Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Het nieuwe samen-werken is de volgende stap

 

Computable Expert

Martin de Haas
ICT Business Consultant, PenQ. Expert van Computable voor de topics Management, Datamanagement en Overheid.

De Rijksoverheid flexibiliseert haar kantoorruimte. Honderdduizend ambtenaren kunnen straks in ieder rijkskantoor werken. Zullen zij dit ook doen? Waar vroeger collega's bij elkaar zaten moeten ze nu hopen dat ze in hetzelfde gebouw zijn. Als je toch moet afspreken, dan kan je dat ook bij die hippe locatie in de stad doen. Het nieuwe samen-werken (hnsw) laat het idee los dat je als organisatie nog eigen kantoorruimtes nodig hebt.

Eerst was er het kantoor, daarna de werkplek en nu gaan we met zijn allen weer terug naar het kantoor. Kantoor? Excuus, ik bedoel natuurlijk het virtuele kantoor, de cloud office.

Het kantoor

Vroeger ging je elke dag naar kantoor. Als je niet kwam opdagen verzuimde je, behalve als je bij de buitendienst werkte. De ratio hierachter is dat je op kantoor collega's kunt spreken, afspraken maken, informatie delen en dat iedereen zich direct op de hoogte kan stellen van jouw vorderingen. De prijs per werkplek was hoog, evenals de reiskosten, maar het was de enige wijze van werken waarbij je alle informatie bij de hand had.

De werkplek (het nieuwe werken)

Vervolgens maakte de automatisering en de revolutie in de telecommunicatie nieuwe wijzen van werken mogelijk. Het werd mogelijk op afstand te beschikken over de kennis-, informatie- en coördinatiehulpmiddelen van de organisatie. Al wat nodig was, was het openstellen via beveiligde verbindingen van interne netwerken aan extern werkende en geautoriseerde medewerkers. Medewerkers konden nu overal aan de slag maar je zag elkaar daardoor minder, wat realtime samenwerken lastiger maakte. Managers konden niet meer over de schouder mee kijken en moesten daarom leren veel meer resultaatgericht leiding te geven.

In de kern is dit het nieuwe werken (hnw) dat nu overal wordt ingericht. In hnw komen een aantal trends samen zoals duurzaamheid (minder reiskosten), werk en privé combineren (7x24 aanspreekbaar), resultaatgerichtheid (projectmatig opleveren) en efficiency (lagere kantoorkosten). Ieder kan aan de slag met zijn eigen ding zonder zich al te veel rekenschap te hoeven geven aan het geheel. Voor velen ideaal, voor anderen een gemis aan een betekenisgevende omgeving.

Het cloud office (het nieuwe samen-werken)

Nu is het tijd voor de volgende stap. De nieuwste generatie aan cloud-applicaties maakt het mogelijk om samen een virtueel kantoor te delen, op afstand! Nooit meer naar een saai kantoor, want als je elkaar fysiek wilt ontmoeten spreek je daar af waar je de meeste inspiratie en dus productiviteit verwacht. Maar ook als je niet fysiek met elkaar afspreekt kan je steeds zien waar een ieder mee bezig is. Via de cloud kan je een gezamenlijke virtuele ruimte delen waarbinnen je je steeds op de hoogte kunt stellen van ieders wetenswaardigheden.

Je combineert het beste van de oude wereld: het samen een ruimte delen, met het beste van de nieuwe wereld: werken waar en wanneer je dat uitkomt. Van individueel resultaten ophoesten naar samen werken aan een gedeeld resultaat. Werken zoals je dat op dat moment het beste uitkomt maar als het even kan samen. Van het nieuwe werken naar het nieuwe samen-werken. Dit nieuwe samen-werken past ook veel meer bij de wijze waarop de jongere generaties in het leven staan: individuele teamplayers, 7x24 uur actief, die gewend zijn voortdurend online te zijn en als geboren netwerkers zaken op te lossen via hun netwerk.

