Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Stop tijdverspilling met enterprise mailmanagement

 

Computable Expert

Roy Wasse
Directeur, OpenValue. Expert van Computable voor de topics Datamanagement, Development en Beheer.

Prominente ecm-deelgebieden betreffen het managen van webcontent, documents, records en digital assets. Daarnaast spelen de hieraan gerelateerde businessprocessen een belangrijke rol. Ook heeft social networking en/of collaboration zich inmiddels gemanifesteerd als ecm-deelgebied en kan search worden meegerekend. Als we nu echter de vraag 'Met welke ongestructureerde content kom je het meest in aanraking?' stellen aan de gemiddelde information worker, dan stel ik, indien hij hierover goed nadenkt, dat dit waarschijnlijk e-mail is. Toch is hiervoor nog geen geschikte ecm-oplossing.

Een Googleoopdracht op mailmanagement levert wel één en ander op. En natuurlijk is e-mailintegratie wel een onderdeel van veel ecm-suites. Dit is in de basis echter niet veel meer dan de mogelijkheid om e-mail op te slaan in een document management-oplossing. Verder slaat de integratie nogal eens op het ophalen van informatie uit het ecm-systeem in een e-mailclient. Denk hierbij aan e-mailalerts  uit het ecm-systeem of vanuit de e-mailclient workflowstappen uitvoeren. Dit is niet gericht op het beheren van mail an sich. Het is dan ook niet een volwassen totaaloplossing die structureel belangrijke aspecten als e-mailkennisdeling, archivering, metadatering en security integraal adresseert. De bestaande oplossingen zijn ad hoc en staan los van elkaar.

En ondertussen is het maar afzien. Hoeveel medewerkers hikken niet tegen een corporate limiet aan van de mailboxgrootte. Waarom moet de grootte eigenlijk worden beperkt? Voor referentiedoeleinden is het toch handig om e-mail te bewaren?  Een veelgehoorde reden om wel te beperken is dat documenten niet in de mail opgeslagen horen te worden. Zolang e-mail de beperkingen omtrent structuring, beveiliging en kennisdeling heeft zoals nu, ben ik het hier mee eens. Maar het is helaas arbeidsintensief om het telkens wel op de juiste plek op te slaan en dan raakt vaak de context van de bijbehorende mail ook nog eens zoek. Verder geldt het probleem dat, als je e-mail wilt structureren, de enige bestaande optie is om ouderwetse hiërarchische mappenstructuren te bouwen. Hoeveel uur ben jij kwijt met het heen en weer slepen van mailtjes naar mappen? Zonde! Waarom kan dit niet worden gecategoriseerd door mail te metadateren met een categorie waardoor deze automatisch op meerdere plekken terecht komt zonder al dat gesleep (relationele opslag)?

Al met al: Het ontbreken van volwassen e-mailmanagement is een groot gemis! Op alle prominente ecm-gebieden zijn voorzieningen, zoals delen van informatie, schaalbaarheid, metadatering, workflow en dergelijke doorgedrongen. Dus het is tijd voor een volgende generatie e-mailmanagement. Ik geef alvast de werktitel enterprise mailmanagement (EMM) mee. Met EMM moet e-mail moet eenvoudig centraal beschikbaar kunnen worden gesteld in een corporate repository op aangeven van de ontvanger, zonder oplslagbeperking, met automatische opslag van documenten in een dms, relationele opslag met rating enranking. En zo kan ik nog wel meer verzinnen. Wie springt in dit gat in de markt?

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2557624). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Ik ben het helemaal met jouw eens. Je moet je mailtjes nu altijd in de juiste mappen doen en dat kost tijd en is niet handig. Heb je al reacties gekregen?

Mee eens.
Volgens mij is deel van het probleem het feit dat iedereen maar ongelimiteerd aan iedereen mail kan sturen over ieder williekeurig onderwerp. In een bulk van dat soort mail (los van spam) "verdwijnt" de echt belangrijke mail.

Ik denk dat het probleem verder gaat. Mail is nu te veel persoonsgebonden en niet business gedreven. Als ik wil dat een offerte door een communicatieafdeling behandeld wordt, wil ik een service gebruiken van een afdeling, ik wil niet dat een specifieke persoon dat voor mij doet, maar dat het gedaan wordt (denk aan vakantie, job rotation, etc). Verder wil ik ook nog op de hoogte wordt gehouden van de voortgang. Email moet formeler. Ik denk dat dit in bijna alle (typen) organisaties een probleem is.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×