Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Veranderprojecten zijn oké, maar hoe?

 

Computable Expert

Ben Linders
Independent Consultant, Ben Linders Advies. Expert van Computable voor de topics Management en Digital Transformation.

Na lang onderzoeken en rapporteren, lobbyen, en vergaderen is het eindelijk zover: De beslissing genomen dat we gaan veranderen. Er is steun en draagvlak in de organisatie voor de verandering, er is budget en er zijn mensen vrijgemaakt om het te gaan doen. Dat is goed nieuws! Maar hoe pak je dat nu aan? Succesvol veranderen doe je projectmatig, stapsgewijs, en met aandacht voor de menselijke maat.

Veranderen blijkt in de praktijk niet zo eenvoudig, veel it-organisaties hebben dit meer dan eens ervaren. Met veel enthousiasme wordt er een veranderproject gestart, maar na wat langere tijd blijft het succes uit. Hoe komt dat toch? Laten we als voorbeeld een it-organisatie nemen, waarin projectmatig software wordt gemaakt.

Het gaat niet goed: Veel projecten zijn te laat klaar, leveren niet het gewenste resultaat, en kosten ook nog eens te veel. Klanten klagen over de kwaliteit van de software, de berg van fouten die opgelost moet worden groeit maar door. Uit een CMMI Assessment blijkt dat projectmanagement niet goed wordt gedaan, en het management beslist dat dat niet meer kan. Er wordt een veranderproject gestart om projectmanagement te gaan verbeteren.

Wacht, even opnieuw: Een project om de organisatie projectmatig te leren werken. Dat zou wel eens lastig kunnen worden. Immers, de organisatie is niet goed in het uitvoeren van projecten (de noodzaak tot veranderen), dus de kans dat een veranderproject dan gaat slagen en het gewenste resultaat oplevert is niet zo groot.

Bootstrapping

Hoe pak je zoiets aan? Wat hier nodig is, is een soort bootstrapping, vergelijkbaar met hoe Baron Munchausen zichzelf aan de haren uit het moeras trok. De oplossing is dat mensen in stapjes gaat leren om projecten te managen, door het te doen. Het veranderproject omvat dan zowel het veranderen van de werkwijze in de organisatie (projectmatiger gaan werken), als het zelf leren van de medewerkers om projectmatig te werken.

Dat kan door in iteraties te werken, ieder resultaat van het project zelf te gebruiken, en continue te evalueren en de projectaanpak bij te stellen. Verbeteren door dingen anders te doen, te ervaren, en verder te verfijnen. Waarbij het leren van mensen centraal moet staan: Leren hoe het anders kan, leren wat wel en wat niet werkt, en leren van elkaar.

Een veranderproject is een ‘zacht’ project, waarbij het doel niet het opleveren van producten is, maar dat mensen ander werk doen of hetzelfde werk anders doen. Daarom is een veranderproject zowel een project en een organisatieverandering. Dat lijkt is eerste instantie conflicterend, immers een project is een manier om werk te organiseren en daarmee de organisatie en de manier van werken te stabiliseren; terwijl een organisatieverandering als doel heeft om de organisatie en de manier van werken te veranderen.

Projectmanagement en verandering staan daarom vaak op gespannen voet, en veel projectmanagers vinden veranderingen juist lastig en zullen ze proberen te voorkomen. Hoe ga je om met dit dilemma, is er een effectieve manier om projectmatig te veranderen? Ja, door een agile aanpak te gebruiken.

Andere visie

Agile denkwijzen hebben een andere visie op verandering. Agile noemt het ‘responding to change over following a plan’, of ‘embrace change’. Agile maakt verandering eenvoudig, in tegenstelling tot projectmanagement methoden die het met een gecontroleerde manier van omgaan met wijzigingen juist heel lastig maken om met verandering om te gaan.

Is agile bruikbaar om een organisatie te veranderen? Jazeker! Denk bijvoorbeeld aan het leveren van resultaten in iteraties, samenwerking met de klant en opdrachtgever, en de nadruk op ‘individuals and interactions’, waarmee je professionals in een organisatie in beweging krijgt; allemaal dingen die zeer nuttig zijn in een veranderproject. Maar, agile werken vraagt om discipline, en dat heeft niet iedere medewerker in zich. Met agile alleen krijg je een verandering niet geïmplementeerd in een organisatie.

Een gecombineerde aanpak van agile en projectmatig werken is effectiever, waarin op een iteratieve manier veranderingen worden gepilot, geïntroduceerd, geëvalueerd en geborgd in de organisatie. Daarbij moet veel aandacht gegeven worden aan de veranderaspecten. Nu is veranderkunde absoluut niet nieuw, filosofen, psychologen en sociologen hebben er al honderden jaren ervaring mee. De toepassing in een veranderproject zie ik minder.

Veel veranderenprojecten concentreren zich op de processen en tools, en de organisatorische inrichting, maar kijken te weinig naar de menselijke kant in de verandering. En geven onvoldoende aandacht aan samenwerken, communicatie, cultuur, empowerment, ontwikkelen, motiveren en belonen.

Veranderen is een leerproces, en leren doe je door iets te doen, te ervaren hoe dat is, te evalueren en te verbeteren. Met aandacht voor de mensen, die nu eenmaal verschillend zijn en dus ook op andere manieren leren. Een agile methode zoals Scrum heeft dit ingebouwd. Scrum teams zijn zelforganiserend, ze maken samen met hun opdrachtgever per sprint een planning en teamleden pakken zelfstandig taken op tijdens de sprint. En aan het eind van iedere iteraties doet het team een retrospective (evaluatie/intervisie) plaats, waarin de medewerkers kijken wat er goed ging en wat verbeterd kan worden.

