Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Functioneel uitvragen is lastig

 

Computable Expert

Marcel van Dijk
Account manager MM High accounts, EMC Computer Systems (Benelux) BV. Expert van Computable voor het topic Infrastructuur.

Voor aanbestedende diensten is het lastig een functionele uitvraag te maken die aantoonbaar een juiste oplossing biedt en voldoet aan de voor de aanbestedende dienst geldende eisen en wensen. Het is met name lastig valkuilen te herkennen en aanbiedingen te vermijden die niet de doelstelling van de uitvraag nastreven maar slechts eigen belang. De klant is gebaat bij een integere ict-levancier die ondersteuning biedt en valkuilen inzichtelijk maakt.

Nederlandse overheidsinstellingen en -organisaties zijn verplicht, zich te houden aan aanbestedingsprocedures. Dit geldt ook voor aanschaf, uitbreiding en/of vervangingen van ict-oplossingen. De procedures voor deze organisaties zijn bepaald binnen de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG.

Op 30 oktober 2012 heeft de eerste kamer het wetsvoorstel ‘Aanbestedingswet 2013’ aangenomen. Op basis hiervan wordt de aanbestedingsrichtlijn aangepast. Ofschoon meerdere zaken dit jaar worden aangepast, is het voor overheidsorganisaties verplicht vanuit het ‘wetsvoorstel aanbestedende diensten’ criteria ten aanzien van een 'economisch meest voordelige inschrijving' te hanteren. Dit betekent dat kwaliteit en duurzaamheid zeer belangrijke gunningsfactoren worden in aanbestedingsprocedures. Aanbestedende diensten moeten bovendien hun keuzes motiveren en aantonen dat de gemaakte keuze daadwerkelijk kwaliteit levert.

De vloek

In de huidige aanbestedingsprocedures heeft de markt maar al te vaak ervaren dat er zonder aantoonbare argumentatie werd gegund. Er is ook vaak gegund op basis van een laagste initiële prijs. We omschrijven deze weging als ‘de vloek van het winnende bod'. De methodiek die hierbij werd en helaas nog veelvuldig wordt toegepast, werkt vaak niet in het voordeel van de aanbestedende partij. Een laagste initiële prijs van de gevraagde oplossing zegt namelijk niets over de prijs die de cliënt gedurende de looptijd van het contract, betaalt voor (onvoorziene) modificaties, uitbreidingen en gerelateerde diensten. Kiezen voor de laagste prijs kost deze partijen dan ook vaak geld op de langere termijn.

De aanbestedende diensten moeten goede informatie krijgen over de spelregels van de Aanbestedingswet. Tegelijkertijd dient de inschrijver op een aanbesteding deze partijen uit te leggen wat voor hen een kwalitatief goede en duurzame oplossing is. Maar hoe kunnen de aanbestedende diensten voor zichzelf de kwaliteitseisen te vertalen in een geldbedrag zodat ze een goed onderbouwde keuze kunnen maken?

Het antwoord is evident.

De aanbestedende dienst moet beschikken over vergelijkingsmateriaal. Daarbij is het essentieel dat de aanbestedende dienst de inschrijvers goed ondervraagt. Het gaat er hierbij om dat een aanbestedende dienst de waarde van de oplossing moet kunnen berekenen op basis van eenheden (prijs per inwoner, prijs per ziekenhuisbed, et cetera). Uiteindelijk gaat het om het rendement van de beoogde ict-faciliteit en daarmee de klant tevredenheid.

Daarvoor heeft de aanbesteder bovenal inzicht nodig in de totale operationele kosten (tco) van zijn huidige ict-omgeving. Dit is met name belangrijk als deze partij een investering wil doen binnen deze omgeving. Als aantoonbaar is wat de gevraagde toepassing in de huidige ict-omgeving kost, kan de inschrijver dit als maatstaf gebruiken. De aanbestedende dienst kan de aanbieding van de inschrijver vergelijken en zo vaststellen of de voorgestelde oplossing rendement oplevert en kwaliteit. 

Daarbij is ook essentieel dat er functionele eisen worden gesteld door de aanbesteder. In een aanbesteding voor een opslagplatform wordt bijvoorbeeld vaak gevraagd om een oplossing met ‘de-duplicatie’ en / of ‘compressietechnologie’. Dit mogen eigenlijk geen eisen zijn, aangezien dit slechts middelen zijn om een doel te bereiken. De aanbesteder heeft in zo’n geval meer baat bij het vragen naar een opslagplatform dat aantoonbaar het meest efficiënt is. Met daarbij een toelichting hoe deze efficiëntie tot stand komt.

De aanbestedende dienst realiseert zich ook niet altijd wat de gevolgen zijn als de behoeften van hun organisatie verandert tijdens de looptijd van het contract. Een organisatiewijziging kan bijvoorbeeld leiden tot een onvoorziene data-groei. En daarmee tot onvoorziene kosten en lager rendement op de investering, als bij de aanbesteding niet voldoende rekening is gehouden met (de kosten van) beheersbaarheid, flexibiliteit en schaalbaarheid van hardware en software. 

In het voorbeeld van het storageplatform moet de aanbestedende dienst zich dan ook afvragen wat het hoofddoel is en welke elementaire zaken nodig zijn om dit te halen. Daarbij gaat het niet om technische details, maar om de vraag of de oplossing voldoet aan de eisen op gebieden als beschikbaarheid, beheersbaarheid, (toekomstige) uitbreidbaarheid en prestaties. Als de aanbesteder dit inzicht zelf niet heeft, kan deze partij ook geen criteria opstellen waarmee, zoals wettelijk verplicht, te beoordelen is of de aangeboden oplossing werkelijk de ‘economisch meest voordelige inschrijving is’. Als dit inzicht slechts deels beschikbaar is dient de aanbestedende dienst duidelijk haar doel formuleren en meetresultaten overleggen van de huidige omgeving.

