Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Kilometers dossiers bedreigen succes EPD

 

Dit najaar is het zo ver. Het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) gaat dan landelijk van start. Niets lijkt dit huzarenstukje in de zorg in de weg te staan. Voorbereiding en uitvoering zijn met nauwgezette precisie uitgevoerd. Er zit echter nog een kink in de kabel die op termijn voor grote problemen kan gaan zorgen. De medische informatie die nu nog opgeslagen ligt in tal van papieren patiëntendossiers in ziekenhuizen, is volgend jaar lang niet allemaal gedigitaliseerd. Dit kan volgens Paul Nanninga van Ricoh Nederland desastreuze gevolgen hebben.

Het EPD gaat straks draaien, maar lang niet alle relevante medische informatie zit er op tijd in. Dat kan leiden tot medische missers en die waren een aanleiding voor de invoering van het EPD. Ondanks alle zorgvuldigheid die betracht wordt bij de invoering van het EPD, lijkt dit probleem nog steeds niet te zijn doorgedrongen tot beleidmakers en managers in de zorg.

Snel en accuraat

Toch zijn er jaren van discussie vooraf gegaan aan de invoering van dit systeem waarmee huisartsen, ziekenhuizen en apothekers patiëntgegevens elektronisch kunnen uitwisselen. Wat de overheid met het EPD hoopt te bereiken is dat medische missers tot het verleden zullen behoren en dat zorgverleners in noodsituaties snel en accuraat kunnen optreden.

De discussie rond het EPD richtte zich in het verleden niet op het nut van een elektronisch dossier; dat was onomstreden. Dat papieren dossiers tot het verleden gaan behoren is onvermijdelijk. Papieren dossiers nemen veel ruimte in beslag, werken inefficiënt, informatie-uitwisseling is tijdrovend en verhogen de foutmarge aanzienlijk. Ook de technische realisatie van het Landelijk Schakelpunt (LSP), het knooppunt voor alle elektronische gegevensuitwisseling voor het EPD waarop de zorgaanbieders zich gaan aansluiten, heeft geen noemenswaardige problemen opgeleverd en ligt klaar om dit najaar in gebruik te gaan worden genomen.

Hobbels

Wat het EPD tot voor kort nog wel in de weg stond, was de privacygevoeligheid. Patiëntgegevens mogen natuurlijk onder geen beding op straat komen te liggen. Afgelopen april heeft minister Klink van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) op advies van de Raad van State en het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) zijn wetsvoorstel op het punt van privacybescherming aangepast. Zo vond het CBP dat te veel mensen toegang dreigden te krijgen tot de medische dossiers. De Tweede Kamer gaat naar verwachting akkoord met het laatste wetsvoorstel van minister Klink.

Ook de Eerste Kamer heeft inmiddels een belangrijke hobbel genomen door in te stemmen met het burgerservicenummer in de zorg, dat noodzakelijk is voor invoering van patiëntdossiers. Vanaf september volgend jaar zijn alle zorgaanbieders verplicht aangesloten op het landelijke systeem. Wie zich hier niet aan houdt, kan een boete verwachten.

Vlakke weg

Technisch gezien staat het EPD dus niets meer in de weg. Behalve dan die patiëntendossiers van ziekenhuizen die maar langzaam worden ingevoerd in de elektronische systemen. Ziekenhuizen bezitten kilometers van deze dossiers, opgeslagen in de archieven. Zonder de essentiële informatie over patiënten uit deze papieren dossiers, is een elektronisch dossier als het EPD in veel gevallen niet volledig.

In ziekenhuizen zit men echter niet stil. In de meeste is een begin gemaakt met het overzetten van de papieren dossiers in elektronische systemen. Maar prioriteit heeft het niet. Het is immers geen acuut medisch probleem. Bovendien worden veel patiëntdossiers niet actief gebruikt en leiden zogezegd 'een slapend bestaan'. Ziekenhuizen zijn namelijk wettelijk verplicht dossiers vijftien jaar in hun archief te bewaren. Operatieverslagen zelfs 115 jaar.

Daar komt het kostenaspect bij. Het overzetten van een dossier kost twee tot vijf euro. Omdat patiëntdossiers zo lang bewaard moeten blijven, heeft een gemiddeld ziekenhuis in Nederland een archief van een paar kilometer lang. De kosten voor het digitaliseren van een compleet ziekhuisarchief gaat dus enkele tonnen aan euro's bedragen.

DBMS en ERP

Dit zijn twee praktische redenen waarom ziekenhuizen niet veel vaart maken bij het digitaliseren van hun patiëntgegevens. Er zijn echter ook technische redenen. Instellingen moeten er bijvoorbeeld deugdelijke database management systemen (dms) en enterprise resource planning-systemen (erp) op na gaan houden die alle informatie kunnen herbergen. Kleine ziekenhuizen beheren nu ongeveer twee terabyte aan data. Bij academische ziekenhuizen is al snel sprake van ongeveer zeven terabyte aan data. Als daar het archief in digitale vorm ook nog eens bijkomt, gaan deze getallen flink de hoogte in.

