Managed hosting door True

Managementinformatie helpt het Albeda College verder

Aangeleverde case study

 

Om het opleidingsinstituut beter te kunnen sturen zocht het Albeda College in Rotterdam een oplossing waarmee doelstelling en doelrealisatie op transparante wijze in meerdere organisatielagen met elkaar kunnen worden verbonden.

Het Albeda College is een regionaal opleidingencentrum voor Rotterdam en omstreken en biedt een scala aan opleidingen, waarin middelbaar beroepsonderwijs, volwasseneneducatie en inburgeringscursussen zijn geïntegreerd. De aangeboden beroepsopleidingen leiden op tot beroepen in de sectoren gezondheidszorg, welzijn, dienstverlening, voeding, techniek en economie. Met een aanbod van meer dan 350 opleidingen op 55 locaties, ongeveer 29.000 studenten en circa 2100 medewerkers, is het Albeda College fors van omvang. De missie van het Albeda College is een balans te zoeken tussen de vraag van deelnemers, bedrijfsleven, maatschappij en de inhoudelijke kwaliteit van de opleidingen.

De situatie

De heer Van der Meulen is sinds een half jaar werkzaam als directeur Financiën bij het Albeda College. Hij omschrijft de oorspronkelijke situatie als volgt: "We hebben hier te maken met een diversiteit aan cijfermateriaal. Van behaalde diploma's en formatie per onderwijseenheid tot budget per werkplek. Om daar duidelijkheid in te krijgen betrokken we voorheen onze informatie op diverse manieren uit verschillende gegevensbronnen. Veelal gebeurde dat handmatig of via een ingewikkeld consolidatieproces. Dat kostte veel tijd, leidde vaak tot fouten én leverde stof voor discussie over de waarde van de informatie: is de informatie wel juist en up-to-date?"

"Om daar een einde aan te maken, werd besloten om één business intelligence-systeem te realiseren, één hulpmiddel, waarmee we met de juiste definities eenduidig vanuit verschillende bronnen kunnen rapporteren. Een tweede wens was om alle informatie en rapportages digitaal beschikbaar te maken."

De uitdaging

De uitdaging was volgens de heer Van der Meulen niet zozeer een technologische, maar meer een organisatorische: "Bij grote veranderingen heb je altijd met vormen van weerstand te maken. Ook in dit geval was het geen gemakkelijke opgave, om een zo grote organisatie collectief met één informatiesysteem te laten werken en alle neuzen dezelfde kant op te krijgen."

Om niet alleen te staan in het veranderingsproces, nam het Albeda College een ICT-partner in de arm: Rubicon, een partij met ruime ervaring op het gebied van business intelligence en onderwijsprocessen.

De oplossing

Voor de realisatie van het managementinformatiesysteem is gekozen voor het Microsoft Business Intelligence-platform bestaande uit SQL Server 2005 en Office PerformancePoint Server 2007, geïntegreerd in de bestaande Office SharePoint Server 2007-omgeving van het Albeda College.

Marco Boele van Rubicon: "Wij hebben SQL Server 2005 in combinatie met PerformancePoint Server 2007 geadviseerd, omdat dit een complete business intelligence-suite is, waarmee je op basis van informatie uit verschillende systemen snel tot een helder en inzichtelijk resultaat kunt komen. Bij andere klanten hadden we al veel ervaring met Performance Point Server 2007 opgedaan, en daardoor wisten we dat dit voor het Albeda College de beste oplossing zou zijn. Verder speelt mee dat wij als Rubicon veel kennis hebben van de processen bij onderwijsinstellingen. Daardoor zijn wij in staat om de vraag van de klant te vertalen naar een oplossing in business intelligence."

Eerst is in SQL Server een datawarehouse opgezet. Dit datawarehouse wordt automatisch gevoed vanuit drie bronnen: de studentenadministratie, de personeelsadministratie en de financiële administratie. Door deze centralisatie is de data gemakkelijk bereikbaar via het dashboard dat Rubicon voor het Albeda College in de SharePoint-omgeving bouwde.

De heer Van der Meulen: "Het systeem betrekt geautomatiseerd informatie uit diverse andere systemen. De informatie wordt verzameld in het datawarehouse. Van daaruit is de informatie op te vragen en kun je een aantal rapportages genereren. Zo weten we nu bijvoorbeeld op elk moment hoeveel studenten er voor de verschillende studies ingeschreven zijn, hoeveel studenten les krijgen et cetera. Vroeger kostte het antwoord op zulke vragen gemakkelijk een paar uur tot een paar dagen. Naast deze standaardrapportages zijn er door de gebruikers ook rapportages op maat te genereren."

Keuze voor Microsoft-software

De keuze voor een oplossing op basis van Microsoft-technologie is een bewuste keuze geweest. In de voorbereidingsfase is eerst nog wel gekeken naar software van andere softwarehuizen. De heer Van der Meulen: "Om een aantal redenen is voor de Microsoft-oplossing gekozen. Zo is eerder al op het Albeda College voor de ICT-architectuur vastgelegd dat waar Microsoft-producten te gebruiken zijn, die in beginsel de voorkeur hebben.