Toegevoegde waarde

De boodschap aan de aanbestedende dienst is om de uitvraag te maken vanuit een open en functionele benadering waarbij in ogenschouw wordt genomen dat de aanbieding aantoonbaar toegevoegde waarde brengt voor de aanbestedende dienst. Hierop zal de aanbestedende dienst een diversiteit van aanbiedingen ontvangen. De aanbiedingen zullen in essentie dezelfde doelstelling nastreven, zoals door de aanbestedende dienst geformuleerd, maar verschillen in aanpak en argumentatie.

Hulp hiervoor zal gezocht dienen te worden bij een ict-leverancier/fabrikant. Deze kan de aanbestedende dienst helpen, inzicht te verkrijgen hoe een bepaalde doelstelling gemonotariseerd kan worden. Dergelijke ondersteuning zal de aanbestedende dienst functionele handvatten geven, op basis waarvan deze haar de onderbouwd kan verantwoorden. Dit kan dan ook de leidraad zijn op basis waarvan de aanbestedende dienst zijn opdracht gunt en de aanbiedende partij contracteert.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4689100). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Eens met de stelling dat functioneel en open uitvragen lastig is. En onvermijdelijk om te voorkomen dat een te zware oplossing opgetuigd wordt, tegen te hoge kosten. Of juist een te lichte die niet voldoet. Overigens niet uniek voor inkoop middels aanbesteding. Waar het om gaat is professioneel opdrachtgeverschap en adequate borging.
Beleidsmakers, beleidsuitvoerders en businessverantwoordelijken zijn op eigen terrein deskundig, maar hebben niet altijd de kennis (of simpelweg de tijd!) om een aanbesteding in de steigers te zetten waarin proces en inhoud beide van voldoende kwaliteit zijn en ook nog eens op elkaar aansluiten. Het is zaak om een aanbestedingstraject te laten sturen of borgen door een partij die hiermee de nodige ervaring heeft, en in staat is om procesbegeleiders (projectmanager, aanbestedingsadviseur) en inhoudelijk betrokkenen (senior user, systeemontwerper) op een lijn te brengen. Op die manier wordt gezorgd voor een coherente uitvraag en de win-win voor opdrachtgever en opdrachtnemer die noodzakelijk is voor succes.

Functioneel uitvragen is lastig, met name bij complexe producten. Ik begrijp Marcel wel. Met name een product als strorage is lastig te omschrijven, het gaat om een combinatie van volume, performance, schaalbaarheid, beheerbaarheid en natuurlijk geld. Je besteed niet zomaar een SAN aan met 100 TB aan opslag. Met name door alle toeters en bellen, die door de fabrikanten ook nog uiterst complex zijn gestructureerd en geprijsd is het bijna ondoenlijk om functioneel aan te besteden.
Ik zou zeggen fabrikanten, start nu eens met een goede uitleg van het product, de opbouw en licentiestructuren en versimpel dit zodat IT mensen en inkopers gaan begrijpen wat ze kopen tegen welk bedrag. Vervolgens is het nog goed om te kijken naar de toekomstige uitbreidingen en daar een prijskaart aan het hangen. Arrays die vollopen, controller die groter moeten, software per functie, volume en platform geprijsd.....Je moet eerst afstuderen op een product om het te begrijpen....Afnemers kunnen niet specificeren bij een aanbesteding en bij de beoordeling van aanbesteding, tsja...waar kies je dan voor? Dat besef je pas jaren en vele teleurstellingen later.

De door Marcel gesuggereerde hulp die aanbestedende partijen nodig hebben kan ook meegenomen worden als onderdeel van de uitvraag. Voor de meeste opdrachtgevers is IT niet hun kernactiviteit - waarom zou je het anders uitbesteden - en van hen kan dan ook niet verwacht worden dat ze hun wensen en benodigdheden goed kunnen specificeren. Laat dat doen door de leverancier voor wie het wel een kernactiviteit is en geef alleen aan wat je nodig hebt.

In het geval van de storage oplossing kun je de leveranciers vragen om een voorstel te doen voor een oplossing die aan alle wettelijke eisen voldoet om de storage te faciliteren voor een x aantal kernprocessen van de aanbestedende dienst. Dez oplossing moet voldoen aan de nodige randvoorwaarden op het grensvlak van de kernactiviteiten van de dienst en de gevraagde IT-oplossing (zoals koppelmogelijkheden, beschikbaarheid, beveiliging en wat er zoal meer relevant is). Op deze manier blijft de opdrachtgever in zijn kracht en spreek je de leverancier aan op zijn vakbekwaamheid. Als je dat koppelt aan een betalingsmodel dat past bij de kernactiviteiten van de opdrachtgever kun je daar nooit voor verrassingen komen te staan.

De leverancier zal dat niet altijd leuk vinden, maar zo is de kans dat de beste oplossing tegen acceptabele kosten de aanbesteding wint een stuk groter dan hij nu is. Deze aanpak - Best Value Procurement of Prestatieinkoop - begint langzaam aan een opmars in overheidsland met Rijkswaterstaat en de Belastingdienst voorop.

Ik ben er van overtuigd dat we daar nog veel van gaan horen en dat de klanten (en achterliggende belastingbetalers) daar blij van worden.

Marcel,

Dank voor het artikel.

Willem,

Ik deel je mening. Het is wel een zware bevalling. Maar niet onmogelijk.

Ik heb hier al vaker geopperd dat een consumentenbond overzicht hier toegevoegde waarde kan hebben. Zo krijg je alle zaken overzichtelijk en kan je gemakkelijker kiezen van de juiste oplossing.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×