Commodity

De cloud maakt generieke kennis, informatie en ict tot een commodity. Ik zal een voorbeeld geven ter illustratie. Ik ben zelf van oorsprong natuurkundige. Ik vraag me wel eens af waarom ik als Nederlandse natuurkundige beter zou zijn dan een Chinese natuurkundige en als ik eerlijk ben tegen mijzelf (en dat ben ik gelukkig zelden) dan zou ik niet weten waarom. Natuurkunde is een voorbeeld van generieke kennis. Generieke kennis is kennis die in principe overal kan worden opgebouwd omdat je je via de cloud kunt verbinden met de beste kenniscentra ter wereld. Hetzelfde geldt voor generieke informatie en ict. Overal ontstaan communities die superieure informatie bieden, overal ontstaan rekencentra die optimale databeveiliging combineren met 7x24 uur 100 procent veilige en functionerende applicaties. Je hoeft je als organisatie nu alleen nog te richten op die kennis, informatie en ict die specifiek is voor wat jij doet.

Business case hnsw is enorm

Er zullen geheel nieuwe vormen van samenwerken ontstaan. Nabij samenwerken op afstand, in een virtuele gedeelde ruimte of op afspraak elkaar fysiek ontmoeten op de meest productieve plaats in de buurt. De business case onder dit soort wijzen van samenwerking is zo al enorm. Maar er is meer. Met de ontwikkelingen in online vertaalmachines en spraaksoftware kunnen we in eigen taal samenwerken met bijna alle nationaliteiten.

Het is eenvoudig geworden om lokaal - jij en jouw lokale partners - met globaal - de beste internationale expertisecentra - te verbinden. Al deze nieuwe vormen van samenwerking vallen onder wat ik het nieuwe samen-werken (hnsw) zou willen noemen. Hnsw belooft betere resultaten, lagere kosten en meer plezier en het is hartstikke duurzaam. Voldoende reden voor organisaties om hier morgen mee aan de slag te gaan, al is het maar omdat de concurrentie niet zal wachten.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4702609). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Iedere keer is het weer wat anders. ICT moet zichzelf iedere 2-3 jaar weer opnieuw uitvinden.
Laat die overheid eerst maar eens een ICT project tot een goed einde brengen ,en dan vandaar uit verder werken of perfectioneren.
Maar we moeten met zijn allen HIP doen en alles natuurlijk "State of the Art" het levert steeds weer niets op.
Een paar jaar geleden was "telewerken" hot, wordt ook alweer teruggedraait, terug de file in of hangend aan een paal in de sprinter.
Ook de overheid is maar met een ding bezig momenteel, hoe kieper ik er zoveel mogelijk mensen uit!
Gezond boeren verstand opnieuw leren gebruiken dat is wat ze eerst moeten gaan doen!

Wat vergeten wordt is het feit dat samenwerken op afstand slechts voor een deel van de werkzaamheden mogelijk is. De huisige audio-visuele middelen zijn nog niet zo goed dat ze ook een samen-zijn beleving geven. En dat is voor brainstormen, ideeën doorspreken en veel projecten toch wel een must.
Maar als de schermen groter (wand) en de camera's beter (4HD) dan komen we al aardig in de richting.
Wat het met ICT projecten in de overheid te maken heeft weet ik niet.
Wij hebben ook alle locaties beschikbaar voor ons personeel en dat werkt heel fijn. Je ziet dat afspraken ook op die manier 'natuurlijker' tot stand komen, b.v. na de files op locatie 1 werken en vóór de files op een locatie dichter bij huis gaan werken. Ik merk dat dat steeds vaker een rol speelt bij het afspreken van ontmoetingen.

Tja ... en dan gek vinden dat je je collega's niet meer herkent op straat; geen goede ideeën meer bedenken of uitwisselen bij de koffieautomaat; geen sociale contacten meer met de mensen waarmee je samenwerkt

Hnw heeft ook haar keerzijde!

