Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Waarom ECM een veel belangrijke rol moet spelen in de discussie over BPM en SOA

 

Computable Expert

Freddie van Rijswijk MSc
Senior Executive, ISIS Papyrus Netherlands B.V.. Expert van Computable voor de topics Datamanagement en Infrastructuur.

Definitie: Enterprise Content Management (ECM) gaatover het capturen, managen, opslaan, archiveren en leveren van content diegerelateerd is aan organisatorische processen. Ik wil graag één stap verder gaan door testellen dat bedrijfsprocessen en bedrijfscommunicatie niet alleen gerelateerdaan elkaar, ze zijn onlosmakend met elkaar verbonden.

Bedrijfscommunicatie vindt plaats binnen debedrijfsgrenzen en vanzelfsprekend ook daarbuiten. Bedrijfscommunicatie isaltijd verbonden met een bedrijfsproces.  Een verzoek, een document, een rapport, eenmarketing campagne, een e-mail, een notitie, een EDI bericht, een telefoontje,een ingevuld webformulier, een dagafschrift, een contract, een claim, ik kan zonog wel een tijdje doorgaan, het valt allemaal onder bedrijfscommunicatie en isonderdeel van een bedrijfsproces.

Ga maar na hoe vaak een “ business event”  in de eigen praktijk een vorm van communicatieis, bijvoorbeeld een aanvraag voor een lening, een vlucht boeken of eenverblijfsvergunning aanvragen.  Altijdleidt dit tot het starten van een(complex)  bedrijfsproces. In  veel gevallen eindigt een bedrijfsproces ook metbedrijfscommunicatie, de confirmatie in de vorm van een contract, e-ticket ofde formele afwijzing. Vanzelfsprekend komt ook gedurende het bedrijfsproces veelvuldigcommunicatie voor en in veel gevallen schrijven de regels de bedrijven ook nogeens voor dat ze moeten kunnen aantonen met wie en hoe de transactie tot standis gekomen en dat er geen fraude is gepleegd door bijvoorbeeld ongeautoriseerdewijzigingen in de documenten.

Is er een manier om grip te krijgen op decommunicatie en de processen in een bedrijf? Ik heb het dan niet alleen over inkomende communicatie (e-mail, scan, fax,telefoon, webformulieren) maar ook over uitgaandecommunicatie. Het gaat voor deze eerste blog-item te ver om in te gaan op deverschillende eisen die je kunt stellen aan een bedrijfsbreedcommunicatieplatform maar het mag duidelijk zijn dat iedere ontwikkelaar, applicatieen pc gebruiker op zijn eigen manier een document creeert.

Willen we de effectiviteit en efficientie vande bedrijfsprocessen verbeteren dan zullen we op zoek moeten gaan naar manierenom de lus tussen inkomende en uitgaande communicatie te sluiten, m.a.w. eenmanier om de bedrijfstransactie te kunnen managen. Niet alleen moeten deoperationele kosten omlaag maar de kwaliteit en daarmee de gebruikersbeleving moettegelijkertijd omhoog,. Maar bovenal moet de business weer terug aan het stuur.Time-to-market is dusdanig belangrijk en SOA & BPM zo ingewikkeld dat hetgewoonweg belachelijk  is om te moetenvaststellen dat het hele verhaal rondom “ Agility” nog steeds inhoudt dat ITafdelingen, om iets simpels als een nieuw document in productie te zetten,denken in maanden in plaats van in weken of nog beter in dagen.

Niet dat je de IT kan verwijten dat ze niethun best doen. In tegendeel ze hebben hun handen vol aan de huidigeconstellatie van standaard applicaties (SAP, Siebel), producten (Doc1, Documentum,FileNet, Cofax, Interwoven), legacy applicaties (C, Cobol) en heel veelmaatwerk (.Net, Java) en dan heb ik het nog niet over de eisen die gesteldworden aan versies van besturingsystemen, databases, XML, Applicatie servers,applicaties,  standaarden, etc.

Ik pleit voor een andere benadering, stel debusiness in staat om aan het stuur te zitten, zet de communicatie centraal, hetsluiten van de lus, de eenduidige en consistente manier van bedrijfscommunicatieen ga als IT op zoek naar een bedrijfsbrede communicatie infrastructuur die eenzo hoog mogelijk cohesie gehalte kent en ver afstaat van de best-of-breedstrategieen die ons hebben doen belanden in deze nachtmerrie voor de business.