Marco Boele: "Het Albeda College gaf aan met scorecards te willen werken, dan denk je al snel aan een webomgeving op basis van Microsoft Office SharePoint Server-technologie in combinatie met Office PerformancePoint Server 2007. Binnen die portalomgeving laat PerformancePoint Server zich naadloos integreren, waardoor je heel gemakkelijk scorecards kunt presenteren."

De heer van der Meulen voegt daar aan toe: "Een ander argument was dat de medewerkers én de studenten van Albeda bijna allemaal al vertrouwd zijn met de Microsoft Office-omgeving. Hiervan fungeert het onderdeel Excel als bedieningsinstrument voor PerformancePoint Server, waardoor de instap laag is. Als laatste argument noem ik de gunstige licentievoorwaarden van Microsoft voor de onderwijssector."

De implementatie

Het project is in de tweede helft van 2007 van start gegaan. De heer Van der Meulen: "Na circa zes maanden hadden we het eerste dashboard gereed. Inmiddels werken er ongeveer vijftien medewerkers met de software, maar dat moet de komende tijd flink gaan toenemen. Als het systeem eenmaal volledig geïmplementeerd is, zal het eindresultaat van het project vier managementdashboards tellen."

Door middel van pijlen en kleuren worden de gedefinieerde Key Performance Indicators (KPI's) op het dashboard neutraal of - als actie vereist is - opvallend weergegeven. Hieronder vallen KPI's voor de behaalde diploma's, budgetten, formatie per onderwijseenheid en de hoeveelheid geld per werkplek. De begrote waarden worden afgezet tegen de werkelijke waarden, tegen de norm en tegen het gemiddelde. Per KPI is één detailrapportage uit te draaien.

De informatie is beschikbaar via het Albeda SharePoint Portaal. Iedereen die geautoriseerd is kan hier de informatie raadplegen en zijn analyses doen. Door de centralisatie is er altijd maar één waarheid. De kortste verversingsperiode is een werkdag.

De voordelen

Met de Microsoft BI-oplossingen is een concernbreed managementinformatiesysteem opgezet, waarmee het college beter bestuurd kan worden. Scorecards en heldere lijsten met Key Performance Indicatoren, maken de sterke en minder sterke punten van het beleid op het Albeda College inzichtelijk. Zoals instroom, doorstroom en uitstroom van leerlingen in een bepaalde periode, de kosten per week, per trimester of schooljaar, maar ook de tevredenheid onder de leerlingen.

De heer Van der Meulen: "Onze leidinggevenden kunnen nu online dagelijks over hun informatie beschikken en daarop de organisatie sturen. Dankzij de dashboardopzet is het geheel zeer gebruikersvriendelijk. Er was dan ook geen cursus nodig om de mensen met het product vertrouwd te maken. Een ander voordeel is de goede integratie met andere Microsoft-applicaties. Zo kunnen de gegevens die geproduceerd worden gemakkelijk in Excel of Word worden overgenomen."

Volgens de heer Van der Meulen zal het systeem zich in de toekomst geleidelijk terugverdienen: "Als we adequater gaan sturen, kunnen we bijvoorbeeld gemakkelijker binnen het budget blijven. De TCO (Total Cost of Ownership) zal, als alles werkt zoals het moet werken, laag uitvallen. Dat heeft mede te maken met het feit dat het onderhoud door onze eigen technische mensen op het Albeda College uitgevoerd kan worden."

De toekomst

Marco Boele: "Als je bereid bent om je te verdiepen in de problematiek van de klant, vooral op de langere termijn, dan weet je wat er in de toekomst gaat spelen. Dat heeft ons in staat gesteld om voor het Albeda College een toekomstvaste oplossing te realiseren, die niet alleen aan de behoefte van vandaag beantwoordt, maar waarmee ze ook in de toekomst vooruit kunnen."

De heer Van der Meulen: "Als we enkele jaren verder zijn, dan zullen alle gebruikers hun eigen persoonlijke dashboard hebben, maar zo ver is het nog niet. Op dit moment werken er vijftien mensen met Office PerformancePoint Server 2007. Dat aantal zal binnen anderhalf jaar toenemen tot 150. Alle managementinformatie moet op termijn uit één systeem gehaald kunnen worden en voor ons is dat dít systeem."

"Zo weten we nu bijvoorbeeld op elk moment hoeveel studenten er voor de verschillende studies ingeschreven zijn, hoeveel studenten les krijgen et cetera. Vroeger kostte het antwoord op zulke vragen gemakkelijk een paar uur tot een paar dagen. Naast deze standaardrapportages zijn er door de gebruikers ook rapportages op maat te genereren."

