Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Informatie als productiefactor?

 

Expert

mr.ir. Frans Dondorp
Business developer, Decos Software Engineering. Expert van voor het topic .

Een vrij open geformuleerde stelling aan de ‘softe’ kant van ECM: die kant waar de techniek raakt aan afspraken en (interne) regels. Deels gebaseerd op verbazing over de dagelijkse praktijk en deels gevoed door de wens informatievoorziening en informatiemanagement daadwerkelijk aan te sluiten op het productieproces: wordt het niet tijd om informatie te gaan beschouwen (en met name te gaan behandelen) als productiefactor?

In de klassieke economie worden natuur, arbeid en kapitaal als productiefactoren beschouwd die cruciaal zijn om productie te verwezenlijken. In de gedachte van de kenniseconomie is het niet nieuw om daar de productiefactor kennis aan toe te voegen. In de dagelijkse praktijk van ECM echter wel.

Daar waar arbeid en kapitaal zeer diep in het bedrijfsproces zijn geïntegreerd, blijft informatie achter. Daar waar op het hoogste niveau van de organisatie dagelijks wordt gestuurd op financiële en personele targets wordt informatiemanagement nog te veel gezien als een speeltje van facilitaire dienstverlening. Totdat het misgaat en blijkt dat informatie vooral in organisatorische zin niet zo serieus wordt gemanaged.

Sinds 2001 zijn een hoop eisen geformuleerd. Nog afgezien van SOX en alle daaruit voortvloeiende regelingen voor de particuliere sector is bij de overheid het nodige gebeurd in het archiefrecht (ministeriele regelingen, 2001-2002) en het bestuursrecht (Wet elektronisch bestuurlijk verkeer, 2004). Daarnaast kwamen steeds meer normen tot stand (ISO 15489, 17799 en uiteindelijk 27001). De strekking was telkens dat elektronisch handelen en informatiemanagement heel gewoon zou worden en dat het beheer daarvan structureel deel van het organisatiebeleid moest worden. De echte definitie van een informatiesysteem werd (en wordt) gehanteerd: mensen, middelen, gegevens en procedures. Niet alleen techniek.

Toch merken we een aantal jaren later dat er met name aan de techniek is gewerkt. Het is inmiddels normaal dat organisaties in vergaande mate digitaal werken. Maar te vaak zonder beleid. In een gemiddelde organisatie is naar mijn idee bijvoorbeeld onduidelijk wie eigenlijk eindverantwoordelijk is voor het verwijderen van gegevens, waaronder persoonsgegevens. Wie eigenlijk bepaalt welke personen welke gegevens mogen zien en op basis van welke criteria. Als op dat gebied afspraken of regels bestaan liggen ze vaak niet vast. Zo kan het gebeuren dat in een bedrijf met een miljoenenomzet een jongen van 22 op basis van gevoel bepaalt wie waar in mag, onafhankelijk van een archiefdienst of een afdeling communicatie die daar andere ideeën over heeft. En weggooien is een risico.


Als informatie gaat rondslingeren is dat niet vreemd, hoogstens vervelend.

In een implementatietraject sta je dan even stil bij de gedachte om het informatiebeleid te formuleren in een informatiebeheersplan en een informatiebeveiligingsplan. Samen met een representatief deel van de organisatie dat immers bekend moet zijn met dat beleid en het ook daadwerkelijk moet gaan doen. “Dat is wel een goed idee”, hoor je dan. Alsof het een nieuw idee is.

Naar mijn idee twijfelt niemand meer over de waarde van actuele en goed beheerde data in het productieproces. Ik denk dat daarmee het vakgebied volwassen genoeg is geworden om mee te spelen op het niveau van het topmanagement. De breed gedragen gedachte om beter aan te sluiten bij het proces betekent naar mijn idee ook aansluiten bij en desnoods formuleren van breed gedragen beleid. Waar iemand ook echt verantwoordelijk voor is. Waar je medewerkers op kunt aanspreken omdat het net als de regels voor arbeid en kapitaal deel uitmaakt van hun functie en functioneren.

Tijd dus voor de Chief Information Officer in de bestuurskamer en/of een overkoepelende informatiemanager die ICT, communicatie, post en archief onder zijn of haar hoede heeft. Informatie heeft dan pas de erkenning gekregen die het verdient: erkenning als productiefactor.


Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2484393). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Hi Frans, mooie observatie. Informatie wordt inderdaad steeds meer onderkend als een factor die onderscheidend vermogen kan opleveren. In 2006 publiceerde McKinsey een survey (zie in http://www.mckinseyquarterly.com/PDFDownload.aspx?L2=7&L3=10&ar=1764) naar de factoren die beslissers voor de komende 5 jaar (dus tot en met 2011) van invloed zien op het wereldwijze zakendoen en de winstgevendheid van de eigen onderneming. De eenvoud waarmee informatie ter beschikking kan worden gesteld op momenten dat deze nodig is (het optimaal kunnen voorzien in de informatiebehoefte) komt hierbij als een van de belangrijkste factoren naar voren. Overigens rept het hele artikel met geen woord over een onderscheid tussen content en data. Om te kunnen voorzien in de door McKinsey geanalyseerde behoefte, zullen we dus de content- en datastromen moeten integreren, in ieder geval vanuit het perspectief van de behoefte van de informatiewerker. En zo komen we weer uit op ECM als een van de twee peilers van een organisatiebreed informatiebeleid.