De aanname is dat medewerkers zelf het beste weten hoe het werk gedaan kan worden. En dat geldt ook voor een verandering. Immers, de kennis van de huidige manier van werken, en van de voor-  en nadelen daarvan, zit in de medewerkers. Met een goede begeleiding zijn medewerkers prima in staat om verbeteringen te bedenken, en uit te voeren. Met een agile mindset creëer je een cultuur waarin mensen continue verbeteren: hun eigen vaardigheden en de manier waarop ze samenwerken. Agile kan prima gebruikt worden in een veranderproject, en zo is de cirkel rond: stapsgewijs veranderen, op projectmatige wijze, met aandacht voor de mens.

Succesvol veranderen doe je projectmatig, stapsgewijs, en met aandacht voor de menselijke maat. Door een projectmatige aanpak breng je mensen en middelen bij elkaar op weg naar een doel: betere manieren om hun werk te doen. Met een agile aanpak verander je in kleine stapjes, en leer je van iedere stap. Door de mens centraal te zetten benut je de kennis en vaardigheden, voelen medewerkers zich betrokken bij de veranderingen en borg je de verandering vanaf het begin.

Wie is Ben Linders?

Ben Linders is senior consultant Kwaliteit, Agile, Lean en Continue Verbetering. Hij is mede-oprichter en trainer bij veranderproject.nl, een samenwerkingsverband dat kennis en ervaring over projectmatig veranderen met een menselijke maat deelt.  Veranderproject geeft met Hogeschool Novi een opleiding voor projectmatig veranderen.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4714943). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 

Reacties

Aardig artikel en telkens mis ik weer de essentie. En dat is jammer. Want juist het missen van die elementaire essentie, Het gemist te weten hoe IT werkt als Materie en hoe IT Beweegt, is nu net de Essentie die er voor zorgt dat het juist wel goed gaat.

Dat betekend dat je nog voor het hele agile verhaal, de medewerkers zal moeten gaan uitleggen wat IT is, hoe het beweegt, maar bovenal, waarom je er op een bepaalde manier mee om moet gaan. Doe je dat namelijk niet .... zet dan maar een extra potje geld klaar want je kunt lean, mean en agile zijn wat je wil, als zaken en taken tegen de wetmatigheden van IT als materie in druisen, zullen de kosten en uitloop zijn gegarandeerd.

Zo eenvoudig is het uiteindelijk.

Of je nu op projectmatige of agile basis wil veranderen, het succes staat of valt met het willen veranderen door de mensen.

"Haantjes" die hun positie bedreigd zien door mogelijke veranderingen, mensen uit de categorie "dit doe ik al 25 jaar zo, dus waarom zou ik het nu anders moeten", mensen die een ander het succes niet gunnen et cetera.

Ongeacht de aanpak, je zult altijd een manager nodig hebben die knopen door durft te hakken, en mensen aan durft te pakken.

@NumoQuest Ben het met je eens dat als je gaat veranderen in een organisatie dan heb je materiekennis nodig van hetgeen dat je gaat veranderen. Waardoor je begrijpt wat er anders gaat worden, en wat dat als gevolgen heeft voor de mensen die de verandering gaan meemaken. Als dat een IT verandering is, dan moet je snappen wat IT is, en hoe het werkt.

Ik zal niet zeggen dat we dat als ITers altijd scherp hebben wat de verandering is mbt IT, dat kan zeker beter, bv door ons meer in te leven in de gebruikers en de manier waarop ze hun werk doen met IT. Maar om te beginnen vanuit een IT perspectief, is m.i. niet de handigste aanpak. Ik zoek liever de samenwerking op, met de gebruikers kijken wat er goed gaat en waar het beter kan dan dat ik hun uit ga leggen hoe ze met IT om moeten gaan. Als ze daarin verwachtingen hebben die IT niet kan of mag waarmaken, dan hebben we het daarover, om een reëel beeld te krijgen wat haalbaar is.

Vertrek vanuit het doel wat je wilt bereiken, de behoeften van de medewerkers, en benut de energie de er is, daarmee kom je sneller op gang, en leer je stapsgewijs om continue samen beter te worden.

@PaVeKe Zo'n manager die daadkracht toont helpt zeker in een verandering, maar het is niet het enige, en m.i. ook niet altijd het eerste of belangrijkste.

Ik heb veranderingen meegemaakt die door zo'n change manager door de organisatie gepushed werden, en dat was geen succes. De verandering werd gedomineerd door machtspelletjes, en veel mensen haakte af, of deden wat moest maar miste de essentie. Als de manager weg was, stopte het, en viel men weer terug in het oude gedrag, geen borging dus.

Agile kent het mechanisme van een impediment, waarbij je als je als team niet verder kunt de hulp inroept van mensen buiten je team. Hetzelfde zie ik ook als je verandert op een agile manier. Je kunt veel voor elkaar krijgen door samen te werken met de medewerkers in de organisatie, open, doelgericht, en zonder spelletjes. Maar soms heb je even hulp nodig. Een manager die zegt dat "het mot", en dat daarover geen discussie mogelijk is. Een leider die de kansen laat zien, en de missie van het bedrijf neerzet waarmee we ze kunnen benutten. Als agile veranderteam is de kunst om zoiets in te zetten op het juiste moment, niet te weining maar ook niet teveel. Waardoor de verandering intrinsiek vanuit de medwerkers blijt komen.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×