Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Aanbestedingstraject gaat niet om de knikkers

 

Expert

E D
Iets met ICT, nvt. Expert van voor het topic .

Een van de onzinnige werkzaamheden waar ik me soms mee bezig moet houden is het beantwoorden van RfP’s. Dat de overheid op zoek is naar de beste oplossing voor de beste prijs is lovenswaardig, maar om dit in wetgeving verplicht te stellen lijkt me twijfelachtig. Betutteling die, als ik de berichten in de media mag geloven, niet leiden tot betere projecten. Nu ben ik natuurlijk geen ‘rekenmeester’ maar wel belasting betaler.

Omdat de drempel voor aanbesteding ieder jaar lager wordt zullen we steeds vaker geconfronteerd worden met dikke bestekken. Opmerkelijk vaak zijn deze trouwens geschreven door externe adviseurs, die blijkbaar per pagina betaald worden. Relatief eenvoudige projecten, het gaat bij de kleine opdrachten tenslotte niet om een reis naar de maan, leveren soms al meer dan honderd pagina’s op. Daar komen dan nog bij de voorwaarden waaronder de aanbesteding gedaan wordt. Ik schat dus dat het uitschrijven van kleine aanbestedingen al meer kost dan er ooit bespaard kan worden.

Kosten gaan voor de baten

Vervolgens zullen minimaal drie maar vaker vijf bedrijven nog kosten moeten maken om een offerte uit te brengen. Ik heb al eens geschreven dat ik geen ‘Superman' ben en er is dus een team nodig om binnen de gestelde tijd antwoord op het gevraagde te geven. Alleen de winnaar heeft een mogelijkheid om deze kosten terug te verdienen. Of er moeten, gelijk aan de bouwsector, geheime afspraken zijn waarbij de verkrijger andere inschrijvers vergoed voor hun inspanning. In ieder geval is er al een ongelijkheid omdat de kleine spelers door deze kosten al niet meer mee kunnen doen. Het is dus twijfelachtig of het doel van aanbesteding werkelijk behaald wordt.

Weinig innovatie

Wanneer de dikke bestekken terug gebracht worden tot wat uiteindelijk gevraagd wordt, valt het op dat deze vaak al naar een specifieke oplossing toegeschreven zijn. En anders maken de gunningscriteria wel duidelijk welke aanbieder de meeste kans heeft. De economisch meest voordelige aanbieding betekent dus gewoon ‘eenheidsworst' waarbij het uiteindelijk alleen nog om de prijs gaat. Handige aanbieders spelen daar slim op in door te sturen op projectwijzigingen. Opmerkelijk veel overheidprojecten kosten dan ook uiteindelijk veel meer dan begroot. Dit simpelweg omdat de meeste bestekken wel dik maar niet duidelijk zijn.

De domme burger

Dat de overheid ons als burgers graag misleid blijkt wel uit: www.rijksictdashboard.nl waarin geen enkel project op geel of rood staat. Terwijl een publicatie van Elsevier (14 mei 2011) over een verspilling van 1,2 miljard Euro in drie jaar toch anders doet vermoeden. En dit bedrag ligt nog wel hoger omdat het hier alleen nog maar om grote projecten gaat. Natuurlijk gaat er in ‘de echte wereld' ook veel mis, maar dat hoeft niet altijd door de belastingbetaler opgebracht te worden. Aanbesteding is dus een spel waarbij het niet om de knikkers maar om de vorm gaat.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3964082). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees ook


 

Reacties

Ik ben het helemaal met je eens. Ook ik mag me regelmatig door lijvige RFP's en aanbestedingen heen worstelen. De laatste tijd betrap ik me er steeds meer op dat ik eerst snel kijk welke oplossingsrichting en regels ze stellen en dan al besluit of ik wel of niet namens ons bedrijf mee doe.
Meer dan 80% gaat dan meteen in de deleted items.
De absurde eisen laten het alleen nog maar toe aan de groten als Getronics, Capgemini en Atos-Origin toe om te reageren. En we weten allemaal wel waar dat toe leid?

