Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Contractbeheer in Excel prima idee, maar het kan beter

 

Computable Expert

Andre Salomons
Directeur/CIO, Smart SharePoint Solutions. Expert van Computable voor de topics Cloud Computing en Loopbaan.

Contracten beheren op een spreadsheet? Doen! Iedere organisatie moet zijn contracten beheren! Daar zijn al veel artikelen over geschreven!! Het kan je duur komen te staan als je het niet doet. Als je begint om je contracten te managen is een van de eerste dingen die je doet, ze overal vandaan halen.

Er liggen contracten bij jou in de kluis, er zijn er een paar contracten bij de secretaresse, ook op andere afdelingen liggen er nog een paar en er is nog een onderhoudscontract voor de vaatwasser onderweg. In dat geval zou je toch eens moeten nadenken over de gegevens die van belang zijn, om contracten te beheren. Je denkt erover om die in een Excel sheet te zetten, want je hebt nog absoluut geen behoefte aan een professionele oplossing. Ik weet zeker dat de eerste tien versies van je Excel sheet niet volledig zijn. Zo is het mij ook vergaan.

Excel heeft geen beperkingen

Natuurlijk is het een prima idee om je contracten in een Excel-sheet te zetten. Tot en met vijftig contracten is het prima te doen in een Excel-sheet, dat doen ook heel veel organisaties.

  • Excel betekent dat je geen software kosten hebt van een contract management systeem in de cloud (een contract management system op je eigen server is niet meer van deze tijd…)
  • Vijftig contracten is een aantal dat je goed denkt te kunnen managen, maar je kunt dat niet op een professionele wijze doen.
  • Je maakt het Excel-sheet zelf in één dimensie en rekent de uren van het maken niet toe en er is geen enkele garantie op volledigheid.

Ik heb organisaties gezien die hun contracten beheerden met een Excel-sheet, maar toch vergaten hun huur tijdig op te zeggen, inkoopcontracten na te komen en niet tijdig op de hoogte waren van opzegtermijnen.

Oplossing van derden

Ik zal eerlijk zijn, het is mij ook overkomen dat ik een vitale datum heb gemist. Dat was dan ook het moment dat ik ben gaan zoeken naar een solide oplossing - het mocht immers nooit meer gebeuren!!!

De meeste mensen die voor hun organisatie minder dan vijftig contracten beheren moeten hun business runnen en contractenbeheer is niet hun eerste prioriteit. Uitgedaagd door aantrekkelijke voorwaarden zoals: lage kosten, kosten in plaats van investeringen, schaalbaarheid, opzeggen wanneer je maar wilt, backup is geregeld, security ook. If it looks too good to be true, it probably is too good to be true. Zou dat hier ook opgaan?

Lage kosten? Vergelijk de licentiekosten on premise met de abonnementskosten voor drie jaar en oordeel dan.

Ik beoordeelde de aanbieders op het feit of ze hun security goed geregeld hebben, door op hun website te kijken of ze ISAE 3402 and ISO 27001 certificaten hebben. De providers zijn hier verre van volledig in hun informatieverstrekking.

Waar staat hun data, hebben ze eigen servers of staat die bij derden? Iedereen lijkt angstig te zijn voor de Patriot act, niet te vinden op de sites. Je moet maar aannemen dat de data in Nederland staan.

Wat gebeurt er als de cloud aanbieder failliet gaat en hoe zit het met portabiliteit van data? Cloud escrow zou een mooie oplossing zijn, maar op de websites van de providers is hierover niets te vinden.

Zijn de aanbieders groot genoeg om te overleven, ik zocht naar gedeponeerde jaarverslagen, wederom….

Conclusie

Er zijn ook oplossingen in de Cloud die wel aan deze criteria voldoen. Maar net zo min als ik namen heb genoemd van de cloud leveranciers, zal ik namen van deze oplossingen noemen. Het gaat er immers om dat je bewust wordt van je contracten en waar je op moet letten als je toe bent aan de volgende stap van Excel naar…

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4792072). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Andre,

Excel is een tool voor digibeten, de pest in menig applicatie portfolio. Draken van formules zorgen er ook nog weleens voor dat terminal severs 'non-responsive' worden en vaak heb je door verschillende versies meerdere waarheden.

Volgens mij zijn er mooiere OSS oplossingen die ook nog bijkomende zaken als multi-user met verschillende rechten ondersteunen. En er zullen inderdaad ook vast wel oplossingen in de cloud voor te vinden zijn. Maar zolang Excel nog standaard mee komt met Word...

Als organisatie kun je best veel voordeel halen uit het beheren van je contracten. Vooral in deze tijd kun je mooie deals met je leveranciers sluiten als je tijdig actie onderneemt. Centraliseren van contracten bij een afdeling is de eerste stap. Hoe en met welke tool je verder hieraan een workflow gaat koppelen moet je per organisatie bekijken.
Zeer eens met je conclusie, wees bewust van je contracten.

