Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Zijn we er al met het papierloze kantoor?

 

Channelweb Expert

Yves Rummens
Business Manager Benelux, Low-Mid & Office Solutions, Xerox. Expert van Channelweb voor de topics Mobility, Security en ICT-branche.

Naar aanleiding van een eerdere blog over mobile print kreeg ik een aantal interessante reacties. Met name de reactie dat ‘printen voor dino’s is’ zette mij aan het denken. Is printen echt iets uit de prehistorie? Zo ja, waarom is er dan nog zo ontzettend veel papier in omloop binnen kantoren? Een kleine samenvatting van de ontwikkeling van het papierloze kantoor tot nu toe.

In de jaren ‘70 werd de term papierloos kantoor voor het eerst gebruikt en iedereen was toen in de veronderstelling dat papier snel zou verdwijnen. Toch was er een aantal grote uitdagingen en de meest belangrijke op dat moment was wel dat er helemaal geen alternatief was voor papier. Maar dat hield de échte early adapters natuurlijk niet tegen. In de jaren daarna hebben scantechnieken en end-to-end documentmanagement-oplossingen gezorgd voor de verbetering van het workflowproces en dat leidde tot efficiëntere werkomgevingen. Toch blijkt dat het papierverbruik tussen 1980 en 2000 is verdubbeld. Ondanks alle goede voornemens en ideeën lukte het organisaties dus niet om het printverbruik daadwerkelijk te minderen.

Vanwege de crisis, die in 2008 zijn intrede deed, werden organisaties verplicht om na te denken over nieuwe manieren om kosten te besparen. Gartner schat dat de jaarlijkse printkosten gelijk staan aan 1 tot 3 procent van de uitgaven van een bedrijf. Toch waren weinig organisaties zich daar bewust van. Print Audit deed daar onderzoek naar en volgens dit softwarebedrijf wordt 17 procent van de geprinte afdrukken in een kantoor nooit gebruikt door medewerkers. Met de komst van Managed Print Services kwam daar verandering in en konden organisaties de printkosten, papierverbruik en papierverspilling terugdringen. Uit onderzoek van Association for Information en Image Management (AIIM) uit 2012 blijkt dat 35 procent van de grote bedrijven een afname in het papierverbruik ziet. Daarnaast hebben tablets en smartphones voor een gigantische revival gezorgd en het papierloze kantoor dichterbij gebracht.

Waarom zijn we er dan nog niet na ruim veertig jaar? Uit onderzoek van Iron Mountain uit 2012 blijkt dat papieren dossiers en documenten nog steeds belangrijk zijn en dat voorlopig blijven. Slechts 1 procent van de ondervraagden heeft een echt papierloos kantoor. Vaak vergeten we dat er naast de ‘gewone printjes’ ook zoveel andere soorten papier in de omloop zijn: folders, brochures en ander marketingmateriaal, papieren koffiebekers en facturen om maar wat te noemen. Daarnaast is er een interessante trend gaande vanwege het feit dat we steeds meer digitaal vastleggen met onze smartphone of tablet. Digitale gebruikers willen hun herinneringen weer tastbaar maken en daar komen steeds meer apps voor op de markt. Zo kunnen we foto’s die we met onze smartphone maken steeds eenvoudiger laten ontwikkelen, of we ontwerpen verjaardagkaartjes online om die vervolgens te laten uitprinten en verzenden.

Ik verwacht dat het papierverbruik in de komende tien jaar nog verder zal afnemen. De lijn die door tablets en smartphones is ingezet zal voortzetten en printleveranciers zullen zich nog meer gaan richten op het ondersteunen van organisaties bij het digitaliseren en online beheren van informatie. Toch denk ik dat het papierloze kantoor voor de meeste organisaties nooit realiteit zal worden, maar vraag het me over twintig jaar nog eens, wie weet in wat voor tijdperk we dan beland zijn.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4873052). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

We zitten slechts op het begin van de digitalisering. Een papierloos kantoor heb ik al meer dan zes jaar, al heb ik nog wel eens vergaderingen waar de laptop / tablet verboden zijn. Ook het aantekeningen maken op papier blijft gewoon prettiger dan via een device, ondanks dat ik voor het laatste kies.

Een driver voor papier is o.a. dat een e-mail niet rechtsgeldig is en contracten nog steeds vaak getekend moeten worden.

Dat er nog mensen zijn die USB / DVD / CD / Blu-Ray / et cetera gebruiken... het is echt niet meer nodig.

Foto's printen... Tja, ik vind de beleving van zo'n 15 x 12 printje waardeloos, al moest ik van de week iets zoeken uit mijn "nostalgische doos" en heeft dat een beleving die toch echt speciaal is, ondanks dat de details veel kleiner en vager zijn.

Er is dus nog een lange weg te gaan. Mijn credo is wel "als het niet digitaal is, bestaat het niet" :-) Ook de tools om papier voor aantekeningen te vervangen moeten nog veel en veel beter.

Mijn vrouw houdt ook nog vast aan een TV-gids en mijn ouders en schoonouders lezen nog de krant. Ik moet er niet aan denken en boeken lees ik al helemaal niet meer op papier.

Toch merk ik dat ik voor veel dingen nog de uitzondering ben en zal de adoptie wellicht nog 20 jaar in beslag nemen. Toch als je ziet hoe snel bepaalde veranderingen gaan: Zie het verdwijnen van het foto-rolletje, zie de adoptie van smartphones toen deze multitouch kregen en zonder stylo bediend konden worden. dan kan het ineens snel gaan....

Het papierloze kantoor bestaat inmiddels wel. Nu moet het nog worden bevolkt door papierloze mensen.

Voor de meeste mensen is de psychologische barrière nog te hoog, waardoor de ratio nog steeds niet als overwinnaar uit de strijd gekomen.

De papieren tijger is winnaar ;)

Als je in het buitenland zit en met pensioenverzekeraars of de rijksdienst voor het wegverkeer te maken hebt weet je dat het papierloze kantoor nog heel veel jaren weg is . . . . .

Het voelt als Asterix, met formulier A22B311 dat ingevuld moet worden.

De overheid doet ook niet echt mee. Mooi voorbeeld: ik moest laatst van de belastingdienst alle betaalbewijzen opsturen van iets; dat moest op papier.
De toeleverende partijen doen ook niet echt mee: de bank houdt voor mijn internetbankieren de afschriften bij tot 15 maanden geleden. Ik moest dus 24 maanden terug en was blij dat ik nog papieren afschriften had om op terug te vallen.

Persoonlijk lees ik liever van papier, dat scheelt veel opladen van tablets, en bij het lezen op een smartphone krijg ik het idee dat ik lees door een sleutelgat. Papier doet het ook altijd, geen updates, geen waarschuwingen van "low battery", "no connection" of "can't reach the DRM server".

Papierloos in het bedrijfsleven zal alleen dan volledig lukken wanneer de overheid (zoals belastingdienst) afstapt van het bewaren van een hardcopy van een gevoerde administratie. Grotere organisaties zien een afname in papierconsumptie, tja als er bij de meeste bedrijven van enige grootte massaontslagen vallen, dan is het niet verwonderlijk dat er ook minder papier verbruikt wordt. Ik vraag me af hoe zich dat tot elkaar verhoudt.

Dank voor jullie reacties! Interessant om te zien dat het feit dat we nog een lange weg te gaan hebben met het papierloze kantoor herkend wordt. Ik verwacht dat met de komst van tablets/smart devices en het feit dat de jongste 'millenial' generatie gebruikers sowieso anders omspringt met informatie, het printvolume nog verder zal afnemen...

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×