Voor mij hoeft het al niet meer, wetende dat de overheid dan weer een hele bak geld kwijt raakt. het word tijd dat de NMA zich hier eens op stort.
Saliant detail.
Drie van de grootste aanbestedingen van 2010 hebben achteraf onze hulp ingeroepen omdat de partij die ze hedden geselecteerd het niet voor elkaar kreeg of niet genoeg kennis in huis had.
Kost de overheid een bak geld meer, maar scheelt mij een flinke bak tijd.
En we pakken het dan graag op.

Ik zeg het al sinds de Europese Aanbesteding geëffectueerd is: het leidt, in ieder geval als het IT betreft, vrijwel nooit tot hetgeen nodig is en over het algemeen ook niet tot een betere dienstverlening. Omdat ik zelf ook regelmatig Aanbestedingen opstel doet het mij zeer veel deugd dat steeds meer aanbestedende partijen expliciet vragen om de aanbesteding zo op te stellen dat met name de kleinere partijen antwoorden, en niet de grote als KPN/Getronics, Imtech en dergelijke. Want hun ervaring met die partijen in aanbestede trajecten is ronduit slecht.
Gelukkig hebben wij een methode bedacht waarop die grote partijen meestal al besluiten er niet op aan te bieden: we stellen vooraf vast welk bedrag er maximaal uitgegeven zal worden en het blijkt in de praktijk dat met name de kleinere partijen dan veel creatiever omgaan met de oplossing die zij aanbieden, terwijl de kost-gestuurde partijen (de grote) er met hun standaard producten en diensten onvoldoende marge op kunnen behalen.
Blijft natuurlijk dat de inkooptechnische eisen altijd tot veel werk leiden, maar aangezien die vragen (omzet, verklaringen accountant, jaarrekeningen, uitreksel KvK, referenties etc) vrij standaard zijn zou iedere aanbieder daarvoor een kant-en-klare set antwoorden voor hebben kunnen liggen.
Ook wordt er teveel aan technische en functionele eisen gevraagd in bestekken. En dan met name naar de bekende weg. Beter is het om een situatie beschrijving te geven van de huidige en gewenste situatie en alleen te eisen dat de aanbieding volledig invulling geeft aan de gewenste situatie op de wijze zoals beschreven. Dat dwingt de aanbieder tot nadenken over hetgeen hij aanbiedt en maakt de aanbieder ook betrokken bij de uiteindelijke oplossing. Vervolgens kunnen gewaardeerde (waar dus een bedrag aan toegekend is) wensen beoordeeld worden op invulling aan hetgeen gevraagd is, met de kosten die de aanbieder daarvoor opgegeven heeft. Wensen zijn opties. Als die niet voor het aangegeven bedrag ingevuld kunnen worden, zijn ze niet zinvol. Aanbieders moeten dus na gaan denken over hoe zij het gevraagde zo aanbieden dat het voldoet aan wat gevraagd is en toch lager of gelijk in kosten is aan hetgeen aangegeven is.
Op deze manier, en een aantal andere zaken die hier verder voor het overzicht even niet benoemd zijn, kan een TCO berekening voor de levensduur van het aangebodene berekend worden, en de laagste TCO (daar zitten dus ook kosten in voor uitbreidingen en aanpassingen, zowel technisch als in functionaliteit, maar ook beheer en onderhoud in tijd en geld, en alle andere zaken die betrekking hebben op het werken met en operationeel houden van het aangebodene) is in principe de beste aanbieding. Dat is in ieder geval volledig objectief vast te stellen en voldoet daarom aan de regels voor de EA.

Maar ook hier ben ik eerlijk gezegd niet echt gelukkig mee, evenmin als de meeste aanbestedende partijen (scholen, lagere overheden, semi-overheid) waarvoor afschaffen van de EA uiteindelijk ervoor zal zorgen dat zij meer of beter kunnen doen tegen dezelfde of lagere kosten.