Martin,

Alles kan en de jerrycan (Wehrmachtskanister) wordt dan ook voor van alles gebruikt, net als dat cloud hier ook weer het antwoord lijkt op alle vragen. De 'íngeblikte' kennis, de dertien-in-een-dozijn oplossingen die je met de cloud opeens van ver kunt halen zijn niet per definitie beter of goedkoper. En stellen dat online vertaalmachines de taalbarrière op kunnen lossen is misschien een beetje naïef, de phising e-mails herken je volgens mij juist aan het gebruik hiervan.

Ook Het Nieuwe Werken is in mijn opinie meer een gevoel dan een productiviteitsverbetering, zeker als het gaat om de (rijks)overheid waar de 36-urige werkweek toch nog grotendeels binnen de reguliere kantoortijden besteed wordt en ons land niet zo groot is dat we tijdszones hebben. Maar misschien dat je het idee kunt verkopen aan het Europese parlement wat volgens mij nog maandelijks tussen Brussel en Straatsburg pendelt. Wat betreft samenwerken is daar nog wel wat te verbeteren, niet in de laatste plaats trouwens door de cultuur- en taalverschillen.

En die verschillen overbrug je trouwens opmerkelijk vaak buiten de gebruikelijke kantooromgevingen als je samen wat 'spraakwater' drinkt en op die manier wat vrijer van gedachte wisselt. Maar als voormalig natuurkunde student weet je daar natuurlijk voldoende van af;-)

Op zich een degelijk artikel, maar wel eentje dat al een aantal keer voorbij is gekomen.

Ewout: Je weet dat ik een groot verschil zie tussen cloud en cloud computing, waarbij cloud een synoniem is voor "internet" en cloud computing gaat over het samenwerken van een groep computers om data en rekenkracht op te wekken.

Vervang in dit stuk het woord cloud voor internet en dan leest het voor jou al een stuk natuurlijker.

Cloud/Internet is dus inderdaad een antwoord op heel veel vragen. Het gaat dus niet om de individuele toepassing van een software product gebaseerd op cloud computing! Want cloud computing lost in zichzelf niets op. Dezelfde uitdagingen blijven bestaan als altijd.

Maar het is wel een feit dat cloud/internet zeer veel mogelijk en makkelijker maakt zoals HNW.

Ik vind dit artikel dus een perfect voorbeeld om het verschil tussen cloud en cloud computing te illustreren. Wel ben ik een een voorstander om cloud gewoon internet te noemen. Dat is minder mistig.

On topic over productiviteit : Meten is weten (zeggen Ruud en Ewout vaak). Als je wilt weten of HNW wat oplevert zul je dus iets moeten meten. Dit kan zijn omzet/winst per FTE, al is dat erg onnauwkeurig. Je kunt ook projecten beoordelen en kijken of die beoordelingen beter worden door de tijd heen. Of werknemertevredenheid, of een soort samenspel. Als je het kunt meten (hoe manipulatief dan ook), dan kun je er echt iets over roepen. "Sinds HNW is werknemer tevredenheid met 8% gestegen" of zoiets.

Want ik heb ook een groot wantrouwen als het gaat om HNW en social media. Nederlanders zijn in mijn ogen vaak slecht in sturen op getallen en discipline en dit lijken wel belangrijke voorwaarden voor het succesvol inzetten van HNW. HWN is wel weer breed gedragen in Nederland omdat we wel zelfstandig zijn, genieten van vrijheid en een groot oplossend vermogen hebben.

Dus of het de productiviteit verhoogt? Dat zal per geval verschillen. Managers spelen wel een belangrijke rol in deze en juist het managen zijn we vaak niet zo goed in: We doen maar wat zonder methodieken bewust te volgen.