Vreemde gedachte? Niet als je zoals ik vele integratieprojecten heb moeten doen die vele miljoenen hebben gekost en niet hebbengebracht wat de business nodig had, niet als je kijkt naar de bewegingen in demarkt waar je ziet dat de grote jongens zoals EMC hun product suite aan hetuitbreiden zijn met aqcuisities op het gebied van capturing en document outputmanagement, niet als je dagelijks werkt met een ECM platform dat gebouwd isrondom een repository en de lus sluit tussen inkomende en uitgaande businesscommunicatie.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2484398). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Het basis uitgangspunt moet toch zijn dat mensen hun werk kunnen uitvoeren en hierbij met elkaar kunnen communiceren en over de juiste informatie beschikken. Deze informatie komt veelal uit verschillende bronnen (zowel ECM als ERM, CRM systemen). ECM als zelfstandige oplossing bestaat hierdoor niet meer bestaat. Een organisatie heeft een informatiemanagement probleem dat opgelost moet worden. Hierbij kan een ECM oplossing een deel van uitmaken. Hierdoor is ECM automatisch in een discussie over SOA en BPM en nog veel meer tools en technieken betrokken. Doordat ECM niet meer als zelfstandige oplossing bestaat moet deze opgenomen worden in de ICT architectuur van een organisatie. Op basis van je bestaande architectuur kun je kijken hoe wijzigingen hierop van invloed zijn en wat je moet doen om te zorgen dat je aan de eisen van de business kunt voldoen. De keuze van een ECM tool hangt nu niet alleen meer af van de functionaliteit van de tool, maar ook in de mate waarin het binnen de architectuur past. Dit kan betekenen dat zoveel mogelijk producten van één leverancier worden gekocht, maar dat is niet nodig als tooling wordt aangeschaft die goed in de architectuur en informatie-uitwisseling tussen systemen past.

Waarom drie afko’s in een interessant artikel waarin de kern geraakt wordt van ICT? Het gaat over het algemeen veel te veel over de T, minder over de I en nauwelijks over C.Laat mensen weer eens gewoon met elkaar praten over waar ze mee bezig zijn, dat helpt elkaar te begrijpen en voorkomt een hoop misverstanden. Helemaal mee eens dus, om communicatie centraal te stellen. Mensen werken over het algemeen niet om “vanuit input, output te creëren en om lussen te sluiten”. Ik vaag mij af hoe ICT dat het best kan faciliteren dat mensen hun werk beter kunnen doen. Is dat niet een kwestie van de huidige middelen die Freddie noemt beter in te zetten? Ik geloof niet in nog een mooie afkorting en weer een nieuw concept. Leg de nadruk op “people”, zorg ervoor dat mensen weten wat van ze verwacht wordt en leer ze de middelen die ze hebben beter te gebruiken. De belangrijkste meerwaarde van ICT zit’em niet in vernieuwing maar in organisatie en optimalisatie: laat zien en leg uit wat mensen kunnen met SOA, BPM en ECM vanuit hun dagelijkse praktijk en niet vanuit systemen en ICT concepten. Graag meer cases en minder terreinafbakening en positiebepalingen.

@Freddie.Zeker geen vreemde gedachte. Er is echter een belangrijk ander punt dat - uit de dagelijkse praktijk - aantoont dat een dergelijke verschuiving nodig is.Ondanks de aqcuisitie strategie van menig ECM leverancier, om zo alle functionaliteit 'in huis' te hebben (en daarmee in potentie de lus te sluiten), wordt daarmee niet afgedwongen dat ook qua implementatie de lus gesloten wordt.Wat ik daar mee bedoel is, dat het nog steeds mogelijk blijft om bijvoorbeeld een output management oplossing in te richten die 'denkt' in output termen (waaronder gebundelde archivering conform het printproces).Dus zonder rekening te houden met de noodzaak om de output in het kader van dossiervorming, digitaal beschikbaar te stellen, in een, voor de gebruiker van het dossier, geschikt formaat.Dit is het beschikbaar stellen aan die bedrijfsprocessen die zich, bijvoorbeeld, bezig houden met het onderhouden van de relatie met de klant. Het zijn namelijk de bedrijfsprocessen rond deze relatie die aanleiding zijn geweest om de output uberhaupt te genereren.Er wél rekening mee houden impliceert onder andere, nadenken over individuele PDF/A documenten versus gebudelde documenten. Omdat individuele documenten als records beter beheersbaar zijn en voor de gebruiker beter vind- en bruikbaar zijn. Over watermerken die wel bij her-print maar niet bij on-line viewing getoond worden omdat er onderscheid moet zijn tussen de originele printen en zijn kopie maar je daar, bij het inzien van het document, niet door gehinderd wil worden. Over het na 7 jaar nog kunnen printen op het originele briefpapier of formulier met volledige look-and-feel terwijl je weet dat de kans dat het originele drukwerk nog onveranderd bestaat nihil is.Het zijn slechts voorbeelden van keuzes. Het zijn praktijkgevallen waarbij we allemaal voorbeelden weten waar dergelijke keuzes zijn gemaakt die optimaal waren voor een deel maar suboptimaal voor de gehele lus.De lus sluiten impliceert dan ook, dat voor en tijdens de implementatie nagedacht wordt over alle facetten in de lus.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×