Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Documentcreatie vanuit de broekzak

 

Expert

Arno Jellema
DGA, The Consultancy Firm. Expert van voor het topic .

Documentcreatie is vaak een taak voor de desktop, fijn binnen kantooruren. Maar de business verandert. We werken steeds vaker elders en een belangrijk offertetraject duldt geen uitstel tot morgen. En dus dien je het documentcreatieproces uit te breiden met een mobiele component.

Kenmerk van het nieuwe werken (hnw) is het loslaten van de negem tot vijf cultuur waar we met zijn allen zo aan gewend zijn geraakt. Het is niet meer nodig om ’s ochtends achteraan in de file aan te schuiven. Velen werken eerst hun e-mail weg alvorens naar afspraken te gaan of naar kantoor. Vooruitstrevende bedrijven hebben zelfs hun e-mail al aan de kant geschoven. Veel te tijdrovend, lastig te archiveren en dus erg risicovol als je je aan regels moet houden. Compliancy is nu eens een reden om technologie overboord te gooien. Wat ervoor in de plaats komt is een flexibel platform dat medewerkers in staat stelt samen te werken, documenten te delen en te creëren, waar en wanneer dan ook. Veilig en via de cloud.

Kenniswerkers

Maar zover zijn de meeste organisaties nog (lang) niet. Als we kijken naar het proces van documentcreatie zou dat uitstekend in een dergelijk platform voor samenwerking en contentmanagement kunnen worden geregeld. Binnen zo’n gecontroleerde maar flexibele omgeving kun je de complete ontwikkeling van systeemdocumenten, zoals klantbrieven of statusoverzichten, afhandelen. Van creatie tot en met goedkeuring en productie. Wat je zou willen, is dat je die documentcreatiecycli gaat borgen. Bij voorkeur dat alle stappen in één workflow gevat zijn, maar dat heb ik nog nooit bij een onderneming gezien.

In het proces van documentcreatie is het vier-ogen-principe van belang. Twee medewerkers moeten een document hebben beoordeeld voordat dit goedgekeurd en verzonden kan worden. Nu gaat dat vaak handmatig, via e-mail. Dat werkt niet meer. Waar we naar toe moeten is een applicatieomgeving die aansluit op de consumerization van it. Ontwikkel applicaties die aansluiten bij de mobiliteit en bij de manier van werken die past bij de huidige generatie kenniswerkers. Dat betekent: eenvoudig documenten en berichten uitwisselen, eenvoudig samenwerken en eenvoudig met elkaar communiceren. Uiteraard vanuit een (private) cloud-omgeving, zodat iedereen overal toegang heeft tot de gewenste functionaliteit en informatie. In de consumentensfeer zien we dit soort apps overal opdoemen. In de zakelijke omgeving blijft het akelig stil op dit vlak.

Roi van een app

De protectionistische houding van ‘it’ is de oorzaak van het uitblijven van gebruikersgerichte business apps. De starre houding van it op dit gebied is onderdeel van de reden waarom deze initiatieven nauwelijks doordringen bij bedrijven. Feit is dat de stap van een in hoge mate gecontroleerde en door firewalls dichtgetimmerde applicatieomgeving naar een situatie waarin gebruikers naar eigen wens softwaretoepassingen kunnen gebruiken groot is. Je moet als it business wise naar applicaties kijken. Is er een roi (return on investment)? Welke problemen lossen we ermee op? En verstevigen wij onze positie met deze applicatie? En dan ga je bouwen of je kunt business users met argumenten uitleggen dat het nog niet opportuun is een app te bouwen.

Een voorbeeld van een mobiele applicatie die gebouwd is voor de gebruiker is The Document Wizard: Mobile Edition. Gebruikers kunnen hiermee altijd en overal over hun documenten beschikken. Ook als zij geen internetverbinding hebben. Gebruikers kunnen push notifications gebruiken, waarmee meldingen naar de smartphone kunnen worden gestuurd om bijvoorbeeld een document goed te keuren.