Beste medelezers,

Kan het niet nalaten toch even te reageren. Uiteraard zijn we het er direct over eens dat contractbeheer vrijwel altijd efficiënter en professioneler kan dan in Excel. Daarover geen discussie wat mij betreft. Waar ik meer moeite mee heb is het geschetste onderzoek zoals uitgevoerd. Nu exploiteer ik (toevallig :)) zelf een onderneming die een contractbeheerapplicatie aanbiedt en ik had het principe van hoor en wederhoor -of een diepgravender onderzoek- wel terecht gevonden. Persoonlijk vind ik het vrij makkelijk om allerlei vragen te poneren en dan middels een quick-and-dirty Google actie te insinueren dat thema's als beveiliging, back-up, wat als iemand failliet gaat? wellicht niet goed geregeld zijn bij partijen. Ik zal niet ontkennen dat informatie transparanter kan, die les trek ik mij aan.

Voorts is het aan de orde van de dag dat wij in staat zijn mensen ervan te overtuigen dat onze systemen voldoen aan de meest essentiële veiligheidseisen, scenario's in geval van faillissement (niets nieuws onder de zon bij software aanbieders), hoe het zit met patriot acts et cetera. Gelukkig blijkt uit de referenties dat partijen hier dan ook van overtuigd zijn. Trots ben ik op referenties als Deli XL, Carglass Nederland, het Leger des Heils en diverse onderwijsinstellingen.

Voor mijn verhaal een al te groot "Wij van WC-eend, adviseren WC-eend" gehalte krijgt, tot slot nog een tip over een gedegen uitgevoerd onderzoek naar inkoopsoftware (waaronder ook contractbeheer software) door E-proQure. Dit volledige onderzoek is te downloaden via www.e-proqure.nl.

Er bestaat bijvoorbeeld frontaccount, ook in het nederlands. Een FOSS pakket met veel mogelijkheden en vele malen beter als excel.
Dat is een wat kleiner pakket als een ERP.
http://frontaccounting.com/
Daarbij is het gratis.

Ik kan me vinden in je opmerking dat transparantie van informatie beter kan. Ik kon op jullie site en op sites van vele andere aanbieders van contract management software niets vinden over de wijze waarop de beveiliging geregeld is en of beheers procedures middels een ISAE 3402 certificaat afgedekt zijn. Evenmin kon ik vinden of jullie de klantendata op een eigen datacentrum hosten of dat dit is uitbesteed.

Ik heb in het blog op geen enkele wijze vermeldt dat security niet goed geregeld is. Alleen dat men ernaar kan vragen als het niet op de site van de provider staat.

In 2011 schreef ik al eerder over het ontbreken van transparantie over cloud security en heb toen het aanbod aan financiële software bekeken op transparantie en heb daar dezelfde vragen gesteld. Het hoeft dus geen verrassing te zijn, dat ik nu websites van andere software aanbieders op dezelfde wijze heb bekeken.
http://www.computable.nl/artikel/opinie/cloud_computing/4317531/2333364/cloud-security-moet-uniformer-en--transparanter.html.

Dit artikel was niet uitsluitend bedoeld voor financiële software. Het verbaast mij oprecht dat in een tijd dat onderwerpen als cloudsecurity, cloud escrow enzovoort, belangrijk zijn voor eindgebruikers deze niet spontaan wordt getoond door de providers.

Eindgebruikers moeten m.i. in staat zijn om op websites te zien hoe beveiliging, dat opslag etc. is geregeld en dat zij daarna de mogelijkheid hebben om certificaten op te vragen, zoals dat bij Microsoft voor office 365 mogelijk is.

Ik vind dat afnemers zelf beoordelingen moeten kunnen uitvoeren en heb daarvoor een handreiking gedaan door aan te geven op welke zaken men moet letten.

Ik heb bewust geen namen genoemd in dit blog, want wij leveren o.a. ook Contract life cycle management software, maar ik vind het niet gepast om in de buurt van een wc eend verhaal te komen en zeker geen klanten te noemen.

Mooi dit statement!

Contracten beheren in een spreadsheet. NIET DOEN! Een spreadsheet is een valkuil voor het beheren van contracten. Het managen van een contract is een dynamisch vraagstuk en moet niet worden opgelost met een statisch instrument zoals een spreadsheet. Het "registreren" van een contract in een spreadsheet is zeker niet het managen van een contract.

Veel van onze klanten (http://www.mochadocs.com/nl/Referenties.html) hebben deze ervaring al gehad. Unaniem zullen ze bevestigen dat het managen van contracten in een spreadsheet veel tijd, geld en ergernissen kost omdat het gewoon niet werkt. De schrijver zegt het zelf al.......Ik heb organisaties gezien die hun contracten beheerden met een Excel-sheet, maar toch vergaten hun huur tijdig op te zeggen, inkoopcontracten na te komen en niet tijdig op de hoogte waren van opzegtermijnen....en dan toch nog zeggen dat dat in excel een prima idee is.

Graag wil ik je uitnodigen eens te kijken naar Mochadocs (http://www.mochadocs.com) en ik wil je graag laten zien waarom dat niet kan met excel.

Met vriendelijke groet,

Rob

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×