Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Opdrachtgeverschap begint met stip op de horizon

 

Computable Expert

Kees Groeneveld
Senior Partner / Directeur, eSpecialisten (Xperts-4U BV) & Carp Technologies BV. Expert van Computable voor de topics Management en Overheid.

Gemeenten staan voor grote opgaven. Krimpende budgetten, een uitdijend takenpakket met dito te behalen doelstellingen. Doordat er zeer veel verschillende softwaresystemen bij gemeenten in gebruik zijn, wordt er nu nog veel geld besteed aan het onder meer in maatwerk koppelen van systemen. Er is er nog veel te winnen; Aan de aanbodkant, maar zeer zeker ook aan de vraagkant.

Gemeenten hebben een enorm palet aan uitvoeringstaken. Taken die ondersteund worden door softwaresystemen om een goede uitvoering mogelijk te maken, maar ook om processen beter te kunnen beheersen. Afhankelijk van de omvang hebben gemeenten tussen de zestig en meer dan vierduizend softwaresystemen in huis. Veel van deze systemen zijn afkomstig van verschillende leveranciers, en in het algemeen gesteld zijn deze systemen van verschillende leveranciers niet standaard met elkaar gekoppeld. Daardoor is informatieuitwisseling vaak lastig en komt het voor dat de uitkomsten van het ene systeem overgetypt moeten worden als input voor een ander systeem. In andere gevallen kiezen gemeenten voor (dure) maatwerkkoppelingen, zodat informatie tussen systemen alsnog gedeeld kan worden. Koppelingen die wel iedere keer bij nieuwe versies van de software aangepast moeten worden en waarvoor aanvullend betaald dient te worden.

Top tien

Het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) heeft als regieorganisatie de afgelopen maanden, in nauw overleg met gemeenten, de belangrijkste processen binnen gemeentelijke organisaties gedefinieerd. Op basis van deze inventarisatie is een top tien samengesteld van processen en systemen waarvoor standaarden gedefinieerd moeten gaan worden. In samenwerking met leveranciers wordt nagedacht wat de inhoud moet worden van de op te zetten standaarden om informatie tussen verschillende systemen te kunnen gaan uitwisselen. Daarover zijn een aantal werkafspraken gemaakt die KING met een honderdtal leveranciers schriftelijk is overeengekomen.  Een van de werkafspraken is dat leveranciers zich conformeren aan de standaarden die er zijn en die ontwikkeld worden.

Ook is afgesproken wanneer, en in welke softwareproducten, de standaarden gereed zijn. In dat kader is de Softwarecatalogus opgezet. De Softwarecatalogus (www.softwarecatalogus.nl) is een internetpagina waar gemeenten en geïnteresseerden kunnen zien welke gemeentelijke softwareleveranciers welke software aanbieden en welke standaarden zij (gaan) ondersteunen. Verder is een onafhankelijk platform gelanceerd, waarop leveranciers kunnen testen of hun software voldoet aan de standaarden. Het hanteren van een uniform testplatform heeft onder meer als voordeel dat misinterpretaties bij het ontwikkelen van standaarden tot het verleden behoren en gemeenten geconfronteerd worden met software die in de praktijk niet goed op elkaar aangesloten is.

Goed opdrachtgeverschap

Nu denk je wellicht: mooi, door deze en andere afspraken zijn de problemen rondom koppelingen opgelost. Niet dus. Naast de aanbodkant (de leverancierszijde) , hebben we ook nog te maken met de vraagkant (de kant van de gemeenten). Daar waar het bijvoorbeeld gaat over goed opdrachtgeverschap.

In het kader van de i-NUP Academy zijn de afgelopen maanden een aantal collegesessies gegeven over leveranciersmanagement en goed opdrachtgeverschap. Daarbij is met circa honderdtachtig afgevaardigden van gemeenten gesproken. Uit die gesprekken kwam onder meer naar voren dat ruim acht op de tien (83 procent) van de aanwezigen niet de verbinding wist te leggen tussen bedrijfsdoelstellingen en ict-beleid. Eenzelfde percentage had geen idee welke applicaties van welke leveranciers zij in huis hadden.  

Om gemeenten te ondersteunen heeft KING een architectuurplaat ontwikkeld. Aan de hand van die plaat kunnen gemeenten aangeven welke applicaties zij in huis hebben. Daardoor hebben gemeenten overzicht over welke functionele mogelijkheden zij beschikken, en kunnen ze ook zien of er overlap is in functionaliteit. Op basis van de architectuurplaat kunnen gemeenten ook nagaan in hoeverre de aanwezige softwaresystemen de benodigde werkprocessen ondersteunen. Verder geeft de architectuurplaat gemeenten een beter beeld welke koppelingen tussen verschillende systemen gewenst zijn, en in hoeverre daarvoor standaarden ingezet kunnen worden.

De architectuurplaat is een van de middelen die wordt ingezet om gemeenten te ondersteunen. Ook de door KING opgezette handreiking voor ict-inkoop- en acceptatievoorwaarden moet in dat licht worden gezien. De handreiking is tot stand gekomen omdat veel gemeenten eigen inkoop- en acceptatievoorwaarden hanteren bij de aanschaf of vervanging van software. In het hulpmiddel wordt expliciet ingegaan op de vraag naar standaarden, en hoe een leverancier kan aantonen dat hij voldoet aan de standaarden. Uit een tijdens de i-NUP Academy gehouden enquête is gebleken dat ruim 60 procent van de gemeenten bij ict-inkoop niet expliciet vroeg om standaarden en dat 90 procent van de gemeenten (nog) niet gebruikmaakte van de handreiking ict-Inkoop en acceptatievoorwaarden.

