Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Videoconferencing is weggegooid geld, tenzij…

 

Veel bedrijven en organisaties hebben de afgelopen jaren flink geïnvesteerd in videoconferencingtechnologie. Belangrijkste reden daarvoor was het toegenomen belang van een goede samenwerking binnen teams die geografisch verspreid werken. Maar in veel gevallen heeft videoconferencing zijn belofte nog niet waargemaakt. Hoe kan dat? Wat ging er mis?

De gedachte bij videoconferencing is dat visuele communicatie een reële impact kan hebben op de productiviteit van werknemers, op de flexibiliteit van het bedrijf, op de manier waarop met klanten overlegd wordt, de doorlooptijd, de samenwerking en kostenreductie. Niet toevallig staan vandaag de dag al deze punten bovenaan de agenda van elke organisatie. Videoconferencing stimuleert de interactie binnen en buiten het bedrijf en sluit aan bij de huidige beeldcultuur. Daarnaast draagt het bij aan MVO-initiatieven om de Kooldioxide-uitstoot drastisch te reduceren. Wie videovergadert, rijdt minder auto en vliegt minder. Toch heeft videoconferencing bij veel medewerkers geen goede naam. Daar zijn drie belangrijke oorzaken voor.

Drie oorzaken

In de eerste plaats missen de traditionele videoconferencingsystemen de aansluiting met trends als thuis- of mobiele werken. Zij gaan uit van vaste videosystemen in speciale ruimtes op een vestiging. Zodra een of meer deelnemers aan een videomeeting thuis of mobiel werkt, is videovergaderen niet meer mogelijk en kiest men voor een (beeldloze) telefonische vergadering.

In de tweede plaats weten medewerkers vaak niet hoe ze videoconferencing moeten opzetten. Hoe maak ik verbinding met die collega in Londen en hoe krijg ik verbinding met een klant of leverancier die niet op het interne bedrijfsnetwerk is verbonden? Onwetendheid over hoe het werkt maakt dat mensen videoconferencing mijden in plaats van omarmen.

In de derde plaats is er de ‘gouden twee minuten’-regel. Wanneer het langer duurt dan twee minuten duurt voordat het systeem echt werkt, haken deelnemers af en zoeken ze een alternatief. Daarnaast worden ze bevestigd in hun (voor)oordeel dat videoconferencing ‘nooit werkt’. De gouden twee minuten-regel heeft direct te maken met de manier waarop de support van videoconferencing in de meeste gevallen is geregeld. Omdat het videoconferencingsysteem van iedereen is in de organisatie, is het juist ook weer van niemand. Voor individuele IT-hulpmiddelen als een desktop of laptop is een helpdesk prima toegerust. Bij een storing doet de medewerker een melding. Er komt een ticket in het beheersysteem en het probleem wordt opgelost. Deze aanpak werkt niet voor videoconferencing. Deelnemers zitten klaar voor een meeting. Een ticket loggen bij de helpdesk wat binnen twee uur wordt opgepakt, is bij problemen geen passende oplossing Daarnaast vereist het in de lucht houden van een video-infrastructuur specialistische kennis en beheertools. Zoals elke technologische toepassing kan ook deze toepassing in huis worden beheerd. Maar het is erg duur, tijdrovend en belastend voor bedrijven die er niet in gespecialiseerd zijn en die hun middelen liever inzetten op hun kernactiviteiten.

Investeren in beheer

Wat kan een organisatie doen om van videoconferencing een succes te maken? Zij zal in ieder geval een visie moeten ontwikkelen op unified communications in het algemeen en videoconferencing in het bijzonder. Op basis van die visie zijn vervolgens keuzes te maken. Een belangrijke vraag in dat verband is of een organisatie zelf wil investeren in beheer.

Unified communications is steeds vaker als beheerde dienst af te nemen. Een serviceprovider is door meer schaalgrootte in de regel beter in staat om te voorzien in continue ondersteuning van videoconferenties. Dat kan variëren van een eenvoudige helpdesk tot een speciale medewerker die een videoconferentie opzet en stand-by blijft om eventuele problemen direct op te lossen. Deze typen support helpen om de drempels bij gebruikers weg te nemen. Ze sluiten daarnaast beter aan bij het karakter van videoconferencing.

Interne promotie

Naast deze min of meer technische randvoorwaarden is het ook aan de organisatie zelf om het gebruik van videoconferencing te promoten. Het technologiebedrijf Cisco biedt videoconferencing bijvoorbeeld voor zijn medewerkers aan als alternatief in het interne boekingssysteem voor zakenreizen. Ook krijgen medewerkers ‘videomiles’ in plaats van spaarpunten van commerciële luchtvaartmaatschappijen. Het zijn effectieve manieren om de inzet van videoconferencing te vergroten en zo de return on investment te verhogen.