Dit lijkt mij een uitermate slecht idee en zal uiteindelijk ook miserabel falen.
Mensen zijn gewoontedieren en het sociale cohesie gevoel is er nog lang niet uitgeevolueerd. Let anders maar eens op bij de flexwerkers en waarom die toch steeds weer op hetzelfde plekje gaan zitten als dat niet bezet is. Sommigen zullen zelfs eerder op het werk komen om daar toch te kunnen zitten.
Wat communicatie betreft is men steeds meer aan het wennen om via chat/voice/video elkaar te spreken maar nog steeds minder efficient als persoon tegen persoon direct.
Hoe verschillende personen mee omgaan zal verschillen maar niet iedereen is voorstander om gefragmenteerd te werken en als onderdeel van een collectief heb je niet altijd de keuze om dit naar eigen inzicht in te vullen. Die wrijving zal alleen nog maar erger zijn als iemand gedwongen aan de paal in de sprinter moet hangen of achteraan in de file aan moet sluiten terwijl er een plek op fietsafstand ligt.

De jongere generaties zijn dan misschien wel communicatie-vaardig, maar te vaak nog nauwelijks communicatief vaardig. Wat dat betreft kunnen ze nog wel wat van de oudjes leren, maar daar zijn ze dan weer te eigenwijs voor.
Mensen die samenwerken doen dat doorgaans nog steeds het best in dezelfde omgeving. En dan bedoel ik niet een virtuele omgeving, maar een echte omgeving met stoelen en tafels en banken en een koffieautomaat in de buurt.

Een belangrijke oorzaak van inefficiënt werken is volgens mij het gegeven dat verschillende (overheids)organisaties die wel vergelijkbare of zelfs dezelfde doelstellingen hebben (lokale overheden bijvoorbeeld) toch met verschillend ingevulde processen werken.
De uitdaging is te laten “landen” dat vergelijkbare organisaties met vergelijkbare doelen dezelfde generieke werkwijzen hebben en hier een gestandaardiseerde wijze van werken voor in te richten (kijk bijvoorbeeld naar FSM of ISM), deze te borgen en gestructureerd te verbeteren.
Op die wijze draag je naar mijn mening veel meer bij aan het nieuwe samenwerken dan door het zo slim mogelijk gebruiken van techniek en virtuele omgevingen – dat gaat pas werken als het eerste op orde is.

Overgang naar het nieuwe werken of het nieuwe samenwerken wil niet zeggen dat we niet meer met collega's om de tafel zitten.
De hedendaagse techniek maakt het mogelijk om flexibel je uren in te vullen en de meeste werkzaamheden vanaf een huisadres te verrichten. Voor overleg, zeker met meerdere personen, zullen nog steeds bij elkaar moeten zitten. Tot op heden is dit ook de enige methode om ook alle signalen van non-verbale communicatie op te vangen.

Het verblijf op kantoren krijgt een ander karakter. In plaats van een hele dag achter een bureau onze werkzaamheden te verrichten zullen we voornamelijk aanwezig zijn om overleg te voeren. De faciliteiten op kantoren zullen wijzigen. Meer vergaderruimtes en minder (vaste) werkplekken.

Uit ervaring weet ik dat HNSW een win-win situatie oplevert. Ik ben flexibel in mijn werktijden en bespaar op lange reistijden tijdens de spits. De werkgever bespaart op huisvesting en kan meer rendement verwachten.

Productiviteit/efficiency is niet puur resultaat, maar resultaat /kosten. Het vervallen van reistijden en -kosten levert bij vergelijkbaar resultaat al een kant en klare productiviteitsverhoging op. Voeg daarbij dat er ook mensen zijn die het verplichte standaard niemandsdalletje bij de koffieautomaat met liefde inruilen voor een werkplek met uitzicht op de eigen tuin, goede koffie, contact met kinderen tussendoor - een senang medewerker is extra productief.

@Herman

Wat jij beschrijft, doe ik al meer dan vijftien jaar en is in mijn opinie dus niet zo heel nieuw, ook niet het samenwerken wat ik al jaren doe volgens het MOF-teammodel. Microsoft had dit eind jaren negentig al bedacht en biedt tegenwoordig met Lync (en andere vormen van converged communication) hele aardige hulpmiddelen waarbij internet inderdaad essentieel is, zoals Henri stelt.