Daarnaast zijn er ook redenen van organisatorische aard. Als tijdens verhuizingen of reorganisaties blijkt dat het kilometers lange archief onhandig is en wel erg veel ruimte in beslag neemt, digitaliseren ziekenhuizen gegevens. Helaas ligt aan de aanpak hiervan niet in alle gevallen een duidelijke visie ten grondslag. Er zijn daarom meer ziekenhuizen die patiëntdossiers digitaliseren vanwege ruimtegebrek, dan dat men dit doet om patiënteninformatie makkelijker uit te wisselen en kansen op fouten te verminderen.

Daar komt nog bij dat de gebruikers van de patiëntdossiers, de medisch specialisten, vaak niet staan te springen om met elektronische dossiers te gaan werken. Bij ziekenhuizen die wel al met digitale patiëntendossiers werken is het opgevallen dat de medisch specialisten niet van de ene op de andere dag overstappen van papieren naar virtuele dossiers. Zij hebben tijd en instructies nodig om te leren werken met digitale patiëntendossiers. Dat is begrijpelijk: jarenlang hebben zij het met papier mogen doen. Zij blijven liever op de oude, hun vertrouwde manier werken. Wat dus nu vaak met digitale dossiers gebeurt is dat medisch specialisten deze voor gebruik uitprinten, met als gevolg twee dossiers: naast de elektronische opnieuw een papieren. Dit is dodelijk voor de efficiëntie.

Gefrustreerd raken

Het EPD gaat er na jaren onderhandelen dan eindelijk van komen en dat is alleen maar toe te juichen. Toch kan een succesvol gebruik van het EPD ernstig gefrustreerd raken door de nog te digitaliseren archieven van de Nederlandse ziekenhuizen. Zonder de patiëntgegevens uit deze archieven zal het EPD niet compleet zijn. Daardoor zal het aantal medische missers die het gevolg zijn van verkeerde en onvolledige informatie groter blijven dan wordt aangenomen. Wanneer ziekenhuizen gaan digitaliseren is het dus cruciaal dat men niet bijvoorbeeld het oplossen van het ruimtegebrek als uitgangspunt kiest, maar het creëren van een toegankelijk systeem voor alle zorgverleners. Het één op één scannen van patiëntdossiers is niet de juiste werkwijze.

Het overzetten van een papieren archief naar digitale dossiers vraagt om een gedegen aanpak. De uitvoering dient met visie en beleid te gebeuren, uiteraard met oog voor het gebruikersgemak van alle gebruikers en zonder de privacy van patiënten in gevaar te brengen.

De overheid is klaar voor het EPD. Nu de ziekenhuizen nog. Als die serieus werk maken van het digitaliseren van hun patiëntdossiers, zullen de hoge verwachtingen van het EPD zonder twijfel kunnen worden waargemaakt.

Paul Nanninga, Sales Director Ricoh Nederland

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2653432). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Goed artikel, dat heel duidelijk maakt waar problemen liggen en waar de overheid zich mee bezig houd. Vraag van mijn kant zou zijn: Hoelang duurt het eer de privacy-gevoelige informatie op straat ligt? Hoelang duurt het eer ik geconfronteerd word met mensen die gebruik maken van de database, terwijl ik dat niet wil?
Denk aan verzekeringmaatschappijen die bepaalde gegevens met graagte aangrijpen om onder claims uit te komen. Na het debacle met de OV-kaart waar de overheid lang op achterhaalde techniek heeft 'gegokt' heb ik er als persoon geen vertrouwen in.

Wil dit slagen, dan dient het top management van het ziekenhuis dit volledig en actief te ondersteunen en een datum prikken van waaraf we het EPD dient te worden gebruikt.
B.v. elke nieuwe patient die na zich aanmeldt, daar dient alles via het EPD te worden vastgelegd. Zo bouw je dan aan een goed EPD.
Medici dienen uit en te treuren te worden getraind in het werken met EPD.
(Investeren in traint loont op de lange duur - z.g. train de tainer programma is erg goed hiervoor.

Als ik het goed begrijp is het grootste probleem de backlog aan te digitaliseren dossiers. Dat klinkt dus typisch als iets dat bij de planning van een dergelijke invoering had moeten worden meegenomen. Maar dat is achteraf.

In een vergelijkbaar geval hebben we al eens vroeg in een content management traject zorg gedragen voor een tijdelijke content tool, waarin redacteuren alvast content konden gaan invoeren (of digitaliseren) in het formaat zoals dat later in het eindelijke systeem zou worden toegepast. Allemaal vanuit het oogpunt van tijdsbesparing. Maar daar is het in dit geval dus duidelijk te laat voor.

Dan kun je twee dingen doen. Ten eerste kun je een leger tijdelijke krachten inhuren die je goed opleidt voor de juiste metadatering van de dossiers en als een dolle aan de slag gaan. Gezien het belang van het EDP (het voorkomen van medische missers door betere terugvindbaarheid) lijkt me dit een riskante aanpak, die bovendien structurele fouten in het archief kan opleveren.