Het verhogen van de roi van videoconferencing begint uiteindelijk bij het erkennen van het karakter van Unified Communications. Deze technologie laat zich - in tegenstelling tot bijvoorbeeld een erp-systeem - moeilijk dwingen in een bepaalde systeemaanpak. Bij erp-omgevingen is sprake van een ‘system workflow’, waarbij gebruikers zich schikken naar het systeem. Bij videoconferencing gaat het om de ‘human workflow’ en bepaalt de gebruiker zelf wel hoe hij of zij het systeem wil gebruiken. Samenwerking tussen mensen gebeurt op tal van manieren en vindt dan weer gestructureerd en dan weer ongestructureerd plaats. Daar past geen ‘one size fits all’-aanpak in. Een organisatie die dat onderkent en daar haar videoconferencingbeleid op aanpast zal veel profijt kunnen hebben van deze technologie.

Wouter Bakker, line of business manager unified communicatons bij Dimension Data

UCC-onderzoek Ovum 2013

Volgens een wereldwijd onderzoek naar unified communication & collaboration (ucc) in 2013 beschikt meer dan 78 procent van de bedrijven over een actueel strategisch plan en budget om ucc te implementeren. Bovendien heeft 43 procent van de bedrijven een budget voor ‘de meeste onderdelen’ van ucc, terwijl 42 procent van de beslissers aangeeft dat men beschikt over een budget om door te gaan met investeringen ‘in alle of in de meeste aspecten’ van ucc. Duidelijk is dat ucc leeft en dat er bereidheid is om erin te investeren. Eén van de onderdelen van ucc is het gebruik van video in communicatie en samenwerking.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4755762). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 

Reacties

Wat video conferencing betreft kan ik me wel indenken wat de auteur bedoeld. Alleen dat men van huis uit plotseling daar geen gebruik meer van zou kunnen maken is een tikkeltje prematuur.

Vrijwel elke laptop heeft standaard een ingebouwde cam en een mobile vaak twee. De software in vrij eenvoudig gereed te maken voor de ontvangst van meerdere inbellers dus dat mag het probleem ook niet zijn. het moet een tikkeltje tussen de oren zitten dat men sneller en vaker gebruik maakt van videoconferencing.

Waar het betreft de bereikbaarheid en beschikbaarheid van het video kanaal kan dit bijzonder goed op afstand gebeuren wat ondersteuning betreft. Ik weet dat een gouden regel is dat alle videoconferencing rooms van een grote multinational in Nederland gewoon eens per week worden getest vanuit Londen destijds.

Ook waren er zogenaamde vip nummers in omloop waar men bij eventuele problemen binnen minuten ondersteunig ter plaatse kon hebben. Een kwestie van processen en procedures op elkaar aan te laten sluiten en boven al, gewoon het af en toe een duwtje geven.

U heeft gelijk als u stelt dat een dergelijke mogelijkheid door IT geboden onbenut laten, is werkelijk een crime en daar mag dan ook best iets van gezegd en gepubliceerd worden.

Ach ja, video conferencing. Leuk bedacht maar liever liet ik dit soort ongevraagde mogelijkheden onbenut. Weinig toegevoegde waarde, veel mensen willen tijdens het handsfree telefonisch vergaderen onbespied hun mail checken of beantwoorden. (of via lichaamstaal aan diegene die naast je zit vertellen wat je van de voortgang van het gesprek vindt). Nog los van het vele gedoe om het aan de praat te houden of zelfs, zoals numoquest hierboven schrijft, eens per week controleren. De zinsnede "Wat kan een organisatie doen om van videoconferencing een succes te maken?" spreekt al boekdelen: de videoconferencing moet met 'een visie' aan de man worden gebracht. Met investering in beheer, interne promotie en uitleg hoe het werkt.
Is het de moeite waard?

Brombeertje, je hebt het helemaal mis. Het gebruik van videoconferencing neemt juist exponentieel toe. Ik verwacht dat we binnen 5 jaar net zoveel voicecalls maken als videocalls. Het zijn juist de bedrijven die jaren geleden begonnen met de dure video rooms (Tandberg, Polycom) waar het gebruik stagneerde. Hosted video wordt steeds vaker aangeboden en neemt het beheer voor bedrijven uit handen. Jammer dat zoveel fabrikanten hun eigen, gesloten systemen bouwen (waaronder Cisco en Microsoft). Anders zou het aanzienlijk gemakkelijker worden om de verschillende systemen met elkaar te laten praten. Avaya is momenteel een van de weinige fabrikanten die een volledige open oplossing biedt, beschikbaar op praktisch alle devices in de markt. Ik werk voor een internationaal bedrijf en maak inmiddels meer videocalls op een dag dan voicecalls, ook met klanten.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×