bestanden die 2 GB schijfruimte opslokten. Daarnaast was de it-afdeling van het concern veel tijd kwijt aan het controleren en bijhouden van de strenge quota op opslagruimte, die de gebruikers opgelegd kregen.

Minder schijfruimte

Door de invoering van KVS anderhalf jaar geleden is de benodigde schijfruimte voor het mailsysteem met 30 procent gedaald. Naast een efficiënter bestandssysteem reduceert het Vault-programma de benodigde schijfruimte door berichten en bijgevoegde bestanden maar één keer op te slaan. Somerfield zegt dat de vraag naar meer schijfruimte met KVS met de helft is afgenomen. Komend jaar overweegt het concern om de archivering van Office-bestanden over te hevelen naar KVS. Het wil de opslag van informatie in zijn geheel overhevelen naar het netwerk om ook meer controle over het beheer van deze informatie te krijgen.
Doordat de supermarkt alle inkomende en uitgaande berichten vastlegt, wat ook wel 'journaling' genoemd wordt, voldoet het concern aan de laatste wettelijke eisen. "Somerfield is de invoering van deze nieuwe regels voor goed bestuur voor geweest en heeft zelf het nut ingezien van deze investering. Het heeft zich uitermate snel terugverdiend door de verbeterde opslag van mail en de efficiëntere zoekmogelijkheden', aldus Clark. Hij schat dat Somerfield de aanschaf van de KVS-software en het opslagsysteem van Compaq in drie maanden tijd terugverdiend heeft. Ook het vastleggen van alle berichten is geen groot probleem. De eerste twee maanden was het bedrijf een kleine 30 GB aan schijfruimte voor zeshonderdduizend berichten kwijt.< BR>

Digital

KVS, een afkorting die staat voor Kvault Software Limited, is voortgekomen uit de softwarecombinatie met kantoortoepassingen van Digital. Net als de Microsoft-variant bevatte het systeem verschillende kantoortoepassingen, waaronder een mailprogramma, een tekstverwerker, rekenbladsoftware en een presentatieprogramma. "Digital had in Nederland enkele grote gebruikers van deze suite, waaronder Fokker. Het was een goed product dat zich kon meten met Office van Microsoft. Alleen kreeg het niet genoeg voet aan de grond", zegt Erik Veen, algemeen directeur KVS Nederland.
Na een overname door Compaq eind jaren negentig is de ontwikkelafdeling van Kvault Software begin 2000 met hulp van externe financiers voor zichzelf begonnen. De centrale database in het programma, de Digital Kvault-kluis, is de spil geworden in de archiveringssoftware voor Exchange-omgevingen, Microsoft Office en bestandssystemen, waar het bedrijf zich in is gaan specialiseren. Wereldwijd heeft het bedrijf tweeduizend klanten. In de Benelux zijn dat er ruim dertig. In september dit jaar kocht opslagspecialist Veritas KVS voor 225 miljoen dollar op. Onderzoeksbureau Gartner schat dat de markt voor mailarchiveringssystemen de komende drie jaar jaarlijks met ruim 50 procent zal groeien.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1296192). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×