De tweede mogelijkheid gaat uit van de aanpak zoals gehanteerd door het Stadsarchief Amsterdam, genomineerd voor een Computable Award voor ICT-project van het jaar 2008. Zie http://www.computable.nl/artikel/computable_awards/2568838/1853296/stadsarchief-amsterdam.html. Zij digitaliseren vraaggestuurd in plaats van aanbodgestuurd. Helaas geldt hier dat gezien het medische karakter van de vraag er vaak geen tijd is om te wachten op de digitaliseringsslag. Echter, wat wel mogelijk is om de dossiers te wegen op basis van de waarschijnlijkheid van snel nodig hebben van dat dossier. Voorbeeld: alle operatieverslagen van pak 'm beet meer dan 90 jaar geleden behoeven minder voorrang dan verslagen van de afgelopen 20 jaar van medisch handelen rondom ziektebeelden die een terugkerend patroon kennen. Eventueel kunnen business intelligence toepassingen gebruikt worden om de waarschijnlijkheid van het gebruik van dossiers te bepalen.

Kortom, ik pleit voor een prioriteitsbepalingslag van de dossiers (en laten we hier vooral pragmatisch in zijn en niet drie jaar over gaan nadenken) en die bepaling te gebruiken voor de voorrang waarmee dossiers worden gedigitaliseerd. Gezien de aard van het probleem kan hier niet anders dan te kiezen voor een spijtminimalisatie aanpak. Ik besef me dat het op basis van "gemiddelden" aanwijzen van te digitaliseren van dossiers niet per aanvang van de invoering van het EDP gaat leiden tot het voorkomen van alle medische missers. Ik denk wel dat deze keuze het aantal mogelijke medische missers als gevolg van deze planningsfout minimaliseert.

Een garantie voor het voorkomen van medische missers als gevolg van het ontbreken van een digitaal dossier lijkt me niet meer mogelijk. Daarvoor is er planningstechnisch teveel fout gegaan in het voortraject. Zaak is nu zo slim mogelijk te handelen waardoor we zo snel mogelijk de meest relevante dossiers digitaliseren.

Kortom, ervaren ECM project management heeft duidelijk zijn waarde. Zie ook de recent gepubliceerde lijst van meest voorkomende ECM valkuilen volgens AIIM, met daarin, jawel... het niet tijdig voorzien van de content conversie.

En dat niet iedereen vanaf dag 1 met een nieuw systeem wil werken, is natuurlijk geen nieuws. Management commitment, trainen en de voordelen uitleggen zijn standaardonderdelen van een aanpak die hiermee aan de slag gaat. Daarbij zou ik wel willen opmerken dat het niet voldoen aan de procedures binnen de medische wereld volgens mij best pijnlijke consequenties kan hebben. Wijs hier nog een paar keer op, en geef het even wat tijd...

Goed artikel.

De oplossing van Paul klinkt goed. Alleen zou ik prioritiseren op patient niveau. Die operatie van 90 jaar geleden is wellicht wel relevant als de patient 95 jaar is en de operatie toen cruciaal was voor zijn huidige ziektebeeld. Er zullen vast patienten zijn die vaak het ziekenhuis bezoeken en vele andere die er sporadisch terecht komen. Oftewel begin bij het digitaliseren van de dossiers van de vaste bezoekers.

Als patient zou ik graag een mogelijkheid hebben om aan deze digitalisering van mijn gegevens al of geen toestemming te geven. Volgens mij heeft niemand het recht mijn gegevens zonder mijn toestemming te delen.

Dit artikel van een Ricoh medewerker beschouw ik als marketing-praatje en bevat te weinig konkrete punten om als achtergrond artikel journalistieke waarde toe te kennen.

Migratie van bestaande fysieke dossiers is vanzelfsprekend van belang. Migratie vooraf lijkt in de praktijk planningstechnisch lastig te zijn. Niet alleen vanwege de hoeveelheid data, maar toch ook vooral vanwege de dynamiek van steeds nieuwe dossiers en toegevoegde documenten aan bestaande dossiers (vooral in de fase dat het EPD nog niet in gebruik is).

Een aanpak die KBenP en Xerox in de praktijk toepassen voor een ziekenhuis in het zuiden van het land lost dit op. De daar gevolgde aanpak kenmerkt zich door just-in-time conversie.

De huidige (fysieke) werkwijze in het ziekenhuis is dat wanneer een patient gepland of ongepland bij het ziekenhuis komt, zijn dossier respectievelijk vooraf of op dat moment uit het archief wordt opgehaald (gepicked) en naar de behandelend arts wordt gebracht. In plaats van het dossier naar de arts te brengen, wordt het dossier nu direct gescand en in het EPD opgenomen. Op deze wijze is altijd op het juiste moment het electronische dossier voorhanden.

Daarnaast worden planmatig en gefaseerd alle dossiers geconverteerd, zodat just-in-time scannen na verloop van tijd steeds minder nodig wordt. Deze conversie start wanneer het EPD reeds in gebruik is en de fysieke dossiers dus feitenlijk bevroren zijn.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×