Tijdkritisch

Is zo’n mobiele oplossing nu echt noodzakelijk, voegt het werkelijk iets toe? In de eerste plaats is het nodig omdat het een verlengstuk is van hnw. Waarom zou je wel e-mail en agenda thuis kunnen afhandelen maar documentcreatie niet? Daarnaast is documentcreatie wel degelijk tijdkritisch. Een brief die uitgestuurd moet naar de pers om te reageren op een product recall is tijdkritisch en vereist goedkeuring of aanpassing van de directeur. Een offertetraject dient geaccordeerd te worden volgens een vaste workflow en ook daar zit tijdsdruk achter. Dan kun je je als medewerker niet verschuilen achter het feit dat je niet achter je pc zat.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4618496). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 

Reacties

Beste Arno,

Het goede nieuws is dat er op het gebied van het genereren van commerciële documenten (brieven, offertes, orders, contracten etc.)standaard en mobiele (zelfs offline) applicaties bestaan die het genereren van (ook complexe) documenten ondersteunt, inclusief workflow rond goedkeuring van de documenten. Hierbij bepalen business rules die gerelateerd zijn aan de inhoud van het document of goedkeuring nodig is, en zo ja, door wie.

Bij offertes, contracten en orderdocumenten is de complexiteit zo groot dat je met doorsnee "blokkendoos"-oplossingen niet uit de voeten kunt. Naast "dynamische content" is er dan behoefte aan een logisch geheel van regels die de content gebruiken om tot een juist document te komen.

Verder blijkt dat integratie tussen de te genereren documenten en bedrijfsdata (vaak CRM- of ERP-gerelateerd) van belang is om juistheid van de inhoud te garanderen. Een extra complicerende factor.

Het slim kunnen genereren van documenten op iedere gewenste locatie biedt, bij inachtneming van bovenstaande mogelijkheden, een enorm goede ROI maar voorkomt ook frustratie bij gebruikers die eindeloos bezig zijn met steeds opnieuw uitvinden van het wiel in een tekstverwerker.

Workflow-systemen, die gekoppeld zijn via een app aan mijn smart phone of tablet. Zou moeten kunnen toch?
Dan graag een tablet, dan kan ik het makkelijker lezen.
Ik zie nog wel een paar security issues in de weg staan.

Ik mis iets: tussen de desktop die vast staat op het werk en de smartphone/tablet thuis met apps zit volgens mij nog een heel handig device: de laptop!

Zeker als ik een document moet beoordelen en mijn op- en aanmerkingen door moet geven, dan is een gewoon toetsenbord nog steeds onontbeerlijk. Goed, ik moet de laptop mee naar huis nemen 's avonds, en de volgende dag weer mee terug. Maar achterop de fiets gaat dat heel handig hoor, om van de kofferbak van de gemiddelde leaseauto nog maar te zwijgen.

Er wordt gewoon gebruik gemaakt van bewezen technologieën en ik heb gewoon alle tools die ik nodig heb om het document te kunnen maken ter beschikking. Niets gekloot met webinterfaces die net weer iets anders werken, met te dikke vingers op kleine icoontjes op een touchscreen enz.

Gewoon, lekker degelijk op een laptop. Ouderwets? Misschien wel, maar arbo- en rsi-technisch een stuk verantwoorder dan de gemiddelde tablet en smartphone gebruiker!

Er wordt een zakelijke en privé omgeving vergeleken. Dit is mijns inziens appels met peren vergelijken. De meeste mensen schrijven privé niet zoveel documenten volgens mij, en al helemaal geen zwaarlijvige rapporten. Ook zit er vaak nogal verschil in de inhoud van de documenten. Als ik iets schrijf in het clubblad van de plaatselijke sportclub lig ik niet zo wakker van als dat "ergens" in de cloud rondzwerft.
Maar gaat het om documenten die beschrijven hoe je met 25% van de gebruikelijke röntgendosis nog steeds goede opnamen kunt maken (zoals in een nieuwsitem bij RTL4 te zien was afgelopen week) dan wil je die documenten misschien liever niet "ergens in de cloud" opslaan.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×