De heer van der Meulen, Directeur Financiën, Albeda College

Eisen

• Eenduidigheid in de bronnen waaruit informatie gehaald wordt, dus één waarheid
• Informatie moet digitaal beschikbaar komen
• Snelheid van rapportage vergroten
• Transparantie
• Effecten van verbeteractiviteiten moeten zichtbaar worden

Voordelen

• Aantrekkelijk licentietarief
• Eenvoudig om mee te werken
• Integratie met diverse front- en backoffice-systemen
• Inzicht in cijfers

Producten

• Microsoft Office PerformancePoint Server 2007
• Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Microsoft SQL Server 2005

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2671126). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Arm Albeda college!
Vanaf nu is het management gezegend met maar liefst vier managementdashboards, terwijl vaak al 1 moeilijk behapbaar is. Maar wie weet, heeft het college een slimme indeling in de dashboards bewerkstelligd, waardoor proces- en organisatie informatie kan worden gescheiden. Mijn ervaring is dat informatie over de organisatie, zoals aantal fte'n, ziekteverzuim, uitputting budget wel noodzakelijk informatie is, maar er niet of nauwelijks op gestuurd kan worden. Interessanter wordt het als het dashboard procesinformatie weet te genereren. Zoals het artikel aangeeft, worden ook instroom, doorstroom en uitstroomcijfers weergegeven. Dat is hoopvol. Hopelijk wel per studierichting zodat de teamleider of directeur per studierichting ook adequate actie kan nemen. Het koppelen van doorstroomcijfers aan bijvoorbeeld regressie in cijfers per student en de studenttevredenheid geeft een indicatie van mogelijke uitval. Een student die dreigt uit te vallen is interessanter dan een student die is uitgevallen. In het eerste geval kunnen we namelijk beoordelen of het motivatie betreft (hoe zat het met de verwachtingen bij de instroom?), studiekeuze (student behouden binnen de school) of niveau (zo vroeg mogelijk signaleren). Doorstroom en uitval heeft weer consequenties op instroom (verwachtingen en profiel) en dus op tijdigheid uitstroom. De totaalreapportages geven het college informatie over de vorderingen per studierichting. Mijn advies is dan ook om geen brede managementdahboards te bouwen, maar je te richten op je ambitie, bijvoorbeeld inzicht krijgen in belangrijke procesinformatie en die informatie dan ook te bouwen. Hopelijk is ??n van de vier dashboards van het Albeda college op deze manier ingericht.

Ik sluit me aan bij Albert, Arm Albeda college. Rubicon, een partij die stelt uitgebreide kennis van onderwijsprocessen te hebben en uitgebreide BI expertise. We zien en vinden het echter nergens terug.
Ben bang dat Rubicon ook weer zo'n clubje is wat in oplossingen denkt, maar wel vanuit de techniek geredeneerd. En daar worden klanten dus steeds de dupe van.En daarmee kom ik dus weer terug op hetgeen Albert aangeeft. Als je besluit om met een partij in zee te gaan, dan is het dus enorm belangrijk een partij te selecteren die ook op dit vlak mee kan denken, en nog beter, ervaring heeft.

Het Albeda College was heel goed op weg in haar aanpak om vanuit een datawarehouse, gevoed door verschillende data marts, management informatie op te leveren welke vooral van belang is voor de doelstelling van een onderwijsorganisatie n.l. het meten van de prestaties en het meten van de interesses van de leerlingen en uiteraard het meten van de prestaties van de organisatie zelf. Een groot aantal basis elementen (data, structuur, rapportages en analyses) en de organisatie om hier informatie van te maken en te komen tot verdere uitbouw en distributie in de organisatie waren volledig aanwezig. Om niet geheel voor iedereen duidelijke redenen is besloten om met een geheel andere technische infrastructuur min of meer opnieuw te starten. Het is spijtig te constateren dat hiermede wederom een project binnen de overheid te benomen is, waarin reeds veel geld was ge?nvesteerd en waarbij onnodig vervolg wordt gegeven met een nieuwe infrastructuur en leverancier.
Hoezo, het onderwijs komt geld te kort?!?

"Zo weten we nu bijvoorbeeld op elk moment hoeveel studenten er voor de verschillende studies ingeschreven zijn, hoeveel studenten les krijgen et cetera. Vroeger kostte het antwoord op zulke vragen gemakkelijk een paar uur tot een paar dagen."

Een prachtig streven maar:
Ik heb in de vakantieperiode met de hoofdvestiging gebeld over de mogelijkheid tot inschrijven voor een opleiding. Dit kon ik volgens de verstrekte info via de website van het Albeda College regelen. Ruim na de vakantie kon mij worden meegedeeld dat de opleiding volgeboekt was en dat er zelfs al ruim VOOR de vakantie een wachtlijst was. Hierover de vraag stellend of ze mij niet eerder van de gang van zaken op de hoogte konden stellen werd er gemeld dat er op de hoofdvestiging geen inzicht betsaat wat er decentraal gedaan wordt. De info verstrekking duurt niet uren, zelfs geen dagen maar weken!

Ook bij de inschrijving voor een "sprinttraject" kon pas op de dag waarbij de aankomend student werd uitgenodigd voor een info-meeting OP de meeting worden verteld dat er niet genoeg inschrijvingen waren.....

Het verhaal dat het onderwijs geld te kort komt gaat gelukkig niet altijd op. Wel fijn dat ze nu ook eindelijk iets met business intelligence gaan doen

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×