Een nadeel van de nieuwe communicatiemiddelen is echter dat ouderwets teruglezen steeds moeilijker wordt, informatie ligt namelijk door alle community's en mogelijkheden erg verspreid. Nu waren er eerder al een aantal discussies over 'kennismanagement' waarbij vaak ook de producten van Microsoft toevallig als onderbouwing genoemd werden. Ik bedoel maar te zeggen dat de techniek er wel is, maar dat dit nog geen garantie biedt voor succesvol samenwerken, want daar komt meestal nog meer bij kijken.

En zoals Leen al stelt, leent lang niet al het werk zich voor concept van Het Nieuwe (Samen) Werken. Dat je nu makkelijker je mail thuis kunt doen en hierdoor je reistijden kunt verschuiven is prachtig, maar vergeet niet dat e-mail tien jaar geleden nog als ondersteunend gezien werd, het was leuk dat je het had, maar niet noodzakelijk.

De tijd die aan mail en vergaderen verspeelt, neemt hierdoor dan ook behoorlijk toe, waardoor het werk niet altijd in verhouding staat tot de opbrengst. Maar ik had geloof ik al wat gezegd over de economische onderbouwing van meeste business cases.

In de allereerste plaats..... HNW is NIET nieuw. Ook de presentatie niet, de toepassingen niet en de eventuele implementatie niet. Mijn collega's en ik hebben in 1994-1996 al het concept van de flexibele werkplek opgesteld en uitgerold waardoor expats van multinationals onderweg ook productief konden zijn en blijven. Dit oogt wellicht wat aanmatigend maar is gewoon een reële weergave. De eerste implementaties waren o.m. voor Shell en BP en later heeft de Rabobank het concept overgenomen en gepresenteerd als iets 'vernieuwends'.

Nu wil het me even van het hart dat, wanneer ik kijk naar de overheid, en de voormalige geprivatiseerde onderdelen, ik me niet aan al die incidenten kan onttrekken met een grootschalige impact waarvan ik nu al gewoon kan stellen dat het opstellen van processen en procedures die die grootschalige incidenten, klaarblijkelijk de toeleveranciers aan de overheid niet zo zijn gegeven.

Dan hebben we het hier eenvoudig weg over zaken zoals het EPD, 600 miljoen verder en je hebt nog niet veel, dan hebben we het hier over het hele C2000-systeem dat anno 2005 nog steeds niet werkend kon worden opgeleverd en dan hebben we het over Diginotar en een tenenkrommend relaas van toenmalige minister Donner die even ging vertellen wat hij voor zaken constateerde en welke maatregelen hij ging nemen. In de marge, Donner die twee weken daarvoor in een persoonlijk interview stelde van al die IT 'frivoliteiten' niet al te veel moest hebben, 'geef mij maar ambachtelijk pen en papier.'

Dan hebben we het ook niet over het onvermogen te kunnen onderkennen dat de gepubliceerde lijst met NAW-gegevens die een 'hacker' bij de KPN riep te hebben weg gehaald waarbij men twee dagen nodig had, en het afsluiten van twee miljoen e-mailboxen, dat de betreffende lijst niet eens van KPN was of wat dacht u van die oude vergeten pc bij de NS die omviel waarna het hele wisselverkeersysteem van knooppunt Utrecht omviel?

U kunt natuurlijk naar de overheid staan wijzen, maar ik wil hier zeker, met de eigen ervaring van en met die overheden en de IT-toeleveranciers aan die overheden, toch wel stellen dat het ontzetten droevig is gesteld met de kennis en ervaring van veel partijen die kunnen leiden tot dergelijke grootschalige incidenten.