Scherper nadenken

Gemeenten kunnen door scherper na te denken over de opzet en inrichting van hun werkprocessen en dat als vertrekpunt te gebruiken bij het definieren aan welke functionaliteit software moet voldoen, een eerste stap zetten in strak leveranciersmanagement. Aanvullend zullen gemeenten  in kaart moeten brengen wat men in huis heeft aan software en functionaliteiten en wat men nog mist.  Wat goed helpt in een selectieproces is het afleggen van referentiebezoeken: Luisteren naar andere gemeenten en het delen van ervaringen: 'Wat waren hun doelen en uitgangspunten?', 'Hoe is het implementatietraject gegaan?', 'Hoe was de relatie met de leverancier tijdens het implemenatietraject?', 'Snapte de leverancier welke business-doelen gerealiseerd zouden moeten worden en zo ja, waaruit bleek dat?', 'Welke doelen zijn uiteindelijk behaald'en 'Heeft een leverancier een resultaatverplichting aangegaan of alleen een inspanningsverplichting?'. Vragen die de lessons learned inzichtelijk maken. Bij de daadwerkelijke aanbesteding is het van belang om expliciet te vragen om standaarden en het laten aantonen door leveranciers dat hun producten echt voldoen aan deze standaarden door het overhandigen van een testrapport uit het onafhankelijke testplatform. Een gedegen en grondige aanpak door een gemeente bespaard veel tijd en geld. 

Maar ook door samen te gaan werken als gemeenten, kunnen we nog veel meer bereiken en besparen op ict-vlak: Veel individuele gemeenten vinden het niet eenvoudig om te werken aan leveranciersmanagement. Het is soms best lastig om als individuele gemeente een vuist te maken. Veel gemeenten vergeten echter dat nogal wat leveranciers voor een leeuwendeel van hun omzet afhankelijk zijn van de gemeentemarkt. Door vraag vanuit gemeenten te bundelen via een gebruikersvereniging, kunnen gemeenten veel bereiken door het toepassen van leveranciersmanagement, mits zij goed nadenken over de doelen die zij willen bereiken met leveranciersmanagement, zoals het opstellen van modelcontracten, invloed hebben op technologische en functionale ontwikkeligen, meedenken over licentiemodellen, het delen van kennis  et cetera.

Conclusie

De uitdagingen waar gemeenten voor staan, zijn groot. Het aantal taken neemt toe, maar budgetten nemen af. Inzet van ict is cruciaal om bedrijfsprocessen te ondersteunen en hierdoor efficiency voordelen te behalen. Belangrijk is om de verbinding te leggen tussen bedrijfsdoelstellingen en ict-doelstellingen. Door de krimpende budgetten moet steeds scherper worden gekeken waar elke euro naar toe gaat, en wat elke euro oplevert. Dankzij de door KING ontwikkelde hulpmiddelen kunnen gemeenten scherper sturen op investeringen in ict, waarmee ook daadwerkelijk een efficiëntere bedrijfsvoering kan worden gerealiseerd. Met alleen hulmiddelen zoals KING ze ter beschikking stelt ben je er niet: Het vereist aandacht vanuit het management en een wijziging in attitude om ict-opdrachtgeverschap scherper in te voeren. Echter door het goed invullen van ict-opdrachtgeverschap kan veel geld worden bespaard en kan scherper gestuurd worden naar de stip op de horizon.   

Deze bijdrage is geschreven op persoonlijke titel. Kees Groeneveld is directeur/managing consultant bij eSpecialisten.NL en adviseert KING, gemeenten en gebruikersverenigingen op het gebied van ict-opdrachtgeverschap, leveranciersmanagement en compliancy.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4889498). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

'Stip op de horizon'? Opdrachtgeverschap begint met 'ownership' !

Goed Opdrachtgeverschap is aantoonbaar één van de grootste succesfactoren - en dús faalfactoren - van projecten. En niet alleen voor ICT-gerelateerde projecten.

"Van circa honderdtachtig afgevaardigden van gemeenten wist 83% niet de verbinding te leggen tussen bedrijfsdoelstellingen en ict-beleid."
"ruim 60% van de gemeenten bij ict-inkoop vroeg niet expliciet om standaarden en 90% van de gemeenten (nog) niet gebruikmaakte van de handreiking ict-Inkoop en acceptatievoorwaarden."

'Achterblijvend opdrachtgeverschap' is de afgelopen jaren uit een groot aantal onderzoeken steeds weer gebleken de grote faalfactor te zijn. Van mislukte ICT-projecten bij de overheid tot uitbesteding, leveranciersmanagement en regievoering bij zowel overheid als bedrijfsleven.

Dat is jammer en onnodig. Jammer omdat het veel geld, tijd en frustratie kost bij burger en klant. Onnodig omdat de standaarden (voor overheid vaak verplicht !), tooling en Lessons Learned er reeds geruime tijd zijn.

Goed Opdrachtgeverschap begint met 'ownership'; ownership van 'business risks'. Een passende methodiek daarvoor is Management of Risk (MoR). De aansluitende methodieken Prince2 en MSP kennen reeds een uitgebreide invulling van het 'opdrachtgeverschap'. Daarnaast zijn er specifiek op de Opdrachtgever gerichte trainingen zoals 'Directing Successful Projects with PRINCE2'.

Het voorgaande slaat expliciet op 'Governance & Compliance'.
De 'accountability' van verantwoordelijken op dat punt krijgt momenteel nadrukkelijker aandacht. Onwetendheid op het eigen verantwoordelijkheidsgebied gaat consequenties hebben.

Sluit prachtig aan bij de verandering die gemeenten doormaken: 'van uitvoering naar regie'. Helaas snijden krimpende budgetten, op meerdere vlakken, daarbij diep.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×