Het mooiste voorbeeld daarvan was een aanbesteding die ik moest doen voor een Hogeschool voor Apple computers: alsof daar enige concurrentie te verwachten valt. Apple bepaalt de prijs en de dealer. Ik heb dat van tevoren aangegeven, maar het moest en zou aanbesteed worden. Het aanbestedingstraject kostte zo'n 20.000 euro alles bij elkaar (aan uren van diverse externe partijen en interne uren voor overleg over het bestek) en uiteindelijk was er één aanbieder die de prijzen hanteerden die de eerdere Apple dealer ook hanteerde en dezelfde service als voorheen. Totaal zinloos en kostenverhogend. Het zou mooi zijn als dat stopte.

Een herkenbaar verhaal. De inspanning bij aanbestedingen is relatief groot, maar beide zijden (aanbesteders en aanbieders) kunnen deze sterk beperken door er professioneel mee om te gaan.
Als aanbieder kan je knock-out criteria en go/no-go momenten in het aanbiedingsproces inbouwen. Daarmee voorkom je dat je langer doorgaat dan nuttig is. Dat beperkt de kostbare inzet van jezelf en je medewerkers. Elke inschrijving, ook de mislukte, moet je tenslotte terugverdienen met de gegunde inschrijvingen. En een slechte inschrijving is ook nog eens slecht voor je imago.

De aanbesteding kan bijvoorbeeld op de volgende wijze gefaseerd worden:
1. Ontvangst en 1e beoordeling offerteverzoek. Kan je de gevraagde diensten en producten überhaupt leveren, eventueel met partners en/of onderaannemers? Is er iemand beschikbaar die de offerte met die omvang kan beantwoorden? Past de klant bij je bedrijf? Is de klant betrouwbaar en kan deze betalen?
2. Voorbereiding uitvoering offertetraject. Is de vraagstelling wel duidelijk genoeg? Heb je genoeg mensen om snel genoeg te antwoorden? Hebben partners/onderaannemers zin in/tijd voor de offerte? Beschik je over de juiste verklaringen en het vereiste format voor de inschrijving dat gebruikt moet worden?
3. Analyse van de gevraagde dienst of het product. Wat wil de klant nu precies inhoudelijk en beleidsmatig/politiek en hoe haalbaar is dat? Zijn er nog onzekerheden bij de vraagstelling? Kan je wel op tijd leveren, gezien de capaciteit van jezelf en derden? Wat gaat de offerte kosten?
4. Opstellen offerte. Kan je een goede en aantrekkelijke oplossing bieden? Maak je voldoende kans bij de selectie? Kan je er voldoende op verdienen?
5. Uitbrengen van de offerte aan de klant en eventuele presentatie. (Bij een tender met voorselectie komt er uiteraard nog een fase. )

Bij het niet voldoen aan de knock-out criteria dien je te stoppen. Na elke fase moet je opnieuw inschatten of de kans op de gunning van de tender maal de netto winst, groter is dan de inspanning. Is verder gaan met de offerte waarschijnlijk verliesgevend, dan kan je meestal beter stoppen.

De aanbesteder zit in een vergelijkbare situatie. De aanbesteder moet de totale kosten van de aanbesteding zien terug te verdienen met de winst op de uiteindelijke aanbieding. Een professionele aanbesteder gebruikt knock-out criteria, doet ook aan fasering van het selectieproces. De aanbesteder kan vooral winst behalen door helder te omschrijven wat deze wil en heldere vragen stellen aan de aanbieders. Ook moet deze geen aanbesteding starten voor projectfasen waar ze nog geen goed beeld van hebben. Een vage aanbesteding levert onnodig veel tegenvragen op en mogelijk ook nog eens conflictpunten, grote vertragingen en zeker extra kosten.

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.