Iedereen wijst graag naar elkaar maar waar het werkelijk om gaat, wordt dan telkens weer vergeten. Strategisch IT dat ondersteuning geeft aan de uitvoer van veel processen om uiteindelijk besparingen te bewerkstelligen.

Menig IT'er, zeker de jongere garde, laat staan al die cowboys en commerciële partijen die niet eens schijnen te begrijpen wat IT is, laat staan hoe je met de IT professional om moet gaan of, hoe je een goede inschatting zou kunnen maken over wat de klant nu daadwerkelijk nodig heeft.

'Het Slimmer Werken....' Een veel betere benaming dan HNW, heeft namelijk tot doel dat er beter en slimmer gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden die IT integraal bied.

De in dit artikel naar voren gebrachte stelling, heel commercieel aardig natuurlijk, maar erg weinigzeggend, ook gezien de criticasters die 'filet americain' maken van deze publicatie, zie ik weinig naar voren brengen WAAROM ze stelling nemen tegen dat artikel.

IT is een strategische lineaire materie die je gebruikt om op de meest elementaire wijze processen en handelingen versnelt, en daar je winst uit haalt. De rest van de vele ideeën zullen mij persoonlijk worst zijn. Als men niet eens iets weet neer te zetten, als concept, product en als dienst, met bijbehorende sluitende processen, dan heeft men nog heel veel werk te verzetten voor men weer 'nieuwe' dingen bedenkt. Want, misschien ben ik een beetje conservatief, de mogelijkheden die de IT bied zijn allerminst uitgenut dus er is nog veel ruimte voor besparen en verbeteren.

Het Slimmer Werken
Als ik even mee denk met de auteur, wil ik die graag een paar dingen mee geven ter overpeinzing.

- Niet iedere werkplek een flexplek
Niet elke werkplek is nu eenmaal om te toveren naar een flexplek, dat kun je vaak alleen doen als de gehele infra is gevirtualiseerd, iets wat dat nu eenmaal niet altijd zo is.

- Niet iedere medewerker een flexwerker
Het is nu eenmaal zo dat niet iedere professional de gave heeft van zelfdiscipline of zelfredzaamheid dat die een flexplek kan worden gegeven. Ik ken vanuit de praktijk in mijn eigen omgeving alleen al een flink aantal mensen die 'het' er 'goed' van nemen nadat hun plek plots een nieuwe werkplek is geworden. De uren aanwezigheid holt achteruit en dan hebben we het maar even niet over de individuele productiviteit.

- Tekort aan meetinstrumenten tav individuele productiviteit
Als ik al weet dat er een ondergeschoven kindje is in het geheel, dan zijn het wel vaak heldere indicatoren welke productiviteit moeten weten. Die worden vaak bij menig manager neer gelegd, die overigens zelf de grootste moeite hebben te kunnen managen, laat staan dat die instrumenten hebben productiviteit te kunnen meten.

Dan hebben we het nog maar even niet over het zo vaak ontbreken van een duidelijk standaard betreffende bovenstaande.

- Flexibiliteit en Communicatie
Wil je het hebben over Flexibiliteit en Communicatie, dan hoor en zie ik nog veel te weinig over de inzet van video conferencing als pracht middel om voor of na de spits te gebruiken om op gang te komen of het gebruik daarvan om reizen te voorkomen. En deze mogelijkheid kun je in zeer veel disciplines heel goed toepassen.

Als we dat in het kader van de overheid plaatsen dan weet ik dat menig, wat hoger in de boom zittend ambtenaar, geen gelegenheid onbenut zal laten op kosten van de belasting betaler eens 'buiten de deur' te zijn, of dat nu een tete a tete, een bilaatje of een opgezette meeting in het Kuhrhaus in Scheveningen 'prefereert'.

Kort en goed,

Maak gewoon eens Slimmer gebruik van de mogelijkheden die IT bied en stop voor de komende drie jaar eens met het uitvinden van nieuwe bestaande wielen of de welbekende wijn in oude wijn in nieuwe zakken.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×