Beste Frans,Volledig mee eens. Ik zou echter nog willen toevoegen dat niet alleen informatie (over het algemeen opgeslagen in IT systemen) maar juist ook kennis (in de hoofden van mensen en opgeslagen in systemen) als productie factor moet worden aangemerkt. Al enkele jaren terug verkondigde David Parlby de gedachte om kennis en informatie op te nemen in de balans van organisaties. Door deze vernieuwende gedachte wordt een organisatie onmiddellijk gehouden aan een betere huishouding van kennis en ervaring. De aanstormende tsunami van Babyboomer-pensionering zal direct negatief inwerken op organisaties waar overdracht en bescherming van kennis niet in de basis van de organisatie is vastgelegd. Een nieuwe poging om kennis en informatie als element op een balans te krijgen is alleen al daarom erg noodzakelijk.

Hi Wim,Goed punt. Zo ben ik een tijdje terug bij een groothandel betrokken geweest waar men voor advisering en sales erg afhankelijk was van de technisch specialisten die het bedrijf door en door kenden, maar die wel binnenkort met pensioen gingen. Deze personen golden als vraagbaak voor de eigen telefonische verkoopdienst, en die moest dus worden voorbereid op het zelfvoorzienend worden qua kennis en informatie. Dat viel nog niet mee. Bovendien bleek er een fundamenteel verschil in werkwijze. De "oude garde" kende alle productcodes uit het hoofd, en hanteerden die codes als ingang tot de catalogus. De "nieuwe garde" wilden graag een meer inhoudelijke ontsluiting van de catalogus, maar dat stuitte op het nodige verzet. Uiteraard zijn beide mogelijk in een georganiseerde oplossing, maar je raadt natuurlijk al waar het aan schortte. We hebben toen gekeken naar een Product Informatie Management oplossing, maar door budgetperikelen is dat toen niet van de grond gekomen.

Kennis erkennen als productiefactor, helemaal eens. Het moet een stuk breder de organisaties in. Er wordt veel tijd en geld aan implementaties besteed. Het is technisch mogelijk, dus laten we de meest complexe wensen en stokpaardjes implementeren. Echter de organisatie en de bedrijfsprocessen zijn er veelal niet klaar voor en daardoor faalt de oplossing. Heb gezien dat een correcte implementatie medewerkers tegenwerkte. De workflows duurde lang, men klaagde dat men niet bij bepaalde content kon komen. De moraal om content aan te leveren ebde weg. Men besloot de boel om te gooien. Iedereen die content wilde beheren was van harte welkom en werd direct alle rechten toebedeeld :) Hoe vaak wordt het managen van content als deeltaak gezien die er terloops even bij gedaan mag worden? Is het wel deel van de functie? Kan je er überhaupt uren op boeken? Beetje offtopic maar een aardige qua web archivering, tot voor kort nog een technisch probleem. We hebben een oplossing om websites in originele staat te archiveren welke vervolgens terug in de tijd gesurft kunnen worden. Heb onlangs een flinke ronde door overheidsland gemaakt op departementaal en zbo nivo. Technisch en organisatorisch hoeft er niet zo veel te gebeuren. Nu lijkt het probleem dat de verschillende partijen zich graag achter de andere verstoppen; "Waarom zouden we onze websites correct archiveren (zoals ze volgens de archiefwet verplicht zijn!), die andere doen het ook niet." Bij financiële organisaties kom je een heel andere instelling tegen, die hebben natuurlijk wel een heel andere drijfveer.

Hoi Frans, Een aardig punt wat je hier naar voren brengt waar ik het zeker mee eens ben. Ik wil toch enige nuance aanbrengen. Ik ken de nodige bedrijven die dit onderwerp zeer serieus nemen en er hard aan werken om op allerlei vlakken op een zo goed mogelijke manier met data, informatie en content om te gaan met goede resultaten.Een recentelijk voorbeeld van waar zaken foutlopen is natuurlijk De Belastingdienst. Hier moet zelfs een "bedrijfsorder" van de Minister zorgen voor een reorganisatie van het IT-orgaan. De Minister denkt dat het dichter naar Den Haag halen van dit orgaan, lees kortere hierarchische lijnen, enige oplossing biedt. Daar komt het verhaal van de data, informatie en content management weer om de hoek kijken. Maak inderdaad iemand verantwoordelijk voor dit onderwerp en laat het niet tussen hemel en aarde zweven met de gedachte dat het wel goed komt, want dat komt het niet. De gedachte om de term productiefactor aan data, informatie en content te koppelen kan nog wel eens de concrete aanleiding zijn om organisaties actie te laten ondernemen.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×